档案管理规范

科美胶粘应用材料（深圳）有限公司 档案管理规范 文件编号 页次 1/1 制订单位 人力资源部 版本 01版 1 目的 规范管理公司内部各类文档，以便更快捷、准确查询。 2​ 适用范围 人力资源部。 3​ 职责 各类档案按类别建档归类。 4​ 具体操作方法 4.1​ 人事档案：在职人员档案、离职人员档案。 4.1.1 审核 存档前所有档案应经部门经理、人力资源部经理、总经理签名后方可入档。 4.1.2 在职人员档案：管理人员档案、普通员工档案。 A、 管理人员档案：入职登记、面试评定表、薪资级别核定表、个人简历、身份证复印件、学历复印件、婚育证明、健康证明、劳动合同、诚信保密协议、薪资保密切结书、银行卡复印件、社保卡复印件，均需放入档案。另如有资格证、驾驶证、职称证、绩效考核记录等，也需放入档案。 B、 普通员工档案：入职登记表、考试试卷、身份证复印件、学历证明复印件、婚育证明、健康证明、劳动合同、银行卡复印件、社保卡复印件、绩效考核记录等均需放入档案。 4.1.3 离职人员档案：将离职人员档案从在职人员档案中取出，附上离职申请单、离职工资表、平等协商解除劳动合同书（合同期内人员离职才需要）放入离职人员档案。 4.1.4 存档时间：经审核合格后，档案予以存档，在职人员档案在职期内一直保存，离职人员档案保存二年。 4.1.5 存档方法 A、 将各类档案分门别类放置，以文件夹类方式存档的，在文件夹侧边标示所存档档案的名称；以档案袋方式存档的，在档案袋的正面标示所存档案的名称，存储有效期限、存档部门及流水编号。 B、在文件夹首页放置《档案索引》，内容包含：序号、部门名称等。 C、在文件夹次页放置《人事档案一览表》，并在各部门档案的首页贴附小标签，注明部门名称。 4.1.6 人事档案的调阅 人事档案涉及个人隐私，除人力资源部承办人员及人力资源部经理外，其他人需调阅人事档案的，经总经理批 准后方可调阅。 4.2 劳动合同 劳动合同一式两份，新入职人员在办理入职手续时即与公司签订劳动合同，双方签字盖章后各执一份。 员工同时需在《劳动合同签订记录表》上签收，人力资源部将劳动合同与《劳动合同签订记录表》一并存档。 4.3 考勤文档：请假单、加班预申请和加班申请。 4.3.1 加班预申请和加班申请：需经部门经理和总经理签名批准方可生效。 收到生产部上交的加班预申请和加班申请后，核对考勤刷卡记录，确认无误后录入电脑存档。再将加班预申 请表和实际加班申请表按日期存档，以月为单位标示归档。 4.3.2 请假单 请假人员提出申请后，考勤组调请假单，请假人员填写请假记录，并经相关人员签准后，由考勤组按月归类 存档。在工资核算完后，在备注处签名，并登记在员工档案中。 5 附件 5.1.1 附件1：《劳动合同签订记录表》 5.1.2  附件2：《人事档案一览表》 核准： 审核： 制定：