物料ERP入帐作业指导书

1 物料ERP入账作业指导 1、目的 为使数据人员作业化，规范化，模式化，规范公司物料流通流程，保证ERP系统能够帐实相符，对ERP系统数据入帐的管理。 2、范围 此作业指导书适用于江西****高科技股份有限公司产品所有物控入库作业及在库管理。 3、职责 3.1​ 录入员负责仓库库存所有入库数据入库过帐核对录入工作，并对收到单据核对之后的准确性负责。 3.2​ 录入员负责早晚将仓库完成的入过帐数据传入ERP系统中，让公司各相关部门了解。 3.3​ 录入员负责在ERP系统中仓库数据上出现的问与公司其他部门的沟通和跟进解决。 3.4​ 录入员负责对不合规定的入库单据有要求监督并要求更正。 3.5​ 对仓库、车间收货单与生产入仓单中不准确的数字有要求更正的权力。 3.6​ 负责对任何ERP系统中数据上产生的问题，让主管了解。 3.7​ 负责对ERP系统中数据的维护，仓库电脑设备的保养。 3.8​ 严格遵守公司规章，认真履行其。 3.9​ 定期做好6S，6S就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SECURITY）。 4、操作步骤 4.1入帐定义： 4.1.1入库与入帐区别： a.入库是物料已经收货了，但是不一定可以入帐，也不能确定入到哪个科目中。 b.入帐是物料对于入库的各项手续与单据都齐全，可以进行ERP入帐。 4.2入库过帐具体操作如下： 4.2.1登陆帐号进入ERP系统，找到主菜单下的子菜单，即仓务管理-良品仓-入库过帐单,如下图所示： 4.2.2点击入库过帐单新增，弹出界面，出现入库过帐过帐单对话框，第一页—浏览入库单，第二页-详情/维护，第三页浏览入库单明细，如下图所示： 注：判入仓、判特采（即原料收货、市场收货） 4.2.3选中第二页，点击新增，再点击判入仓，重新弹出一个对话框，看到判入仓跟踪，如下图所示： 4.2.4对应仓管员的收货单（采购收货单（原料）或采购收货单（市场）），找相应的单号，然后选中。 4.2.5看到选中的单号，如下图所示： 4.2.6点击存盘，看到“数据已修改是否存档”，点击“是”即可，如下图所示： 4.2.7 可以看到一条记录存盘成功。如下图所示 4.2.8这样可以看到入库的一条记录，有一个入仓单号，此时是WV1011-00101，如下图可以查询看看入库的单号与物料。 注：判入仓、判特采（即原料收货，市场收货）。 4.2.9 在主菜单下的子菜单，仓务管理-良品仓-仓存状态查询，例如：输入物料ID60100008，则在第二页看到物料进出明细记录，如下图所示： 4.3入帐的单据如下： 4.3.1采购收货单（原料），如下图为： a.此单需核对时需注意的地方有：表单编号、打印日期、收货日期、收货单号、供应商名称及物料ID号，若供应商送货单有单号则需要填写送货单号。 b.在单据正文里面的物料ID号和物料名称必须准确以免发生同一物料误入两个ID号之中会造成库存数不准确的情况。核对数量单位时要注意ERP系统物料的单位与供应商提供的单位是否一致，必要时需换算ERP系统上统一的单位，如钢线 0.13*410 ，供应商提供是60卷，ERP系统上是60*410KM， c.单价栏及金额栏在采购发票到达时所付上的蓝色采购联的单价金额与发票核对无误时由材料会计填写。 d.在签字栏的收货人由负责该物料的仓管员手写签字，打印的签名一律无效，检验栏由主检该类物料的质量技术中心检验员手写签字，采购栏由该物料的采购管理中心采购员手写签字，供应商由送货人签字。以上签名都必须清晰可辨不能模糊不清，收货人或检验员与采购员出差或其他特殊情况下可以由职务代理人代签，其他情况下一律不得由他人代签。 e.如图可知，在签字栏看到前四项签字完后，按流程到过帐这一步，即可过帐。 4.3.2采购收货单（低耗）,如下图为： a.此单与采购收货单（原料）相类似 b.此单需核对时需注意的地方有：表单编号、打印日期、收货日期、收货单号、供应商名称及物料ID号，若供应商送货单有单号则需要填写送货单号。 c.在单据正文里面的物料ID号和物料名称必须准确以免发生同一物料误入两个ID号之中会造成库存数不准确的情况。核对数量单位时要注意ERP系统物料的单位与供应商提供的单位是否一致，必要时需换算ERP系统上统一的单位， d.单价栏及金额栏在采购发票到达时所付上的蓝色采购联的单价金额与发票核对无误时由物控部材料会计填写。 e.在签字栏的收货人由负责该物料的仓管员手写签字，打印的签名一律无效，检验栏由主检该类物料的质量技术中心检验员手写签字，采购栏由该物料的采购管理中心采购员手写签字，供应商由送货人签字。以上签名都必须清晰可辨不能模糊不清，收货人或检验员与采购员出差或其他特殊情况下可以由职务代理人代签，其他情况下一律不得由他人代签。 f.如图可知，在签字栏看到前四项签字完后，按流程到过帐这一步，即可过帐。 4.3.3采购收货单（设备）,如下图为： 采购收货单（设备）此单与前的两种不一样，此单是根据流程到收货这一步，只要录入了收货单，也就是此单录入完成后直接可以看到，此单下的设备直接入库了。 4.3.4采购收货单（委外加工），见下图，此单与采购收货单（原料）的也相类似，需要注意的如下： a.此单需核对时需注意的地方有：表单编号、打印日期、收货日期、收货单号、供应商名称及物料ID号，若供应商送货单有单号则需要填写送货单号。 b.在单据正文里面的物料ID号和物料名称必须准确以免发生同一物料误入两个ID号之中会造成库存数不准确的情况。核对数量单位时要注意ERP系统物料的单位与供应商提供的单位是否一致，必要时需换算ERP系统上统一的单们， c.单价栏及金额栏在采购发票到达时所付上的蓝色采购联的单价金额与发票核对无误时由物控部材料会计填写。 d.在签字栏的收货人由负责该物料的仓管员手写签字，打印的签名一律无效，检验栏由主检该类物料的质量技术中心检验员手写签字，采购栏由该物料的采购管理中心采购员手写签字，供应商由送货人签字。以上签名都必须清晰可辨不能模糊不清，收货人或检验员与采购员出差或其他特殊情况下可以由职务代理人代签，其他情况下一律不得由他人代签。 e.如图可知，在签字栏看到前四项签字完后，按流程到过帐这一步，即可过帐。 4.3.5其他入库,此单与前面的四种单据都不同，此单可以说包含所有其他特殊情况下的入库单，而且只有物控部录入员可以打，其他部门的人都不允许打印此单。一般需注意的方面与前面的收货单（原料）一样。 a.此单需核对时需注意的地方有：表单编号、打印日期、收货日期、收货单号、供应商名称及物料ID号，若供应商送货单有单号则需要填写送货单号。 b.在单据正文里面的物料ID号和物料名称必须准确以免发生同一物料误入两个ID号之中会造成库存数不准确的情况。核对数量单位时要注意ERP系统物料的单位与供应商提供的单位是否一致，必要时需换算ERP系统上统一的单位。 c.单价栏及金额栏在采购发票到达时所付上的蓝色采购联的单价金额与发票核对无误时由物控部材料会计填写。 d.在签字栏的收货人由负责该物料的仓管员手写签字，打印的签名一律无效，检验栏由主检该类物料的质量技术中心检验员手写签字，采购栏由该物料的采购管理中心采购员手写签字，供应商由送货人签字。以上签名都必须清晰可辨不能模糊不清，收货人或检验员与采购员出差或其他特殊情况下可以由职务代理人代签，其他情况下一律不得由他人代签。 e.如图可知，在签字栏看到前四项签字完后，按流程到过帐这一步，即可过帐。 4.3.6下面详细讲明此单的特殊用法： a.当技术质量中心需要做实验的样品，由采购直接买回来，经物控部直接入库； b.不能按正常流程收货的物品，由物控部直接入库； 4.3.7退货单，此退货单是指客户退回不合格成品到公司，经物控部成品仓管员办理手续的单据。此单需要注明的如下： a.退货日期，退货客户名称，退货单号（自动生成），第二行：物料名称、物料ID、单位、数量； b.找相关部门人员签字，如物控部、技术质量中心（品管），市场部等。 4.3.8生产入仓单，此生产入仓单是指生产车间开生产入仓单或生产完工单入到物控部，物控部仓管员办理手续的单据。此单需要注明的如下： a.生产入仓日期，工作中心，生产入仓单号（自动生成），根据物料名称、物料ID、单位、数量录入； b.找相关部门人员签字，如制单、部门主管、品管检验、仓库。 5、记录（无） 6、流程图（见附页） 7、参考文件（无） 附页一：原料入帐流程 附页二：设备类、低耗类与其他入库入帐流程 附页三：退料单、客户退货单与其他退库入帐流程 附页四：生产入仓单入帐流程