神州数码发票管理规定

神州数码发票邮寄派送管理规定 财务部-销售业务 页数 编写日期 编写人员 批准 本期编号 3 09/26/2003 林琳 贺军 03-XS-01 版权 神州数码有限公司2003 1. 目的 发票管理，避免税务风险 2. 适用范围 本规定适用于神州数码控股的公司（非控股公司可参照执行）。 本规定适用于分销和集成业务。 本规定适用于除香港外其他地区业务。 3. 管理原则 各平台配备专门人员负责派送发票。 业务人员取走发票直接交与客户的，按照财务部的要求办理交接手续。见具体流程描述。如发生遗失，由业务人员负全部责任。 4. 规定描述 4.1 基本概念 4.1.1 是送票员或寄票员从销售结算岗领取发票时的专用交接登记薄,内容包括发票号、产品组、日期、购货单位、金额。（装订成册） 4.1.2 发票登记台帐 是销售结算岗用于登记被客户领取发票的专用台帐，客户领取发票需带客户出具的委托书及本人身份证原件及复印件，委托书及身份证复印件需存档备查，内容包括发票日期、客户名称、发票号、发票金额、业务范围、审批人、签收人、备注。 4.1.3 发票查询库 是从ERP系统内导出，经整理而成的，包括客户编号、公司名称、发票日期、发票金额、发票号、部门、寄送方式、寄送日期、签收人（EMS号）、备注等项目，定期维护，供查询。 4.2 发票邮寄、派送流程描述 4.2.1 销售结算岗开具发票 销售结算岗依据客户订单或交货单在当天或次日完成出具外部增值税发票和普通发票。发票清单如需修改，需提供客户出具的修改，并加盖公章，同时由事业部总经理签字。 4.2.2 销售结算岗将发票分类。 4.2.3 发票交接 送票员或寄票员在销售结算岗领取发票，核实发票无误后在发票交接簿（分地区）上签字确认。送票员要及时将领取的发票在发票查询库的‘寄送方式’一栏填上名字、送票日期，以便查询发票的下落。 4.2.4 本地发票派送 送票员负责派送本地发票，填写市内发票派送登记本并要求对方签收，并对方盖公章（见发票签收登记单设计格式、框架）。在每周末将当周发票派送日期和对方签收人返填在发票查询库的“寄送日期”和“签收人（EMS号）”中。 4.2.5 寄发票并进行登记 寄票员对外地客户的发票每周五以EMS的方式寄出，并在发票查询库注明寄送方式、邮寄日期，或在“备注”填写发票作废后的新发票号，将EMS号录入“签收人（EMS号）”中，同时保留EMS存根联。 4.2.6 客户领取发票签收 客户领取发票时必须提供上述相关文件在发票登记簿上签字确认，并返填在发票查询库的“签收人（EMS号）”中。 4.2.7 检查发票查询库 发票岗每月检查发票查询库的每份发票的相关信息，保证每份发票都有相关，同时发票查询库将上网公布，以供事业部查询。 4.3 检查与监控 4.3.1 每天在ERP系统导出前一天的发票清单，整理成发票查询库（责任人：销售结算岗）。 4.3.2 每月检查发票查询库，检查送票员或寄票员是否有返填，明确发票去向 4.3.3 责任追究制：在发票邮寄派送中哪一环节出现发票遗失、登记不全的情况，由相应的责任人负责。 5. 处罚 不按照本规定执行的，由此带来的经济损失将按照公司颁布的流程管理处罚规定执行。 6. 解释权 本规定由财务部负责解释. 7. 流程图 销售结算岗开具发票——发票分类——发票交接——本地发票派送——邮寄发票并进行登记——跟踪发票查询文件