Word 文档常用技巧及快捷方式

Word常用技巧集合推荐，提高工作的效率. 1．快速定位到上次编辑位置 用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。 小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。 2．快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！ 3．快速多次使用格式刷 Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。 4．快速打印多页格标 选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。 5．快速将文本提升为标题 首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。 6．快速改变文本字号 小提示：详见本刊前期《Word XP中神奇的Ctrl键》一文，掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。 7．快速取消自动编号 虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。 （1）当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了； （2）选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框，最后单击“确定”按钮完成即可； 8．快速选择字体 为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字 体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。 9．快速去除Word页眉下横线 快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜 色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图 标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。 Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员 来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改 变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在 Excel和WPS 2000/Office中同样适用。 小提示：其实，小编还有两种快速更改Word文本字号的方法： （1）选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号； （2）选中文字后，按Ctrl+] 键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[ 键逐磅缩小所选文字。 10．快速设置上下标注 首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“=”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“=”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。注意：用该快捷键时，要去掉输入法。 11． 中文简体繁体转换：工具——语言——中文简体繁体转换。 12． 工具——自动更正——在替换框中输入标记名称（如“L”替换为“l”）——添加——确定，以后凡是遇到该字符都会自动替换为要修改的字符。 13． 显示行号：页面设置——版式——行号。 14. 将信函发送给名称/公司/地址不同的一组人，可使用邮件合并功能：工具——信函与邮件——邮件合并——选表——其他项目（可用于打印系列请柬/贺卡之类） 15. 消除段前段后空格的方法：先居中，后靠右对齐。 16. 要显示在框框内打勾或打叉的一种较简单的方法：选择wingdings2字体，输入R=,Q=； 或选插入——符号（字体选普通文本）“√”“×”，然后再用“字符边框 ”工具加外框，如“√”“×” Word文档常用快捷键 应用字符格式 Ctrl+Shift+Spacebar 创建不间断空格 Ctrl+连字符 创建不间断连字符 Ctrl+B 使字符变为粗体 Ctrl+A 全选文档所有字符 Ctrl+I 使字符变为斜体 Ctrl+U 为字符添加下划线 Ctrl+Spacebar 删除字符格式 Ctrl+C 复制所选文本或对象 Ctrl+X 剪切所选文本或对象 Ctrl+V 粘贴文本或对象 Ctrl+Z 撤消上一操作 Ctrl+Y 重复上一操作 Shift+F5 快速定位到上一次编辑的位置 Ctrl+Shift+F 组合键 改变字体 Ctrl+Shift+P 组合键 改变字号 Ctrl+Shift+> 组合键 增大字号 Ctrl+Shift+< 组合键 减小字号 Ctrl+] 组合键 逐磅增大字号 Ctrl+[ 组合键 逐磅减小字号 Ctrl+D 组合键 改变字符格式（“格式”菜单中的“字体”命令） Shift+F3 组合键 改变字母大小写 Ctrl+Shift+K 组合键 将所有字母设成小写 Ctrl+Shift+A 组合键 将所有字母设为大写 Ctrl+Shift+W 组合键 只给字、词加下划线，不给空格加下划线 Ctrl+Shift+D 组合键 给文字添加双下划线 Ctrl+Shift+H 组合键 应用/隐藏文字格式 Ctrl+“=”（等号）组合键 应用下标格式（自动间距）(用该快捷键时，要去掉输入法。) Ctrl+Shift+“=”（等号）组合键 应用上标格式（自动间距） Ctrl+Shift+Z 组合键 取消人工设置的字符格式 Ctrl+Shift+Q 组合键 将所选部分设为“Symbol（标注，象征）”字体 查看和复制文字格式 Ctrl+Shift+*（星号）组合键 显示非打印字符 Shift+F1 组合键（然后单击需了解其格式的文字） 查看文字格式 Ctrl+Shift+C 组合键 复制格式 Ctrl+Shift+V 组合键 粘贴格式 设置行距 Ctrl+1 组合键 单倍行距 Ctrl+2 组合键 双倍行距 Ctrl+5 组合键 1.5 倍行距 Ctrl+0 组合键 在段前添加一行间距 设置段落对齐方式 Ctrl+E 组合键 段落居中 Ctrl+J 组合键 两端对齐 Ctrl+L 组合键 左对齐 Ctrl+R 组合键 右对齐 Ctrl+M 组合键 左侧段落缩进 Ctrl+Shift+M 组合键 取消左侧段落缩进 Ctrl+T 组合键 创建悬挂缩进 Ctrl+Shift+T 组合键 减小悬挂缩进量 应用段落格式 Ctrl+Q 组合键 取消段落格式 Ctrl+Shift+S 组合键 应用样式 Alt+Ctrl+K 组合键 启动“自动套用格式” Ctrl+Shift+N 组合键 应用“正文”样式 Alt+Ctrl+1 组合键 应用“标题 1”样式 Alt+Ctrl+2 组合键 应用“标题 2”样式 Alt+Ctrl+3 组合键 应用“标题 3”样式 Ctrl+Shift+L 组合键 应用“列表”样式 Ctrl+Shift+F 组合键 改变字体 Ctrl+Shift+P 组合键 改变字号 Alt+Shift+O 组合键 标记目录项 Alt+Shift+I 组合键 标记引文目录项 Alt+Ctrl+X 组合键 插入索引项 Alt+Ctrl+F 组合键 插入脚注 Alt+Ctrl+D 插入尾注 Alt+Ctrl+E 尾注 Alt+Ctrl+M 批注 Ctrl+Shift+Enter 打断表格 插入日期代码 Alt+Shift+D 插入系统当前时间 Alt+Shift+T 删除到页尾 Ctrl+ Shift+End (到页尾）、Delete 删除到左边的单词边界 Ctrl+Backspace 删除到右边的单词边界 Ctrl+Delete 区域 Shift+方向键 / 点击光标选择起点位置，按住Shift，再点击要选结束点位置 删除区域 Shift+方向键、Delete 打印 Ctrl+P 打印预览Ctrl+F2 打开文件 Ctrl+O 保存 Ctrl+S 另存为 F12 退出 Alt+F4 帮助 F1 拼写 F7 词典 Shift+F7 替换 Ctrl+H 查找（向后） Ctrl+F 查找（向前） Ctrl+F 小写 Ctrl+Shift+K 切换文档 Ctrl+F6 WIN键功能 　　Win键就是键盘上显示Windows标志的按键。位于Ctrl键与Alt键之间，一般有左右两个。 　　计算机应用中，Win键总是配合其它键使用。 　　 用法如下： 　　Win 显示或隐藏"开始"菜单。 　　Win+ Break（暂停键） 显示"系统属性"对话框。 　　Win+ D 显示桌面；重复操作一遍即可返回原来的窗口 　　Win+ M 最小化所有窗口。 　　Win+ Shift + M 还原最小化的窗口。 　　Win+ E 打开"资源管理器"，即打开“我的电脑”。 　　Win+ F 搜索文件或文件夹。 　　CtrL+Win+ F 搜索计算机。 　　Win+ F1 显示 Windows 帮助。 　　Win+ L 如果连接到网络域，则锁定您的计算机，或者如果没有连接到网络域，则切换用户。 　　Win+ R 打开"运行"对话框。 　　Win+ U 打开"辅助工具管理器"。