物业管理论文：建筑企业集团工程项目物资管理信息系统设计

铁路采购 与物流 2010·10 ◆ 朱定法 1 引言 尽快提高管理水平和竞争能力，是 21 世纪我国企业面 临的重大机遇和挑战。随着我国市场经济的进程不断深入， 以及加入世贸组织后市场开放力度的加大，国内企业面临 着全方位的竞争。 控制和降低成本，提高收益水平，培育核心竞争力， 是建筑企业集团生存发展的重要课题。然而，占工程成本 50%~60%的物资采购管理却被建筑企业的管理者所忽视。 特大型、大型建筑企业集团如何围绕项目管理发挥集团优 势，做好采购管理，实现集团利益最大化，这是建筑企业 物资管理中最突出的问题。 随着具有网络化、数字化、信息化 3 大特征的知识经 济时代的到来，建筑企业资源的综合运营能力已成为市场 竞争力的主要标志和决定性因素。有效应用信息管理系统， 提高企业物资管理水平，提升效益和市场应变能力，是建 筑企业的当务之急。 2 研发建筑企业工程项目物资管理系统的必要性 和可行性 2.1 必要性 我国加入 WTO 过渡期结束，国内建筑市场的竞争规 则、技术、经营方式、服务模式已逐步与国际接轨， 建筑业企业在更大范围、更广领域和更高层次上面临着国 内外市场激烈竞争的挑战。建筑市场竞争方式开始由国内 的、区域的、不完整的竞争转向国际化的、全方位的竞争， 由工程承建能力的竞争转向承建能力加上融资能力的竞争， 由单一的或施工的竞争转向项目管理及工程总承包、 交钥匙的竞争，建筑企业改革与发展也将由单纯追求产值、 规模转向以市场需求为导向、以增强影响力及提高经济效 益、社会效益、环境效益为目标。 面对具备技术、管理、人才、资金等竞争优势的境外 承包商，我国大型建筑企业受行业内过度竞争和收益水平 偏低的影响，内部管理水平和筹融资能力、资本实力等均 显不足，唯有彻底提高企业内部管理水平，改善大型集团 的管控能力，发挥集团效应，提高盈利能力，实现由大向 强的转变。 物资管理是工程项目管理的重要组成部分，在保障供 给、防范质量和安全风险、控制成本等方面对项目运行的 成败具有举足轻重的作用。目前，我国大型建筑企业工程 项目的物资管理基本沿袭上世纪七八十年代的管理手段， 处于满足于保障供给、服务施工生产的状态，以包代管， 物资采、供、存、用等价值链的增值能力低下普遍存在。 研发工程项目物资管理系统，应用计算机和网络技术 优化管理，规范管理行为，集成管理数据，提升管理 效率，做好占工程成本 50% ~60%的物资成本控制和采购 管理，是建筑企业取得竞争优势的重要手段。 2.2 可行性 2.2.1 经济可行性。近年来，受建筑市场激烈竞争的影响， 物资成本占工程建安总成本的比例越来越高，平均达到 55%以上。以建筑企业主业平均利润率 1.5%、物资成本占 工程造价总额 50%计算，物资成本每降低 1%，对企业的 利润贡献可达到 30%以上。 开发工程项目物资管理系统（以下简称系统），并通过 系统有效辅助工程承包商对物资、采购、库存及工号 物资消耗、作业队物资消耗、采购物资质量、周转物资、 低值易耗品、存货账务、物资供应商结算等进行管理，使 工程承包商高效有序实施物资管理，实现对物资成本的控 制，有效提升盈利能力。 2.2.2 技术可行性。建筑企业集团以中铁大桥局集团为例， 积多年管理经验，结合现代工程项目管理要求，已具备完 整、成熟的物资管理业务流程，为设计开发系统打下坚实 的基础。系统采用的计算机技术和网络技术基本普及，计 算机、网络设备和网络环境已具备完全条件，软件外包服 务公司对 BS 结构下的 ERP 系统编程不存在技术难题。 2.2.3 应用可行性。目前，国内在建工程项目大都具备网 络接入条件，中国电信、中国移动、中国联通均已提供全 国范围的固定、移动宽带接入，项目管理团队中物资管理 建筑企业集团工程项目 物资管理信息系统设计 摘 要： 论述了开发工程项目物资管理系统的必要性和可行性， 分析了系统设计要素， 并针对系统设计 难点提出了对策。 关键词： 物资管理 信息系统 设计 学习与研究 tudy&ResearchS 40 2010·10 铁路采购与物流 人员基本具备计算机应用能力。调研表明，基层物资管理 人员热切盼望尽早启用适用的物资管理信息系统，改变普 遍存在的人员不足、手段落后、效率低下的管理局面。 3 系统功能模块设计 3.1 集团化管理 系统采用 BS 结构，开发基于互联网技术的分层分级管 理的集团管理系统，以适应建筑行业发展趋势，共享和有 效利用物资管理信息，增强子（分） 公司、工程项目部和 集团对工程项目的控制能力和提升盈利能力。 3.2 物资计划管理 系统实现物资计划管理，通过物资计划管理模块能够 方便生成和查询工号物资设计用量、项目需求总计划、月 度物资需求核算、月度物资资源平衡和月度物资采购计划。 3.3 物资收发存系统 系统能够完成物资验收、入库、出库和库存账务管理， 方便按关键词或品名、类别、物资编号查询入库、出库和 库存数据。按统计期要求自动生成物资收发存动态表。按 月生成对账表，一旦与财务正确对账，系统能够锁定已对 账收发存数据。 3.4 物资消耗控制及价差、量差分析 系统能够按工号或作业队统计物资领用数据，并提供 物资价差（与成本价比对）、量差（与计划数量或定额数量 比对） 分析数据。 3.5 周转物资、低值易耗品管理 系统具有完整的周转物资管理模块，对加工制作、租 赁、租用、退租、报损报废等数据进行处理，方便查询周 转物资收发存数据，自动生成收发存动态表，实时统计应 付租金、应收租金数据。系统具有低值易耗品管理模块， 对劳保用品、小型工具发放进行管理。 3.6 其他管理 3.6.1 供应商管理。按 ISO9000管理理念，对供方资格进行 管理，自动生成合格供方名录。自动统计供应商供应清单， 统计与供应商财务往来数据，方便查询供应商债权债务情况。 3.6.2 ABC分类管理。系统采用 ABC 分类管理方法按需 求、供应、库存自动统计分析，提供详细的 ABC 分类数 据。 3.6.3 定额流动资金使用分析。系统自动提供详细的定额 流动资金周转次数、周转天数数据。 3.6.4 价格分析。系统能按指定统计期以品名、类别汇总 相关价格数据，并提供价格分析曲线图。 3.6.5 层级管理。系统可按子（分） 公司、重点项目和项 目部（工区） 分级分权实现层级管理，子公司、重点项目 和集团分别能够汇总辖内工程项目相关物资计划，查看权 限内项目部（工区） 管理数据。 3.6.7 管理工具。系统提供常用钢材、轨料、万能杆件、 贝雷梁、军用梁和度量衡换算工具。 3.7 系统功能模块图 物资管理系统功能模式见图 1所示。 41 铁路采购 与物流 2010·10 4 系统流程设计的难点及其对策 4.1 物资目录 建筑工程项目需用物资品种一般达 1 500 项左右，系 统采用集团版本，供 100 个以上项目同时使用，各项目由 于工程结构、施工技术、施工地域、管理水平等不同，消 耗物资的品种、同一品种的价格、采保费率、储备定额、 损耗指标和仓库设置等存在较大差异性，系统不能考虑提 供统一的物资目录使用。新材料不断涌现也要求系统物资 目录有更改或更新能力。 系统设计可以利用系统提供的常用物资模板建立本项 目物资目录的方式解决物资目录难题。系统物资目录模板 提供了分类齐全、具有前 5 位数（共 8 位数，前 5 位数确 定分类，后 3 位数区分物资规格，由项目自设） 物资编号 的近 3 000 项常用物资信息，各项目部在调用模板建立项 目部物资目录、基本统一物资编号的同时，可以输入参考 定价、成本价格、储备定额、损耗率、库别等物资信息， 为物资计划、价差分析等提供了基础信息。 4.2 核算管理 工程项目物资管理系统必须能够按照最小单位工程和 作业队统一核算口径对物资消耗进行评价与核算。 系统设计建立工号模块，可以按照自定的单位工程唯 一性编码规则建立三级工号管理体系。系统设计按作业队 建立和编辑限额用料单模块，可按作业队作业工号转入相 关工号主要物资设计用料量，方便系统按工号和作业队进 行物资核算。 4.3 量差价差分析 先进的物资管理系统必须可以实时对工程物资消耗进 行量差价差分析，使管理者清楚了解物资消耗盈亏状态。 系统设计通过物资领用数量与设计用量比较进行量 差分析，通过领用数量与账面价之积和设计用量与成 本价之积进行价差分析，实时向管理者提供相关分析 数据。 4.4 财务对账 物资管理系统使用中必须允许操作者改正发生的输入 错误，防止这种允许导致的物资管理数据与财务存货信息 对账不严肃性，使财务监督作用形同虚设的情况发生。 系统设计按月度（上月 26 日至本月 25 日） 生成对账 表，经财务对账审核无误，对账表可经过操作者审核后锁 定对账期相关数据，即对账期内所有入库、出库单据不能 生成、修改和删除，从而实现与财务对账功能。 4.5 周转物资管理 周转物资管理因其管理的复杂性被许多物资管理或库 管软件舍弃，建筑企业大量使用周转物资，其物资管理系 统必须能够实现周转物资管理功能。 系统设计基本独立完整的周转物资管理模块，使周转 物资购入、自制、租赁、调入、验收、入库、租用、报废 报损、赔偿、退库、退租等管理有序，并自动统计收发存 数据，按供应商、作业队统计租赁、租出等应付应收数据， 实现周转物资管理功能。 4.6 层级管理 大型建筑企业的物资管理系统必须实现分层分级管理。 系统按照一对一、一对多、多对多、多对一要求，设计层 级管理模块，通过数据库技术实现层级管理要求。 4.7 规范性要求 好的 ERP 系统不仅是管理平台，也集中体现行业先进 管理理念。大型建筑企业物资管理系统必须实现流程标准 化、作业规范化要求，使系统不仅符合企业管理习惯，且 具有规范企业物资管理业务、提升管理水平的作用。 系统结合大桥局集团多年积淀的工程项目物资管理理 念，设计了基本信息模块，操作者必须建立本项目的物资 目录、工号、作业队、供应商等基本信息，才能开始系统 各项业务流程。系统还实现了物资入库必须先验收，验收 合格的物资才能入库，以保证工程物资质量。所有入库、 出库单证必须经过审核，审核后的数据才正式进入系统， 保证管理数据的真实准确。 4.8 安全性要求 WEB条件下 BS 结构的 ERP 系统必须能够有效防范入 侵，保证系统和数据的安全。系统设计必须使用与用户名 绑定的解密锁（硬件） 和密码才能登陆系统的办法防止非 法侵入。解密锁与用户名绑定不仅使入侵者的破解基本不 能实现，也方便了系统操作人员调动至新项目后的设置。 系统设计以操作人员身份进入系统后可以在权限内进行写 操作，而以管理者身份进入系统只能在权限内进行读操作， 保证了数据的完整性、真实性。 5 系统运行效果分析 5.1 提高工程项目物资管理规范化、标准化水平 系统结合各级物资管理人员的智慧，集中体现了大型 建筑企业物资管理水平及系统的规范化、标准化流程，使 应用者必须遵循规则操作和使用。强制性执行规范化、标 准化的业务流程，不仅统一了管理行为，也使系统成为行 业教科，为培训员工发挥作用。 5.2 提升工作效率 系统体现了物资管理专业应用计算机技术的效力，工 号、物资目录、作业队、供应商等基本信息录入后，各项 单证出具便利，统计和分析管理数据简单易行。工程项目 物资管理手工做帐条件下，由几个人几天才能完成的物资 动态表和难度极大的物资消耗价差量差分析、按工号或作 学习与研究 tudy&ResearchS 42 2010·10 铁路采购与物流 业队核定物资消耗等工作，应用系统都能快速自动生成。 管理数据获取从基层项目部到集团管理部门，原来一个报 表周期需要几十天，现在只要轻点鼠标就即刻获取，且数 据的时效性、完整性、真实性得到保证。 5.3 增强项目控制能力 物资消耗价差量差分析、工号或作业队物资消耗数 据、物资收发存动态数据等真实反映项目物资消耗控制水 平，ABC分类、资金占用周转天数（次数） 等分析真实反 映项目存货管理状态和资金应用水平，实时快速获得的相 关管理数据有效协助管理者提升现场管理和项目整体控制 能力，提升项目盈利能力。系统为及时掌握企业资源状 况、整合需求资源、保障供给、完善储备、调剂余缺创造 了条件。各级管理者对项目物资管理数据的及时共享，基 本解决了集团内工程项目地域跨度大、管理困难的难题， 极大地增强了及时发现问题、有效给予指导、尽早解决问 题的能力。 6 系统应用 6.1 推行 ERP 系统规范管理行为、缩短管理距离、共享管理数 据等显而易见的优点，都对传统管理行为带来强烈的冲击。 基层管理人员抵触使自己工作透明化、约束工作行为的工 作平台，给 ERP 系统的应用带来阻力。 6.2 完善 系统在研发过程中由于设计疏漏、编程代码错误或测 试数据不足等原因，可能发生应用中出错或设计功能不能 完整体现。系统在推广应用过程中要不断收集改进意见， 并针对工程项目管理要求持续改进，完善系统使用功能， 提高系统的易用性。 6.3 硬件 BS 结构系统基本依靠服务器提供计算支撑，如果同 时使用系统的工程项目达到几十个甚至上百个，会给服务 器造成压力，统计数据迟缓甚至计算能力不足会时有发 生，对服务器、网络接入带宽以及防火墙、路由交换等硬 件配置提出较高要求，必须适时更新硬件，提高服务器配 置水平。 ————————————————————— 收稿日期： 2010-09-10 作者单位： 朱定法，湖北工业大学。 ◆ 赵 雷 谢泗薪 杨明娜 1 第三方采购： 微利时代企业利润的突破口 1.1 第三方采购的双重战略优势 第三方采购，是企业打破传统自行采购的方式，通 过与第三方采购服务提供商合作，构建起系统化、节约 化、效率化的专业性采购模式。因此，第三方采购结束 了企业自给自足的采购组织方法，把非核心的采购业务 全部或大部分外包给第三方，而在核心采购业务上增强 竞争优势。 站在企业角度，一方面，借助第三方采购供应商具 有的专业采购优势代替企业进行采购业务，自己便可将 更多的精力投入到核心竞争力上，如设计新产品、研发 核心技术和服务新客户等。尤其是，第三方采购可以使 企业避免为那些既非战略的、又非资源保证的采购项目 建立和维护现代化基础设施的负担。另一方面，把次优 的采购活动交给第三方能够帮助企业在特定领域迅速获 得更大的效益，达到以非核心资源构建效益最大化的采 购杠杆效应，从而找出微利时代的利润突破口，保证企 业在瞬息万变的国际市场中赢得领先地位。 站在第三方采购服务提供商角度，可以集小订单成 大订单，直接与制造商交易。由于减少了中间层次，第 第三方采购模式创新 与实践研究 摘 要： 介绍了第三方采购在现代企业中的双重战略优势，提出了第三方采购模式创新的战略意义，从 5 个方面 探讨了第三方采购模式创新的策略制定， 最后通过沃尔玛第三方采购的实践分析论证了第三方采购是企业增强 核心竞争力和拓宽利润突破口的妙计良方。 关键词： 第三方采购 采购战略 外包 采购服务提供商 43