采购流程管理

采购管理.doc 采购流程管理 文件编号： NW607103 生效日期： 2000.3.20 受控编号： 密级：秘密 版次：Ver1.0 修改状态： 总页数 14 正文 6 附录 8 编制：李晓锐 审核：韩冬梅 批准：孟莉 沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 （版权所有，翻版必究） 文件修改控制 修改记录编号 修改 状态 修改页码及条款 修改人 审核人 批准人 修改日期 目录 1.​ 目的 2. 适用范围 3. 术语和缩略语 4. 规定内容 4.1 供方的评定 4.2 采购活动的触发 4.3 采购实施 4.4 采购验收 5. 引用文件 5.1 NW607101《合格供方评定办法》 5.2 NW607104《采购验收规定》 5.3​ NW607105《库房管理规定》 6. 质量记录 6.1 NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表” 6.2 NR607103B“设备采购通知单” 6.3 NR607103C“执行本地采购” 6.4 NR607103D“送货验收单” 6.5 NR607103E“设备直发（自采）验收单” 6.6 NR607103F“产品返修单” 附录 ：购货合同 1.​ 目的 规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司所采购的产品/服务满足规定的要求。 2.​ 适用范围 2.1​ 适用于本公司各部门在软件产品和软件项目开发过程中所需要的，且影响软件开发质量的产品/服务（以下简称内部自用品）的采购。 2.2​ 适用于根据软件及系统集成合同为客户采购的产品/服务。 3.​ 术语和缩略语 3.1​  直发：为缩短交货期和节省运费，采购部门按照合同执行员申请将设备直接从供应商处发给用户或分支机构。 3.2​  自采：为缩短交货周期，当地采购价格合理，并能得到更好的服务，驻外分支机构在当地进行的采购行为。 3.3​  购货合同：采购部门就采购内容与供方达成的。合同文本包括购货合同、采购订单、及对方提供经我方认可的合同。 4​ 规定内容 4.1 供方的评定 4.1.1​ 批准采购的产品/服务应从合格供方采购。采购部门负责按照NW607101《合格供方评定办法》对供方进行评定，只有经过评定合格的供方才能成为我们的合格供方。 4.1.2​ 常用产品采购部门应按照比质比价原则，评定两家以上合格供方。 4.1.3​ 为合格供方建立档案。进行动态管理，监督检查，对不合格供方及时通报。 4.1.4​ 将评定结果及时反馈给供方，以便更好地培养和确定供方，与其建立良好、稳固的关系。 4.2​  采购活动的触发 4.2.1​ 总部采购： 1）​ 内部自用品的采购：采购员根据设备管理部门提交的并经主管负责人审主管副总经理批准的“东大阿尔派自用设备申请表”，进行内部自用设备的采购； 2）​ 合同采购：根据公司与用户签定的合同中有关采购产品/服务的规定，由合同执行员负责填写“设备采购通知单”，经其部门负责人批准，直接向采购员申请采购。 4.2.2​ 自采： 对于自用及合同中的设备，驻外分支机构可以根据需要向合同执行员提交“合同执行本地采购申请单”，由其组织相关部门进行评审，并将评审结果反馈给采购部门及申请部门。采购员接到合同执行员反馈的同意自采的“合同执行本地采购申请单”后方可执行。 4.3​  采购实施 4.3.1 采购员根据已批准的“东大阿尔派自用设备申请表”或“设备采购通知单”进行采购。 4.3.2 实施采购时，采购部门应与合格供方签订书面购货合同。购货合同须经采购部门负责人审查后，由法定代表人或其授权代理人签字生效。合同金额在10万元以上，由公司总经理或授权主管副总经理签字；合同金额在10万元以下，由采购部门负责人签字；不允许未经授权及超越权限在合同上签字。 4.3.3 采购员依据购货合同跟踪采购活动。采购的执行情况与购货合同要求不一致时，采购员应及时与供方协调解决，并反馈给合同执行员以采取适当的措施。 4.3.4 采购部门接到设备直发申请后安排发货，并将“设备直发（自采）验收单”传真给用户及分支机构，然后凭“设备直发（自采）验收单”及NR607105C“商品出库单”办理入库手续。 4.3.5 采购部门收到合同执行员已经评审并批准的自采申请后，区分不同情况付款。 1）金额2000元以下，由办事处从备用金中支付，待发票返回后，报销付款。 2）金额2000元至50000元之间，区分情况付款给办事处或供应商。 3）金额50000元以上，由采购部门直接与供应商签订合同，并直接付款给供应商。 4.4 采购验收 4.4.1 采购产品到货，可先将其放入库房收货区待检，采购员填写“送货验收单”通知检验员对所购产品进行验收。 4.4.2 检验员按照NW607104《采购验收规定》负责采购产品的到货验收，并将验收结论填写在“送货验收单”上。由库房管理员负责保存和管理“送货验收单”。 4.4.3 验收通过后，采购员办理产品入库手续。 4.4.4 验收不合格的采购产品，检验员应将该产品存放在库房的不合格区，并及时将该产品的“送货验收单”交采购员备份。采购员负责按购货合同中的约定处理。 4.4.5​ 产品返修需经检验员/采购员故障确认，由采购员负责按购货合同中的约定处理，同时保证产品的及时返回并加以记录。 4.4.6​ 直发（自采）设备验收由驻外分支机构负责，验收通过后，将“设备直发（自采）验收单”提交采购员，由采购员转交检验员签署处理意见。 5. 引用文件 5.1​ NW607101《合格供方评定办法》 5.2​ NW607104《采购验收规定》 5.3 NW607105《库房管理规定》 6. 质量记录 6.1 NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表” 6.2 NR607103B“设备采购通知单” 6.3 NR607103C“合同执行本地采购申请单” 6.4​ NR607103D“送货验收单” 6.5​ NR607103E“设备直发（自采）验收单” 6.6​ NR607103F“产品返修单” 附录 “：购货合同” 　 东大阿尔派自用设备申请表 记录编号：NR607103A- 申请部门: 采购期限： 联系电话： 申请采购清单 设备名称 配置及性能描述 申请数量 备注 用途说明 申请人签字/日期： 部门负责人意见 部长签字/日期： 主管领导意见 主管领导签字/日期： 采购仓储部执行情况 经办人签字/日期： 1.​ 本页不足记述设备配置及性能要求时，可以有附页，格式自定。总页数包括本页与所有附页。 第 页/共 页 设 备 采 购 通 知 单 记录编号：NR607103B- 通知时间： 年 月 日 销售合同编号： 合同名称： 项目名称： 签定部门： 签定人： 联系方式：： 项目负责人：: 项目所属行业：: 采购部合同管理员：: 接到日期：: 合同采购清单 序号 采购产品/服务名称/型号(A) 数量(B) 采购期限(C) 出厂价(D) 交货日期(E) 交货地点(F) 采购人（G） 购货合同号(H) 执行情况 说明: 营销网络管理合同执行部： 采购仓储部： 1.​ 清单左侧A、B、C项由销售合同管理执行员填写，右侧D、E、F、G、H项由采购人员填写。 2.​ 如客户有特殊需求，销售合同执行员须在“说明”中注明。 第 页/共 页 合同执行设备本地采购申请单 记录编号：NR607103C- 通知时间： 年 月 日 销售合同编号： 合同名称： 项目名称： 签订部门： 签订人： 办事处负责人: 设 备 采 购 清 单 序号 采购产品名称/型号 数量 采购期限 自采单价 供应商名称 合计 发票类型： □一般发票 □增值税发票 营销网络管理合同执行部意见： 签字/日期： 采购部意见： 自采原因： 采购部意见： 签字/日期： 主管领导意见： 签字/日期： 说明：特殊合同需本地自采，先填写此表传给销售合同执行员，领导批准后方可执行。 送 货 验 收 单 记录编号：NR607103D- 日期： 年 月 日 厂商名称： 商品编码 货物名称 数量 描述 单价 采购通知单编号 备注 验收标准：《采购验收规定》条款 环境确认： 硬件 □正常 □不正常 软件 □正常 □不正常 方法和结论： 处理意见： 采购员: 库房管理员: 检验员: 第 页/共 页 设备直发（自采）验收单 记录编号：NR607103E- 检验日期： 购货合同编号： 通知日期： 供应商名称： 电话： 联系人： 到货地点： 预计到货日期： 商品编码 （A） 货物名称 （B） 预计 数量 (C) 实到数量 (D) 箱号 (E) 单位(F) 单价 (G) 采购通知单 编号 (H) 备注 验收标准：《采购验收规定》条款 环境确认：硬件 □正常 □不正常 软件 □正常 □不正常 验收方法和结论：1.外包装及设备外观是否完好 是 ( ) 否 ( ) 2.随机资料是否齐全 是 ( ) 否 ( ) 3.型号配置是否正确 是 ( ) 否 ( ) 4.自检通过 加电 ( ) 不加电 ( ) 通过 ( ) 未通过 ( ) 验收机构印鉴或负责人签字： 验收机构检验人： 处理意见： 库房管理员： 采购员： 1.​ 该通知单A、H项，由采购仓储部填写。B、C、E、F、G项，直发时由采购仓储部填写，自采时由申请部门采购人员填写，D项由收货人填写。 2.​ 该通知单必须在设备到后第三天返回采购仓储部。 产品返修单 记录编号：NR607103F- 日期： 年 月 日 公 司 产品名称及配置 产 品 编 号 故障现象： 返 修 期 限 年 月 日 至 年 月 日 返 修 经手人 返 回 日 期 年 月 日 至 年 月 日 返 还 经手人 返修验收情况： 验收人： 1.​ 采购仓储部存档 产品返修单 记录编号； 日期： 年 月 日 公司 产品使用部门 产品 责任人 产品名称及配置 产品 编号 返修期限 年 月 日 至 年 月 日 返修经手人 1.​ 产品使用/管理部门存档。 购 货 合 同 签约地点： 签约时间： 购货合同号： 甲方（买方）：沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 乙方（卖方）： 地址：沈阳市和平区三好街84号（110003） 地址： 电话：024-23841748 电话： 传真：024-23848540 传真： 甲乙双方本着共同合作，互利互惠的原则，经过充分协商，关于甲方购买乙方设备达成如下协议： 一、产品名称、型号、数量、单价、总价： 序号 产品名称 描述 数量 单价 合计 总价 （大写）： 二、交货时间及地点： 三、包装标准及品质保证： 要求原厂包装，货物外包装整洁，完整并适合长途运输。乙方必须保证合同中的产品为 公司生产的全新的合格产品。如甲方发现收到的货物与合同要求不符，乙方应当接受甲方的退货，并赔偿甲方由此造成的一切经济损失。 四、付款方式： 五、保修方式： 六、违约责任 乙方在本合同规定的交货时间内未将货物交与甲方指定地点，每逾一天交货，按总金额的1‰付甲方违约金。 甲方货到经检验无误后，未能在本合同付款期限内将货款付于乙方指定帐号内，则从应付之日起缴纳滞纳金，每逾期一天按应付金额的1‰计算。 双方累计罚款最高不超过10%。（人力不可抗拒因素除外） 七、争议条款 双方如发生争议，应协商解决；如协商不成，任何一方可向沈阳市仲裁委员会申请仲裁。 八、合同变更 合同未尽事宜，经双方协商一致后，可另行补充规定，与本合同具有同等法律效力。 九、本合同一式两份，双方各执一份，盖章签字后生效，有效期为 年。 （传真件与原件具有同样法律效力） 甲方： 乙方： 沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 签字代表： 签字代表： 盖章： 盖章： 签约时间： 签约时间