合同评审管理办法

评审管理办法 总则 为确保合同的有效性、可行性，规范合同评审活动，特制定本管理办法。 适用范围 本办法适用于中国建筑第六工程局及下属子公司（下称“公司”）本部及各业务部对外签订的各类合同，主要包括以下各类合同： 工程设计、监理、施工、采购、租赁合同； 银行贷款合同； 土地使用权出让、转让、出租、抵押合同； 担保合同； 项目开发合同； 房地产转让合同； 代理、咨询、评估等服务类合同； 劳动合同； 其他合同。 组织管理 合约预算部是公司合同评审的归口管理部门，负责依据国家政策法规与公司管理要求制订合同评审相关制度，对合同评审活动进行指导。 评审的管理 评审的组织、参加部门 评审的组织、参加及记录保存分工部门见下表： 序号 评审内容 组织部门 参加部门 记录保存部门 1 工程设计、监理、施工、采购、租赁合同 合约预算部 财务资金部、法律事务部、项目管理部、市场部   2 银行贷款合同 财务资金部 法律事务部、相关业务部（如有） 评审组织部门 3 土地使用权出让、转让、出租、抵押合同 业务主管部门 法律事务部、财务资金部 4 担保合同 财务资金部 合约预算部、法律事务部、相关业务主管部（如有） 5 项目合作开发合同 业务主管部门 合约预算部、财务资金部、相关业务部（如有） 6 房地产转让合同 业务部或职能部门 合约预算部、财务资金部、法律事务部 7 代理、咨询、审计、评估等服务类合同 业务部或职能部门   合约预算部、财务资金部                                 相关业务部（如有） 8 劳动合同 人力资源部 相关业务部（如有） 9 其他 公司总经理视具体情况决定 评审的原则 参加评审部门应从各自的专业角度，分别本着下列原则进行评审： 依法防范风险的原则 确保经济效益和社会效益的原则 技术支持保障的原则 评审的提出 在合同谈判工作开始前，先由业务主管部门起草合同文件并把关合约预算部配合评审组织部门起草合同文件，合同文件应优先依据政府主管机关或行业协会制定的示范合同文本起草； 如果政府主管机关或行业协会未制定相应的合同示范文本，则可由合约预算部配合评审组织部门结合实际情况起草或与合同对方共同起草合同文本； 评审组织部门原则上应至少提前2个工作日将待评审的合同文件送交各评审参加部门 评审的实施 原则上采用书面传阅会签的形式，对于评审中出现重大争议的合同，可由审批人决定采取召开专题会议的形式； 评审参加部门应在收到合同文件后1个工作日内向评审组织部门提出书面评审意见； 评审组织部门将合同文件和汇总后的评审参加部门的评审意见报审核人，审核人在收到后1个工作日内提出书面审核意见； 评审组织部门将合同文件及汇总后的审核意见和评审意见报审批人审批； 审批人在收到合同文件、审核意见和评审意见后1个工作日内做出批示； 如果审批人不批准按报审的合同文件签订合同，则评审组织部门应根据审批意见继续完善合同内容并与合同对方进一步协商后形成修订后的合同文件，再次报请审批人审批； 审批人批准签订合同文件后，评审组织部门负责按经过批准的合同文件与合同对方办理协商签约事宜； 合同的审核、审批及签署权限详见《合同审核、审批及签署权限划分表》（附件1）。 评审记录的保存 评审组织部门负责保存书面的合同评审记录（合同评审记录格式见附件2）。 合同文件变更、解除的评审 发生合同条款变更（如价格条款、计价条款、支付条款、质量条款、工期条款、违约条款变更等）或解除时，应采用书面形式，如补充协议、备忘录、会议纪要等文件形式，合同条款变更或解除评审程序参照合同签订评审程序执行。 紧急情况处理 当遇到紧急情况，来不及进行书面评审时，可先行口头评审、审核、审批，但必须在紧急情况消除后的第一个工作日内，补做书面的评审记录。 合同签订份数 必须确保公司持有至少叁份合同文件原件，正本原件交财务资金部存档，副本原件分别由合约预算部和相关业务部或职能部门各保管壹份。 合同交底 评审组织部门负责向负责具体执行合同的有关人员做合同交底并形成书面的合同交底记录（合同交底记录格式详见附件3），交底记录由评审组织部门存档备查。 附则 由局合约预算部负责解释，经局长办公会授权后，由局合约预算部负责修订； 本规定自发布之日起执行。 附件 附件1：合同审核、审批及签署权限划分表 附件2：合同评审记录表 附件3：合同交底记录表 附件1                       合同审核、审批及签署权限划分表 序号 合同类别 划分 审核人 审批人 签署人 1 工程设计、监理、施工合同 合同总价款在1亿元（含1亿元）人民币以上 公司副总经理 公司总经理 公司总经济师 合同总价款在1亿元人民币以下5000万元（含5000万元）人民币以上 公司总经济师 公司副总经理 合约部经理 合同总价款在5000万元人民币以下 合约部经理 公司总经济师 合约部副经理 2 银行贷款合同 全   部 公司总会计师 公司总经理 公司总会计师 3 土地使用权出让、转让、出租、   抵押合同 全   部 业务部经理 公司总经理 业务部经理 4 担保合同 全   部 公司总会计师 公司总经理 财务部经理 5 项目开发合同 全   部 业务部经理 公司总经理 业务部经理 6 工程分包与材料设备采购合同 合同总价款在1000万元（含1000万元）人民币以上 公司副总经理 公司总经理 项目管理部经理 合同总价款在1000万元人民币以下400万元（含400万元）人民币以上     合约部经理 公司副总经理 项目管理部副经理 合同总价款在400万元人民币以下50万元（含50万元）人民币以上 合约部副经理      项目管理部经理 项目管理部主办 合同总价款在50万元人民币以下 项目经理   项目管理部经理 项目经理     合同审核、审批及签署权限划分表（续） 序号 合同类别 划分标准 审核人 审批人 签署人 7 机具租赁合同 合同总价款在100万元人民币以上（含100万元） 项目管理部经理 公司副总经理 项目管理部经理 合同总价款在100万元人民币以下50万元以上 合约部经理      项目管理部经理 项目管理部主办 合同总价款在50万元人民币以下 项目经理 项目管理部经理 项目经理 8 房地产转让合同 开发项目房地产 业务部经理 公司总经理 业务总经理 非开发项目房地产 公司总经理助理（副总）或业务部经理 公司总经理 公司总经理助理（副总）或业务部经理 9 广告、中介、咨询、审计、资产    评估等服务类合同 公司本部业务中订立的 公司总经理助理（副总） 公司总经理 公司总经理助理（副总） 区域公司订立的 业务部经理 公司总经理 业务部经理 10 劳动合同 公司本部人员 公司总经理助理（副总） 公司总经理 公司总经理 区域公司人员 人力资源部经理 公司总经理 人力资源部经理 11 其他类合同 公司总经理视具体情况决定   注：1.本表为常规性授权文件，                 2.业务活动中如需为合同签署人出具授权委托书，由授权委托书主办部门根据本表的规定出具。                           附件2                合同评审记录表                                                         编号： 合同名称   合同编号   合同金额   组织部门/单位   主办人   附件  □ 无；□ 有，名称：                                           评审意见 参加部门 修改意见 评审人签名 日期    □ 无；  □有，详见文件标注；  　　　　 □有，详见附页说明。        □ 无；  □有，详见文件标注；  　　　　 □有，详见附页说明。        □ 无；  □有，详见文件标注；  　　　　 □有，详见附页说明。        □ 无；  □有，详见文件标注；  　　　　 □有，详见附页说明。        □ 无；  □有，详见文件标注；  　　　　 □有，详见附页说明。       □ 无；  □有，详见文件标注；  　　　　 □有，详见附页说明。     文件修改 记录 □ 各部门对合同无异议，请公司领导审批； 已根据评审意见对合同进行修改，请公司领导审批； 其他：                                       。 主办人签字/日期：                      评审组织部门/单位负责人签字/日期：                     审核人意见：                   签名／日期： 批准人批示：                   签名／日期：                     附件3                 合同交底记录表   编号： 合同名称   合同编号   工程名称   合同金额   工程地点   承揽范围：   业主名称   业主联系人/联系电话   主要交底内容   一、总原则 有效防范合同风险、确保公司的社会信誉和经济利益。   二、合同的主要内容（主要采用传递合同文件原件或复印件的方式）   三、合同订立工作流程   四、合同台账管理   五、合同   六、合同履行情况总结（在工程竣工验收或合同履行完毕） 接受交底人签名 姓名 单位 姓名 单位 姓名 单位                               交底人：                                      交底日期：   年  月  日 某（集团）有限公司合同管理办法   第一章  总 则   第一条  为规范合同的管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规，结合我公司实际情况，特制定本办法。 第二条  集团公司、各分、子公司、控股公司与其他平等主体的自然人、法人和其它组织之间, 在订立、履行、变更、解除或者终止各类合同、协议时，适用本办法。 第三条  签订合同实行洽谈权、审核权、审计权、批准权相对独立、互相制约的原则。任何合同均需按照合同评审程序评审批准后，方可签订。 第四条  实行法人授权委托制度，签订合同由法定代表人或凭法人的委托授权书方可签订，委托代理人必须在授权范围和权限内签订合同，不得超过代理权限，不得与自己代理的其他人签订合同。无法人授权委托，任何人无权签订合同。 第五条  责任部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同当事人是否具有签订合同的主体资格；审查合同对方的主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围和有效期及其真实性，审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效。在合同签订时，应保存有关资料。   第二章  合同分类及责任部门   第六条  根据公司实际情况，对合同作下列分类并确定责任部门。 销售合同：销售部门负责签订，执行； 采购合同：需求部门负责签订，执行； 委托合同：需求部门负责签订，执行； 技术合同：技术部门负责签订，执行； 质量合同：品质管理部门负责签订，执行； 承包合同：             负责签订，执行； 租赁合同：本公司需要租用其他公司的厂房、设备，由需求单位负责签订，执行；其他公司租用本公司厂房、设备，由行政管理部负责签订，执行； 其他类合同：行政管理部或指定的部门负责签订，执行；   第三章  合同的签订   第七条  与他方达成合约意向，经协商一致，除即时清结者外，一律应订立书面合同，严禁口头协议和非正式书面协议。杜绝履行在先，签订合同在后的情况发生。 第八条  合同文本要求文字表达准确、简洁、不得有模棱两可，表达有歧义的语句出现。 第九条  合同文本必须写明对方的名称、地址、联系人、电话、银行账号，签约人为被授权人时，必须提供授权委托书，并填写被授权人的身份证号码。 合同对争议解决方式和管辖的约定，原则以由我公司住所地人民法院管辖的诉讼方式解决。 第十条  合同的签订严格按审批流程进行，各环节评审过程采用签批单进行 记录，签批意见可批注在合同稿件上，签批人作出标记，注明签批处数并签字，由合同编制人负责对签批意见进行处理落实，签批过程的原稿随整理的正式稿件同时归档。  第十一条  合同签订的审批流程及权限：（该条不太明确，各种合同编号、盖章由谁规定清楚） （1） 销售合同、采购合同，经办单位起草经办人签字，单位主管审查，审计，分管领导审批，加盖合同专用章。 （2）其余合同经办单位起草、经办人签字、单位主管审核、相关单位会签、审计、分管领导审定、副总裁以上领导批准。行政管理部对合同编号，由档案室负责人签名后加盖合同专用章。 （3）涉及到重大经济、法律责任，有重大影响的合同，应经总裁办公会讨论决定，提交总裁（法人委托）或者委托人审批。需公证手续的，经办单位提出，行政管理部负责办理。 （4） 技术合同、质量合同、采购合同经办单位签订、单位主管审核，分管领导审批。 （5） 分管领导：管理中心主任、制造中心主任、销售公司总经理、进出口公司总经理。 第十二条  合同签订时，需要办理下列手续的，由具体业务部门负责办理：      （1）法律法规政策要求办理批准手续的；      （2）公证手续；     （3）担保手续；      （4）依据法律、法规、政策及合同约定需要办理的手续。 第十三条  签订各类合同必须使用合同专用章，合同专用章印模需送登记注册的工商行政管理部门备案。 第十四条  合同专用章由财务部专人保管，凭合同审批单领导签批，加盖合同专用章，两页以上的合同必须加盖骑缝章，未加盖公司合同专用章的合同，结算部门、财务部门不得办理结算、拨款手续。 第十五条  严禁在对外签订的合同的空白文本上盖章。对于不能在同一地签订的合同，应由对方先签字盖章或各自签署后互换文本。       第十六条  补充合同的签订适用本章的规定。   第四章  合同的履行 第十七条  合同签订后，即具有法律效力。各部门必须认真履行合同，严格执行，确保信誉。 第十八条  有关合同履行中的书面签证、收发货单据、结算文件、来往信函、文书、传真等均为合同的组成部分，各部门在收到对方的上述资料后，应及时处理并制定对策，部门负责人签注具体意见，经过分管领导审批后执行，相关资料送行政管理部备案。 第十九条  在合同履行过程中，如需书面通知对方，除对方代表当场签字外，应以特快专递的形式送达对方，回执单据由行政管理部随合同原件妥善保存。 第二十条  行政管理部要定期对合同履行情况进行检查，对合同履行中出现的问题督促责任部门及时予以解决。     第二十一条  合同在履行过程中发生纠纷，履行部门应及时分析查明原因，收集相关证据，提出解决办法并报请上级部门，及时与对方协商解决，签订补充协议；若协商解决不成应根据合同约定在规定的时效内提请上级部门及时申请仲裁或提起诉讼；当我方接到对方的索赔函或诉状后，应认真研究及时处理，与对方协商解决或收集证据应诉或反诉。 第二十二条  合同义务完全履行完毕后，合同文本及相关资料交由公司档案管理部门保存。   第五章  合同的变更与解除   第二十三条  合同签订后受法律约束，我方不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时，由合同履行单位说明原因提出意见、部门主管审核，经集团领导同意后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议，妥善处理合同变更或解除的善后问题；变更和解除的相关书面资料和处理记录送行政管理部备案。 第二十四条  公司依据法律法规或合同约定需单方面终止（中止）或解除合同的，应书面通知合同对方，以特快专递的形式寄发或由对方签收，其凭证作为合同组成部分交由行政管理部妥善保存。   第六章  合同的管理   第二十五条  公司采用归口管理和分类专项管理相结合的形式对合同进行管理。       第二十六条  公司行政管理部负责公司的合同管理工作，是合同的归口管理部门，对公司合同进行动态监督管理。有关合同的订立、履行、变更、解除和终止（中止）等重要事宜由行政管理部对各业务单位实行指导和监督。 第二十七条  公司行政管理部管理合同的主要职责是： （1）制定和修改公司合同管理办法，报总裁审定后组织实施；      （2）制定主要合同的格式文本；      （3）对合同进行编号、归档；      （4）参与重大合同的调研、谈判和审核工作；      （5）配合业务部门对公司重大合同和风险程度较高的项目开展资质、资信调查工作；      （6）监督和协调各部门对合同的全面履行；      （7）参与合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼活动；      （8）配合人力资源部门组织合同管理的业务培训； （9）负责与外聘法律顾问的联系、沟通，提供有关法律咨询； （10）负责对公司各业务部门提交的合同统计资料进行汇总和综合分析。 第二十八条  公司各部门在职责范围内，对本部门的合同进行分类专项管理。各部门合同管理的职责是：      （1）负责本部门合同的签订（包括合同的谈判、起草、送审、报批等）工作；      （2）负责本部门合同的建档管理和履约跟踪，发现合同履行过程中出现问题及时向公司行政管理部报告；      （3）对合同的变更、终止（中止）、解除按上级决定具体执行；      （4）负责本部门合同信息的收集、整理及分析，并及时上报； （5）制订本部门合同的管理细则； （6）负责处理本部门管理的合同发生争议的协商、调解、证据收集工作。       第二十九条  公司各部门按照下列环节对合同进行管理：      （1）公司各业务部门对其业务范围内的合同内容负责，保证其真实性、合理性及技术可行性，对额度及实施的规范性负责；      （2）公司部门负责合同项目计划管理；      （3）公司财务会计部门负责合同项目预算管理，审核合同价格、付款方式，并组织和管理合同后期核算与结算等工作，财务会计部门应当建立和完善相关的管理措施和制度；      （4）公司行政管理部负责审查合同条款的完备性、合法性、统一性；      （5）公司审计部门对合同进行审计监督；       第三十条  各部门应严格按照公司合同签订的审批程序执行，要加强对合同履行情况的监督检查，并将合同有关统计报表定期上报公司行政管理部。         第三十一条  公司对合同采取保密措施。       公司各部门及员工对其所熟知的合同须尽保密义务，不得泄露合同内容。       公司各部门及员工在业务执行中，一般只能借用合同（含相关资料）复印件，确需借用合同（含相关资料）原件应经行政管理部批准后方可借用。 第三十二条  合同编号、格式、归档的具体规定： （1）合同编号 编号规则     ××（×）× ×××                                          顺序号 类别号 类型号 年号 年号  取末尾两位数 类型号  销售合同使用“销” 采购合同使用“采” 委托合同使用“委” 租赁合同使用“租” 类别号 合同类使用“H” 协议类使用“X” 顺序号 采用三位数字 （2）合同格式 通用合同格式见，特殊格式由业务单位自定。 （3）合同归档 合同原稿（加盖红章）起草单位一份、财务一份、集团档案室一份，合同对方数量根据需求确定。 采购合同、销售合同部门归档，送财务和档案室备案。     其余合同行政管理部归档，按月、年装订成册，长期保持。   第七章  责任与奖惩       第三十三条  公司各部门及员工在签订合同时，对对方的主体资格、合同内容等不尽勤勉义务，给公司造成重大经济损失、或不利的社会影响的，公司有权 依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。       第三十四条  直接责任人在签订合同时，与对方相互串通，损害公司的利益，公司除根据相关法律法规、公司规章制度解除劳动合同外，有权要求直接责任人承担赔偿责任，直至通过司法部门追究其刑事责任。       第三十五条  在合同履行中，业务部门或项目部门未尽到职责，造成公司损失的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。       第三十六条  保管合同（含相关资料）的部门由于管理不善等原因造成合同（含相关资料）原件丢失给公司造成损失的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。 第三十七条  公司员工未尽保密责任，泄露合同内容的，带来公司不利的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。 第三十八条  公司各部门及员工在合同的签订、履行及合同管理中成绩突出，有重大贡献，或开拓创新，给公司带来较大利益的，由公司按奖励规定给予相应的奖励。   第八章       附  则         第三十九条  本办法所称的“合同”是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面约定。包括：各类协议、补充约定、合同的附件。       公司的劳动合同不适用本办法之规定。       第四十条 下列合同属于重大合同范围：      （1）合同总金额超过人民币    万元（含   万元）的合同；      （2）公司所有对外投资合同；      （3）土地使用权出让、房地产买卖合同；      （4）其他重大、关系复杂的合同。         第四十一条  本办法实施过程中，产生的争议由行政管理部根据总裁的授权负责解释。       第四十二条  本办法自下发之日起执行，原合同管理办法同时停止执行。       附件：       一、公司合同审批流程；       二、合同审批表。