开会

开会[2003-05-29 13:54:00 人气:27] 开会 定义： 将与会者聚合一起，就某个共同的话题或是问题开展讨论和交流，最终获得行动。这种可使与会者之间加强沟通、交流信息，并且可以启发与会者的思维，开拓他们视野。 按照会议的形式分，一般有四种会议形式： 告知性会议：宣布某一政策法规、布任命。由特殊身份的人主持，与会者只应接受、讨论和理解报告。 建设性会议 ：讨论新战略、新方法、新。由有创见的人参加。 立法性会议：受命制定规章、制度，或修改旧的、不适应新情况的规章、制度。 执行性会议 ：讨论及决定任务分配的执行者，解决“怎么做？谁来做？”的问题。 适用范围： 需作决策、或交流信息时使用，培训对象为有一定创新思维的人员或根据需要选定。 操作步骤： 准备阶段 确定会议的类型，分析会议是否有召开的必要，确定会议的目的：需达成什么样的结果？取得什么行动方案？ 还要准备议事日程，列出与会议目的有关的所有项目，确定每个项目的商议时间，收集所有与会议所议项目相关的信息，将议事日程和整理好的资料向所有受训者传阅。 实施步骤： Ø 开会前主持人向与会者叙述会议的目的。 Ø 主持人核对并记录与会者。 Ø 根据议事日程顺序提出每个项目，给予每一个与会者表 述自己意见的机会。将会议的过程做书面的记录。 Ø 控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的 细节上，应及时引导到议题本身。 Ø 在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要 进一步讨论，可以推迟到下一次会议。 Ø 确定下次会议的议题和时间。 会后工作： 在与会者中传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。 对会议的整个流程和结果进行评估。 分析： 使用会议法，不但有助于受训者传递信息、更新知识，进行安排、协调、咨询、决策等工作，而且还能提高受训者沟通能力、分析问题和解决问题的能力。可以说，会议法是一种必要的、提高工作效率的好方式。 在使用会议法时，应注意以下两个问题。 注意会议的有效性： 要注意不能滥用会议，期望以会议来解决问题，这是一个错误的看法，会议过多，只会降低工作效率。 切勿召开可开可不开的会议，没有准备的会，明确议题、或议题过多、或没有中心议题的会议，迟到和无故延长的会议，离题、重复性发言的会议，议而不决的会，决而不行的会。 注意安排会议的议程： 开会时，主要、重要议题的议程应放在最前。时间紧迫，需要立即或尽快做结论的内容，应安排在前面，而时间尚有回旋余地的内容可以放在后面。 需要与会成员认真思考的问题，可排在前面；涉及问题较多的放在后面，这样可以防止因为讨论影响其他内容的进行。 实例： 美国通用电器公司的总裁约翰在1989年创造了一个称之为“开动大家的脑筋”的活动。 这个活动的具体内容是：在公司中部门选出100名代表，并将这100名代理分成若干个小组，定期召开会议，提出本部门的意见和要求，公司的高层经理在现场听取每个小组的汇报。 这个活动给企业带来明显的效益。例如，在通用公司飞机发动机修理厂的一次会议上，各小组共提出建议108行，这些意见除了对生产本身外，还谈到了厂标和在厂里建小卖部等问题。员工的建议被采纳后，当年就在于企业节省了20万美元。 总裁约翰认为，这一活动是摸清企业发展脉搏，培养未来经理人员最基本的好方法。