管理收件人和收件人策略

管理收件人和收件人策略 管理收件人和收件人策略 了解收件人 任何邮件系统的中心都是接收邮件的人和资源。单个人可能收到来自同事的邮件，公用文件夹可能收到来自特定讨论中的某个参与者的邮件。 虽然邮件的接收方是人，但是“收件人”一词指的是 Microsoft Active Directory® 目录服务对象，而不是人。收件人是具有邮件能力的 Active Directory 对象。但是，对象本身并不接收邮件。邮件并不存储在 Active Directory 中，但它们可以驻留在 Exchange 服务器上的邮箱、公用文件夹或另一个邮件系统中。 人们通过使用客户端应用程序访问发送给他们的邮件。Microsoft Outlook®、Outlook Web Access 和 Outlook Mobile Access 都是客户端应用程序示例。当有新的邮件到达时，上述每个客户端都会收到通知以及指向邮件位置的指针，以便可以打开并阅读邮件。 Exchange 收件人对象 Active Directory 对象 收件人类型 描述 用户 已启用邮箱 已启用邮件 用户可以登录到网络并访问域资源。用户可以添加到组并出现在全局地址列 (GAL) 中。 已启用邮箱的用户可以发送和接收邮件，并将邮件存储在其 Exchange 服务器上。 已启用邮件的用户只能通过外部电子邮件地址接收邮件。他们不能在 Exchange 中发送或存储邮件。 InetOrgPerson 已启用邮箱 已启用邮件 用户对象，但其属性已被扩展以提高与使用 InetOrgPerson 对象的目录服务的兼容性。作为收件人，InetOrgPerson 具有与用户对象相同的特征。 要使 InetOrgPerson 对象成为已启用邮件或已启用邮箱的对象，您必须具有 Microsoft Windows Server™ 2003 域控制器和仅 Exchange 2003 环境（没有运行 Exchange 2000 Server 或 Exchange Server 5.5 的服务器）。 联系人 已启用邮件 联系人是包含有关 Exchange 组织外的人或组织的信息的对象。已启用邮件的联系人可以通过外部电子邮件地址接收电子邮件。它们可以添加到通讯组列表并出现在 GAL 中。联系人不能访问网络资源。 组 已启用邮件 组是可以包含用户、InetOrgPerson 对象、联系人、公用文件夹和其他组的对象。 基于查询的通讯组 已启用邮件 基于查询的通讯组类似于标准通讯组，其不同之处在于它是使用 LDAP 查询动态构建组成员的。当有邮件发送到基于查询的通讯组时，查询运行。创建基于查询的通讯组时，应选择查询条件。 公用文件夹 已启用邮件 公用文件夹是存储网络中的用户可以访问的邮件和其他文件的存储库。 了解收件人策略 要为组织中的每个收件人生成电子邮件地址，可以使用收件人策略。 管理电子邮件地址 管理电子邮件地址的收件人策略具有下列特征： ​ 它应用于选定的收件人组。 ​ 它始终包含有关适用于这些收件人的地址类型的信息。 ​ 它具有优先级，以便管理员可以控制哪些地址作为主地址并应用于可能出现在多个策略中的收件人。 创建收件人 可以使用 Active Directory 用户和计算机手动创建收件人，也可以使用 API 通过编程的方法来创建。 已启用邮箱和已启用邮件的收件人 若要创建已启用邮件或已启用邮箱的新 Active Directory 对象，请使用 Active Directory 用户和计算机（见图 4.3）。 使用 Active Directory 用户和计算机创建收件人 在已安装 Exchange 的网络中创建收件人对象时，该收件人将默认为已启用邮箱或已启用邮件的对象。如果不希望使该 Active Directory 对象成为已启用邮件或已启用邮箱的对象，应清除“创建 Exchange 邮箱”复选框。 对不希望成为收件人的对象清除该复选框 使现有的 Active Directory 对象成为收件人 1. 在 Active Directory 用户和计算机中，用鼠标右键单击对象，然后选择“Exchange 任务”。 2. 在“Exchange 任务向导”中的“可用任务”页，选择“创建邮箱”或“建立电子邮件地址”。 使用 Exchange 任务向导使现有用户对象成为已启用邮件或已启用邮箱的对象 已启用邮件的组 组用于将多个 Active Directory 对象集合到一个名称下。这减少了管理用户尤其是具有类似需要的用户所需的开销。例如，可能市场组的每个人都需要访问某种网络资源，如公用文件夹。您既可以为该组的每个人授予对该文件夹的访问权限，也可以创建一个名为“marketing”的安全组，并将市场组的每个成员添加到该组中。然后，授予该组对文件夹的访问权限。建立组后，可以授予该组对其他资源（如其他公用文件夹）的访问权限，而不需要每次都找到市场组的每个成员。 主要有两种类型的组：安全组和通讯组。安全组是 Active Directory 中的安全主体。这意味着安全组可以在资源（如网络共享或公用文件夹）的访问控制列表 (ACL) 中设置。通讯组的存在是为了便于向用户集合发送电子邮件。在没有 Exchange的 Microsoft Windows® 环境中，通讯组的使用很有限。安全组和通讯组都可以是已启用邮件的，但不能是已启用邮箱的，因为它们代表的都是用户集合。 创建已启用邮件的组 已启用邮件的组代表收件人对象集合。其目的是快速将邮件分发到多个电子邮件地址。可以像创建其他任何收件人对象一样创建组。但是需注意的是，默认情况下不会对组选择“创建 Exchange 电子邮件地址”。要对组启用邮件，应在创建组的过程中选择“创建 Exchange 电子邮件地址”。 创建启用邮件的组 对现有的组启用邮件 1. 在 Active Directory 用户和计算机中，用鼠标右键单击该组，然后单击“Exchange 任务”。 2. 在“Exchange 任务向导”的“可用任务”页中，选择“在组中建立电子邮件地址”。 使用“Exchange 任务向导”对现有的组启用邮件 了解基于查询的通讯组 基于查询的通讯组是 Exchange 2003 中引入的一种新的通讯组类型。 基于查询的通讯组描述 基于查询的通讯组提供与标准通讯组相同的功能。但是，可以使用 LDAP 查询（如“我公司的所有专职雇员”）来动态构建基于查询的通讯组中的成员身份，而不是指定静态的用户成员身份。由于通讯组的动态本质，从而导致了非常低的管理开销。但是，对于产生大量结果的查询，基于查询的通讯组具有较高的性能开销。此开销指的是服务器资源，例如高 CPU 使用率和内存使用增加。使用率的这种增加是因为每次向基于查询的通讯组发送电子邮件时，都会对 Active Directory 执行 LADP 查询以确定其成员身份。 基于查询的通讯组可以在下列拓扑中可靠地工作： ​ 运行在纯模式下的仅 Exchange 2003 环境（没有 Exchange 2003 之前的 Exchange 服务器）。 ​ 纯模式下的 Exchange 2000 Service Pack 3 (SP3) 和 Exchange 2003。如果在此中具有 Windows 2000 全局编录服务器，可以修改 Exchange 2000 SP3 服务器上的注册表项以增加可靠性。此修改将在下一节讲述。 如果环境中运行了 Exchange 2000 SP3 以前的 Exchange 版本，则基于查询的通讯组将无法可靠地工作。 创建基于查询的通讯组 要创建基于查询的通讯组，必须使用 Exchange 2003 版的 Exchange 系统管理器以及 Active Directory 用户和计算机。如果不升级管理控制台，将无法创建基于查询的通讯组。 创建基于查询的通讯组时，Active Directory 用户和计算机提供了一种使用标准属性设置 LDAP 查询格式的方法，而不具备特定的 LDAP 知识。例如，可以选择组织单位下的所有邮箱，甚至自定义查询以选择组织单位下存在于特定服务器上的所有邮箱。 创建基于查询的通讯组后，可以通过使用预览功能确保查询按照预定方式工作。该项功能不仅在验证查询时有用，而且可以确定查询运行所需的时间。根据确定出来的时间，可以决定是否将查询划分为一些小的查询，以改善性能，并加快传递速度。 创建基于查询的通讯组 1. 在 Active Directory 用户和计算机的控制台树中，用鼠标右键单击要在其中创建基于查询的通讯组的容器，指向“新建”，然后单击“基于查询的通讯组”。 2. 在“基于查询的通讯组名”中，键入基于查询的通讯组的名称，再单击“下一步”。 3. 在“对下列位置中的收件人应用筛选器”下，确认所显示的父容器是该基于查询的通讯组要针对它运行的容器。如果该容器不正确，请单击“更改”选择另一个容器。 4. 在“筛选器”下，选择下列选项之一： ​ 要基于一组预定义的条件筛选查询，请单击“在此基于查询的通讯组中包含”，然后从下列条件中进行选择： ​ 具有 Exchange 邮箱的用户 ​ 具有外部电子邮件地址的用户 ​ 已启用邮件的组 ​ 具有外部电子邮件地址的联系人 ​ 已启用邮件的公用文件夹 ​ 要创建自己的查询条件，请单击“自定义筛选器”，然后单击“自定义”。 5. 单击“下一步”查看要创建的基于查询的通讯组的摘要。 6. 单击“完成”创建基于查询的通讯组。 新建的基于查询的通讯组出现在您在步骤 3 中选定的容器下。 确认基于查询的通讯组工作正确 1. 在 Active Directory 用户和计算机中，用鼠标右键单击刚刚创建的基于查询的通讯组，然后单击“属性”。 2. 选择“预览”选项卡查看查询结果，并确认通讯组中包含正确的收件人。 管理收件人 管理收件人包括使用收件人策略为收件人分配电子邮件地址以及使用 Active Directory 用户和计算机管理收件人对象的设置。 使用收件人策略管理收件人 安装 Exchange 后，会创建一个默认收件人策略，该策略将 SMTP 和 X.400 地址应用于 Exchange 组织中的所有收件人。可以修改默认策略或创建新策略。但是，不能删除默认策略。Exchange 组织中的所有收件人都必须同时具有 SMTP 和 X.400 地址。 默认策略的优先级始终最低。优先级确定了策略应用于策略中的指定收件人的顺序。优先级 1 代表要应用的第一个策略。在混合模式下（运行 Exchange 2003 或 Exchange 2000 的服务器与运行 Exchange 5.5 的服务器共存），“站点”策略具有最高优先级，并且是 Exchange 应用的唯一策略（无论您创建了其他哪些策略）。可以随时重新排列收件人策略的顺序，但默认策略例外，它始终设置为最低。 创建收件人策略 要开始创建收件人策略，请在 Exchange 系统管理器中用鼠标右键单击“收件人策略”容器，指向“新建”，然后单击“收件人策略”。 创建新的收件人策略 单击“收件人策略”后，需要完成下列检查表中列出的步骤。这些步骤的具体操作信息将在随后各节中。 收件人策略检查表 选择属性页（电子邮件地址或邮箱管理器设置）。 命名新策略。 创建筛选器。 配置设置。 设置策略的优先级。 应用策略。 选择属性页 创建收件人策略的第一步是选择要创建的策略类型。单个收件人策略可以包含地址策略和/或邮箱管理器策略。选择二者会在一个收件人策略中同时添加地址和邮箱管理器功能的属性页。 为新策略选择属性页 命名新策略 选择属性页后，应为新策略指定名称。为帮助您标识策略应用于哪些收件人，应为策略指定一个描述性的名称。 创建筛选器 最初，没有任何筛选器规则应用于策略。如果不创建筛选器，策略将不会应用于任何收件人。要使用 LDAP 查询创建筛选器，请单击“常规”选项卡上的“修改”。 由于没有设置筛选器规则，因此策略不应用于任何人 配置设置 要自定义收件人策略，请切换到策略“属性”对话框中的“电子邮件地址（策略）”选项卡或“邮箱管理器设置（策略）”选项卡。使用这些选项卡中的设置配置收件人策略以满足关联收件人的需要。配置设置后，单击“确定”创建策略。 设置优先级并应用策略 创建新的收件人策略后，策略及其分配的优先级出现在 Exchange 系统管理器中。如果要更改收件人策略的优先级，请用鼠标右键单击该策略，选择“所有任务”，然后在 Exchange 系统管理器中显示的收件人策略列表中将策略向上或向下移动。 创建新的收件人策略后，还需要应用该策略，方法是：在 Exchange 系统管理器中用鼠标右键单击该策略，然后单击“立即应用策略”。 管理收件人设置 一些收件人设置是在 Exchange 系统管理器中配置的，以便可以应用于组织中的所有收件人或大量的收件人组。例如，邮箱大小（可以在每邮箱的基础上设置）、全局发送和接收限制以及用户可以向其发送邮件的最大收件人数限制。可以为 Active Directory 用户和计算机中的各个收件人配置这些设置的例外。例如，某个用户可能需要较大的邮箱，或者某个用户需要能够发送较大的邮件。 为已启用邮箱的收件人配置邮件设置 要对已启用邮箱的收件人设置各个邮件设置，应首先导航到“Exchange 常规”选项卡。 “Exchange 常规”选项卡 导航到“Exchange 常规”选项卡 1. 在 Active Directory 用户和计算机中，用鼠标右键单击要修改的对象，然后单击“属性”。 2. 单击“Exchange 常规”选项卡。 传递限制 为了维护系统性能并防止用户由于通过电子邮件基础结构发送大型文件而浪费宝贵的系统资源，应在 Exchange 系统管理器中的全局级别设置邮件大小限制。大多数情况下，出于正常业务目的发送的电子邮件应该都不会超过在全局级别设置的阈值。如果某些用户具有特殊要求并需要发送超出全局限制所允许的大小的文件，可以使用“传递限制”对话框为其覆盖全局设置。 除了设置邮件大小限制外，还可以使用“传递限制”对话框来指定用户可以向哪些人发送邮件以及可以接收来自哪些人的邮件。这与全局设置类似。 图 4.12 “传递限制”对话框 可以通过选中“仅来自通过身份验证的用户”复选框来进一步限制到某收件人的邮件传递。这将阻止任何未通过 Windows 网络身份验证的人向该收件人发送邮件。选中此复选框有效地阻止了发送给该收件人的所有 Internet 邮件。选中此复选框后，可以进一步限制邮件，例如，允许来自每个人（所有已通过身份验证的用户）、仅来自“传递限制”对话框底部的限制列表中的用户或来自除限制列表中的用户以外的每个人的邮件。要将用户添加到限制列表中，请使用“添加”按钮。 传递选项 传递选项之一是使用委派。在许多组织中，都授予被委派者代表另外某人发送邮件的权限。例如，行政助理可以代表经理发送会议请求。可以在“传递选项”对话框中为已启用邮箱的用户指定被委派者。 另一个传递选项是地址转发。这种情况下，发送给用户的邮件被转发到组织中的另一个地址。还可以选择将邮件的副本同时发送到转发地址和用户的邮箱。这种情况下，删除邮件的一个副本不会导致另一个副本被删除。可以使用转发来保护实际收件人的身份，或者对帮助其他人整理电子邮件的管理助理使用该选项。 收件人限制控制用户在一封邮件中可以包含的收件人数。默认情况下，不设置限制。 存储限制 组织中的个别用户可能需要在其 Exchange 服务器上拥有比邮箱存储所允许的阈值更多的存储空间。可以在“存储限制”对话框中为各个用户设置存储限制。当接近此限制时，可以向用户发出警告，之后将拒绝用户发送邮件，再之后将拒绝用户发送和接收邮件。 此外，还可以覆盖在邮箱存储上设置的已删除邮件保留期限设置。当用户删除某个邮件时，在用户看来似乎已将该邮件删除。但是，其副本会在用户的邮箱存储中保留一段指定的时间，从而使得被无意删除的邮件可以恢复。组织中的某些用户可能需要额外的恢复保护，并且可以覆盖“存储限制”对话框中的该设置。如果选择覆盖在邮箱存储上设置的限制，还可以选择对存储备份之前不永久删除邮件，从而使该用户获得更多的恢复机会。 为已启用邮件的收件人配置邮件设置 如果需要为已启用邮件的收件人设置各个邮件设置，应首先导航到该收件人的“Exchange 常规”选项卡。 已启用邮件的收件人的“Exchange 常规”选项卡 已启用邮件的收件人的“Exchange 常规”选项卡与已启用邮箱的收件人的该选项卡稍有不同。它的功能较少，因为它省略了只适用于已启用邮箱的用户的那些功能。有关详细信息，请参阅本章前面的“为已启用邮箱的收件人配置邮件设置”。 “Exchange 高级”选项卡增加了一个已启用邮箱的用户所不具有的“使用 MAPI RTF 格式”选项。如果选择该选项，发往该收件人的邮件将使用 MAPI RFT 发送，而不考虑在 Exchange 系统管理器“Internet 邮件格式”中配置的设置。请仅在您确定收件人可以查看 MAPI RTF 格式时才选择该选项。 通讯组 通讯组类似于其他已启用邮件的收件人，但是它们在“Exchange 高级”选项卡上具有下列独特的功能： ​ 展开服务器：使用“展开服务器”下拉列表可以选择展开该组的服务器。如果该选项设置为组织中的任意服务器，该组将在组织中接收邮件的第一台 Exchange 服务器上展开。有关展开服务器的详细信息，请参阅本章前面的“展开已启用邮件的组”。 ​ 组不显示在 Exchange 地址列表中：选中此复选框可以防止此通讯组出现在 GAL 或其他任何地址列表中。可以对您不希望公司的每个人知道的组进行此项操作。例如，一个审计组正在调查不道德的商业行为。您可能不希望显示出有这样的组存在。 ​ 向原始发件人发送“外出”邮件：当某人向组发送邮件时，默认情况下，不会向发件人发送外出邮件。选中此复选框可以收到来自组成员的外出答复。对于较大的组，外出答复可能不必要。例如，如果公司的首席安全官员向一个名为 All Fulltime Employees 的组发送描述新安全策略的邮件，那么外出答复不必要。 ​ 组传递报告：当邮件传递出现延迟或失败时，发送传递报告。可以选择将传递报告发送给组的所有者或邮件发件人，或根本不发送传递报告。 已启用邮件的组的“Exchange 高级”选项卡 了解地址列表 当用户使用客户端（如 Outlook 2003）连接到 Exchange 时，他们希望可以很轻松地与组织中的其他人进行通信。此时，用户需要做的不仅仅是使用其邮件客户端撰写电子邮件。无论是发送电子邮件、给同事打电话、查找办公室号码，还是安排会议，他们都需要能够快速找到有关另一个收件人的信息。地址列表有助于您以一种有意义的方式组织这种类型的信息。 地址列表描述 地址列表组织收件人，以便用户可以很轻松地找到想联系的收件人。 最常用的地址列表是全局地址列表 (GAL)。默认情况下，GAL 包含 Exchange 组织内的所有收件人。也就是说，安装了 Exchange 2003 的 Active Directory 目录林中的所有已启用邮箱或已启用邮件的对象都列在 GAL 中。要查找收件人的电子邮件地址或电话号码，用户可以使用 GAL 来找到此信息。为方便使用，GAL 是按名称而不是按电子邮件地址来组织的。 客户端应用程序（如 Outlook 2003）显示 Exchange 提供的可用地址列表。当用户搜索信息时，将从可用地址列表中进行选择。有几个地址列表（如 GAL）是默认创建的。地址列表驻留在 Active Directory 中，因此与网络断开连接的移动用户也就与这些（服务器端）地址列表断开了连接。但是，可以创建脱机地址列表，以便用在断开连接的环境中。这些脱机列表可以下载到用户的硬盘中。通常，为节省资源，脱机列表只包含驻留在服务器上的实际地址列表中的一部分信息。 显示在 Outlook 2003 中的地址列表 收件人更新服务 Exchange 使用收件人更新服务主要是为了生成和更新默认及自定义地址列表，并处理对收件人策略所做的更改。此服务确保在创建新的收件人策略或地址列表后，其内容可以应用于组织中适当的收件人。收件人更新服务还将现有的策略应用于在策略或地址列表建立后新建的收件人。通过这种方式，可以利用最小的管理开销保持信息最新。 必须至少为组织中的每个域设置一个收件人更新服务，并且必须从 Exchange 2003 或 Exchange 2000 服务器上运行该服务。对于没有这些 Exchange 服务器的域，必须从该域外部的 Exchange 服务器上运行收件人更新服务。如果存在多个域控制器，那么可以为每个域设置多个收件人更新服务。每个收件人更新服务必须在唯一的域控制器上进行读取和写入操作。 创建新的收件人更新服务 1. 在 Exchange 系统管理器中，展开“收件人”容器。 2. 用鼠标右键单击“收件人更新服务”容器，指向“新建”，然后单击“收件人更新服务”。 “收件人更新服务向导”将启动并引导您完成创建过程。 创建“收件人更新服务”的最后一步 可以选择使收件人更新服务按照自定义间隔运行。默认情况下，收件人更新服务设置为“始终运行”，并且当它运行时，只进行必要的更改。在更改或创建了收件人、收件人策略或地址列表后需要进行更改。将应用自上次收件人更新服务运行以来发生的所有更改。 更改更新间隔 ​ 用鼠标右键单击要修改的收件人更新服务，单击“属性”，然后更改“更新间隔”选项。