WORD替换功能

word替换功能一文通[图解版] word替换功能确实很强大，这里就详细地把word强大的替换功能通 篇“推销”一遍，希望能在大家以后的办公和学习中多少有所帮助。 这里笔者使用的是officeword2007（word2003与其大同小异，留给 读者自己研究）。 一、引入WORD替换功能 提起替换功能也许大家并不陌生，平常在工作或学习中，或多或少都 用了一些，比如说，你在写一篇文稿，写到最后检查时发现你的文稿 中提到的一个人物的名字已被你写错了N遍（这里以黄晓明被误写成 黄小明为例），怎么办，一个一个去改吗？当然不会，我们有替换功 能，干吗那么劳民伤神呢。现在就 ctrl+h一下吧，这时你看到的是 word替换对话框，在“查找内容”后的文字框中输入“黄小明”（注： 不包括双引号，以下内容中如无其它特别注明，均以同样方式处理）， “ 替换为”后面输入“黄晓明”，点击“全部替换”按钮。Word会 以弹出对话框的形式报告共有多少处被替换了，点击“是”确定替换 即可。（如图1） Created by PDF Generator (http://www.alientools.com/), to remove this mark, please buy the software. 二、word替换功能的简单应用 1.在指定的内容前加上一段相同的文字 比如你现在有一批以“浦东新区“开头的地址，你想在每个地址前加 上“上海市”三个字，在“查找内容”后输入“浦东新区”，然后在 “替换为”后输入“上海市浦东新区”，点击“全部替换”。 2.全/半角状态间的转换 如把全角”，” 改成半角 ”,” ，又如把英文半角”.” 改成中文 全角 ”。”。 这里以把全角”，” 变换成半角状态为例，在先把 输入法切换成中文状态，如智能abc，然后在“查找内容”后面 输入”，”，再按 ctrl+空格将输入法切换成英文状态，然后在”替 换为”后面输入”,”，点击“全部替换”。（如图2） 3.删除文档中相同的文字 即在“查找内容”后面的框中输入我们要删除的文字，然后“替换为” 保持为空，全部替换即可。 三、word替换功能的高级应用 Created by PDF Generator (http://www.alientools.com/), to remove this mark, please buy the software. 1.通配符的使用 常用的通配符有”*”，”?” ,星号代表任意长度字符串，问号代表 一个任意字符。其他的通配符，可以在钩选“使用通配符”后，点击 “特殊格式”按钮看到。通配符功能中最常用到的是把形如”字符串 1*字符串2”替换成”字符串1字符串2”。如一篇文章中多处出现” 老来福(97)终身寿险”，“老来福(95)终身寿险”，“老来福(98)终 身寿险”，我们要把它们统一替换为”老来福终身寿险”。这里你也 许会很自然地想到三次替换操作，第一步把”老来福(97)终身寿险” 替换为“老来福终身寿险”，第二步……第三步……。这个方法虽然 容易想到，不过对笔者来说，不够“科学”。还好，这里只是老来福 95，97，98，三次替换操作就OK了，假如说后面还有老来福（99） 终身寿险，老来福（00）终身寿险，老来福（01）终身寿险，……怎 么办呢，招架不住了吧。这里我们应该感谢最先发明通配符的那个人， 其实我们只要一步替换操作就可以了。在“查找内容”后面输入”老 来福*终身寿险”，“替换为”后输入“老来福终身寿险”，点“ 全 部替换”即可。（注：前面的星号*为英文半角状态下按shift+8） 2.有了” p^”，跨行替换不再难 这个” p^”经常用在跨行替换中，它代表段落标记，换句话说就是硬 回车产生的分段标记。我还是举个例子来说明比较简单。现在有一个 word文档，总共118页,每一页中都有一块相同的部分（如图3）， 被反选的部分，我们现在要把这个文件拿去打印，为了节省纸张和费 用，我们很自然会想到把每页当中的这部分删除。因为要删除的部分 Created by PDF Generator (http://www.alientools.com/), to remove this mark, please buy the software. 是三个段落（准确地说是这样，因为这里每一行结尾都有一个硬回车 符号）所以我们就要用到” p^”的替换功能。解决方法：“查找内容” 处输入“广州鸿运科技有限公司上海分公司 p^员工保险信息清单 p^ 区位码：（201206） p^”,“替换为”后面的框保持为空，钩选“使 用通配符”，然后点击“全部替换”，稍等片刻，相同的部分被自动 删除，文件页数从原来的 118页瘦身到不到100页。怎么样，简单 操作就可以让你节省不少开支吧！这里还需要提一下的是只要遇到段 落标记，有几个标记就在相应的位置处输入几个 ” p^”来代替，其 次要注意空格不能忽略。这里因为第二行与第三行的文字为行居中， 前面均没有空格出现，所以在“查找内容”中没有空格输入。 3.格式替换 (1)格式间的替换 这个功能在论文中经常用到，论文写了一大半，你可能会发现每一章 的标题字体设置错误，或者图表标题文字的大小不对，该加粗的没加 粗，该斜体的没斜体，5号字设置成了6号字或者更大等等，这方面 的问题处理起来确实令人焦头烂额。接下来我们还是举一个简单的例 子，比如现在我们要把文档中所有红色字体加粗，加下划线。 Created by PDF Generator (http://www.alientools.com/), to remove this mark, please buy the software. 第一步，将光标定位到“查找内容”后面的框中，然后依次点击按钮 “更多”—格式—字体，在“查找字体”对话框中选择“字体颜色” 为红色并确定。（如图4） 第二步，将光标定位到“替换为”后的框中，重复第一步操作，在“查 找字体”对话框中，设置“字形”为“加粗”，设置“下划线线形” 为“双下划线”或者其它线形，点击“确定”。最后点击“全部替换”。 当然有时为了实际需要，可能要把字体更改掉，如把宋体，斜体改为 黑体，粗体，只要按上面的步骤在替换对话框中分别设置“查找内容” 和“替换为”的字体即可，在这里就不在一一赘述。值得提醒一下的 是如果只是替换格式而不改变文字内容的话，请将“查找内容”和“替 换为 ”保持为空，设置好字体后，会在相应的框下面给出格式的描 述，确认格式设置无误后，再点“全部替换”。 (2)替换指定文字的格式 Created by PDF Generator (http://www.alientools.com/), to remove this mark, please buy the software. 例如，我们要把一篇文章中所有的“联系电话”字体设置为“蓝 色”“斜体”，“查找内容”后输入“联系电话”，“替换为”内容 保持为空，或者“联系电话”，格式设置方法同上，唯一不同的就是 在查找字体处设置字体颜色为“蓝色”，字形设置为“斜体”。 4.特殊格式替换 特殊格式替换虽不常用，但是它可以实现复杂的替换功能。因为特殊 格式比较多，如：段落标记，任意字符，任意数字，任意字母，分节 符，尾注标记，图形，手动换行符……所以我们只能简单说一下使用 方法。假设现在我们要把如图所示中的“身份证号”与身份证号中间 的两位字符串删除.（如图5） 方法很简单：ctrl+h键调出替换对话框，第一步，在“查找内容” 后的框中输入“身份证号：”，保持光标位置不要动，然后点击高级 功能选项中的“特殊格式 ”按钮，连续两次选择“任意字母”,此时 查找内容后的框已变为“身份证号： $^^$”。第二步，“替换为”后 输入“身份证号：”，取消“使用通配符”的钩选，全部替换。 Created by PDF Generator (http://www.alientools.com/), to remove this mark, please buy the software. 四、 结语归纳（重点）： 1．通过以上的介绍和操作你会发现word替换功能的作用：省时，高 效，还能防止遗漏。 2．调出word替换功能最快捷的方法：ctrl+h 3．要注意有时可能会出现不该替换的地方被替换了，这时你就应该 选择使用通配符或格式替换。 4．使用通配符功能时，一定要钩选“使用通配符”，否则“查找内 容”中的通配符会作为常规字符处理。 5.替换时，请不要忽略中间的空格。如果你不知道中间到底有多少 空格，一个简单的方法就是直接复制原文到“查找内容”中。 Created by PDF Generator (http://www.alientools.com/), to remove this mark, please buy the software.