档案管理论文：人事档案管理体会

地理教育资料：如何在地质地形图上判断地质结构——由一道地理题引发的思考 档案管理： 人事档案管理体会 摘 要:人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理方式落后、利用范围狭窄等问题,随着社会的发展,为使人事档案的管理更加完善,这就要求通过改善人事档案管理制度、采用现代化管理手段、提高档案管理人员素质等措施使人事档案管理更科学、更实用。 　　关键词:人事档案 管理 问题及建议 　　 　　人事档案制度自20世纪50年代产生以来,对我国的各项建设、干部管理、国家安全等方面作出了重要贡献。随着我国人事制度改革力度的不断加大,事业单位的人事档案管理存在着诸多问题,有待加以改善,从而提高人事档案的利用水平。 　　 1.人事档案管理存在的问题 　　 1.1档案材料内容不准确。现有的档案材料中存在许多内容前后不符及内容失真的现象。如:“三龄一历”记载多样。出生年月公历、农历填写随意,且没有说明。甚至更有个别干部的出生年月前后相差较大。参加工作时间、入党入团时间前后不一致,基础学历越来越高。 　　 1.2档案材料不齐全。一些年度考核表、履历表短缺或虽有表但未盖公章。还有一些如学历、培训、职称、奖惩等材料,仍在个人手中未能及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员,往往是身兼数职,有时只是将档案材料作为要保存的资料加以收集堆放,没有及时归档,也是导致个人档案中材料不齐全的一个重要因素。 　　 1.3人事档案管理方式和手段相对落后,运行效率较低。管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案管理需要专人管理,单独存放。但现在大多数事业单位的从事人事档案管理的人员往往身兼数职,且大部分靠手工操作,未使用干部人事档案电子信息化管理系统,费时、费力,效率低。 　　 1.4人事档案利用范围狭窄。提供利用是档案工作的目的之所在。从我国人事工作的现状及传统的人事档案管理制度来看,现有的人事档案利用范围小,频率低。但随着社会主义经济体制改革的深入,及企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革,事业单位工作人员由“单位人”变成了“社会人”,这就要求人事档案要更加符合社会需求,扩大利用范围,提高利用频率。 　　 2.人事档案管理的建议 　　 2.1完善人事档案管理制度。提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作,如果没有一定的制度来制约,就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要,进一步完善各项档案管理制度,并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度,对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求,更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则,使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整,为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。 　　 2.2注重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础,随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。 　　 2.3采用现代化管理手段,加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。 　　 2.4提高人事档案管理人员的素质。人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员要不断提高自身政治素质和专业素质。提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看做是一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性,能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。有了责任心,才能不厌其烦地去收集材料,才能认真鉴别材料的真伪,才能按照要求将材料及时归档、整理成册,才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类,更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使人事档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。 　　 　　参考文献: 　　(1) 潘姝.人事档案管理现状及对策[J].丽水学院学报,2005(3)第119页. 　　(2) 吕春影.人事档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技术学院学报,2004(4)第66页. 　　(3) 陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障,2007(1)第49页。