真正的高汤

金碟财务软件手册——凭证审核 凭证审核 从4-1界面中,您可以清晰地看出凭证处理的主要业务流程。当您输入记账凭证后,就需要相关人员对这些凭证进行审核。在这里请您注意的是制单人与审核人不能为同一操作员,否则系统拒绝审核签章。 凭证一旦进行了审核,就不允许对其进行修改和删除,用户必须进行反审核操作后才能对凭证进行修改和删除。 对输入的凭证进行审核,有单张审核和成批审核两种方式: 一、案例说明 案例:继续第一节的案例,我们对刚才录入的“银-3”号凭证进行审核和反审核。 操作流程: 1、通过“文件”菜单下的“更换操作员”功能切换系统操作员。如:更换操作员为“董为民”。 2、单击账务处理模块的<凭证审核>功能,系统进入凭证序时簿界面,将光标定位于“银-3”号凭证,单击菜单栏中的“审核”按钮,系统进入凭证界面,单击菜单栏上的“审核”按钮,凭证下方的审核人即打上“董为民”的名字,表示这张凭证被审核。 3、审核后,当再次点击“审核”按钮,审核人的名字将会去掉,表示这张凭证被反审核。 图4-16 二、单张审核 用鼠标点击图4-1中的凭证审核,系统会弹出菜单,您选择其中的单张审核,即进入凭证的单张审核状态。系统进入记账凭证窗口,在此窗口中您可以对记账凭证审核。此窗口中的项目不能修改,只能查看。查看完毕后可以对此张凭证审核并签章,按下按钮或“F3”即表示审核通过,并在审核人处进行了签章,您可以利用记录移动器对多张凭证进行审核。 如果记账凭证已经过审核,则在按下按钮后会消除原审核签章,该凭证即变为未经审核状态。要修改已审核过的记账凭证时,必须先销章,然后才能修改。 三、成批审核 金蝶KIS标准版提供了成批审核、成批销章功能,以便减少由于因单个凭证审核或冲销时花费您许多时间。用鼠标点击图4-1中的凭证审核,系统首先需要您过滤出您所需要审核的凭证,在会计分录序时簿文件菜单,单击‘成批审核’或Ctrl+H时,系统弹出对话框:“批量审核序时簿中的凭证吗?”如单击“是”后,系统随即出示一份审核报告,如图4-17所示。成批销章的具体操作类似成批审核。 图4-17 凭证检查 凭证检查是系统进行针对输入凭证的合理、合法性检查的简称。其检查范围及标准有:A.是否按照账套选项设定的条件。B.是否遵循基本的凭证输入原则,如借贷不平衡等。C.用户自行设定的检查条件。D.凭证字所许可的会计科目范围等等。 在会计凭证输入完成后,您随时可以检查凭证,单击<凭证检查>按钮即可弹出如图4-18所示的凭证检查条件输入窗口,可以输入相应的条件,检查当前期间的凭证,并显示图4-19示的检查结果。 图4-18 图4-19 1.日期范围:当前期间的开始日期和结束日期。 2.凭证字:确定要检查属于哪一种凭证字的凭证,系统在此默认全部凭证字,但您可以用下拉按钮根据需要进行选择。 3.凭证号:确定要检查凭证号的范围,当凭证字为非全部凭证字,如“现付”的情况下,您才可以输入凭证号的范围,否则系统默认为灰色不可选。 4.制单人:凭证的制作人,系统默认空白表示全部制单人。 5.包括已过账凭证:当选择此选项时,表示包括当前期间已过账的凭证,系统默认为未过账凭证。 凭证过账 凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿中的过程。经过过账的凭证以后将不再允许修改,只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式进行更正。因此,在过账前应该对记账凭证的内容仔细审核,系统只能检验记账凭证中的数据关系错误,而无法检查业务逻辑关系。这其中的内容只能由会计人员自已检查。 注意事项:为了方便用户对已经过账凭证的修改,系统提供了反过账的功能(Ctrl+F11),进行反过账、反审核的凭证就可以进行修改和删除了。 系统在过账时,会根据您在账套选项中是否选定了“过账前凭证必须经过审核”选项对凭证审核进行控制,如果选择了“过账前凭证必须经过审核”选项,则在过账时,系统会检查记账凭证是否经过审核。否则,系统不对凭证是否经过审核进行检查,直接过账。 尽管金蝶KIS标准版在录入会计凭证时已经进行了较严格的检查工作。但在凭证过账时,系统还要进行更进一步的严格检查,以防止账务数据产生错误。 凭证过账是一项十分简单的操作,您可以在过账向导的带领下,轻松的完成过账操作,过账可分为以下几个步骤进行: 第一步、在账务处理窗口中单击〈凭证过账〉按钮,系统进入提示信息窗口,如图4-17所示。在窗口中,系统会提示您在凭证过账之前需要完成的准备工作,如果您还没有准备好,您可以改变主意,按下〈取消〉按钮,停止过账。按下〈前进〉按钮,系统就带您进入到了凭证过账的第二个操作步骤,如图4-20所示。 图4-20 第二步、对凭证号连续性处理的选择。系统在这里为了给用户灵活的操作提供方便,未对凭证号的连续性做严格的限制,而把控制权交给了用户自已。在这里您可以针对您对凭证号连续性的的高低来进行选择,如图4-21所示。 图4-21 金蝶KIS标准版为了方便您在账务处理过程中由于某种特殊需要,或业务员只处理自己的所辖范围的业务,系统提供部分过账功能,这样一来对其他业务员的业务处理可能带来许多便利的地方。 您如果不选取“部分凭证过账”选项,则系统和原版本功能一样,否则,当选取“部分凭证过账”选项时,系统即时弹出一凭证需过账的过滤条件,此时输入相应的过滤条件并确认之后,系统将对满足过滤条件的凭证进行过账。在选择完之后,按〈前进〉按钮,就进入了第三步操作过程。 第三步、完成过账 进入到图4-22所示窗口后,系统就要开始对凭证过账了,在过账之前系统最后给您一个机会,确定是否要进行过账处理。如果此时您想改变主意还来得及,只要按下〈取消〉按钮即可放弃凭证过账。按下〈完成〉按钮系统就开始过账,并显示出过账进度。 图4-22 凭证过账过程中不只是对记账凭证过账,还要对固定资产变动资料进行过账,一旦过账完成,则这些固定资产资料就不能再进行修改了。 在过账过程中,系统要对所有的记账凭证及业务资料的数据关系进行检查,一旦发现错误,系统会给出错误提示信息,并中止过账。在修正完错误之后重新过账。过账完毕之后,系统进入第四步操作。 第四步、显示过账凭证信息 图 4-23 在这个步骤中,系统将本次所过账的表内科目和表外科目凭证及各种业务资料的数量、金额等项内容显示在窗口中,为您提供过账信息。您在看完过账信息之后,可以接下〈完成〉按钮,结束本次过账操作。 凭证查询 凭证查询功能提供了十分丰富的凭证处理功能,在单击〈凭证查询〉后,系统弹出凭证过滤窗口如图4-24所示,下面进一步详细说明凭证查询功能。 图4-24 一、过滤条件 其操作方法分别在‘内容’、‘比较’、‘比较值’列选择或填值,接着可继续输入类似条件,并且在最左边选项窗口选择‘且’或‘或’,同时您还可以选择“已过账”、“未过账”和“全部”三选项中之一,“审核”、“已审核”和“全部”三选项中之一;最后单击<确定>系统进入“会计分录序时簿”窗口,如图4-25所示,您可以增加、修改、审核、查看、删除和凭证打印,也可以查找或复制记账凭证。 图4-25 二、浏览会计分录序时簿 会计分录序时簿是经过凭证筛选后生成的,序时簿中凭证默认为不排序,按录入的顺序排列。 三、打印序时簿 在会计凭证查询处理中,系统提供了分录序时簿打印输出功能,可以按照您所选定的会计期间将序时簿打印出来。在文件菜单选择“打印”或在工具条中单击“打印”按钮,即可打印输出序时簿。 四、打印预览 单击〈打印预览〉按钮,可以按照打印样式在屏幕上显示序时簿。 五、打印凭证 在会计分录序时簿窗口中,可以将序时簿中的凭证,按照记账凭证的格式顺序打印出来。 在文件菜单中选择“打印凭证”或单击工具栏中的按钮,系统会出现打印记账凭证窗口,如下图所示: 图4-26 〈打印预览〉:屏幕上预览打印出的凭证样式。 〈打印〉:将凭证筛选后的全部记账凭证送打印机. 〈打印设置〉:如果选择套打凭证,系统将弹出4-23后,选择单据类型、对应套打设置,同时还可“维护/引出”、“引入”。如果没有选择套打凭证,单击<打印设置>后,系统将弹出如图4-5窗体。 图4-27 〈取消〉:取消打印记账凭证处理,返回到序时簿窗口。 在凭证打印设置功能(见图4-5)里,用户除了可设置打印尺寸外,还可通过“常规设置”标签页来设置凭证里面的分录按指定汇总到哪个科目级次和按核算项目汇总,如果选择凭证汇总的科目级次为非明细级,则凭证打印预览及打印时,自动累加一张凭证中同科目的记录。然后再打印,及决定是否打印外币、数量。 如果用户决定在凭证输入和打印时,要显示带多核算项目的科目的全名,也需要在“多核算”设置界面里进行有关设置,如下图所示: 图4-28 当一个会计科目带多个核算项目时,在会计科目名称后各个核算项目名称的不同排列顺序可能有着不同的业务含意,所以用户必须根据实际为系统指定一个恰当的多核算项目名称排列显示顺序。 为了简便,系统用数字1来代表往来单位核算项目类别,2代表部门,3代表职员,4代表用户自定义的核算项目。 上述数字所组成的字符串中,每个数字的相对位置顺序则代表了相应类别核算项目在一个科目全名中的位置顺序。 举例: 要求带多核算科目在名称中反映:不同部门各业务人员(职员)的往来单位及该业务员所销售的产品(自定义核算项目)。即: 科目全名 = 科目名-部门-职员-往来单位-自定义核算项目 则需定义的相应多核算项目名称排列顺序:2314 所定义的多核算项目名称排列顺序是针对所有带多核算项目的科目的。如果一个科目并不带有名称排列顺序串中定义的核算项目类别,则在显示该科目全名时,所定义的核算项目位置为空,即不影响全名显示。 对于中国广东深圳地区的用户,如果要使用深圳地区的标准格式来打印凭证,同样可在序时簿或凭证录入菜单中的“打印凭证|打印设置”功能里设置。通过里面的地区设置标签页,可以设置是否使用深圳地区标准格式凭证,也可以分别设 置此类凭证特有元素的字体(设置通用凭证元素的字体功能在序时簿的查看菜单里),并且在打印“深圳地区标准格式凭证”时,总账科目(一级科目)、明细科目及核算项目分开显示,不再重复显示。 六、查找记账凭证 系统提供了完善的查找功能,选择编辑菜单的‘查找’选项,或单击工具条中的按钮,系统弹出如图4-29所示的记账凭证查找窗口。 内容: 在此处选择要按什么项目内容去查找。系统提供了日期、凭证字、凭证号、摘要、会计科目、币别、原币金额、汇率、数量、单价、业务编号、结算方式、结算码、借方金额、贷方金额等项目内容。 比较关系: 选择项目内容按照什么比较关系与比较值进行比较。系统提供了等于、不等于、大于、大于或等于、小于或等于、包含、不包含、为空值、不为空值等几项比较关系。 比较值: 输入要查找凭证中比较项目条件满足的数值。凭证查询功能还提供了各项条件的综合查询,在多项条件之间提供了“且”与“或”的逻辑运算。如图4-29所示。 图4-29 例如:我们要查找借方金额大于25000或会计期间等于3,并且币别为RMB的凭证。即可按如上图所示的方式设定条件,条件设定完毕之后,单击〈确定〉按钮,系统即开始在当前序时簿中查找满足条件的凭证。 如果查不到,系统提示:“是否要从头开始查找”,如选择〈是〉则系统会从头开始查找到当前记录,选择〈否〉则停止查找,查找到满足条件的凭证之后,系统会将光标定位于满足条件的凭证上供您查看,要查下一条满足条件的凭证,可按F3键,系统会继续查找。 七、凭证整理 凭证查询界面“编辑”菜单下<凭证整理>功能,可以将凭证号码重新排列,解决凭证断号的问题。 如选择“按凭证日期重排凭证号”的选项,可按凭证日期重排凭证号,否则按原来的凭证顺序。 凭证整理只对可修改状态凭证进行整理,对已审核、已过账凭证、已结账期间的凭证不起作用。 八、新增凭证 如果您需要在查看凭证序时簿时新增记账凭证,您不必退回到凭证录入中新增。您只需在文件菜单中选择“新增”选项,或单击工具条中的按钮即可,其操作过程与凭证录入中的操作过程一致。只有当会计分录序时簿所选的会计期间为“未过账”或“全部”时,此时新增的会计分录方可显示。 九、修改凭证 在凭证查询功能中,对凭证过滤器选择“未过账”进入会计序时簿后,您可以修改已录入的未过账凭证。将光带定位于要修改的凭证中,在文件菜单中选择“修改”选项或单击工具条中相应的按钮。在未过账的凭证中也可以将鼠标移到要修改的凭证上,然后双击鼠标左键。系统会显示记账凭证修改窗口,如下图所示。您可以在此窗口中对记账凭证进行修改,其操作方法与凭证录入相似,请参阅凭证录入一节。 图4-30 如果要修改的记账凭证已经过审核,系统会弹出对话框,提醒您凭证已经过审核,问您是否要查看此凭证。 选择“是”则进入记账凭证窗口,此凭证只能进行查看,不能修改,只有未审核且未过账的凭证才允许修改。 在凭证修改窗口中系统提供了一些快捷处理功能,以便于用户使用。在修改凭证时,您可以利用工具条中的按钮进行快速定位和查找凭证。 十、删除凭证 凭证的删除,只能是未过账和未审核的凭证,对审核或已经过账的凭证是不能删除的,系统将会提示,如果确要删除已过账或已审核之凭证,需反过账或销章处理。删除不需要的凭证,将光带定位于要删除的凭证上,选择编辑菜单中的“删除”功能项或单击工具条中相应的按钮,系统会提示您是否确认删除该张凭证。 确实要删除时单击〈是〉,不要删除时单击〈否〉。如果删除的凭证是本类凭证的最后一张,则系统会直接将它从序时簿中完全删除。否则,系统只对该凭证加注“作废”标记“X”,并不真正删除。要想真正删除该张记账凭证,可选中已作废的凭证再次执行删除功能,系统会提示是否要真正删除该张凭证。确定后,系统将该凭证永久删除。 十一、作废凭证可恢复 在凭证会计分录序时簿中,可以使用编辑菜单中的「恢复已删除凭证」选项对分录有作废标志“X”的凭证进行恢复。 十二、凭证审核 请参见第二节:凭证审核 十三、会计序时簿引出 金蝶KIS标准版为了更方便地满足您的特殊要求,系统可以将会计序时簿以不同的文件形式引出,使用您较为了解的应用软件编辑加工整理,甚至还可将引出的文件作为二次开发的数据来源等。引出的文件格式如图4-31所示。 图4-31 预警查询 一、案例说明: 首先我们先通过一个案例来了解一下如何使用预警功能: 案例:当上海一百公司的应收账款在第三期借方发生额超过10000元时,进行预警。 1、在会计之家主界面点击“工具”菜单下的<科目预警设置>,首先对科目的预警范围进行设置。 图4-32 2、在“科目预警设置”窗口点击“增加”按钮,并设置“应收账款—上海一百”借方发生额在0—10000不预警(即大于10000就报警),如图: 图4-33 3、设置完预警条件后,进行凭证录入,在凭证录入界面的“编辑”菜单下选择“启用科目预警”(如果不选择该选项,系统不会按照预警条件进行报警) 4、下面我们录入一张凭证,“应收账款—上海一百”借方发生额为15000,系统出现如图提示: 图4-34 5、科目预警只是一种提示,因此是否保存这张凭证由用户自己决定,系统不会强制用户不能继续录入和保存。只要点击确定后,用户可以继续录入或放弃录入。 在设置了科目预警后,您可以随时通过“预警查询”功能对科目的预警情况进行查询。下面我们来详细介绍一下预警查询的功能。 二、功能介绍: 在单击‘预警查询’后,系统弹出预警查询过滤窗口如图所示: 图4-35 2科目: 选择预警查询的会计科目,可以直接输入会计科目的代码,或用科目窗口边的获取按钮从会计科目代码表中获取科目代码。 2核算项目: 选择科目下挂的核算项目代码,系统将显示该科目下设的核算项目的预警数据。2币别: 在这个选项中可以选择不同币别输出科目预警和实际数据,系统提供了本位币和外币等币别选项。 2会计期间: 选择要查询哪个会计期间的科目预警和实际数据,只能为一个期间。 查询条件输入完毕后,单击〈确定〉按钮,系统即按所设定的条件显示科目预警数据。系统会进入下图所示科目预警查询窗口。 图4-36 自动转账 自动转账功能用于自动生成可按比例转出指定科目的“发生额”、“余额”、“最新发生额”、“最新余额”等项数值的会计业务。 一、案例说明: 案例:根据本期应付工资的14%计提福利费,并把计提的福利费转入到“管理费用—福利费”科目中。 1、在“账务处理”模块点击〈自动转账〉,出现下图窗口: 图4-37 2、点击〈增加〉按钮,出现自动转账凭证设置窗口。 3、自动转账名称:我们输入“计提福利费用” 4、转账期间:系统自动为1-12,表示每个期间都可以按照此设置进行自动转账,您也可以进行修改。 5、凭证字:用户进行选择,我们选择为“转”。 6、摘要:同凭证输入方式相同,F7选择或手工输入,我们手工输入“计提福利费用” 7、会计科目:同凭证输入方式相同,F7选择或手工输入,由于是把计提的福利费转入到“管理费用—福利费”科目中,因此借方科目输入“管理费用—福利费”,转账方式为“转入”;贷方科目输入“应付福利费—福利费计提”,转账 方式为“按公式转出”,公式可通过公式向导进行设置,设为取应付工资贷方金额的14% 8、保存:输入完毕后,我们点击〈保存〉按钮即可。下图为我们输入好的自动转账凭证。 图4-38 9、生成凭证:保存后我们回到生成自动转账凭证的界面,鼠标双击选中需要生成凭证的自动转账凭证格式,点击〈生成凭证〉按钮,系统就按照定义的格式生成相应的凭证,如下图: 图4-39 下面我们详细介绍一下自动转账的功能。 二、设置自动转账格式 在账务处理窗口中,单击〈自动转账〉按钮,系统即弹出自动转账凭证设置窗口。在此窗口中,您可以增加、删除、修改自动转账凭证的凭证格式。可以生成指定格式的记账凭证,也可以生成全部设定格式的自动转账凭证。 (一)增加 在图4-1账务处理主窗口单击〈自动转账〉,系统弹出如下图所示的自动转账凭证设置窗口。 图4-40 单击〈增加〉按钮,进入如图4-41所示的增加状态: 图4-41 选择凭证字,输入摘要内容、科目代码、核算项目。在输入科目和项目代码时可通过工具条中的查看按钮或相应菜单来查看选择代码,用户亦可自己输入代码。通过设置在借方或贷方转账参数,确定转账凭证中分录的借贷方向。单击借方或贷方输入框后,接着选择转账方式。 图4-42 转入:是否属于转入科目。 按比例转出余额:按该科目余额的比例转出。 按比例转出发生额:按该科目的发生额的比例转出。 按公式转出:表示按本位币金额公式转出。 包含本期末过账凭证:选择“包含”和“不包含”二者之一。 转出比例:将转出内容转出的百分比。 本位币金额公式:该条分录的科目必须为最明细科目,如明细科目下设了核算项目,还必须输入核算项目代码,在输入科目及核算项目后,还须录入币别。根据科目是否下设外币及数量,可以录入原币取数公式、本位币取数公式、数量取数公式。公式设置可以按F7或点按工具条中“获取”按钮进入公式向导辅助输入,公式的语法与自定义报表完全相同,通过取数公式可取到账上任意的数据。另外,在公式中还可录入常数。(“本位币金额公式”即“数据来源公式”) 图4-43 分录设置完毕后,单击确认按钮返回进行下一条分录的设置。所有分录设置完毕后。单击确认按钮返回自动转账定义窗口。 设置分录时,转入科目必须为最明细科目(或为科目下辖的核算项目),转出科目可以是非最明细科目。同一笔转账业务中,转入科目和转出科目必须都存在,最好只设置一个转入项目。如果需设置多个转入科目,则几个转入科目比率之和必须为100%。 分录类推:通过该功能可以将同级明细科目或同级核算项目进行类推,提高录入效率。 (二)删除 若想删除不需要的自动转账凭证格式。可先选中要删除的凭证格式,然后单击〈删除〉按钮,系统提示是否确实要删除。选择“是”则删除,选择“否”则保留该凭证格式。 (三)修改 如果对已有的自动转账格式不满意,可对其进行修改。在自动转账凭证格式设置窗口中,单击〈修改〉按钮,即弹出自动转账凭证修改窗口,此窗口的操作基本上与自动转账凭证格式增加一致。 三、生成凭证 自动转账凭证格式设置完毕之后,需要生成相应的转账凭证时,就可以在这里生成记账凭证了。 (一)生成单张凭证 选择要生成的自动转账凭证格式,然后单击〈生成凭证〉按钮,系统即根据您所设定的自动转账记账凭证,生成所需的凭证。所生成的凭证与普通凭证一致,可以在凭证处理功能中进行修改,审核及删除等项操作。 生成完毕后,系统提示是否要保存生成的记账凭证。选择“是”系统保存记账凭证。选择“否”则不保存。 (二)生成全部凭证 选择〈全选〉按钮然后再生成凭证,则系统将所设定的所有的自动转账凭证格式,按照从上到下的顺序生成记账凭证。如果要改变记账凭证生成的顺序可以用和来进行调整。 在开始生成凭证时,系统会向用户提示是逐张确认生成或一次性全部生成。如果用户造择逐张确认生成凭证,要终止整个生成凭证的过程,在确认界面中选择〈取消〉即可。 自动转账处理完毕之后,单击〈关闭〉按钮,即可退出自动转账处理,返回期末处理窗口。