文书档案管理制度

第二十三章文档案#管理# 文书档案管理制度 第一章 总则 第1条 为使公司公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率，特制定本制度。 第2条 公司各部门与外界来往文书的收发由企管中心统一负责。 第3条 企管中心指定人员负责来往文书的核稿及收发、登记、分发等事宜。 第二章 公文的种类 第4条 公司的通用公文种类 （1）、请示 向上级部门请求请示、批准的事项。 （2）、 向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。 （3）、决定 对公司重要事项或重大活动做出安排。 （4）、决议 经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。 （5）、批复 上级答复下级的请示事项。 （6）、通告 在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。 （7）、通知 传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。 （8）、通报 表彰先进，批评错误，传达重要情况。 （9）、函 对同级或不想属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。 （10）、会议纪要 记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。 第5条 文书的保密等级划分 （1）、绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。 （2）、秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。 （3）、机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 （4）、普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 第三章 文书收发 第6条 公司的文件由企管中心负责起草和审核公司并通过OA系统经总经理签发后发布在OA公告档里。 第7条 属于秘密的文件核稿人应该注明秘密字样并在OA系统里确定报送范围秘密文件按保密规定由专人收发。 第8条 外来的文件由企管中心专人负责签收并分类登记并应于接件当日即按文件的要求分发给有关部门不得积压迟误，属急件的应在接件后即时报送。 第四章 公司报刊邮件函电收发制度 第9条 全公司公私报刊外来邮件外发公启函电等由公司企管中心负责收发。 第10条 外发快递要求 （1）各部门因公需外发快递经办人员应于每天下午4点以前将快递物品送到公司前台另填写邮件发送； （2）每天下午5点以前公司前台人员应将当日外发快递清点通知快递人员寄发。 第五章 文书的整理与归档 第11条 文书的整理与保存 （1）、全部完结的文书，在结办后3天内，交企管中心经理归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并做好登记，归档保存。 （2）、公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交企管中心登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。 （3）、分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，留存各部门保管。 第12条 文书的保存年限 （1）、永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会记录、重要的制度性规定；重要的契约书、书、登记注册文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。 （2）、保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。 （3）、保存1年以上的文书，指次重要和临时性文书。 第13条 注意事项 （1）、重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。 （2）、保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律放碎纸机里销毁。 （3）、必须做好重要文书借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须由主管领导同意后方可借阅。