企业档桉工作规范宣贯

null更新观念 与时俱进 积极实施《企业档案工作规范》更新观念 与时俱进 积极实施《企业档案工作规范》广东省档案局监督指导处 钟伦清 办公电话：38749121 电子邮箱：z38749123@126.com讲三个问题讲三个问题是什么？ 为什么？ 怎么办？null《企业档案工作规范》是什么？ （一）属性 （二）内容 （三）亮点《企业档案工作规范》是什么？《企业档案工作规范》是什么？ （一）属性：行业推荐性 我国标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级。国家标准和行业标准分为强制性标准和推荐性标准。保障人体健康、人身财产安全的标准和法律、行政法规定强制执行的标准是强制性标准，其他标准是推荐性标准。 《企业档案工作规范》（DA/T 42）属于信息管理类的行业推荐性标准。由国务院有关行政主管部门负责制定和审批，并报国务院标准化行政主管部门备案。《企业档案工作规范》是什么？《企业档案工作规范》是什么？（二）内容：9+2 1范围。按标准格式，明确和介绍了标准的适用范围； 2规范性引用文件。列举出标准中所引用的相关标准和规范性文件； 3术语和定义。列举并解释了本标准中使用、《档案工作基本术语》没有提到的术语； 4档案工作原则。提出了企业档案工作遵循的基本原则，明确了企业档案与企业档案工作的性质和作用、企业档案工作的管理体制、企业档案工作任务和目标、企业依法管理档案的责任； 5档案工作组织。明确了企业档案管理网络构成，企业、文件形成部门、档案部门应承担的职责，及档案人员素质要求； 6档案工作制度。明确了企业档案工作制度体系、制度制订程序以及应当制定的工作规章、和业务规范；《企业档案工作规范》是什么？《企业档案工作规范》是什么？7档案业务工作。明确了文件材料形成积累、归档、收集、整理责任与方法和档案保管、鉴定、统计、利用等工作的具体要求； 8档案信息化建设。明确了档案信息化的目标和原则，对电子文件归档、传统载体档案的数字化、网络服务与业务系统以及电子档案的安全与保存提出要求； 9档案工作设施设备。对企业档案工作中设施、设备的配备提出要求。 附录A：《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料基本范围和保管期限参照。 附录B：《表格式样》是标准“2规范性引用文件”中所列出的引用文件中没有涉及到的档案管理业务应用表格。《企业档案工作规范》是什么？《企业档案工作规范》是什么？ （三）亮点：创新、继承、时代感 1.管理创新，填补空白。将“企业档案工作”作为一个整体加以规范，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白； 2.观念创新，认识升华。首次将企业档案界定为“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，对企业档案的价值定位进行了升华； 3.经验基础，继承兼容。过去几十年来我国企业档案工作经验和标准起草人个人的经验，直接引用了17个目前正在施行的国内、国际有关档案工作的标准； 4.信息化方向，时代感鲜明。将信息化建设作为一章，充分说明企业档案信息化在当前企业档案工作中的重要地位和作用。null为什么要制定《企业档案工作规范》？ （一）适应 （二）引导 （三）促进 为什么要制定《企业档案工作规范》？为什么要制定《企业档案工作规范》？ （一）适应企业改革与管理创新的要求 经济体制：经济→有计划商品经济→市场经济 企业所有制：公私合营、全民所有的国营企业、集体所有企业→国有、 私营、合资、股份制→有限责任公司和股份有限公司 改革方向：完善激励约束机制、产权多元化、完善公司治理结构、重组 优化资源配置、人事用工分配制度与市场接轨 企业管理：“五个更注重”—系统思考、全面变革、整体提升；定位中 高端化；科技创新与管理变革并行；信息技术与管理结合； “软实力”建设。 为什么要制定《企业档案工作规范》？为什么要制定《企业档案工作规范》？ （二）引导企业档案工作持续发展的要求 我国企业档案工作发展经历了由单一向综合、由行政要求向标准引导的过程 起初（1950-60年代）只提技术档案 1980年提科技档案管理 1987年企业档案管理达标升级 1996年企业档案工作目标管理 2000年企业档案工作目标管理活动在国家档案局停止 2002年国家出台《企业档案管理规定》 2009年《企业档案工作规范》颁布为什么要制定《企业档案工作规范》？为什么要制定《企业档案工作规范》？ （三）促进企业档案工作规范化的要求 实践证明，通过一定的外力来推动企业规范档案管理是一条成功经验。 《企业档案工作规范》总结了新中国成立以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准和国内档案管理标准，能较好地满足企业档案工作规范化管理的要求。 然而，企业为什么要规范档案工作呢？或者说，为什么要搞好企业档案工作？null如何实施《企业档案工作规范》？ （一）更新观念提高认识 （二）把握重点和难点 （三）探索适宜的实施方法如何实施《企业档案工作规范》？如何实施《企业档案工作规范》？ （一）更新观念提高认识 从企业档案“概念”和定位的变化看认识的提高： 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。 ——1987《国营企业档案管理暂行规定》 本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 ——2002《企业档案管理规定》 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。 ——2009《企业档案工作规范》如何实施《企业档案工作规范》？如何实施《企业档案工作规范》？ （二）把握重点和难点 组织建设体系化 管理职责具体化 工作制度层次化 业务工作差异化 发展方向信息化 设施设备实用化 附录参考格式化 组织建设体系化组织建设体系化5.1 组织系统建设 5.1.1 档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。 5.1.2 档案机构设置 企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。？ 5.1.3 档案人员配备 企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。？ 5.1.4 档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。 管理职责具体化管理职责具体化5.2 企业管理职责 5.2.1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳人企业发展规划和，为档案工作持续发展提供保障。 5.2.2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。 5.2.3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。 5.2.4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字 〔1998〕6号文件的要求进行，其他企业可参照。 5.2.5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。 5.3 企业部门职责 5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。 5.3.2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。 5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。 5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489．1第七章、 ISO 15489．2和档发〔2002〕5号文件要求。 5.4 档案部门职责 5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。 5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。 5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。 5.5 档案人员要求 5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。 5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。 5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。 5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。 工作制度层次化工作制度层次化6 档案工作制度 6.1 工作规章 6.1.1 明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。 6.1.2 制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。 6.1.3 建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。 6.1.4 制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。 6.2 管理制度 6．2．1 文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。 6.2.2 档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。 6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。 6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。 6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。 6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。 6.2.7 电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。 6．2．8 档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。 6.3 业务规范 6.3.1 文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。 6.3.2 档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。 6.3.3 文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。 6.3.4 特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。 业务工作差异化1业务工作差异化1 7.1 企业档案工作与业务活动 7.1.1 企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。？ 7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。？ 7.1.3 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。？ 业务工作差异化2业务工作差异化27.2 文件的形成、积累 7.2.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。 7．2．2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。？ 7.3 文件整理与归档 7.3.1 文件整理 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA／T 22、GB／T11822、财会字〔1998〕32号、劳力字〔1992〕33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB／T 11821、DA／T 15、GB／T 18894、DA／T 32等标准的要求。 7.3.2 文件归档范围 7.3.2.1 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求。 7.3.2.2 归档文件的主要来源有： ——本企业形成的文件； ——本企业引进项目、外购设备等接收的文件； ——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件； ——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件； ——本企业执行、办理的外来文件。 业务工作差异化3业务工作差异化37.3.2.3 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA／T 28；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。 7.3.3 文件归档时间 7.3.3.1 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。 7.3.3.2 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。 7.3.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。？ 7.3.3.4 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。？ 7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 7.3.3.7 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。 业务工作差异化4业务工作差异化47.3.4 文件归档要求 7.3.4.1 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。？ 7.3.4.2 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。 7.3.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 7.3.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。 7.3.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 7.3.4.6 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。 7.3.4.7 文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》(见附录B表B．1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。 业务工作差异化5业务工作差异化57.4 档案收集工作 7.4.1 文件归档的交接 7.4.1.1 文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。 7.4.1.2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表)签字后各保留一份。 7.4.2 档案与资料的收集 7.4.2.1 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。 7.4.2.2 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。？ 7.4.2.3 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。 7.4.2.4 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。 7.4.2.5 企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。 业务工作差异化6业务工作差异化67.5 档案整理工作 7.5.1 档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。 7.5.2 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。 7.5.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。 7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。 7.5.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA／T 13。 7.5.6 档号可采用“[全宗号——]分类号(或项目代号或目录号)——案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([]表示可选)结构。 全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。 7.5.7 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。 互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。 7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。 7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA／T 12。 业务工作差异化7业务工作差异化77.6 档案保管工作 7.6.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。？ 7.6.2 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹。应采取复制手段加以保护。 7.6.3 库房管理 7.6.3.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ 25)。 7.6.3.2 库房温、湿度应符合JCJ 25、GB／T18894和DA／T15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。 7.6.3.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。 7.6.3.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。 业务工作差异化8业务工作差异化87.7 档案鉴定工作？ 7.7.1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。 7.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。？ 7.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。 7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。 7.7.5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。 7.7.6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B．3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。 业务工作差异化9业务工作差异化97.8 档案统计工作 7.8.1 档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。 7.8.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆(室)藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。 7.8.3 档案统计工作应保持连续性。？ 7.9 档案利用工作 7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。 7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。 7.9.3 利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录B表B.5)。 7.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用、原件、复制件、缩微件和电子档案。 7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。 7.9.6 企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。？ 7.9.7 企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。？ 7.9.8 企业可利用档案举办档案陈列或展览。？发展方向信息化1发展方向信息化18 档案信息化建设 8.1 档案信息化目标与原则 8.1.1 企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。 8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。 8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。 8.2 电子文件的归档 8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。 8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。？ 8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB／T 18894第6章。 8.2.4 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB／T 17678．1和GB／T 18894。？ 8.2.5 加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。 8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。？ 8.3 传统载体档案数字化 8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。 8.3.2 纸质档案数字化应符合DA／T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA／T 43的要求。 8.3．3 照片档案和声像档案数字化文件格式见DA／T 32的附录B。 数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。发展方向信息化2发展方向信息化28.4 电子档案的保管 8.4.1 电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。 8.4.2 电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA／T 32的附录C，保管要求见 GB／T 18894的9.4。 8.4.3 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。 8.4.4 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。？ 8.4.5 超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB／T18894中9．8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。 8.5 档案网络化服务 8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。？ 8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。 8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。 8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。 8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。 8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。？ 8.6 档案管理系统软件 8.6.1 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。 8.6.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。 8.6.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO15489.1第8章和ISO15489．2。 ？设施设备实用化1 设施设备实用化1 9.1 档案库房 9.1.1 档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。 9.1.2 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。 9.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。 设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。 9.2 业务技术用房 9.2.1 业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。 9.2.2 企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。 9.3 阅览及陈列室 阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。 陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。设施设备实用化2设施设备实用化29.4 档案装具 9.4.1 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。 9.4.2 各类档案盒规格、式样和质量应符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和 GB／T 11821的要求。 9.5 保护设备 9.5.1 档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。 9.5.2 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。 9.5.3 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。 9.6 技术设备 9.6.1 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。 9.6．2 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。 9.6.3 配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。 9.6.4 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。 附录参考格式化1附录参考格式化1附录A （资料性附录） 企业文件归档基本范围与保管期限参考表 表A.1 经营管理类附录参考格式化2附录参考格式化2附 录 B1-5 （资料性附录） 表 格 样 式 表B.1 档案交接登记表移交时间： 移交部门：移交人签名： 接收人签名： 档案交接登记表如何实施《企业档案工作规范》？如何实施《企业档案工作规范》？（三）探索适宜的实施方法 1.领导重视最重要 2.全员参与有保障 3.因企制宜不能忘 4.管理创新应提倡 5.企业自觉先对标 6.效果认定再探讨领导重视最重要领导重视最重要“老大难，老大出来就不难”。无论是机关还是企业，得到单位最高领导认可的工作，开展起来就会顺利得多。所以，在贯彻实施《企业档案工作规范》时，首先要取得单位“一把手”的支持。 企业分管和主管档案工作的部门领导是直接影响档案工作开展的领导，他们的重视和支持当然是不可缺少的。全员参与有保障全员参与有保障全员参与是有效管理的一项重要原则，是它特别针对涉及范围广的管理活动。 企业档案来自企业的生产、经营和管理一线，需要每一个员工都有较强的档案意识，才能确保归档文件材料的完整、准确、系统和安全。因企制宜不能忘因企制宜不能忘 《企业档案工作规范》主要是基于产品生产型企业的档案管理实践，该标准的通用性主要体现在法规规定性、领导率先垂范与全员参与、系统性管理以及档案管理责任要求等方面。而在具体制度建设、档案业务建设、信息化建设及设施设备配置中，由于企业所处行业、规模、层级不同，在具体实施中必须有针对性地进行必要的变通。 需要变通实施的内容主要有： （一）不同行业间的归档范围不同，案卷形式与组织方式也不尽相同； （二）企业规模大小不同，对档案机构设置、人员配备和设施设备的要求也应不同； （三）不同层级的企业，因业务范围、管理权限不同，归档材料和档案组织建设与制度建设内容应该有区别； （四）不同类型的企业，如民企、国企、股份制企业，在档案工作组织、制度以及业务建设、信息化等方面，都会有所不同。管理创新应提倡管理创新应提倡一是宣传贯彻《企业档案工作规范》要与新形势、新时期企业档案工作创新结合。 ——理念上，面向企业核心业务，保护企业资信权益； ——架构上，适应企业管理体制，促进管理技术创新。 ——目标上，充分发挥档案信息效用，迈向知识管理。 ——效果上，满足现实利用需求，传承企业历史文化。 二是档案管理信息化程度较高的企业，应在企业档案管理模式创新上积极探索。企业自觉先对标企业自觉先对标我们设想，《企业档案工作规范》的贯彻实施分步进行： （一）企业对标自查。企业根据规范要求自行对照检查，找出差距和不足； （二）企业对标完善。企业根据自检中找出的差距和不足，按照标准进行自我完善； （三）实施效果认证（评估）。在适当时候，档案行政管理部门将出台有关《企业档案工作规范》实施效果的认证（或评估、认定）办法。 （四）新旧标准对接。在开展实施效果认证（评估）的同时，逐步将《企业档案工作规范》实施情况与原来的企业档案目标管理和省直单位档案工作年度评估与省直档案工作示范单位创建活动衔接起来。效果认定再探讨效果认定再探讨关于《企业档案工作规范》实施效果认证（评估）办法，目前从国家档案局到各省档案局都还在酝酿之中。 很希望广大档案工作者共同出谋划策，找到一种科学合理又适用的办法。 让我们共同努力吧！null 本次讲座到此结束 谢谢大家！