工作效率

null工作效率工作效率北京新中和信业医药投资有限公司目录目录定义 常遇问题 解决 提高工作效率方法 目标管理 时间管理北京新中和信业医药投资有限公司null工作效率定义：一般是指工作的投入与产出之比，通俗地讲就是，在进行某个任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等的比值。 北京新中和信业医药投资有限公司工作中常遇问题（一）工作中常遇问题（一） 工作熟练度不够 A、本岗位工作技能 B、周边相关信息、数据 C、同类及类似问题处理北京新中和信业医药投资有限公司工作中常遇问题（二）工作中常遇问题（二） 时间概念不强 A、盲目 B、被动 C、无序北京新中和信业医药投资有限公司工作中常遇问题（三）工作中常遇问题（三） 工作统筹能力不足 A、无法判断任务轻重缓急 B、没有合理日程安排 C、重复、冗余工作 D、弹性时间安排北京新中和信业医药投资有限公司工作中常遇问题（四）工作中常遇问题（四） 任务分解能力不足 A、欠缺复杂工作拆解分类能力 B、缺乏项目管理概念北京新中和信业医药投资有限公司常遇问题解决方案常遇问题解决方案工作熟练度： 尽快确立自己的职业导向，将自己在某几个方面的能力迅速提高，使得自己在该方面的实务能力提高到最大，以节约时间。 时间概念不强、工作统筹能力不足、任务分解能力不足： 目标管理、时间管理北京新中和信业医药投资有限公司提高工作效率方法提高工作效率方法 明晰工作的目标与要求，可避免重复作业，减少错误的机会 （１）确立目标 （２）掌握是否具备实现目标所必需的条件 （３）实现目标的方针、政策 （４）制订方针政策的具体安排 （５）力求方针、政策的完善北京新中和信业医药投资有限公司提高工作效率方法提高工作效率方法 懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度 　对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。 在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么对我才是最好的？”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且会因为你的拖延而影响到其他人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？北京新中和信业医药投资有限公司提高工作效率方法提高工作效率方法 遵循工作流程 （1）依据来正确、迅速地去执行。 （2）严守完成日期。 （3）不能照预定进度而不得不变更计划时，一定要向上级报告并接受其建议，千万不可独断独行。 （4）做到一半发生疑问时，一定要与上级商量。北京新中和信业医药投资有限公司提高工作效率方法提高工作效率方法 工作要分清轻重缓急 养成使用“日常备忘录”的习惯 为第二天的工作做好准备 专注工作本身 北京新中和信业医药投资有限公司目标管理目标管理北京新中和信业医药投资有限公司null寓言故事:猴子下山 丢了玉米丢西瓜的原因是什么?北京新中和信业医药投资有限公司目录目录目标管理概要 目标管理程序 目标设定与分解 目标管理实施 目标的考核北京新中和信业医药投资有限公司null 目标管理概要北京新中和信业医药投资有限公司目标的意义目标的意义成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。 ----美国潜能大师：伯恩•崔西 北京新中和信业医药投资有限公司今天的生活状态不由今天所决定，它是我们过去生活目标的结果！null目标管理五要素北京新中和信业医药投资有限公司目标管理的威力:舵、钟、镜、梅目标管理的威力:舵、钟、镜、梅对个人而言，目标的威力就是： 给人的行为设定明确的方向，使人充分了解自己每一个行为的目的 使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排时间 迫使自己未雨绸缪，把握今天 使人能清晰地评估每一个行为的进展，正面检讨每一个行为的效率 使人在没有得到结果之前，就能“看”到结果，从而产生持续的信心、热情与动力 北京新中和信业医药投资有限公司目标管理的威力:舵、钟、镜、梅目标管理的威力:舵、钟、镜、梅对企业而言： 目标管理能促进“向前进的管理” 目标管理能带来“达成干劲、导向重点、集中精力”的效果 目标管理使“解决问题”成为可能 目标管理能培养能干的人 目标管理能把人与人间之关系，以“连带感”连结 北京新中和信业医药投资有限公司人对目标的期望强度人对目标的期望强度1、如果期望强度为0，那么它相应的表现特征就有两种情况，一种是真的不想要；另一种是找借口，但真实原因是不敢想，不知为什么要，害怕付出和失败，害怕做不到别人会笑话。我们将此定义为不想要，当然他的结果是得不到！ 2、期望强度为20%-30%，表现特征是空想，整天做白日梦，光说不做，不愿付出，不知从何开始，连自己都 不敢相信会变为事实。将这一类定义为瞎想想，其结果是过不了几天就会忘记自己曾经这样想过。 3、期望强度为50%，表现为有最好，没有也罢，努力争取一段时间之后便会放弃，凡事3分钟热度，碰到困难就退缩，成天幻想着不付出就能得到，这一类定义为想要，但十有八九不成功！北京新中和信业医药投资有限公司人对目标的期望强度人对目标的期望强度4、期望强度为70%-80%，确实是他真正的目标，但似乎决心不够，尤其是改变自己的决心不够，等待机遇，靠运气成功，即使得不到也不会转为安慰自己：曾经努力过，也算对得起自己，马上再换另一个目标。这一类定义为很想要，有可能成功，因为运气而成功，也因为运气而失败！ 5、期望强度为99%，潜意识中那一丝放弃的念头，决定他关键时刻不能排除万难，坚持到底，直到成功；对他而言，也许付出100%的努力比达不到目标更为痛苦，其第99步放弃与此时的100%之间的差别不是1%而是100%！ 6、期望强度为100%，其表现特征不惜一切代价，不达目的死不休，没有任何退路可言，对于他们来说，达不成目的的后果很严重，达不成比死还可怕。这一种的定义是一定要，所以他们一定有办法得到！ 北京新中和信业医药投资有限公司目标管理的理论基础目标管理的理论基础X理论 大多数人是懒惰的； 工作是令人讨厌的； 人们尽可能逃避工作，因此应依靠外部强制约束管理； 人的一切行为都是为了最大限度的满足自己的私利，工作动机是为了报酬； 管理方式：胡罗卜加大棒 北京新中和信业医药投资有限公司Y理论 人都又发挥自己潜力，表现自己才能，实现自己人生价值的需要； 工作本身和娱乐一样可以带给人一种满足，被赏识和自我实现同金钱一样重要； 人们愿意实行自我管理和自我控制来完成应当完成的目标； 管理方式：鼓励员工自我管理；目标管理的两大特征目标管理的两大特征强调“目标”的管理方式 自我挑战的目标 目标不能由他人强加于己 自己往往是最能作出合适计划的人 为了达成目标，还得进行各种创新 在达成目标的过程中，要经常进行自我评价，以利于提高自己的能力 达成目标会获得很大的满足感 “工作和人统一”的管理方式 统一的管理 强调参与计划和自己管制 基于Y理论的管理模式 个人工作和整体目标的紧密连接 目标连锁的连接 注意重点目标 北京新中和信业医药投资有限公司目标管理的实质目标管理的实质重视人的因素 行为科学和管理科学的结合；动机、行为、目标的结合。你如何看待员工，员工就会如何表现——“皮革马利翁”效应 建立目标层次体系和目标网络 通过目标的层层分解和相互协调将责任、权力和利益也进行层层分解，来实现对人的管理 北京新中和信业医药投资有限公司null 目标管理的程序北京新中和信业医药投资有限公司目标管理的三大阶段目标管理的三大阶段三大阶段北京新中和信业医药投资有限公司目标管理的过程:三个共同 目标管理的过程:三个共同 北京新中和信业医药投资有限公司null 目标的设定与分解北京新中和信业医药投资有限公司提问:提问:请问您平时是如何制定工作目标的? 北京新中和信业医药投资有限公司目标的设定----10个步骤目标的设定----10个步骤第一步：建立基本数据 第二步：确定代理意向 第三步：进行能力 第四步：获取基本信息 第五步：编写有效目标 第六步：制订计划 第七步：洽谈筛选 第八步：签订 第九步：协议执行 第十步：制定目标的反馈北京新中和信业医药投资有限公司null职责的认识现状的深入探讨达成基准的明确化目标的设定目标种类的熟知有挑战意义的目标阶段目标总目标子目标战术目标短期目标长期目标战略目标北京新中和信业医药投资有限公司nullSpecific:具体的Relevant:相关联的Measurable:可测量Time bound:时间Achievable:可实现设定目标的SMART原理练习: 请用SMART原理对您本月的工作目标进行重新审视! 北京新中和信业医药投资有限公司目标的设定----原则目标的设定----原则确定目标是主客观条件的统一过程，即主观的需要以及主观条件与客观环境的有机结合。因此，按“充分、必要”的原则处理好目标和条件的关系，是正确确定目标、保证管理绩效的基础。 北京新中和信业医药投资有限公司目标设定----依据目标设定----依据公司战略规划 顾客意见 — 越来越重要 主管目标 同事的意见 员工意见 职位说明书 市场 / 同行 / 竞争对手 北京新中和信业医药投资有限公司目标设定----期限目标设定----期限 设立工作目标的同时，应订有每个项目预定完成的期限，以利进行间的检讨，自我控制及纠正，以及工作完成后的评定。 不管预期完成时间为多长，每个工作目标都应附有完成期限，否则目标管理之精神很难实现。 北京新中和信业医药投资有限公司目标设定----程序目标设定----程序1、自上而下 2、自下而上最高 管理层中层主管 〔部门经理 〕基层主管 〔主管、大区经理、职员 〕北京新中和信业医药投资有限公司目标分解目标分解目标分解就是将总体目标在纵向、横向或时序上分解到各层次、各部门以至具体人，形成目标体系的过程。目标分解是明确目标责任的前提，是使总体目标得以实现的基础。 进行目标分解时要遵循以下要求： 1、 目标分解应按整分合原则进行。也就是将总体目标分解为不同层次、不同部门的分目标，各个分目标的综合体现总体目标，并保证总体目标的实现。 2、 分目标要保持与总体目标方向一致，内容上下贯通，保证总体目标的实现。 3、 目标分解中，要注意到各分目标所需要的条件及其限制因素，如人力、物力、财力和协作条件、技术保障等。 4、 各分目标之间在内容与时间上要协调、平衡，并同步的发展，不影响总体目标的实现。 5、 各分目标的表达也要简明、扼要、明确，有具体的目标值和完成时限要求。北京新中和信业医药投资有限公司目标分解-----目标协商 目标分解-----目标协商  有利于正确的确定目标。  有利于正确的理解目标。  有利于建立目标体系。  有利于目标实施中的协作。  有利于调动各级的积极性。北京新中和信业医药投资有限公司null 目标管理的实施北京新中和信业医药投资有限公司推行之前的工作推行之前的工作 目标管理的成败，很大程度上取决于如何回答以下两个问题，而且是在推行目标管理之前作出回答： 是否真正了解目标管理的内容 是否有在本公司内采用的愿望北京新中和信业医药投资有限公司如何推行管理人员训练工作阶段 在目标的指导下工作如何推行管理人员训练准备阶段 目标管理系统和编写有效目标北京新中和信业医药投资有限公司目标推行过程的有效控管----管理控制过程目标推行过程的有效控管----管理控制过程管理控制过程工作继续进行衡量绩效建立控制标准计划、目标和任务将实际成果与标准比较找出原因纠正偏差无差异采用新方法修改标准北京新中和信业医药投资有限公司目标推行过程的有效控管----反馈控制目标推行过程的有效控管----反馈控制北京新中和信业医药投资有限公司null目标的修正一、原则上尽量避免修正或更改目标。除非工作不能运转时方可修正，如以下原因： 基于外界形势变化而修正目标； 由于企业内部因素而修正目标； 遭遇突发事件，目标达成受到阻碍是； 二、年度目标修正时机：半年目标修正申请 （说明修正目标 内容或数量及 原因）在部门例会中 组织讨论最高管理层 核准上级主管签署 意见 修改目标管理 卡及相关文件北京新中和信业医药投资有限公司null 目标成果考核北京新中和信业医药投资有限公司成果考评的含义成果考评的含义指管理人员在目标实施过程结束后，将所取得的工作成果与原先确定的目标项目标准进行比较，从而对目标的实现情况和组织成员的工作状况 进行衡量，并总结目标管理活动的经验教训，然后以此为依据对组织成员进行适当的奖励和惩罚，以便在更高的起点上，开始新一轮的目标管理循环。北京新中和信业医药投资有限公司成果考评的原则成果考评的原则目标性原则 客观性原则 激励性原则 自我考评与上级考评相结合的原则北京新中和信业医药投资有限公司null1、评价目标实现程度对目标值的定量测算与定性评价 目标值的调整与确立成果考评的主要内容评价目标值=原定目标值+新增目标值—新减目标值北京新中和信业医药投资有限公司null2、评价目标进展的情况目标完成率=实际完成/计划完成 目标进度偏离程度=实际完成率/计划完成率 目标进度均衡率=理想均衡率—目标进度偏离程度成果考评的主要内容3、目标难度的比较目标的性质 目标对象的客观条件 目标的外界因素北京新中和信业医药投资有限公司null4、评价实施手段的优劣评价其在技术上的先进性 经济上的合理性 内容上是否具有创造性成果考评的主要内容5、对工作态度的考评工作热情 协作态度北京新中和信业医药投资有限公司null 新一轮目标的制定和实施北京新中和信业医药投资有限公司时间管理时间管理北京新中和信业医药投资有限公司常见的问题常见的问题这个来电话，那个来请示、投诉 比谁都忙，到处救火，工作越做越多 计划赶不上变化，或计划从未兑现过 对什么都不放心，每天忙于事务性工作 工作抓不住重点，也没空去想何为重点 总无法说“不”，因此总要打乱时间计划 ……北京新中和信业医药投资有限公司您的问题是什么？您的问题是什么？1、 2、 3、 4、 5、北京新中和信业医药投资有限公司您的解决方法？您的解决方法？无能为力； 尽量加班； 减少自己的休闲时间； 求助于同事、上级； 把一些事情向后推迟； ……北京新中和信业医药投资有限公司null什么是时间？ 1、时间是最宝贵的资源，也是最大的敌人 2、做好时间管理，就能享受工作和生活 3、能掌握每一天，就能掌握一生北京新中和信业医药投资有限公司时间的特性时间的特性供给毫无弹性 无法蓄积 无法替代 无法失而复得北京新中和信业医药投资有限公司时间管理的重要性时间管理的重要性1、时间有限，而工作无限 2、努力工作却并不快乐 3、能主导自己的生命 4、能实现自己的理想 5、能兼顾自己和别人的要求 6、做到忙而不盲 北京新中和信业医药投资有限公司时间管理的障碍时间管理的障碍障碍一：我的时间安排得挺好，我是一个有序的人 障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化 障碍三：时间掌握在别人手中 障碍四：时间管理太麻烦 障碍五：习惯不同，我就这样，不好改北京新中和信业医药投资有限公司null 我们的时间哪里去了？ ——对时间的分析北京新中和信业医药投资有限公司十大无效时间应用法：十大无效时间应用法：老是在做别人喜欢你做的事； 老是用同样的方式完成事； 做你不擅长的事； 做无乐趣可言的事； 总是被打断的事； 别人也不感兴趣的事； 超出预计两倍时间的事； 合作者不可信赖或没有品质保偿障的事； 不可预期进行过程的事； 煲电话粥。北京新中和信业医药投资有限公司分析一：计算时间价值分析一：计算时间价值北京新中和信业医药投资有限公司每天工作8小时，每年242个工作日价值启示价值启示你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值 钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的 浪费多少时间，就会浪费多少钱 规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益 北京新中和信业医药投资有限公司分析二：你能支配你的时间吗？分析二：你能支配你的时间吗？一：您了解您的节奏吗？ 二：您能支配您自己的时间吗？北京新中和信业医药投资有限公司分析三：时间清单分析分析三：时间清单分析目标：分析每天（或每周/月）的法定工作时间都是怎样用掉的 方法：运用《每日活动记录表》（附件） 内容： 计划性如何 有多少时段记不起来做什么了 浪费/超时多少 时间利用率 …… 北京新中和信业医药投资有限公司null北京新中和信业医药投资有限公司分析四：工作清单分析分析四：工作清单分析分析一个工作日内都做了哪些工作事项，用时如何 内容： 时间利用率 延误、浪费多少时间 寻找原因与对策 北京新中和信业医药投资有限公司分析五：工作（活动）分项分析分析五：工作（活动）分项分析目标：分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间 内容： 计划用时与实际用时差异最大的是哪三项 浪费/延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项 北京新中和信业医药投资有限公司分析六：每周时间分析分析六：每周时间分析分析一周时间使用状况 内容： 各项工作每周总计用多少时间 用时排序，找出前三项 各项工作实际用时顺序，找出前三项 误差最大的前三项工作？分析原因 一周里，误差的总小时数北京新中和信业医药投资有限公司分析七：工作分析分析七：工作分析目标 分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工作内容、责任、特征、必要条件等 了解自身职位与时间管理的关系 内容 工作的时间、目标、概要、内容等 费用支出、失误造成的损失 内部接触、外部接触 监督、管理、能力要求 北京新中和信业医药投资有限公司其他分析其他分析工作紧急性分析 工作重要性分析 高效益活动分析 低效益活动分析 授权分析 会见分析 会议分析 出差分析 干扰因素分析 北京新中和信业医药投资有限公司null 时间管理的原则北京新中和信业医药投资有限公司原则一：80/20原则原则一：80/20原则20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作北京新中和信业医药投资有限公司如何坚持这一原则？如何坚持这一原则？列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力 常见误区： 面面俱到——都想做好 完全主义——都想做完 平均分配时间和精力 北京新中和信业医药投资有限公司原则二：目标ABC原则二：目标ABCA：必须做的 B：应该做的 C：暂时可以不做的北京新中和信业医药投资有限公司原则三：排列优先次序原则三：排列优先次序紧急不紧急重要不重要A：紧急 重要B：不紧急 重要C：紧急 不重要D：不紧急 不重要北京新中和信业医药投资有限公司四象限原理解析四象限原理解析A：紧急状况 迫切问题 限期完成 突发事件B：准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 自身能力的提升C：造成干扰的访问、电话、信件、报告 某些会议 迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事D：忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动北京新中和信业医药投资有限公司时间管理矩阵使用技巧：时间管理矩阵使用技巧：不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火； B做得多了，A就自然做得少了； 寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率； 比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做； 勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划； 尽量将每件事情一次性做对。 北京新中和信业医药投资有限公司原则四：制订计划原则四：制订计划对工作做出计划，并按计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 列出日、周、月的工作清单 北京新中和信业医药投资有限公司原则五：养成习惯原则五：养成习惯Watch your thoughts 注意你的思想Watch your words 注意你的话they become words 它会成为你的话they become actions 它会成为行动Watch your actions 注意你的行动they become habits 它会成为习惯Watch your habits 注意你的习惯they become character 它会成为你的个性Watch your Character 注意你的个性it become your destiny 它决定你的命运北京新中和信业医药投资有限公司null 高效时间管理的方法北京新中和信业医药投资有限公司有效管理时间四大法则：有效管理时间四大法则：法则一：明确目标 树立时间观念 职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理 法则二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用 北京新中和信业医药投资有限公司法则三：制订计划表 六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励 法则四：立即行动 克服拖延 有头有尾 重视今日方法一：日计划AB表方法一：日计划AB表A表 六项工作 每项工作开始及结束时间 每项工作完成情况B表 未完成事项 未完成原因 是否需要移到明天继续做？ 明天能否完成？北京新中和信业医药投资有限公司方法二：用标准化来提高效率方法二：用标准化来提高效率环境标准化：保证办公环境的整洁有序 时间标准化：计算时间，保证守时 讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式 流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题 操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标准，并以此来培训员工 …… 北京新中和信业医药投资有限公司方法三：利用零星时间方法三：利用零星时间最好的时间管理方法是：北京新中和信业医药投资有限公司如何充分利用零星时间？如何充分利用零星时间？北京新中和信业医药投资有限公司有时仅仅需要调整一下工作的顺序！你肯定行！你肯定行！我们经常听到别人用自信的语气说：“我没有自信！” 现在，我们需要换位思考。 我们需要告诉自己：“我只要坚持这一天。” 北京新中和信业医药投资有限公司当你有渴望时，你就应该把你的意愿变成行动。 你的老板永远不会反对你向高效率的工作进发。 立即行动！这本就是时间管理的要旨之一。谢谢！谢谢！