文书档案管理细则

文书档案管理细则 文书档案管理细则 本所的文书档案是我所在各项工作活动中形成的，具有查考和凭证作用的文书材料。它是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。 为了做好我所文书档案工作,加强档案的科学管理,使文书档案为我所各项工作服务，根据《中国科学院文书档案工作办法》,结合我所情况，特制定本细则。 一、文书档案工作的基本原则是，集中统一，科学地进行管理，提供利用并维护档案的完整与安全。 二、文书档案工作人员要坚持四顶基本原则，热爱档案事业，不断提高政治思想，科学文化和档案专业水平，努力做好本职工作。 三、本所文书档案工作的主要任务 1．负责管理本所各种门类和载体的档案，积极提供利用，为研究所各项工作服务。 2．对本单位各部门文件管理工作进行督促、检查、指导。 3．执行上级有关档案工作的政策、条例、规定，制定本所文书档案工作的制度、办法。 四、文书材料的归档 1．凡是在机关工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文书材料，均应归档。 2．机关工作中形成的文书材料，由承办部门负责收集齐全，分类整理，并于第二年第二季度内交所办公室立卷归档。 3．文书材料具体归档范围详见《中国科学院文书保管期限参考表》 五、文书档案的立卷要求 文书材料立卷要保持文件之间的历史联系，区分不同保存价值，使组成的案卷能真实地反映各项工作历史面貌，便于保管和利用。 1．对需要归档的文书材料要收集完整，其中来文和复文、批复和请示，正本和底稿，正文和附件，转发件和原件应放在一起组卷。 2．几个部门合办的文件，由主办部门立卷。以单位名义发出的文件，一般由承办部门立卷。 3．跨年度办理的文件放在结束的一年立卷，、总结、年度预、决算等一般放在针对年度，其中长远计划放在计划开始的年度，总结放在最后年度。 4．声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心任务和责任者。 5．为了便于立卷，保证质量，所属各部门在文书处理工作中统一使用《中国科学院大气物理研究所公文稿纸》，字迹要清晰，禁止用铅笔和非专用的圆珠笔书写、签批。 六、归档的案卷，应符合下列要求 1．案卷标题要简明扼要，确切反映案卷内容，一般应包括作者、问题、名称三个部分。 2．卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后，其它文件材料依其形成规律或特点进行系统排列。 3．机关档案保管期限表，应注明各案卷的保管期限（永久、长期、短期）。 4．填写卷内目录、备考表及案卷封面、编张号，应去掉金属品，并用线绳进行装订。 七、档案的管理和利用 1．全所的文书档案作为一个全宗进行管理，全宗内案卷的排列，统一按照年代――组织机构――问题的排列方法，进行分类排架。 2．综合档案办公室应有专人负责档案管理，并定期（一般每年一次）检查及清点，核对制度，并切实做好防窃、防窃密、防火、防虫、防高温、防潮等工作。 3．对已超过保管期限的档案，由综合档案办公室负责人主持，组成签定小组进行鉴定，对需要销毁的档案进行登录造册，经主管所领导审阅批准后，由两人以上负责监销，监销人要在销毁登记册上签字。 4．档案借阅要根据档案的机密程度和利用范围，履行审批手续，方可借阅。 5．案卷借出时必须严格登记，点交清楚，严禁在档案上增添、划圈和涂改，更不得抽出、拆散或擅自复印。 6．根据工作需要，编制必要的卡片、目录、索引等检索工具及参考资料提供利用。 7．对档案的年度立卷、销毁、借阅、利用、管理等状况，按院档案管理机关的要求，报送档案工作基本情况和统计数字。 八、文书档案的接收、移交。 1．所办公室在接收各部门需要立卷归档的文件材料时，要认真进行质量检查，交接双方要清点核对，并办理必要手续。 2．档案管理人员调动工作时，应将负责管理的档案状况和数量交待清楚，并办理交接手续。 3．本所所属临时机构承担的任务结束后，应将有关的文书材料收集齐全，分类整理，交综合档案办公室立卷归档。 4．需永久保存的档案,在本所保存二十年左右后，按有关规定向档案馆移交。 科学技术档案工作暂行办法 第一条：科学技术档案是国家档案的一个重要组成部分，是党和国家的宝贵财富，是开展研究工作的依据和必要条件之一，为了提高研究工作的质量和效率，积累和总结研究工作的成果和以及避免不必要的重复劳动，必须建立和建全我所科学技术档案工作。 第二条：科技档案是国家的一项宝贵财富，为了加强科技档案的管理，积极开展科技档案的利用工作，因此凡记载和反映我所科学研究、基本建设、生产技术等工作活动，具有保存价值的科技材料，必须按照一定的归档制度，作为真实的历史记录，实行集中统一的管理，不得分散保存。 第三条：科技档案是科研工作的一个组成部分，所以科技档案应该纳入科研计划。鉴定和上报科研成果时，必须有文字材料，图表等一套完整的材料，经研究室主任审阅后交业务处归档，如果是仪器设备还须交一套仪器的总体外型照片。 第四条：科技档案的归档范围 1．研究计划、任务书、说明书、开题报告、工作方案、协议书、来往文件、重要会议记录，及国内外调研材料。 2．论文、专著、研究工作报告和阶段性工作小结，最后总结等，发表和未发表的论文、专著的手稿和铅印各一份。 3．经过整理的，有使用保存价值的实验记录、测试和观测的数据资料，各种实物标本及样品等。 4．研究成果的鉴定、评价、同行评议意见、扩大试验和推广使用的材料等，包括实验中取得成功的材料也包括失败和中断试验的材料。 第五条：科技档案的立卷和归档 1．凡是列入科研计划的研究项目及其它需要归档的科技材料，均应在工作结束或告一段落后，按照科技档案的范围及时进行立卷归档。 2．凡需要归档的科技材料应注意完整系统，准确可靠。每份材料都应有标题、时间、研究室、组、名称、参加工作人员姓名、执笔者姓名。记录数据，图表等一定要标注清楚时间、比例，物理量要注明单位。野外拍摄的照片，除标有时间外，还应有地点和内容说明。为利于长期保存档案材料，书写字迹要工整，最好使用钢笔或签字笔书写。 3．由于协作任务形成的科技材料，凡以我所为主，应由参加协作的室或组收集一套完整的材料归档保存。如只参加协作则保存我所承担的有关协作部分的材料。 4．我所人员出国进行科学考察、参加学术会议等活动回国后应将总结报告及有关科技材料归档。 第六条：科技档案的管理 1．在接收和销毁科技档案时，科技档案人员应该及时在流水登记薄上进行登记。 2．科技档案一般只限本所职工借阅，借阅人员应该爱护档案，保持整洁，注意安全和保密，严禁私自涂改、翻印拆散及转借，借阅时间不得超过一个月。 3．如特殊需要所外人员需借阅我所有关科技档案时，须经科技处领导批准。 4．科技档案应进行定期鉴定，对于没有保存价值的应剔除销毁，销毁科技档案要造清册，经所一级领导人审核批准后方能执行，并同时报送上级档案管理机关备案。 5．科技档案保管分为永久、长期、短期三种，保管期限主要根据科技档案的价值大小而定，经所一级领导人审核作为鉴定工作的主要依据。 科技档案管理办法的补充规定 为了提高科技档案的管理水平和适应形式的发展，现将我所1981年制定的“大气物理所科学技术档案工作暂行办法”补充规定如下： 一、 基本要求 1）．凡在自然科学技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图样、声像等形式的科研文件材料，均属科研档案。 2）．科研档案必须实行集中统一管理。 3）．科研档案管理必须纳入之中，做到下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科研人员提职考核与档案部门出具课题归档情况证明材料同步。 二、归档程序 1）我所科技档案按课题建档，科技文件材料一般归档一份。 2）课题结束（含最终完成、阶段完成、中段或中止）后，课题组长将本课题形成的应当归档的科研文件材料整理组卷，科研管理部门将课题的管理材料整理交档案管理人员，课题与档案管理人员汇总整理成卷。 3）档案整理成卷前课题组长填写科研档案归档说明书，连同案卷送研究室主任审查。归档说明书放在每个研究课题归档材料的卷首。 4）研究课题在鉴定验收前，档案部门对准备归档的科研文件材料进行预验收并出具证明材料，否则，不能组织鉴定验收。科研文件材料没有归档或归档不符合要求的研究课题，不给档号，不能申报成果。 5）取得负结果或因故中断的研究课题同样要将形成的科研文件材料归档，否则不能开新课题。 6）归档的科研文件材料必须字迹工整，图样清晰。 7）南极考察科研文件材料按极地考察归档要求办理。 三、归档范围 基础研究、应用研究、发展研究课题请按中国科学院1988年12月1日开始实施的院“科研档案工作规范”的要求归档。 四、管理办法 1）科技档案一般只限本所职工借阅，借阅人员应爱护档案，不得拆散、转借、涂改。须保密的档案他人借阅时，征得归档人的同意后方可借出。 2）如特殊需要所外人员借阅我所档案时，须经所领导和科技处领导批准。 3）科技档案保管期限分为永久、长期、短期三种。对于库存的科技档案要定期进行鉴定，及时更改保管期限和确定其保存价值。 4）对调出及离退休人员，在办理调离手续前，必须还清档案，没有档案部门签字，人事部门不给办理调离手续。 声像档案管理暂行办法 根据中国科学院科技事业单位档案目标管理考核要求，集中统一管理本单位形成的各种门类，各种载体（文字、照片、录音、录象等）的档案，为此，特制定本办法： 1．声像档案是全所整个档案的有机组成部分，如实地反映了本单位历史活动的真实面貌，具有重要的保存价值和参考利用价值。因此,各级领导和有关工作人员应重视这项工作。 2．凡涉及本所重大活动形成的声像材料均由主办部门收集、整理，及时归档。由综合档案室集中统一归类保管，以便提供利用。 3．凡需归档的声象材料，不得以工作需要为理由，长期由部门和个人保存，应及时移交档案室，如需查用，可在归档后办理借用手续。 4．凡外单位借用声象档案，一律凭借用单位的介绍信，方可借用。 5．借用声象档案者，应爱护声象档案，使用后及时还档案室。 6．对无故损坏声象档案者，应追究责任。 会计档案管理办法 第一章 总 则 第一条：为了加强对本所会计档案的科学管理，统一会计档案的管理办法，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，结合本所实际，特制定本办法。 第二条：会计档案是会计核算的专业材料，它是反映本所科学研究和经济业务活动的重要史料和证据，计财处、各公司、中心等按规定建帐的所有独立核算的部门，都应当依照本办法管理会计档案。 第三条：会计档案由综合档案室负责集中保管，送交会计档案要做到规范、完整，档案保管要存放有序，查找方便，同时严格执行安全保密制度，不得任意堆放，严防毁损、散失和泄密。 第四条：所有建帐独立核算的部门，应当指定专人负责会计档案工作，出纳人员不得兼管会计档案。 第二章 会计档案的范围和内容 第五条：会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报告等会计核算原始材料，具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证及其他会计凭证。 （二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿及其他会计帐簿。 （三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括财务报表、附表、文字说明及其他财务报告。 （四）表格帐单：银行存款余额调节表，银行对帐单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册及其他应当保存的会计核算专业资料。 第三章 会计档案的整理、装订与保管 第六条：每年形成的会计记帐凭证、帐册及其他会计资料，应按期进行整理、汇集，分门别类装订成册，具体要求如下： （一）记帐凭证附件（即报销单、原始票据）必须逐一用胶水粘贴于记帐凭证的背面，以便查阅。粘贴要整齐美观。不得用回形针、大头针及订书钉装订。 （二）记帐凭证应根据报销时间先后，按月由小到大顺序编号，用蜡线装订，加具封面并据实填写封面规定的内容。 （三）各类帐册、报表，在年度终了后，分类按发生日期先后装订成册，页号不得颠倒或错漏。 （四）每年的会计档案装订完毕，应编制会计档案保管清册，由档案负责人、财务负责人核对签字。 第七条：当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由会计部门保管1－2年。期满之后，由会计部门编制会计档案移交清册，交综合档案室统一管理，保管期内的档案应保持原卷册、原封装。 第八条：会计档案的保管期限为永久、定期两类。（见附表1、附表2），保管期限的计算是从会计年度终了后的第一天算起。 第九条：采用电子计算机进行会计核算的部门，应保存打印出的纸质会计档案。同时应异地保存一份磁性介质记录的会计档案，以防万一。 第四章 会计档案的查阅与复制 第十条：会计档案只提供本部门财务人员查阅，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，经本单位领导批准，可提供查阅和复制。查阅档案需办理登记手续。 第十一条：查阅会计档案的人员，不得将档案带出阅档室。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂划、拆封和抽换。 第五章 会计档案的移交与销毁 第十二条：移交会计档案，应编制会计档案移交清册，列明应交档案名称、卷号、册数、起止年度，应保管年限、已保管年限等内容。 交接会计档案时，接交双方应当按照移交清册所列内容逐项核对，并由接交双方经办人签字或盖章。 第十三条：因被撤销、破产、合并或其他原因而终止业务的部门，在终止之前形成的会计档案，应按第十二条规定，将档案移交综合档案室。 第十四条：保管期满的会计档案，除第十五条规定的情形外，可按照以下程序销毁： （一）综合档案室会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。 （二）单位负责人应在销毁清册上签署意见。 （三）销毁会计档案时，应由综合档案室与财务部门共同派人监销。销毁前，应认真核对被销毁的会计档案；销毁后，应在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告给单位负责人。 第十五条：保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当抽出单独立卷，保管到未了事项终结时为止。 正在建设期间的项目，其保管期虽满的会计档案不得销毁。 亳州市中心血站档案分类方案 为了加强本所档案管理工作，切实作好文件材料的收集管理，促进档案管理标准化、规范化更好的为本镇的发展和建设服务。根据档案管理的有关规定，结合本所实际情况和各种材料形成的特点，特制订本所档案分类方案如下： 方案中，文书档案按保管期限——年度——问题进行分类；会计档案按年度——类型结合价值进行分类；声像及荣誉实物档案按年度——形式进行分类；科技档案中的基建档案按性质——工程项目分类；设备档案按性质——型号分类。专门档案中的婚姻档案按年度——婚姻性质分类。 一、文书档案 （一）、综合类（综合、文秘、目标管理、政工人事、行政后勤） （二）、社会救济类（综合、五保供养、社会双定、社会捐助扶贫救济、灾情统计） （三）、城市低保类（综合、城镇居民最低生活保障） （四）、退伍优抚类（综合、退伍安置、拥军优属优抚双定、烈士褒扬、评残抚恤 、优抚事业） （五）、社会事务类（综合、政权建设、社区建设、婚姻管理） （六）、老龄区划类（综合、区划、地名、边界纠纷、老龄、老区、社团管理） 二、声像档案 1、照片 2、录音带、录象带 3、光盘 三、荣誉实物档案 1、锦旗（证书） 2、镜匾 3、奖杯 四、科技档案 J、基建档案 J1、基建综合（征地、红线图、道路、围墙、管 网、房普） J2、办公建筑 J3、住宿楼 S、设备档案 S1、办公设备 S2、交通设备 S3、其它设备 亳州市中心血站档案分类方案 根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和《江苏省社区档案管理暂行办法》，结合工作实际，制定本办档案室室藏档案分类方案。     一、室藏档案范围     本办在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物等不同记录形式的档案。     二、室藏档案分类及编目方法     室藏档案根据不同门类、载体共分五大类：文书档案、声像档案、科技档案、实物档案、会计档案。    （一）文书档案（目录号1永久、2长期、3短期），按“保管期限—年度—问题”进行分类组卷，问题分为党群工作类、行政工作类、社区建设工作类，保管期限分为永久、长期、短期，在目录内案卷按年度—问题排列编号。     （二）声像档案（目录号4），即照片档案，包括照片、底片、文字说明。照片以张为单位保管，按问题（专题）结合时间组册，在目录内按照片册形成的时间先后排列编号。     （三）科技档案（目录号5），即设备档案，按设备名称结合时间先后排列编号后装盒。     （四）实物档案（目录号6），包括各种奖状、锦旗、奖牌、奖品、证书等，在目录内按获奖时间先后排列编号。     （五）会计档案（目录号7），包括会计凭证、账簿、报表、其他，在同一核算单位内按“文件形式—年度”每年从“1”开始进行排列编号。