神州数码项目管理案例

神州数码组织级项目管理实践 1.神州数码组织级项目管理发展历程 神州数码IT服务（包括应用软件和系统集成）的前身是老联想集团的系统集成业务。自上个世纪80年代末开始从事银行业的系统集成开始，已 经发展成为国内最大的应用软件和系统集成商之一，业务范围包括银行、税务、电信、政府多个行业，每年新发生50－60个较大型的项目。因此项目管理能力， 已经成为神州数码IT服务业务的四大核心竞争力之一。 当组织结构较大，项目数比较多，并且导致高级管理人员不能经常的深入了解项目发展的情况。这时项目就可能失控。因此，高级管理人员必须建立一套管理的组织 结构和流程，来确保项目控制，保证达到战略目标。我们将这种管理结构和流程称作：组织级项目管理，以有别于通常所说的项目管理。 如同国内的项目管理的发展一样，在早期，神州数码并没有组织级项目管理的概念，当时连普通的项目管理还没有普及。到1999年，管理层发现项目数量众多， 而且管理参差不齐，而往往公司的高层不清楚到底一线的项目在发生什么事情，有没有问题、困难和风险。因此1999年，公司成立了企业级的项目管理机构，从 而开始建设组织级的项目管理体系。 在这5年的发展当中，神州数码组织级项目管理经历了几个里程碑： 1、1999年，成立企业级的项目管理委员会，编撰了《项目管理》 2、2000年，成立项目管理部 3、2001年，初步建设成功项目监控体系和软件系统 4、2002年，完成了项目的精确核算 5、2003年，成立集团级的项目管理中心，进一步加强力量和资源投入 6、2004年，进一步完善了企业的项目管理体系 神州数码的组织级项目管理发展并非一帆风顺，曾经遇到过很多曲折和反复。这是和国内IT软件业的发展的坎坷道路相符合的，同时，组织级项目管理，即使在现在，也是国内项目管理的一个前沿的问题。 2.神州数码组织级项目监管思路 组织级项目管理，在早期，神州数码的一个朴素的目标就是如何“看”住那些项目。所以，项目监管，是组织级项目管理最先发展的职能。 早期国内应用软件和系统集成界在做软件集成项目的时候，是采取粗放模式。一个项目经理带着一班人，直奔客户现场，每天加班加点编写程序。项目如何做，是项目经理说了算。某种意义上说，是项目经理承包制，公司100％相信项目经理。 但是随着时间的发展，以及项目的增多，这种模式出现了重大的问题。因为逐渐发现有的项目做得很糟糕，而且公司往往都是一直到客户投诉之后，才察觉到项目出现了重大问题。当公司高层开始关注项目并试图解决项目问题的时候，已经为时已晚。 这时候管理层意识到，不能简单的依靠项目经理来管理项目。公司必须能够看清楚项目在如何进行，是不是有问题，这样公司才能够及早发现问题、解决问题，不至于等到项目已经病入膏肓才大吃一惊。 本着这个思路，神州数码开始逐步建设组织级项目监管的体系，这个过程花费了两年的时间，分5个阶段进行，最终取得成功。下面简单介绍一下思路。 2.1项目的初始状态 早期项目的成功几乎全部依赖于“有能力的项目经理报告一个成功的结果”，而项目的真实情况无人知晓。当失败项目逐渐增多，企业开始反思的时候，都有一个关 键的认识：项目之所以失败，是由于项目内部出现问题，而更重要的是企业管理层并不知晓，所以无法及时的帮助项目组，解决诸如客户关系问题、技术和业务问 题、人力资源问题、管理问题等等这些项目组可能没有能力解决的问题。 要保证项目的成功，企业首要的是能够看清楚项目在如何进行的，如果项目是一团迷雾，如图1所示，那么企业的能力再强，也不能保证项目的成功。用专业的词汇来说，就是要保证“项目执行的可视化”。 2.2“掐头” “去尾”，状态监控 为使混沌的状态得到控制，就必须使项目逐步透明，首先能做到的就是“掐头”“去尾”，并进行宏观上的监控，因此： 1.​ “掐头”就是要规范项目审批流程，只有满足一定入口条件的项目才能进入到实施阶段。同时，明确项目要做的工作，为项目建立目标（进度、成本、质量），建立项目的绩效测量基准。 2.​ “去尾”就是要完善项目的结项审批工作，对项目的结果进行验证，保证项目的范围得到实现，要对项目的结果进行验收，审查项目是否能够结项，结项的资料是否齐全，对项目进行评估（项目结项管理评估、项目后评估）。 3.​ 状态跟踪，获得项目经理的书面或口头报告，了解项目的进展情况及预算执行情况。 如图2所示，可能一开始并不能完全达到“项目可视化”，但是，通过立项审批和状态监控，“一团迷雾”的状况开始改善，我们可以发现图2中蓝色部分示的：项目真实的执行轨迹。这将有助于我们进一步加强项目监控。 2.3项目的实施状态监控 化繁为简的一个途径是将一个项目切分成若干个阶段，在每个阶段对项目进行审查和评估。如同学生在期终考试前总要安排若干次考试一样，这是控制项目的重要手段。 因此在这个阶段，为进一步看清项目的状态，就需要建立专业的项目管理团队，按照统一的规范和要求收集数据、分析数据，因此： 1.​ 阶段评估， 可以将项目分成不同的里程碑，对里程碑点进行全面的评估，组织专业的评审。 2.​ 偏差控制，在一般情况下，要求每个项目提交统一的项目周报，或直接在项目管理系统中提交周报，再结合项目初期的数据，从财务系统中得到项目的成本信息。可以获得项目的进度偏差、成本偏差，也就是根据项目管理中著名的“挣值分析三条曲线”来监控项目的偏差。 如图3所示，将一个完整的项目分成阶段来监管，每个阶段都有起始和结束的里程碑，在里程碑进行阶段评估和偏差控制。我们将每个阶段的理想状况用红色虚线框表示（实际与100％匹配），而真实的情况用蓝色的块表示。可以看到，真实的情况与理想状况差距很大。 2.4项目过程控制 我们知道，“项目的可视化”并不能改善项目的成功率，可视化仅仅是能够让公司的管理层看到项目的问题，及早采取行动。而只有这个“行动”才能够改善项目的 成功率。根据系统和质量管理的理论和实践，要改善最终的结果，唯一的努力，就是改进“生产流程”。通过阶段评审、偏差控制发现项目问题，但不改进生产 的过程，仍然无法真正提升项目的质量。 在实际工作中，神州数码也确实发现这样的问题。有的时候，因为发现了项目问题而一味的责怪项目经理是没有用的：因为项目经理已经尽了全力。这时候往往是项 目经理的能力和方法的问题。因此，企业需要教会项目经理每个特定阶段的“好”方法，这个“好”方法，可以是通过总结出来的企业的“最佳实践”，也可以是某 种标准。比如需求管理是项目中的关键任务之一，企业可以总结自己的需求管理的方法，也可以采用诸如CMM的需求管理的方法。 总之，企业需要逐步制定每个阶段、每个环节的“生产流程”，并且确保这个企业标准的“生产流程”得到贯彻。在这个阶段神州数码引入了“过程审计”这个工作，目标就是保证每个项目在主要环节都能够按照企业的标准方法来进行。 这个阶段是难度最大的阶段，也是任何一个组织管理成熟的关键阶段。只有真正贯彻了，企业才能够“整齐划一”的往前走。 如图4所示，在每一个阶段都采用一个标准的生产流程，这是管理的关键。 2.5发挥管理职能 当前面的手段得到建设后，就可以获得项目运行的准确、有效数据。从管理者的角度，就是要分析项目的偏差、质量问题、项目的风险，用统一的指标去衡量目前正在运行的项目，发挥管理职能。 如图5所示，每个阶段的实际情况与理想情况的差距已经缩小，但是仍然有差距——或者叫偏差。进一步管理的目标，就是缩小偏差值，从而进一步提升项目的质量和成功率。 3.企业项目管理体系的建设 项目监控是组织级项目管理的重要的一个手段，但是并不代表全部。建设起一个真正的企业项目管理体系，尤其是对于软件服务企业来讲，是一件非常困难的事情。 3.1建设项目管理体系的困难 包括神州数码，很多企业在建设项目管理体系的时候，遇到过极大阻力，争议非常大。争议最大的，其实还是一个根本点：要利润还是要管理。在 所有的企业，特别是国内在经营效益并不是很好的软件集成服务企业，如果出现了这样的争议，那么结果是可想而知的了。所以无论规矩定得多好，一到具体之行的 时候，到需要“取舍”的时候，项目管理体系总是一个牺牲品。 神州数码经过多次反复后，开始明白一个道理：项目管理体系不是为管理而管理的，项目管理体系的根本目标是为企业的业务战略服务的。 任何良好的愿望，必须融入现实的环境，这样脚踏实地才有可能被接受，才有可能成功。目前几乎所有的软件集成服务企业都在为菲薄的利润奋斗，那么，在这个阶段，所有企业项目管理体系的建设思路，必须统一到如何帮助企业赚钱这个核心主题上来。 要利润还是要管理？项目管理体系的建设者们必须响亮的回答：要利润。在这个前提下开展项目管理体系的建设，将会顺畅得多。 3.2从系统工程看项目管理 建设组织级的项目管理另外一个难点是，项目管理的成功要素很多，只要一个环节出了问题，其他环节即使做的很好，最终项目还是难以成功。所以需要系统的考虑问题，企业的组织级项目管理体系建设，也是一个系统工程。 图3-1 从系统工程看项目管理体系 如下图3-1所示，企业项目管理体系，可以抽象成一个系统，包括：输入、处理、输出。 输入的是客户的需求、项目的目标和定义。输出则是产出的项目成果。而处理则包括外部环境、内部环境、质量三要素（流程、人、工具）。 我们可以从这个图中看出，项目的成功是非常困难的。影响因素非常多。外部环境会影响，内部环境会影响，流程会影响，人的能力会影响，工具和技术也会影响。即使这些条件都具备了，如果输入错了，结果也一定是错的：无论多好的系统，输入是垃圾，输出也将会是垃圾。 过去我们将很多精力放在流程、人、工具上。我们花费了很多精力搞流程，培养项目精力，购买很多工具。但是实际上，“生于南为桔，生于北为枳”，外部环境和 内部环境对项目的成败有非常大的影响，甚至是决定性的影响，不能好好研究项目生存的内、外环境，奢谈项目管理是没有意义的。 3.3外部环境对企业项目管理体系的影响 大多数技术和管理，都是应客户的需要而诞生和发展的。企业项目管理体系的建设，根本目的还是做好项目，让客户满意。可以说，客户满意度对企业项目管理体系的建设有极大的影响。 而一个客户是否满意，一定是和这个客户的认识程度有关。如果客户还没有项目的体验，相信对于项目管理的要求也不会高，客户对于项目管理中的一些规范和约 束，也不一定会支持。客户如果对项目非常精通，那么对于项目管理的要求会很高，对于项目管理的规范和约束，客户会认为理所应当。我们将客户的这个认识程度 叫做“成熟度”，这个成熟度直接影响项目管理体系。 3.4内部环境对企业项目管理体系的影响 企业内部环境对于项目管理体系的影响更为巨大，可以说企业项目管理体系在执行上的问题，都是出在企业内部环境这个环节。内部环境的影响不是本篇文章的重点，我们只是简单列出哪些方面会产生影响： 1.​ 企业的组织结构 2.​ 企业的经营管理 3.​ 激励和考核导向 4.​ 销售和服务文化 5.​ PMO的地位和作用 这不仅仅是一个项目管理的问题，也是一个企业经营管理的问题。 4.必备工具：组织级项目管理软件 项目型企业的整体活动，都是在围绕项目管理进行。因此，项目管理活动规范化、可视化、一体化，将会极大的增强企业对于项目组合的控制能力，提升项目管理的效率。 神州数码早在2001年就开始采用自动化的组织级项目管理软件来监管项目。2006年，神州数码采用视锐达项目管理软件先进的组织级项目管理软件 VisualProject，覆盖高层管理、组织级管理以及项目组内部管理的功能，让项目管理软件成为企业组织级项目管理体系的载体，发挥了极大的效能。 来源：http://www.visualproject.cn/news/A20070213.html