采购供方评定办法

采购供方评定规范.doc 采购供方评定办法 文件编号： NW607101 生效日期： 2000.3.20 受控编号： 密级：秘密 版次：Ver 1.0 修改状态： 总页数 12 正文 6 附录 6 编制：刘峰 审核：韩冬梅 批准：孟莉 沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 （版权所有，翻版必究） 文件修改控制 修改记录编号 修改 状态 修改页码及条款 修改人 审核人 批准人 修改日期 目录 　 1. 目的 2. 适用范围 3. 术语和缩略语 4. 规范要求 4.1 评定方法 4.2 评定程序 4.3 建立合格供方档案 5. 引用文件 6. 质量记录 6.1 NW607101A“合格供方评定记录” 6.2 NW607101B“合格供方名录” 6.3 NW607101C“合格供方级别评定表” 附录一：致供应商的函 附录二：致代理商的函 附录三：供方评定反馈函 1.​ 目的 确认、选择更好的供方，优化供方结构，减小风险，保证采购产品/服务满足规定要求。 2.​ 适用范围 适用于采购部门所涉及的供方（包括供应商和代理商）评定。 3.​ 术语和缩略语 3.1 供应商：指能够按照购货合同约定提供软件硬件产品及集成服务的供方。 3.2 代理商：指具有某种产品/服务的进出口代理资格的供方。 4. 规范要求 4.1 评定方法 1)​  样品检验 2)​  书面调查 3)​  业绩评定 4.2 评定程序 1)​  采购员对新的供方以书面、电话或电子方式进行初步调查； 2)​ 要求供方提供公司营业执照、产品销售资格、售后服务资料、公司组织机构、经营状况、产品质量证明、财务状况、人力资源等方面的企业介绍、产品目录、产品鉴定资料以及认证证书复印件和程序文件； 3)​ 采购员应通过其他使用者等各种渠道了解证实供方相关资料的真实性和全面性，并组织相关人员以合议方式进行评定,确认供方是否合格； 4)​  确认合格后，采购员填写“合格供方评定记录”，经采购采购部门负责人审批，将其作为我公司的合格供方，登入“合格供方名录”； 5)​  每个年度对已评定的供方进行定期考核，编制“合格供方名录”； 6)​  当已评定合格的供方所提供的产品/服务出现质量不稳定现象时，应对其进行重新评定，对评定不能通过的供应商，取消合格供方资格； 7)​  根据发生的实际情况对评定标准随时做必要调整； 8)​  根据以下情况也应对合格供方结构加以调整 ​ 公司采购内容和标准重大调整； ​ 产品/服务市场有较大变化； 9)​  驻外分支机构申请人在提交NW607103C “合同执行本地采购申请单”的同时，须进行供方评定并按条款要求填写整理相应资料，提交给采购部门。在自采时间较紧、供应商无法及时进行评定等特殊情况下，各分支机构可将评审资料、采购发票及NW607103E“设备直发（自采）验收单”一同提交采购部门。低值易耗品及对质量影响不大的产品可不要求。 4.3 建立合格供方档案： 4.3.1 供方档案应包括以下内容： 1)​ “合格供方名录” 2)​ “合格供方评定记录” 3)​  合格供方证明材料（如质量证书、用户意见及供货情况等） 4)​ “供方级别评定表” 4.3.2 对合格供方按信誉进行分级 A级：优秀供方 1)​  1年以上供货关系 2)​  每年定货次数超过50次或累计产品定货数量超过5000个 3)​  每年设备退换及返修的单位次数不超过1% B级：良好供方 1)​  3个月以上供货关系 2)​  每年定货次数超过10次或累计产品定货数量超过1000个 3)​  每季度设备退换及返修的单位次数不超过1% C极：一般供方 5. 引用文件 5.1​ NW607103《采购流程管理》 6. 质量记录 6.1 NW607101A“合格供方评定记录” 6.2 NW607101B“合格供方名录” 6.3 NW607101C“合格供方级别评定表” 附录1 一：致供应商的函 附录二：2 致代理商的函 附录三：3 供方评定反馈函 合格供方评定记录 记录编号：NR607101A- 记录时间： 年 月 日 公司名称： 地址 邮编 联系人 联系 电话 传真 开户行 帐号 提供的产品（服务）： 评定标准： 1．​ 实力水平：指能够满足合同需求。 2．​ 质量：指质量保证水平及售后服务水平。 3．​ 时间：交货期和及时性。 4．​ 价格：价格优势与付款条件。 5．​ 合作服务意识：响应速度。 6．​ 同等条件，优先考虑能提供获得ISO9000质量认证的产品和服务的供方。 其它： 评定结论： 有效期： 采购员 审批 1.​ 本页不足记述结果时，可以有附页，格式自定。总页数包括本页与所有附页。 第 页 页/共 页 合格供方名录 记录编号：NR607101B- 序号 供方单位名称 供方单位地址 供方评定记录编号 供方级别 填表人/日期 1.​ 此表由采购仓储部门填写，页数不足时可以增加附页，附页格式与本页相同。 第 页 页/共 页 合格供方级别评定表 记录编号：NR607101C- 供应商名称： 供货种类：供应商名称： 合作时间： 评定时间: 评定级别: 参加评定人员情况: 签订合同数 第一季度 第二季度 第三季度 第四季度 返修次数： 第一季度 第二季度 第三季度 第四季度 评定过程描述: 1．本表由采购仓储部门组织评定。 附录1 一： 致供应商的函 致： -------------------------- 公司 尊敬的先生/女士： 您好！ 我公司为了规范采购流程，向国际惯例靠拢，按照依照ISO9000标准规定，定期进行合格供方评定。为了促进你贵我双方友好合作关系的良好持续发展，我公司拟将贵公司列为侯选供应商，为使评定工作顺利进行，希望您提供以下资料： 1、​ 公司营业执照复印件 2、​ 公司组织机构、人员、经营状况介绍 3、​ 公司主要产品介绍、产品质量证明、售后服务情况说明 4、​ 质量认证情况及认证证书。 5、​ 2000年问题说明 6、​ 其他证明贵公司产品质量情况的资料。 请您在 1999年 ---月 ---日之前将上述资料传真或邮寄至以下地址： 沈阳东大阿尔派软件股份有限公司采购仓储部 邮编：110003 邮编：110003 电话：024-23841748 传真：024-23848640 我公司将严格按照规定程序及标准进行评定，并将评定结果及时反馈给贵公司。 非常感谢贵公司的大力合作，希望双方合作愉快！ 祝工作顺利！ 沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 1999 年 —月 ---日 附录2 二： 致代理商的函 致 ：-------------------------- 公司 尊敬的---先生/女士： 您好！ 我公司为了规范采购流程，向国际惯例靠拢，按依照ISO9000标准规定，定期进行合格供方评定。为了促进贵你我双方友好合作关系的良好持续发展，我公司拟将贵公司列为侯选代理商，为使评定工作顺利进行，希望您提供以下资料： 1、​ 公司营业执照复印件 2、​ 公司组织机构、人员、经营状况介绍 3、​ 公司代理主要产品介绍、产品质量证明、售后服务情况说明 （进出口公司的进出口经营权证明） 4、​ 代理资格及认证证书 5、​ 代理产品的2000年问题说明 6、​ 其他证明贵公司产品有关情况的资料 请您在1999 年--- 月--- 日之前将上述资料传真或邮寄至以下地址： 沈阳东大阿尔派软件股份有限公司采购仓储部 邮编：110003 电话：024-23841748 传真：024-23848640 我公司将严格按照规定程序及标准进行评定，并将评定结果及时反馈给贵公司。 非常感谢贵公司的大力合作，希望双方合作愉快！ 祝工作顺利！ 沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 1999 年 —月 ---日 附录3三： 供方评定反馈函 致 -----------------------公司： 尊敬的先生/女士： 您好！ 很高兴的通知您，由于贵公司的大力配合，也由于贵公司在我们双方合作中的良好表现，贵公司已贵公司被评已成为我方—— 年度我公司的合格供方。，并被评定为--- 级供应商。 希望贵公司改进的地方： 祝我们双方今后能够更好地合作。 （很遗憾通知您，由于------ 原因，贵公司被评为将不能成为我方—— 年度不的合格供方，希望贵公司能够加以不断改善，以使我们今后能够有机会合作。） 祝工作顺利！ 沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 1999年 —月 —日