公文处理培训讲义

公文处理培训讲义 公文处理培训讲义 要做好公文处理工作，第一，要充分认识公文及公文处理工作的重要性；第二，要认真学习，刻苦钻研，博览群书，精通业务；第三，要深入实践，与时俱进，开拓刨新，不断总结提高。 一、公文处理概述 （一）公文的地位与作用 公文是领导机关决策的产物，是领导机关进行领导管理工作的重要工具。一篇正确而优秀的公文，可推动社会历史前进，促进经济社会的发展，实现国家和民族的振兴；一篇错误的公文，可把社会引向倒退，造成国家和民族的灾难。南朝刘勰说：“章表奏议，经国之枢机。”(《文心雕龙》)三国魏曹丕说：文章乃“经国之大业，不朽之盛事”。(《典论·论文》)。这是被大量事实证明了的历史结论。 公文处理（写作）工作水平代表一个机关（单位）的决策水平、工作水平及整个领导管理水平。公文处理工作质量好坏与公文的正确与否，决定国家的兴亡。在当代的领导和管理工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。主要有10大作用，即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递信息作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用。 （二）公文及公文处理的涵义 1．公文的定义。“公文”一词，源于晋代陈寿的《三国志·魏志·赵俨传》，“公文下郡，绵绢悉以还民。”当时仅指一种体式的公务。最早的公文总称为“书契”。其后又有“典册”、“枢机文”、“官文书”、“案牍”、“公牍”等名称。随着社会的发展进步，公文的种类、名称及其内涵不断发展变化。所谓公文(即公务文书)，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等。“文件”一词是外来语，来自拉丁语docememtum，相当于汉语的“证据”。在我国，“文件”有广义和狭义之分。广义的“文件”，是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”，指的是具有法规性、知照性和特定(固定)版头的公文。 公文的本质，是国家统治阶级，在实施领导、管理国家、处理公务时所使用的书面文字工具。党政机关的公文，是传达党和国家的方针、政策，发布党政规章和法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告和交流情况的工具。 文书与公文、文件的关系是： ①用特写版头印制的文件； ②用电报传输的公文； 1.公务文书 ③公开发布的公文； ④会议上印发的公文； ⑤其他文字材料等。 文书 ①信函； ②： 2.私人文书 ③报告： ④日记： ⑤其他文字记录等。 2．公文处理涵义。公文处理是一个动态的过程，是指公文收发文单位特定的人员用特定的办理公文，使之符合有关规定和收发文单位的要求。它包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。 公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅（传批）、承办和催办等8个程序；发文办理包括公文起草、校核、签发、复核、登记、印制和分发等7个程序。 公文由秘书部门统一管理。管理的原则是：即发挥公文效用，又有利于公文保密。管理范围，包括收文管理和发文管理。管理的内容是：传达范围的管理、密级管理、复制（包括翻印、复印和其他手段复制公文）管理，汇编公文管理、秘密文件（包括各种载体文件）管理、公文清理清退销毁和机关合并、撤销时公文管理。 公文立卷，包括公文的收集、分类、区分保存价值、拟写案卷标题、排列卷内文件和编张号、编制卷内目录、被糊与拆除金属物、装钉案卷、填写案卷封面、编制案卷目录，编写立卷说明、归档，并按规定的期限移交进档案馆。 公文处理程序示意图 ⑴签收 ⑵登记 ⑶拟办 ⑷请办 1．收文处理 ⑸分发 ⑹传阅（传批） ⑺承办 ⑻催办 ⑴起草 ⑵校核 ⑶签发 2．发文处理 ⑷复核 ⑸登记 ⑹印制 ⑺分发 ⑴传达范围的管理 ⑵密级管理 ⑶复制管理 公文处理 3．公文管理 ⑷汇编公文管理 ⑸秘密文件（包括各种载体文件）管理 ⑹公文清理清退销毁管理 ⑺机关合并撤销时公文管理 ⑴公文收集 ⑵公文分类 ⑶区分保存价值 4．公文立卷归档 ⑷拟写案卷标题 ⑸排列卷内文件和编张号 ⑹编制卷内目录 ⑺被糊、拆除金属物、装钉案卷 ⑻填写案卷封面 ⑼编制案卷目录 ⑽编写立卷说明 ⑾归档 （三）公文的特点 公文是人类社会进行统治（领导）、管理和处理公务时所使用的书面文字工具。它具有以下8个特点： 1．鲜明的政治性。公文是阶级统治的工具，是管理工作的工具。它的内容反映了统治阶级的意志，代表统治阶级的利益。因此，它的阶级性、政治性非常鲜明。 2．法定的权威性。公文是领导机关的实施领导和管理工作的工具，其管辖范围内的所有单位和个人必须不折不扣地贯彻执行，不允许有任何反对地表示。如果对某些条文有不同意见，只能用合法的方式向上级领导机关反映，在上级机关未改变决定之前，必须遵照执行。 3．特定的作者、读者和严格的程序。公文写作，是一项严肃的工作。公文有特定的作者、读者，公文办理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制发机关（单位）。公文的读者，是由领导机关制发文件时规定的，只能按公文制发机关的意见办理，不得随意突破。公文办理有一套严格的程序。公文办理人员，必须严格按规定的程序办理，不得减少和超越规定的程序；必须恪尽职守，不得越权越位。 4．文字表述的准确性和语言的生动性。文字表述的准确性，是指公文的语言表达必须做到准确、规范，无歧义，否则，无法贯彻落实或出现执行上的偏差。特别是政策性公文，要清楚明了，操作性要强，便于贯彻和执行。一个规定，只能是一种解释。公文语言的生动性，是指公文语言的运用在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上，充分运用我国语言、词汇丰富的特点，在一篇公文中或在局部的段落内，做到句法、构词法一致，句子、词汇新颖，避免重复、累赘。 5．内容上的公务性和现实性。内容的公务性，是指公文是机关决策的产物，是机关处理公务活动的工具，必须完全彻底的为公务活动服务，不得把私人的事务写入公文之中。内容的现实性，指公文必须充分全面地反映实际情况，实事求是；必须为现实管理工作服务，具有现行功用和指导性、实践性。 6．强烈的时效性和特定的意向性。公文是为一定时期的管理工作服务的，过了一定的时期，就失去了现行功用，变成了档案材料（历史资料）。所以说，公文的时效性很强，必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用。否则，公文就失去了现行功用。特定的意向性。是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了。不同的受文对象，用不同的公文语言表述。 7．严密的逻辑性。公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写，做到逻辑严密，言简意赅，以其独有的逻辑力量说服读者（执行者），实现其管理作用、处理公务的作用。 8．规范的体式。通用公文是法定的，每一个文种的撰写方式、格式都是固定的。公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文，不得违反。 （四）公文处理的原则 ⑴实事求是的原则； ⑵党政分开的原则； ⑶精简的原则； ⑷高效的原则； ⑸按照行文机关的要求进行的原则； ⑹按照公文处理规定进行的原则。 标准：及时、准确、安全、保密。 （五）公文发布方式 1．内部发布 ①用特定版头印制内部分发； ②用内部传真电报发送； ③在内部网络上发布； ④其他方式。 2．公开发布 公开发布的公文，从公开发布之日到执行的起始日，至少要有30天以上的间隔期。 凡涉及与WTO有关的法律、法规、规章和文件，在公开发布之后90天内，必须译成一种WTO语言（英文、法文、西班牙文）译本。 ①在报刊上公开发布； ②在互联网上发布； ③张贴； ④设立政务公开场所供执行者索取公文； ⑤其他形式。 （六）公文处理工作的管理机构及职责 各级机关的办公室管理本机关的公文处理工作，并负责指导下级机关的公文处理工作。 （七）文秘人员应当具备的素质 素质，本指事物的本来性质，这里是指人们在理论、知识、艺术、思想、能力等方面的素养及所具备的水平。公文写作人员（秘书人员）应当具有较高的政治业务素质，工作积极，作风严谨，遵纪守法，恪尽职守。由于公文处理工作的政治性、知识性、专业性很强，涉及的领域、行业比较广泛，要求秘书人员必须具有较高的政治和业务素质，做到博而专。博，指广博的知识，博大的胸怀、健全的人格与宽广深厚的人文素养；专，指在核文专业方面造诣较深，精通核文业务，成为核文工作的专家。也就是说，既要做通才，又要做专才；在“博”中求“专”，在“专”中求“博”。具体说来，必须具备较高政治素质、业务素质、能力素质、心理素质、品德作风素质等。 1．政治素质 （1）具有较高的马列主义理论水平 （2）具有坚定的共产主义信念 （3）具有较强的政治敏锐性和政治辨别力 （4）在政治上与党中央保持高度一致 2．业务素质 （1）广博的知识修养。必须熟悉社会科学知识、熟悉自然科学知识和熟悉新兴学科、边缘学科知识；必须熟悉政策法律。 （2）精湛的业务修养。 （3）熟悉情况。包括熟悉世界情况和国内情况。世界情况包括世界各国政治、经济、贸易、科技、军事等方面的情况，熟悉国际力量的对比，熟悉和平、民主是当今时代的主题，但是个别超级大国（单极世界）独霸世界的局面仍未打破等。国内情况，包括国情、省情、市情、县情、乡情及本机关本单位的情况等。 3．能力素质 能力，是指够胜某任某项任务所具备的主观条件。秘书人员应当具有较强的服务能力、预决策能力、组织管理、协调能力、调研能力、创新能力。 4．心理品德作风素质 （1）良好的心理素质。要能“听得话、受得气、耐得烦、吃得亏。”也就是说，公文校核人员必须具备健康的心理，正确观察和处理各类问题，积极稳妥地应对各类问题；既要有宏大的胸怀，能溶纳百川，又要有小中见大的自律意识和自我调节意识，处处小心谨慎，有“如临深渊、如履薄冰”的危机感；既要正确对领导人，又要正确对待干部和群众；既要热爱本职工作，又要服从组织安排，兢兢业业，任劳任怨，甘当无名英雄，为党和人民的事业，奉献自己应有的智慧和力量。 （2）高尚的品德。必须具有坚定的共产主义信念，忠诚于所从事的事业。遵纪守法。模范地遵守公民道德。维护领导机关的形象。 （3）严谨的作风。必须做到严谨细致，热情周到，优质高效，廉洁奉公，做到密切联系群众、理论联系实际、批评与自我批评和两个“务必”。 二、公文格式 （一）公文格式概述 公文格式是公文内容的表现形式，是公文不可缺少的重要组成部分。它由公文的内容所决定，又服务于公文的内容。 1．公文格式的含义 格式，原指法律文书，是法律的一种。《隋书·高祖纪》讲：“自古哲王，前人作法，前帝后帝，沿革随时，律令格式，或不便于事者，宜依前敕修改，务当政要”。隋代以后，法有律、令、格、式之别。格，指官吏处事的原则；式，指则列。格式，通用指有关官署、组织、官员职权等法则，后来泛指规格样式。 　　公文是人类使用的一种管理工具和交际工具。人们使用公文进行管理和公务交往过程中逐步形成的习惯，并把它确定下来，共同遵守，这就是公文的格式。通俗地说，公文格式就是公文的规格样式，即公文各组成部分在页面上的表现形式，也叫公文的外部组织形式。它是规范化和标准化的格式。它反映了公文的客观需要和内在规律，体现公文的权威和功能。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文的内容起表现和保证作用。公文格式经领导机关确定，其所辖范围的各级各类机关、企业事业单位和一切社会团体，都要共同遵守。 　　现代公文的格式科学、实用,易学、易记，实现了大众化。党政机关通用公文的格式大体一致，略有差别，均采用法定和特定的公文格式。其目的都是为了规范公文处理工作，提高工作效率，做到运行有序，易于识别，便于管理和批阅处理，便于归档查考。认真学习公文的格式，就是为了正确使用和处理公文格式，做到规范化和科学化，提高公文处理工作水平。 2．公文格式的组成 1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对公文格式作了明确的规定。1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》国家标准，从技术方面对通用公文的纸张、排版、印刷、装订和公文中各要素标识规则，都作了更加明确具体的规定。这个国家标准适用于国家各级行政机关制发的公文，其他机关公文可参照执行。 　公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。 （二）公文文面格式 公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。实际上，公文的文面格式是公文全部书面内容的结构。不同的朝代、不同的机关、不同类别的公文，有不同的文面格式。目前，各类机关的通用公文的格式大体相同。党政机关通用公文的文面格式由版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记21个要素组成。这21个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前9个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。 眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。党的机关用特定版头制发的公文，眉首部分与主体部分用两条各长60.5mm、宽0.7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽0.7 mm的红色横线隔开,中间没有五角星;用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线（密码电报为红色）隔开。用A4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。 主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。 版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3个要素（行政机关的公文只有前两个要素）。 1．版头（报头）。 版头（报头），又叫发文机关标识。版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性，识别发文机关、公文级别、重要程度，以引起受文者注意的作用。在党的机关的普发性公文中，还可起到印信的作用。不同的机关，不能共用版头,但规格样式是相同的，只是表示的发文机关不同。 党的机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,例如,“中共××县委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成,例如,“中国共产党××市委员会(通知)”。版头字居中排印在公文首页上部，一般用长牟体字或长宋体字套红印制, 每个字的长度在15-22毫米之间，宽度根据字数多少而定，但都要小于“中共中央文件”字样。版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。版头一经确定, 须长期固定使用,一般情况下不作变动，更不得随意变动。 发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关，不能使用而社会不认同的简称。用A4型公文纸，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 报头。电报是一种快速传输、发布公文的有效形式。电报的报头由报头文字和两条横隔线组成，密码电报套红印制，明传电报印成黑色。常用的报头有两种：一是特定报头。由发文机关全称或规范化简称加“发电”2字组成。例如，“中共××市委发电”。密码电报的报头印成红色，明传电报的报头印成黑色。使用这种特定报头，在发文机关署名处，可省略盖章这一环节，有利于提高工作效率，不盖章与盖了章的电报均具有同等效力。但是，除党委和政府及其办公厅（室）外，其他任何单位都不准用这种专用报头发布密码电报。在实际操作中要注意防止张冠李戴，即发文机关与报头所代表的机关应一致。例如，署名为党委的电报用“中共×××委发电”报头。二是通用报头。通用报头有两种：一种用“内部传真电报”6字标明；一种用“密码电报”4字标明。明传电报使用“内部传真电报”报头。绝密、机密、秘密电报均属密码电报，使用套红印制的报头。这种格式除报头部分与用特定版头印制的公文不相同外，从公文标题之下的格式是相同的。 使用特定电报报头的机关，不再使用通用电报报头，密码电报只在报头部分套红印制。报头字用长宋体居中排印在电报首页上部,报头部分一般占公文页面的1/3左右，用16开型纸张的，报头文字的上边距公文纸的顶边18-32mm，下边距第一条横线22-29mm。每个字的长度为15-22mm，宽度视字数多少确定，但要做到美观、庄重、大方。 2．份号。 份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关，用特定版头印发的秘密公文应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号，例如，经会议讨论要收回的公文、领导讲话等。在行政机关，秘密公文都要标注份号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。 秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件发生。 用电报传送的秘密公文，不标注份号。但是，绝密、机密、秘密电报均属密码电报,均应按密码电报的管理办法进行严格管理。 3-4．密级与保密期限。 密级，即公文的秘密等级。公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。其中，秘密可划分为国家秘密和商业秘密，商业秘密划为“商业机密”、“商业秘密”2个等级。有秘密事项的公文应确定密级。用特定版头印发的公文，密级用3号黑体字标注。党的机关的公文，密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文，密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文，都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。比如：“机密★3年”。用电传方式发布的公文, 密级用3号仿宋体字标注在公文首页报头部分的“密级”栏内。 5．发往地址。 在电报报头左下方设有“发往地址”栏，有的也简化为“发往”二字，用于标注电报发送的地点与单位。公文有主送机关的，可简化为“见主送机关”。公文没有主送机关的，如决议、决定、指示、意见、公报、规定、细则、会议纪要、工作要点等文种，应在“发往地址”的右侧标注发往地址或发送单位。发送单位可用统称,也可用特称，视情况而定。一般方法是：普发性电报用统称，限知性电报用特称。发往地址和发送单位用3号仿宋体字排印。如果字数太多，也可用4号或5号仿宋体字排印。 6．紧急程度（等级）。 紧急程度（等级），是对公文送达和办理的时间要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。用特定版头印制的党的机关的紧急公文，分别标明“特急”、“加急”， 用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角，两字之间空1字；行政机关的紧急公文，分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行，如果该件公文无密级，则标注在第1行。 用电传方式传送紧急的公文有两种方式：一是用特定版头印制的公文直接电传；二是使用电报报头电传公文。电报的紧急程度叫等级，分 “特提”、“特急”、“加急”、“平急”4种，用3号仿宋体字标注，其办理公文的时间要求分别是1天、3天、5天、10天，即受文单位必须分别在规定的时间内办理完毕。 确定公文的紧急程度（等级）应实是求是，防止随意性。 7．发文字号（部委号）。 用特定版头印制的公文叫发文字号，用特定报头制发的电报叫“发电字号”，用通用报头制发的电报叫“部委号”。直接公开发布的公文没有发文字号；先用特定的版头印制、后公开发布的公文，仍用原来的发文字号。 发文字号（部委号，下同）是公文的代号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成，是每一个用特定版头（报头）制发的公文不可缺少的重要组成部分。它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区(管辖地)地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成，有的可省略发文机关代字或公文类别代字，但发文机关所在行政区地方代字不能省略。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简写，例如，“〔2001〕”不能简写为“〔01〕”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号,不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。 使用发文字号,应注意3个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号（部委号）。三是用特定版头印制的公文的发文字号，党的机关的用4号仿宋体字、行政机关的用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注，上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。电报的发文字号用3号仿宋体字标注，用特定报头印制的电报，标注在“密级”栏之后；用通用报头印制的电报，标注在“部委号”栏内。 8．签发人。 上报公文应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，标注于公文发文机关标识（版头、报头）下空2行红色横隔线之上。党的机关的公文用4号仿宋体字标注。某些重要的公文有会签人的，还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名。 上报公文标注签发人的目的，是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。 标注公文签发人应注意2个问题：一是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人。二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。 9．收发报序号。 收发报序号是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号。收发报序号由接收或传输电报单位的代字“×机”加收发报顺序号组成，其中，传输电报单位的代字，由传输电报单位所在行政区地方代字加“机”字组成。收发报序号设置在报头部分两条横隔线的最右端，由机要部门填写，分年度、分类别依次编号。 10．标题。 标题，一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于红色横隔线下方空2行排印。主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。回行时应做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。 在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。二是在有双文种的公文中，应简化标题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。 11.主送机关。 主送机关，即主要受理公文的机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称；在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格；最后一个主送机关名称之后用全角冒号。国家标准规定：“如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送。” 普发性公文，主送机关名称用统称，并做到规范、稳定。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关;决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。 12.正文。 正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。县级及基层党的机关不标注主送机关的公文，正文在标题之下空1行排印。数字、年份不能回行。 正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。常见的错误有:①第一层次用“(一)”;第三层次的“1.”写成了“１、”，把小圆点写成了顿号。②第一层次用“一、”，第二次用“(1)”，跳跃了两级。在正文层次不多的情况下，第一级用“一、”，第二级可用“1.”，但不能用“(1)”。为简化层次， 正文中尽量不用多层次结构。 正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体字排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的，第一文种的正文用3号楷体字排印，第二文种的正文用3号仿宋体字排印。 法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印，占两行；非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印，行距相同。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的,末尾用句号。 13-14.附件及附件名称。 附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主件装订在一起。 公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字，后面标全角冒号和附件名称。附件的序号（用阿拉伯数字）和名称前后的标识应一致。 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。仅一个附件的,不排附件的顺序号。附件排印与公文主件排印的规格相同。附件是图表的，其文字部分用3至5号字灵活处理。 如果附件与公文主件不能装订在一起的，例如，应填报的统计表等，应在附件的左上角第1行顶格标注公文的发文字号，并在其后标注附件（或带顺序号）。在这种情况下，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。附件与主件装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。 15.发文机关署名。 发文机关署名，应当用全称或规范化简称，位于正文之后的右下方。 党的机关的公文，与正文的末行一般空两行排印。不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。在县级和基层党的机关，公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于在正文之后不需署名的文种，采取变通的形式，即在正文之后用3号字署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印。 行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文，应署名。署名时，将发文机关名称排在成文日期和正文之间，主办机关排在前面，每行最多排3 个发文机关名称，最后一排如余一个或两个，均居中排印，以方便盖章为标准。 16.成文日期。 成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。 党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注。有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名右下方，低两个字用3号仿宋体字排印；对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号用3号楷体字标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文，对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。 行政机关的公文成文日期用汉字标注，“零”写成“○”。单一机关行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。联合行文，将成文日期拉开，左右各空7个字排印；成文日期与正文的距离，从实际出发确定，以方便盖章为准。 公文经领导人签发后因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定，或由办文者提出意见报领导确定。 17.印章。 在党的机关，省和市州党的机关公文，除会议纪要、有特定版头的普发性公文和用特定报头印制的电报外，其余的公文均应加盖发文机关印章。县市区党的机关和基层党组织的公文，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文，联署机关都应当加盖印章。 在行政机关，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 使用机关印章加盖公文时，要认真、细致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用红色。党的机关的公文印章在发文机关署名和成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。行政机关的单一机关行文，印章距正文2-4mm，居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，每行最多排3个印章，主办机关在前，印章盖在发文机关署名处，两端不得超出版心；最后一行如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标注成文日期。当公文排版后所乘空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 用特定报头制发的普发性电报，一般不再加盖发文机关印章，但上行文和非普发性的下行文、平行文的电报，应加盖发文机关印章。 使用通用的电报报头制发的所有电报，均须加盖发文机关印章。在紧急情况下，为了提高办文效率，可标注签发人及其姓名，不再加盖发文机关印章。 县市区党的机关和基层党组织制发的公文，对于不标注主送机关的文种，先改变其格式，然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。 18.印发传达范围（附注）。 公文如有印发传达范围（附注），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行，如果一行排不下，从第二行起可以顶格。 在党的机关的公文中，这一要素叫印发传达范围。它一般用于普发性公文。对于有主送机关的公文，对印发传达范围另有要求的，在印发传达范围处加以说明；对于没有主达机关的公文，起到标注主送机关的作用，并可对印发传达范围提出要求。 在《国家行政机关公文处理办法》中这一要素叫附注，其作用同党的机关的公文的印发传达范围，并可说明其他需要说明的事项。“请示”公文，在此处注明联系人姓名和电话号码。 印发传达范围的几种形式应相对固定，做到规范化,以便准确及时地确定公文的印发份数。例如：“此件公开发表”，根据实际情况，工作确实需要，可印少量有特定版头的公文存档备查。 19.主题词。 党的机关的公文，公文主题词按主题词法标注，即按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》（修订本）标注，位于公文末页下端抄送机关或印制版记上方；“主题词”用3号黑体字顶格排印，后标注全角冒号；主题词用3号书宋体字；一篇公文最多不超过10个主题词。行政机关的公文，公文主题词分类标引法标注；“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号；主题词用3号小标宋体字；一篇公文最多不超过5个主题词。 每个词目之间空1字。一行排不完的，另起一行与第一行主题词的第一个字对齐排印。主题词下方划一条与公文满行等长稍粗的横线，与印制版记的横线有所区别。 20.抄送机关。 抄送机关，指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓公文内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。 用特定版头（报头）印制的公文，抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前标明“抄送”二字并加冒号。抄送机关名称排列，按机关的大小和排列习惯依次进行排列，回行时与冒号后的抄送机关名称对齐。党的机关的公文，“抄送”2字顶格，用5号黑体字，后标全角冒号；抄送机关名称用5号宋体字，中间可用顿号、逗号、分号，末尾不用标点符号。行政机关的公文，“抄送”2字与抄送机关名称，都用3号仿宋体字，左空1字排印；抄送机关名称之间用顿号隔开，末尾用句号；如主送机关移至主题词之下，标注方法同抄送机关。 使用通用报头的密码电报的抄送机关名称，用3号仿宋体字标注在电报首页的“抄送”栏内。 21.印制版记。 印制版记是印制公文的标记，由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码上方，与公文页码不空行。党的机关的公文，两条横线之间的左右侧各空半个4号字，分别标注公文印发机关名称和印发日期，底线下边右侧离字边空两个5号字，加圆括号用5号宋体字标注印制份数，即“（共印××份）”。 行政机关的公文，只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。 印发时间都用阿拉伯数字，均以付印日期为准，年份不能简写。上行文的,印发日期后接着排印“印”字,下行文、平行文的，排印“印发”2字。 用特定版头印发的公文的印发日期，必须在成文日期之后或与成文日期同一天；用电报传送的公文，印发日期与成文日期必须是同一天。 翻印上级机关的公文，应把印发单位改为翻印单位，印发日期改为翻印日期，用圆括号标注共印××份。 （三）公文用纸格式 党的机关的“公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）”。目前，我国党的机关普遍采用16开型公文纸，也有部分单位使用国际标准A4型公文纸。如果使用国际标准A4型公文纸，应与本机关的上级机关的公文用纸格式一致，并通盘考虑，包括纸张、档案卷皮、档案柜等供应和配套问题，不能随意改变或单独改变公文用纸格式。公文用纸格式一经确定，必须长期固定使用。 《国家行政机关公文处理办法》规定：从2000年1月1日起，国家行政机关的公文用纸，一般采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。 （四）公文排印、装订格式 《中国共产党机关公文处理条例》明确规定：“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。”用汉字排印公文，除版头（报头）用长牟或长宋体字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4种字体。 《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”行政机关的公文除发文机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、“主题词”3字用黑体字，份数序号用2号全身黑正体字外，其余文字都是用3号仿宋体字。 用16开型公文纸排印公文，党的机关的公文，正文一般每页排20行，特殊情况，最多只能排22行，每行25个字。行政机关的公文，正文一般每页排19行，每行25个字。 用国际标准A4公文纸排印公文，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。 特殊情况下，为了防止出现“此页无正文”字样，调整行距、字距时，每页既可减少1行、每行可减少1-2个字，也可每页增加1-2行、每行增加1-2个字。 公文要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色普所标BL100%，红色油墨应达到色普Y80%，M80%。印刷品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标注页码。 公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订，不掉页。 （五）公文的特定格式和应注意的问题 在处理公文格式过程中，除了坚持正确的格式外，还要善于正确处理经常碰到的具体问题和特殊问题，既要坚持公文格式的规范性，又要把原则性与灵活性恰当地结合起来，正确处理具体问题和特殊问题，以确保公文格式的规范化、标准化和科学化。 党政机关的公文，除了规定的常用格式外，还有用其他形式印制的公文格式。凡是公文，都有一个格式问题，都要做到科学化、规范化、标准化。具体说来，主要有以下几种公文需规范其格式： 1.会议纪要。 会议纪要用特定版头、报头印发，分别按其格式办理。大部分会议纪要，用专用版头印发。其主要有两种形式：（1）用通用的“会议纪要”版头印发；（2）用特定的会议纪要版头印发，例如：“×市委委常委会会议纪要”、“×市委常委办公会议纪要”等。不论用通用的会议纪要版头,还是用特定的会议纪要版头，其格式是一样的。即:版头部分占公文首页页面的1/3左右， 版头部分用一条红色横线隔开。版头字用长宋体或小标宋体字套红印制；版头字下用4号仿宋体字（行政机关的公文用3号仿宋体字）居中排印年份与会议顺序号，例如：“〔2004〕第6次”；分年度编年度号和流水号； “〔20××〕第×次”之下排印红色横隔线。横隔线之下，使用通用的“会议纪要”版头的，排印会议纪要的标题；使用特定的会议纪要版头的，排印正文。正文要说明会议的时间、地点、出席会议人员、会议内容及议定事项；正文之后排印参加会议的人员情况，即会议的主持人、出席人、列席人、记录人；参加会议人员情况之下、末页下端标注公文主题词；主题词之下标注分送（印发）单位；分送（印发）单位之下排印印制版记，其字体型号与用特定版头排印的公文相同。 2.信函式公文格式。 信函式公文使用比较广泛，首页由发文机关全称或规范化简称加武文线与文武线组成，均套红印制。发文机关标识用小标宋体字，字号由发文机关酌定。 用16开型公文纸的，上边的武文线在发文机关名称之下3mm处，下边的文武线距页边18mm，有的省略了文武线。 用国际标准A4型公文纸的，发文机关名称的上边缘距上页边的距离为30mm；发文机关名称下4mm处为一条武文线，距下页边20mm处为一条文武线，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。其他要素标注方法与用特定版头印制的公文相同。 3.会议材料。 会议材料使用比较多，有不少的公文是以会议材料的形式发布的。规范会议材料格式，是做好会议秘书工作的重要任务之一。会议有多种类型，但不论召开什么会议，只要在会议上印发会议材料，其格式应统一，并做到规范化。 会议材料的格式，除首页与特定版头的首页不同外，其余大致相同。即：在会议材料的首页左上角标注“××会议材料之×”或“××会议材料”，字号一般用4号楷体或仿宋体。如果是秘密材料，在“××会议材料之×”之下标注份数序号，在右上角顶格标注密级。标题居中排印，在标题之下居中用3号楷体字排印成文机关名称或领导人姓名，在成文机关或领导人姓名之下加圆括号排印成文日期（也可将发文机关署名与成文日期加括号并列标注在标题之下居中位置）。在成文日期之下排印正文，在正文之后、最末一页下端标注公文主题词、印发范围和印制版记。其字体使用与用特定版头印制的公文字体用法相同。 4.会议简报。 党的代表大会、人民代表大会、政协会议和其他重要的、召开时间较长的会议，除发会议材料之外，还编印会议简报。会议简报一般采取打印或铅印的形式发与会人员。其一般格式是：有报头“会议简报”或“×××会议简报”，用长宋体字或小标宋体字或行书体字印制；报头之下居中标注“第×期”；期数之下排印一条横线；横线的左上方排印“××会议秘书处”，右上方排印简报的成文日期“××××年×月×日”；横线之下排印标题及正文。一期简报可以排印一篇至几篇文章，其排印标准与用特定版头印制的公文相同；正文之后排印主题词和印制版记。会议简报与会议材料都要存档。 5.领导讲话稿。 领导讲话稿，一般由领导人在会议上讲话时使用，也有作书面发言的。领导讲话之前，有的讲话稿已先印好；有的是待领导讲话之后，在会议上印发，并在报刊上公开发表，或在内参材料、通报材料中印发，也有不印发的。凡做会议材料、内参材料、通报材料印发的，分别按其格式印发。如果领导讲话之后，不另印发，只作存档备查。对于这样的讲话稿，应标明何人、何时在何种会议上的讲话。其中，有两级标题的，在主标题中阐明讲话主题内容，在副标题中标明在什么会议上的讲话，标题之下居中署讲话人姓名，姓名之下居中加圆括号用阿拉伯数字标注成文日期，年份不能简写。只有一个标题的，应在标题中标明在何种会议上的讲话，标题之下居中标注讲话人姓名，姓名之下居中加圆括号标注讲话日期；或者在标题中标明某某在什么会议上的讲话，标题之下居中标注讲话日期。正文之后、末页下端可标注公文主题词与印制版记。 6.工作简报。 党政机关因工作需要，经常定期或不定期地编印一些简报，发有关单位，以沟通信息和指导工作。工作简报的名称由各机关根据工作需要确定。有的用“内参”、“××通报”、“参考材料”、“情况通报”等字印制。但是编印工作简报应从实际和工作需要出发，不能过多、过滥，均应按有规定分别报同级党委办公厅（室）或政府的办公厅（室）进行审批、登记，经登记之后才能编印工作简报。 工作简报的格式，其版头部分一般占公文首页页面的1/3左右,由各机关自己制定。版头字的字号未作统一规定，但要庄重、大方、美观，一经确定，不得轻易改变。版头字下居中标注发文字号或“第×期”；发文字号之下排印一条红线的横隔线；横隔线之下排印公文标题；标题之下排印正文；正文之后、末页下端排印公文主题词、印发范围和印制版记。用这些版头印制的公文，一般无主送机关，其字体型号与用特定版头印制的公文字体型号相同。 三、行文规则 （一）行文关系 行文，是指公文制发单位发公文给受文单位。受文单位一般是某个单位或某些单位或集群单位。这种发文单位与收文单位之间的公文往来关系，就叫做行文关系。它是根据组织系统、公文法定作者的职责权限、发文单位与受文单位之间是否具有隶属关系确定的。 正确处理行文关系，充分发挥公文的效用，是一切机关工作人员特别是从事公文处理的人员必须熟练掌握、正确使用的基本技能和方法之一。公文的行文关系，主要有以下六种关系： 1．领导与被领导的关系。 领导与被领导的关系，是指有隶属关系的上级机关与下级机关之间的公文往来关系。按照我国现行的政治体制、行政管理体制和组织制度，凡有隶属关系的上下级机关之间工作上的相互关系是领导与被领导的关系。 公文往来中的领导与被领导的关系，专指行文关系，是指具有直接领导关系的上下级之间的关系，不包括间接的领导关系，即处于领导地位的政党与其所领导下的人大、政府、政协、企业事业单位、社会团体等机关单位之间的领导与被领导的关系。 2．指导与被指导的关系。 指导与被指导的关系,是指没有隶属关系但有业务指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系。例如，没有隶属关系但有业务指导关系的上级机关与下级机关之间的公文往来，上级机关的职能部门与下级机关的相关部门之间的公文往来，同级机关、单位、部门之间在各自的职权范围内进行业务指导工作时的公文往来等。这种关系与领导与被领导的关系比较，行文方式相同，但所用文种不尽相同，二者有本质的区别。 具有业务指导关系的上级机关向下级机关、上级机关的部门向下级机关的相关部门进行业务指导、答复问题、部署业务工作等，必须受政策、法律、纪律、办文制度和职责权限的约束，只能在各自的职权范围内活动，不得超越职权范围。 3．综合管理与被管理的关系。 综合管理和被综合管理的关系，包括归口管理与被归口管理的关系，前者是指党政机关与企业机关的综合部门与其他部门之间的工作上联系而进行的公文往来关系；后者是指党政机关与企业机关的有关综合部门，机关授权给他管理同级有关部门与直属单位的公文往来关系。综合部门与其他部门之间，在行政级别上和法律地位上虽然是平等的，没有隶属关系，但综合部门根据自己的职权范围和工作需要或接受领导机关及领导的授权，对其他部门实施综合管理和归口管理，如收集工作情况，交办领导批示事项，接受领导或机关的授权开展有关公务活动、进行催办督办等。因此，综合部门与其他部门之间的公文往来，是综合管理与被综合管理、归口管理与被归口管理的关系。其他部门、单位必须服从综合部门的管理，不得因本部门、本单位的级别与综合部门相同或比综合部门的级别还要高而不服从管理。这是因为各部门的职权范围和业务分工不同，并由综合部门的工作性质、职能和任务决定的。 目前，我国党政机关和企业机关的职能部门分为两大类：一类是综合性的，比如，党政机关和企业的办公厅（室）和机构编制、发展部门等；另一类是专业性的，比如，党委组织、宣传部门，政府的教育、农业、林业、卫生等；企业的生产、质检、供销部门等。 4．属地管理中统一管理与被统一管理的关系。 属地管理中统一管理与被统一管理的关系，是指党和国家的某些工作按照属地管理的办法进行管理，地方党委、政府及其各部门与其管辖范围内没有隶属关系的机关、单位之间的公文往来关系。在我国，不少工作进行属地化管理，所有机关、单位必须接受所在地党委、政府就有关事项的统一管理。他们与当地党委、政府的部分公文往来，是一种统一管理和被统一管理的关系。 在党的机关，有些是中央和其他上级领导机关垂直管理的机构，党组织关系在地方，在党的建设方面，这些机构应接受所在地党委的统一管理。党组织关系不在地方的机关、单位，有关事项，也应接受所在地党委的统一管理。 5．监督与被监督的关系。 监督与被监督的关系，是监督机关和有监督职能的机关与被监督机关、单位之间的公文往来关系。按照我国现行的政治体制，具有监督职能的机关与被监督机关、单位之间的公文往来，其中一种重要的关系是监督和被监督的关系。 监督机关、部门与被监督机关、单位之间的公文往来，主要是监督性和被监督性公文往来，比如，通报政策、法律和有关规定及有关决定执行情况，提出对违纪违法行为的处理建议或法律文书，作出质量鉴定结论等。所有监督机关与被监督机关之间保持着密切的监督与被监督的公文往来关系。 6．平行机关之间的协作关系和业务上管理与被管理的关系。 （1）平行机关之间的协作关系，是指没有隶属关系的机关、单位之间因工作上的相互联系而进行的公文往来关系。这种工作上的相互联系，一般以公文为媒介，请受文单位予以支持、帮助或予以协助或予以批准等。 处理平行机关之间的协作关系时常见的错误有：①行文对象级别高，就认为本机关与行文对象是上下级之间的领导与被领导的关系；②行文对象有管理实权，给这样的部门、单位行文，作上级对待，以示尊重。这两种行为都是不符合行文规则的，应予纠正。 （2）平行机关之间业务上的管理与被管理的关系，是指没有隶属关系的机关、单位之间，其某些业务工作应接受业务主管部门的统一管理。比如，干部工作，应接受干部管理部门的管理；财务工作，应接受财政部门的管理等。平行机关之间业务上的管理工作，比如，报请批准，批准后的答复，进行监督管理，下达管理规范等，应用函行文。 常见的错误有：把业务主管部门当作自己的上级机关，请求批准时错用文种，即该用“函”,却用“请示”、“报告”，这种现象应予纠正。 （二）行文方式 党政机关的行文方式分为下行文、上行文和平行文三种方式。 1.下行文。 下行文，是指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。根据行文的目的、任务和传达贯彻的要求，下行文又分为一级下行文、逐级下行文、多级下行文和直贯到底下行文。 2.上行文。 上行文，是指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。根据隶属关系和上行文的目的、任务、要求，上行文又分为一级上行文、逐级上行文、多级上行文和越级上行文。 3.平行文。 平行文，是同级机关和不相隶属的机关之间的行文。有些机关虽然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有隶属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。 平行文没有级别、地区之分。同级机关和不同隶属的机关之间联系工作、交流情况、答复询问和批准管辖的事项等都可以行文，但是，只能用“函”行文。 （三）行文规则 行文