01_职位说明书—办公室主任

职位说明书 职位说明书​ 职位名称 办公室主任 所属部门 办公室 直接上级 总经理 直接下属 副主任、文秘、公共关系主管、行管秘书 编写日期 2004年6月 审 核 人 工作目的 为了保障公司战略发展的顺利实现，推动公司行政事务工作的正常进行，负责建立健全行政管理系统，为高层提供行政服务，保持公司内部运行机制的协调有序。 工作职责 1、​ 依据公司的年度经营目标及经营计划，拟定公司本部门年度工作规划，编制并控制部门年度财务成本预算。 2、​ 建立并完善公司各项办公#管理#、流程及相应管理办法及考核，负责公司机关行政管理工作，接受省公司办公室业务指导。 3、​ 负责审核各部门的文稿，筹备经营会议和领导讲话材料，并负责公司月、季、年度经济分析的总结起草工作。 4、​ 负责行政事务管理工作： 4.1​ 负责督促、检查各部门对国家的方针政策、上级批示和公司办公会、常务会决议及总经理决定的贯彻执行。 4.2​ 负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和报告，主动为总经理当好参谋。 4.3​ 负责函电收发和文件收发工作，编写公司大事记。 4.4​ 负责全公司办公用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。 5、​ 负责信息管理工作： 5.1​ 要求公司有关部门提供的必要的统计用资料，收集、处理经领导同意后报上级部门。 5.2​ 及时记录、收集各种信息并鉴别真实性，迅速加工和传递给相关部门。 5.3​ 对信息处理结果进行跟踪检查、督办。 5.4​ 督促各部门按要求完成领导下达的各项任务。 6、​ 印章信证工作： 6.1​ 对需使用印章的部门进行登记和审核，组织做好公司印鉴介绍信使用保管。 7、​ 负责机要保密管理工作： 7.1​ 制定公司机要文书管理规定及保管处理规定。 7.2​ 落实机要文件、电脑操作、等各项保密制度。 8、​ 负责各种会议的筹备及生活管理工作： 8.1​ 落实会议各种会议管理制度。 8.2​ 负责各种会议的生活管理工作。 9、​ 9．负责公司合同的签订、实施等工作。 9.1​ 建立和完善公司合同管理制度、流程及管理办法。 9.2​ 负责公司合同收集、整理和管理工作。 9.3​ 负责指导审核下属单位合同的管理工作。 9.4​ 对合同履行情况进行跟踪并及时提出建议。 9.5​ 全面负责合同的诉讼工作。 10、​ 负责部门内部日常管理工作： 10.1​ 提出本部门机构设置建议、参与本部门人员招聘、组织本部门业务培训。 10.2​ 制定本部门季度/月度工作计划、确立工作目标、分解工作任务、进行。 10.3​ 负责本部门员工日常工作监督管理及绩效考核并做出相应的奖惩建议。 11、​ 完成上级领导交办的其他临时性工作。 重要工作联系 1、​ 内部联系： 1.1​ 公司内各部门 2、​ 外部联系： 2.1​ 省、市、区和街道办事处政府各相关部门；如工商部门和行政执法局、技术监督部门、统计局、物价局、规划局等、。 2.2​ 省、市各大新闻媒体。 2.3​ 通信管理局、信息产业厅、省公司、各电信运行商。 2.4​ 企事业有关单位（含学校）。 任职要求 1、​ 教育背景： 1.1​ 大学本科以上学历 1.2​ 行政管理、工商管理或相关专业。 2、​ 知识技能、专业证书： 2.1​ 精通国家及所在省及行业相关的法律、法规和政策。 2.2​ 熟悉现代企业内部运行机制，熟练掌握现代办公框架。 2.3​ 具备良好的管理、沟通能力和协调组织能力。 2.4​ 具备中级以上职称。 3、​ 工作经验： 3.1​ 5年以上行政管理或同等职位工作经验。 3.2​ 3年以上办公室工作经验。 4、​ 其他要求： 4.1​ 无