nullnull 周爱兵先生师承于吉米罗恩嫡传弟子OZ,进修于北京师范大学,主攻心理学,人际关系学,沟通与谈判,营销学,管理学等课程. 他是顶级激励潜能大师,被外界喻为营销界教父.辅导过数十家企业和营销团队,受训学员达数十万人次,对企业咨询管理、系统运作、团队建设都有独到的见解;有着卓越的管理才华及丰富的市场行销经验。是一名资深的营销策划和战略资源整合专家。null
广州嘉福欣企业管理顾问
有限公司董事长
51创富网创始人
一指汇广东省总代理
曾任职:
美商上市企业贺宝芙公司大中华区营销总监;
湖南长沙领跑者贸易有限公司 副总经理;
上海三湘控股集团营运总监;
李阳疯狂英语集团
总教练;
null高效率时间管理
—让你的时间多出20%
第一 时间管理概述 第一 时间管理概述 时间管理的定义;
时间管理的目的;
时间管理的重要性;
时间的价值。 时间管理的正确涵义应该是如何面对时间的流动而进行自我的管理,其所持的态度是将过去作为现在改善的参考,把未来作为现在努力的目标,立刻去运用正确的方法做正确的事。 时间管理的正确涵义应该是如何面对时间的流动而进行自我的管理,其所持的态度是将过去作为现在改善的参考,把未来作为现在努力的目标,立刻去运用正确的方法做正确的事。 时间管理的定义
时间管理的目的
时间管理的目的
时间管理的目的在于同时获得三“效”——
效果:确定的期待结果;
效率:以最小的代价或浪费获得结果;
效能:以最小的代价和浪费获得最佳
的期待结果。
时间管理的重要性
时间管理的重要性 “绩效=工作成果+工作品质 +时效+成本控管”,可知时间管理的能力,至少占工作绩效1/4比重。 时间的价值时间的价值 从出租车司机的份钱看经理们每天的份钱 !·时间管理心理学基本内容;
·错误的时间管理心态;
·正确的时间管理心态。
·时间管理心理学基本内容;
·错误的时间管理心态;
·正确的时间管理心态。
第二 时间管理心理学 时间管理心理学基本内容 时间管理心理学基本内容
自我心理建设;
时间=金钱=生活,甚至于时间 >金钱,即时间比金钱还重要;
成就感:引起动机的关键。
四种观念特别不利于时间的有效运用:
(1)视时间为主宰;
(2)视时间为敌人;
(3)视时间为神秘物;
(4)视时间为奴隶。
四种观念特别不利于时间的有效运用:
(1)视时间为主宰;
(2)视时间为敌人;
(3)视时间为神秘物;
(4)视时间为奴隶。
错误的时间观念 视时间为主宰 视时间为主宰 视时间为主宰的人,将一切责任交托在时间手中。对这种人来说,它被当作一种信念。这种人深信“这只是时间问题”、“岁月不饶人”、“时间是最好的试金石”这一类的说法。在这种人心目中,时间犹如驾驶员,而他们则好像乘客。 视时间为敌人 视时间为敌人 管理者视时间为敌人,就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一种“投入——产出”的概念。当管理者能以较少的“投入”获得同等的“产出”,或是以同等的“投入”获得较多的“产出”,甚至以较少的“投入”获得较多的“产出”时,则被视为富有效率。
效率与效能不应偏废,在效率与效能无法兼得时,管理者首先应着眼于效能,然后再设法提高效率。难怪彼得·杜拉克会斩钉截铁地说:“对企业不可缺少的是效能,而非效率。”
视时间为神秘物 视时间为神秘物 视时间为神秘物的人通常都认为时间高深莫测。他们对待时间的态度,与他们对待自己的态度极为相似。除非等到他们的肠胃出毛病,否则他们不会意识到肠胃的存在或是肠胃的重要性。同样,除非等到他们对时间的使用受到限制,否则他们不会意识到时间的存在或是时间的重要性。 视时间为奴隶 视时间为奴隶 视时间为奴隶的人最关切的,是如何管理时间。“视时间为奴隶”的这种观念转化成管理者的一种行为,便是长时间地沉迷于工作,成为所谓的“工作狂”。 正确的时间观念 正确的时间观念 只要管理者不对时间抱任何成见,或加诸任何价值判断,而视之为中性资源,则可能对它作出比较有效的运用。 第三 找出时间“杀手”第三 找出时间“杀手” 时间财富是怎么被浪费的?
中国中层经理为什么这么忙?
不重视时间管理的原因 。时间失控的原因时间失控的原因1 .缺乏
主管身负重任,很多时候都会同时有多项任务须要完成,而这些任务又各有不同的困难和完成的期限,主管惟有见步行步,而不能事先全盘计划如何完成各项任务,渐渐发现时不予我,其中一二项的时限迫在眉睫,於是匆忙放下手上其他的工作,找寻额外资源去完成,这种处理方法虚耗资源和时间;时间失控的原因时间失控的原因2 . 缺乏组织
主管很多时候须要将工作分配给属下员工处理,或与其他部门配合,假如在分配工作时,没有把员工组织起来,又没有与其他部门取得默契,则员工在执行工作上可能会出错,或彼此产生误会,或因缺乏器材或原料而导致无法完成工作等情况,令主管须花时间去纠正;时间失控的原因时间失控的原因3 .用人不当
主管於分配工作给各员工时,对他们的情况不甚了解,例如没有考虑员工的工作能力、工作量及组员间的合作性等,忽略这些因素,可能令员工无法顺利如期完成任务,这时主管就要亲自解决或重新分配工作,因而浪费主管和员工的时间;时间失控的原因时间失控的原因4 .缺乏控制
每项任务都有完成的时限和要求的
,若主管在分配工作后,没有跟进员工的进度及成效,很可能在限期完结前两三天才发现限期将至,而恐怕工作不能如期完成,导致要花费很多时间急谋对策,或者是在工作完成后,须要从头再做,平白浪费不少时间。 时间财富是怎么被浪费的?时间财富是怎么被浪费的?时间分析;
典型的时间使用误区。 时间财富是怎么被浪费的?时间财富是怎么被浪费的?典型的时间使用误区 中国中层经理为什么这么忙? 中国中层经理为什么这么忙? 与国外的经理人相比,中国的经理人太累了。大家都感觉特别忙,时间特别紧,天天要加班,但效果却并不尽如人意。国际上的一项调查表明,好的经理人比糟的经理人在时间效率方面,能够高出10倍以上。为什么会有如此大的差别,原因有四种:第一,没有计划;第二,眉毛胡子一把抓;第三,没有养成良好的习惯;第四,外部的打扰。 不重视时间管理的四个原因 不重视时间管理的四个原因 中国很多的经理人,包括老总,一谈到时间管理,普遍的反应就是不在乎,为什么会不在乎呢?—— 第一,对自己最常见的东西最不珍惜;第二,有人认为忙忙碌碌应该是他的一种状态;第三,没有尝到时间管理的甜头;第四,企业的整体运行就是低效率。
第四 目标设定与时间管理 第四 目标设定与时间管理 立定标竿、全力以赴;
立定标竿的四个步骤;
目标设定原则;
目标设定的步骤;
策略性的目标设定;
有效的专案管理。 立定标竿、全力以赴 立定标竿、全力以赴 譬如射标,一定要有一个靶,才会射中标的。同样地,人生若没有目标,只会任由环境影响,而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究,只有3% 的学生为自己订下目标,而其他的学生则没有。经过长时间的研究指出,当初有订下目标的3%学生,其成就远超过其余97%学生的总和。
不愿设定目标的三个原因 不愿设定目标的三个原因 恐惧。
无此意愿。
误将行动当成就。 立定标竿的四个步骤 立定标竿的四个步骤 消除恐惧。不要担心失败,立定目标是必须的;
认同每个人一定要有 “目标”这个想法;
完成耶鲁大学七步骤;
坚持目标。一位希望追求成功的人须能坚持决不 放弃,才会成功地达到目标,例如爱迪生不断地尝试及坚持,终于达成目标。
目标设定原则(SMART原则)
目标设定原则(SMART原则) 1、目标要具体(Specific),例如“我想要当主任、得到硕士学位”等;
2、目标必须是可衡量的(Measurable);
3、目标是可能实现的(Acceptable);
4、目标是切合实际的(Realistic);
5、一定要设定时间表(Timetable)。 目标设定的步骤 目标设定的步骤 (1)写下目标:通常只想还是不够,一定要写下您的目标,才能加深印象,进入我们的潜意识;
(2)设定优先顺序:目标可能有很多,一定要排定其优先顺序;
(3)拟定计划:依据目标之优先顺序拟定计划;
(4)对计划设定优先等级和先后顺序;
(5)排定时程表;
(6)确实做、马上做。 耶鲁大学目标设定的七个步骤 耶鲁大学目标设定的七个步骤 拟出目标;
列出好处;
列出障碍点;
列出所需资讯;
列出寻求支持的对象;
订定行动计划;
订定达成目标的期限。 第五 时间管理的原则 第五 时间管理的原则 优先顺序的确定;
目标ABC原则;
80/20原则;
制订计划;
养成习惯。 优先顺序的确定 优先顺序的确定 时间管理的精髓即在于:分清轻重缓急,设定优先顺序。 null最大时间管理迷思:
重要但不紧迫的事 目标ABC原则 目标ABC原则 目标ABC原则就是在最有价值的那些项目旁边,标上大写的A字,在稍低价值的项目旁边标上大写的B字,在价值最低的项目旁边标上C字。 如何坚持目标ABC原则如何坚持目标ABC原则 80/20 原 则 80/20 原 则 80/20法则:假如工作项目是以某价值序列排定的,则80%的价值来自于20%的项目,而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。
制订计划 制订计划 所谓计划,就是事先对时间进行全面
,以提高时间的利用效能,充当时间的主人。计划的目的就是帮助自己获得清楚的想法,以便获得清晰的行动。 待办单 待办单 待办单就是将你每日要做的一些工作事先列出一份清单、排出优先次序、确认完成时间,以突出工作重点、避免遗忘,未完事项留待明日。 日计划 日计划 也可以用待办单,也可以做日计划。首先确定每天的重要事项,把一天的工作安排排好优先的顺序,然后完成排序第一的工作。为了确保计划能一丝不苟地完成,务必将计划写下来,一份书面的每日计划是你必备的工具,有了它就可以控制你的时间,能使你拒绝干扰。 周计划 周计划 要使你的日计划成为一个有效快速的过程,一般情况日计划要遵守周计划。因为一般重要的事项不是一天可以完成的,是一个连续的过程,周计划是一个比较合适的时间计划。同时,事情变化得比较快,你不可能预先定出来一个详细的月计划。 月计划 月计划 月计划提供一种宏观的视野,会使周计划更加有效。一般包括下一个月的重要事项,是一项较为长期的计划。 养成习惯 养成习惯 人们不会认为习惯也成为一种原则,但在时间的原则中它确实是一种存在形式,即:
你要知道什么是最好的时间管理习惯;
对于职业经理人来说好习惯是可以并且必须要形成的;
时间管理是一种可以改变的习惯,坏的习惯是无意中形成的,良好的习惯可以在有意中形成 。你是否有这样的一些习惯 和惯例(一)? 你是否有这样的一些习惯 和惯例(一)? 工作效率低、办事拖拉;
时间观念差,工作时磨磨蹭蹭;
工作时眉毛胡子一把抓,经常找不到主次;
经常被电话、不速之客干扰;
上班时间不紧凑,晚上加班干;你是否有这样的一些习惯和惯例(二)? 你是否有这样的一些习惯和惯例(二)? 什么事情都认为自己做才好;
没有目标,没有计划,人云亦云;
零碎时间都被随意打发掉,不会利用零碎时间;
没有时间安排表,由别人来安排;
不会休息、不会娱乐、没有空闲 。⊙ 你每天要花30分钟作计划;
⊙ 你要有书面的待办单、日计划、月度计划 和周计划;
⊙ 你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯;
⊙ 你每周都将你的工作排出优先顺序;
⊙ 你能在高效的时间里做完你的重要工作;
⊙ 你的授权形成了一种工作风格和管理方式。⊙ 你每天要花30分钟作计划;
⊙ 你要有书面的待办单、日计划、月度计划 和周计划;
⊙ 你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯;
⊙ 你每周都将你的工作排出优先顺序;
⊙ 你能在高效的时间里做完你的重要工作;
⊙ 你的授权形成了一种工作风格和管理方式。必须养成的好习惯(一) 必须养成的好习惯(二) 必须养成的好习惯(二) 在固定的时间里处理往来的函件;
尽量将无用的文件处理掉;
能使每件工作善始善终避免头绪多而乱;
除非万不得已才召开会议;
常年使用工作效率手册 。“时间管理”的2大误区“时间管理”的2大误区误区一:工作缺乏计划
大量的时间浪费来源于工作缺乏计划,比如:没有考虑工作的可并行性,结果使并行的工作以串行的形式进行;没有考虑工作的后续性,结果工作做了一半,就发现有外部因素限制只能搁置;没有考虑对工作方法的选择,结果长期用低效率高耗时的方法工作。“时间管理”的2大误区“时间管理”的2大误区误区二:不会适时说“不”
时间管理当中最有用的词是
“不” 第六 时间管理的技巧 第六 时间管理的技巧 时间管理的技巧 之一
时间管理的技巧 之二
时间管理的技巧 之三
时间管理的技巧之一
时间管理的技巧之一 消除电话干扰;
消除不速之客;
应付意外事件;
有效计划;
养成记录习惯,
时间管理效果加倍;
当日事当日毕;
消除电话干扰 消除电话干扰 据统计,电话干扰是时间管理最大的杀手之一,许多经理人也认为电话常占去他们大量的时间。 消除不速之客 消除不速之客 不速之客--泛指未经预约的访客,主要来源为属下员工,其次是同一阶层的同事,再其次是组织以外的人士。为有效地应付不速之客的干扰,秘书人员的协助几乎是不可或缺的。 消除不速之客的有效途径 消除不速之客的有效途径 由秘书全权安排约会事宜,或至少授权;
秘书对约会事宜作初步安排;
接见部属的时间;
在办公室外接见外界不速之客;
站立会客;
让秘书控制会谈时间。
应付意外事件 应付意外事件 火车、飞机、公共汽车、轮船等依 时间表运行,但依然会有意外事件,同样的情形也 可能发生在你身上,所以,为意外事件留时间,是很明智的。 有效计划 有效计划 绝大多数难题都是由未经认真考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时,在实施计划中就可能节省3-4小时,并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划,那么实际上你正计划着失败。
养成记录习惯养成记录习惯 真想做好时间管理,很重要的的方法就是养成记录的习惯。就像写日记一样,把每天应该开的会、待追踪事项、待处理事项,以及上司交办事项,按类别列下来,用不同颜色的笔,区分轻重缓急。
当日事当日毕 当日事当日毕 清人文嘉有著名的《今日歌》:“今日复今日,今日何其少?今日又不为,此事何时了?人生百年几今日,今日不为真可惜。若言姑待明朝至,明朝又有明朝事。为君聊赋《今日诗》,努力请从今日始。” 时间管理的技巧之二 时间管理的技巧之二善用零碎时间;
业余时间管理;
消除无效会议;
出差期间的时间利用;
授权;
保持办公室整洁; 善用零碎时间 善用零碎时间 滴水成河。用“分”来计算时间的人,比用“时”来计算时间的人,时间多59倍。
业余时间管理 业余时间管理 睡眠;
学习;
娱乐 。 消除无效会议 消除无效会议 马拉松式的会议已经开了两天了,还没有什么结果。会上你进来他出去,东一句西一句,说着说着就跑题了。有的人在会上长篇大论、表扬与自我表扬;有的人开了半天会,还不知来干什么;还有的,把开会当休息,闭目养神,你们爱发言发言、爱争吵争吵吧……
出差期间的时间利用 出差期间的时间利用 评估需要;
出差前的准备工作;
出差中要做的。 授 权 授 权 授权可减轻本人工作负担,提高下属积极性。中层经理应明确授权是必须的一种趋势,下属是完全可以承担的,应尽早培养和锻炼下属的工作能力和知识水平。 保持办公室整洁 保持办公室整洁 保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次,经手五、六次才完成就很浪费时间,尽可能一次就把它做完,凡事若能预先准备,才能有效地掌握时间。 时间管理的技巧之三 时间管理的技巧之三优化文件处理流程;
克服拖延习惯;
学会说“不”;
最佳时段分析与利用;
成为时间管理大师五步曲。 优化文件处理流程 优化文件处理流程 投掷。
转手。
行动。
归档。 克服拖延的习惯 克服拖延的习惯 拖延必然要付出更大的代价。能拖就拖的人心情总不愉快,总觉疲乏,因为应做而未做的工作不断给他压迫感。“若无闲事挂心头,便是人间好时节”,拖延者心头不空,因而常感时间压力。拖延并不能省下时间和精力,刚好相反,它使你心力交瘁,疲于奔命。不仅于事无补,反而白白浪费了宝贵时间。 学会说“不” 学会说“不” 不愿意拒绝别人,很想做个人人都喜欢的人,想赢得赞许和别人的认可与接受,害怕因此而断送自己的前程。 null最佳时段的分析与利用 成为时间管理大师五步曲 成为时间管理大师五步曲 列单;
组织;
删除;
习惯;
成就 。 时间管理哲学之一 时间管理哲学之一 ( 1 )培养个人的时间管理哲学;
( 2 )要有远大的眼光;
( 3 ) 要有延后满足的能力;
( 4 )培养个人的特质,在行动中自我操练;
( 5 )学习微视,以每分钟来衡量时间;
( 6 )要记住时间等于金钱;
( 7 )要以每小时的工资为基础,
来衡量每一件您被期待去做的事; 时间管理哲学之二 时间管理哲学之二( 8 ) 完成较高价值的工作;
( 9 ) 时间管理是一生的技巧;
( 10 ) 以榜样去引导您的部属;
( 11 ) 平衡与适度:放轻松、要
休假和运动;
( 12 ) 确定您的目标与价值一致;
( 13 ) 定期健康检查;
( 14 ) 吃清淡的食物。结束语结束语 莎士比亚曾说过,重重天幕、星子和位于宇宙中心的此地,有其等差、先后顺序及地位。时间管理无非就是为生活中每一件事情,找到最佳的顺序,并给予最适合的地位。