商务英语毕业设计

毕业设计（论文） 毕业设计（论文） 课题:商务活动中礼貌问题的探讨和学习 摘要：在全球经济一体化迅猛发展的今天，国际商务交流日益增多。由于中外文化的差异，商务礼仪的重要性逐渐凸显。而学校并未开设相关商务礼仪方面的课程或者，在工作过程中商务礼仪知识的缺乏成为亟需解决的问题。商务英语专业的毕业生在实习过程中或毕业后的主要就业方向是在公司从事跟单员等工作。其中商务活动交流属于跨文化交际活动的范畴，往往涉及不同的国家和不同的文化，所以需要对礼貌问题特别关注，谨防出错。 关键词： 商务英语实习，礼貌问题，学习 Abstract：As the world becomes increasingly globalized, the international business exchanges are grown by leaps and bonds. The importance of politeness became prominent because of the differences between Chinese and western culture. Yet school hasn’t set up any courses or training classes in relation to politeness in business exchanges, thus lack of knowledge concerning politeness now has turn into a problem which needed to be solved urgently at work. Students who majoring in Business English will participate in some international business activities, which belong to cross-cultural intercourse, during internship or work. Therefore, we should pay special attention to politeness in business to avoid mistakes or embarrassment in formal occasions. Key words: the principles of politeness, Business English, internship. 商务活动中礼貌问题的探讨与学习 一．礼貌原则概述 （一）商务活动中的礼貌原则 商务交流首先要礼貌得体，才能赢得对方的好感并有继续深入交流合作的可能。礼貌原则是指交谈中说话人要减少达不礼貌的信念，或者说尽量表达礼貌的信念，也就是说不仅仅指举止要礼貌得体还需要让听者感觉到礼貌的诚意。人们在交际中一般都希望对方遵循礼貌原则，说话时应尽量给别人一点方便，同时反过来获得对方对自己的好感。这就是在商务交流这种属于跨国交际范畴的活动中要重视礼貌原则的道理。以下从三个方面进行讨论。 1.得体原则 得体原则具体是指减少有损于他人的观点的表达，尽量少让别人吃亏，尽量使别人多得益。在跨国商务交际中，如何把握好得体准则是十分重要的。得体的使用语言必须要考虑到社会因素。在这一场合是礼貌的语言，换一个场合则不一定是。而且礼貌程度太高或者太低都会使对方产生歧义。在商务交际中，要使用得体的语言需要避免以下几种情况。 （1）自以为是的口气 在平时的英语学习中我们经常使用you should…… 、you’d better…… 等句子形成了习惯，但是这种表建议句型用在商务交流中会使对方感觉你没有将他放在平等的地位，而是以一种居高临下的姿态在进行对话。所以这种强加于人的口吻在交流中要避免使用。 （2）责备的口气 如：Your letter is not clear at all and I can’t understand it. 这句话在日常交流中是可以接受的。但是在跨国商务交流中，这种说话语气显得过于生硬、带有上级对下级或者长辈对晚辈使用的责备口吻，在商务交际中是不适宜的。可以改成：If I understand your letter correctly，…… 或者 I’m sorry that I haven’t clearly understand your letter…… 。 (3)过分谦恭的口气 中国是礼仪之邦，提倡谦虚谨慎，所以中国人习惯以谦卑恭敬的姿态与别人对话交流。在跨国商务交流中一定的谦卑是必要的，但是需要把握好尺度。如：We are extremely and sincerely sorry for the mistake and hope that you can accept our humble and sincere apology for the inconvenience we brought to you. 这样的表达过于低三下四，可能会使对方反感或有虚情假意之嫌。可以改为：We are concerned about the inconvenience you have suffered, and please accept our sincere apology for the mistake. (4)力戒侮辱口气 在一般的商务信函中，蓄意侮辱是罕见的。但是无意中中伤读者的事却时有发生。 All wise office managers around the country order Gold Fish— the most efficient of all office typewriters. 该信的原意是想说服读者购买产品，结果反而中伤了不少人，因为这段文字的言外之意是谁不买金鱼牌的打字机就是愚昧无知。会让人产生不舒服的感觉，甚至是反感。 2.慷慨原则 慷慨原则是借用自语用学的观点，具体内容是：减少表达利己的观点，尽量减少自己的受益，尽量扩大自己的受损。体现在商务英语中就是多采取“other attitude”(对方态度)，少采用“self attitude”(自我态度)，在商务函电中尤其如此。不少西方人非常看重写信的态度问题，因此在写信时要“目中有人”，要把收信人放在心中，多从对方的角度考虑问题，考虑对方的愿望、困难、背景、感情和对此信可能做出的反应。然后从对方的立场出发处理事情，尽量扩大对方的受益。 例: We are sending the documents to you by the Air Express. 这句话没有错，对方也能接受。若改成“We are rushing the documents to you by the Air Express.”，虽然只改动了一个词，但是后者很明显是考虑到对方的利益，扩大了自己的受损。 3.乐观原则 乐观原则的具体内容是：减少自己与他人在感情上的对立，尽量减少悲观消极的一面，尽量扩大乐观积极的一面。悲观会使交际带来一种阴郁的感觉，令人不快，用积极肯定的语气来表达意思是一门艺术。例1 The shipment will not arrive in Frankfurt until the end of May. 这句话强调了所运货物不可能早到这样一个令人不快的事实。如果改为积极的语气陈述，其效果就大不相同了。可以改为：The shipment will arrive in Frankfurt at the end of May. 例2 .We are holding back your shipment until we receive the payment.(消极语气) We will forward your order to you as long as the payment received. （二）商务英语社交及事务书信 商务英语社交及事务书信与商务函电同属于商务应用文，其基本写作原则都可以用7C来概括，即礼貌（courtesy）、完整（completeness）、正确（correctness）、清楚（clearness）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）和体谅（consideration）[2]。其中礼貌原则是诸原则中最重要的。下面将讨论商务英语社交及事务书信的不同分类及各自需要注意的问题。 二. Leech的四大类言外行为与商务英语社交及事务写作 1.竞争类言外行为与商务英语社交及事务写作 竞争，顾名思义，就是你争我夺、互不相让。因而竞争类的言外行为不可能有礼貌的因素。竞争类言外行为本身不具备礼貌因素，那么在撰写申请信、介绍信和推荐信等相关信件时，就应该特别注意礼貌措辞，尽量减少言外行为的非礼性。例如在求职申请信的结尾表达自己参加面试的愿望时，下面的说法就有失偏颇：“I’d like to have an interview with you at……”。即使写信人在正文中陈述了自己的丰富工作经验、杰出才能和成就，也不可在信尾如此狂妄。可以改成：“I would be very appreciate if you can offer me the chance to attend the interview……” 2.和谐类言外行为 和谐是商务活动的福音。显而易见，和谐的言外行为本身就是求同存异、礼貌有加的。商务英语的所有社交书信，包括邀请信、馈赠信、祝贺信、慰问信、吊唁信、感谢信和道歉信，以及事务书信中的表扬信都可以纳入和谐类言外行为。因为诸如邀请招待、赠送礼物、恭喜祝贺、慰问吊唁、表达感谢、赞扬夸奖这样的额礼貌行为的目的都是力求维系一份和谐友好的个人或商务关系。即便是道歉，也是写信人努力弥补过失、改善与收信人关系、希望继续商业联系的行为。 我们可以从感谢信等的语言使用上学习。诸如“appreciate” “grateful” “gratitude” 等大量礼貌标志词及相关句型的使用极大地增加了礼貌程度。 3.合作类言外行为 合作类言外行为重在交换信息，即能否准确、详尽、有效、及时地提供和传递重要信息。通知信可以归入这一类的言外行为。Leech认为合作类言外行为本身不需要讲究礼貌原则，其实不尽然。在公司或企事业单位，每逢开会、讲座、组织活动的要事都要出通知或写通知信。通知在开门见山表述完重要信息后，如果需要别人按通知去行事，信末可以稍加一两句礼貌之辞，以防命令显得过于生硬。 例如：Please notify all those who should be present at the sales meeting. Thank you! 用客气有礼的话语来传达命令或通知消息，收信人也会愉快的接受并执行，不会产生任何负面情绪及消极影响，有利于公司或企事业单位良好的工作氛围。 4.冲突类言外行为 冲突类言外行为通常是和冲动、争执、不和等非礼性因素相关的，是建立在不可调解的矛盾基础上的。商务英语事务书信的投诉信可以理解为这种行为。顾客在购买了伪劣商品、接受了糟糕的服务后可能会义愤填膺、怒火中烧而奋笔疾书，发泄不满。 Leech认为冲突类言外行为毫无礼貌可以，也过于绝对。发生了冲突，最终还是需要寻求解决途径的。顾客一纸投诉发泄不满的同时也希望商家能解决问题。所以书信中要有指责之意，也不可忽视委婉之词。 三．结束语 商务英语活动是一种非常实用的跨文化交际活动，在经济全球化程度不断增强的今天, 对于有进入公司或外企就业意向的学生要特别注意商务礼仪方面的问题。因为在实际工作过程中，不论是撰写商务英语实用事务书信或者商务信函还是参加商务活动，礼貌问题需要把握精确的度。既不能过分谦卑、过度热情甚至谄媚，也不能表现出高高在上、居高临下的姿态。对于有疑问或者自己并不确信的地方，不能自以为是，应该尽可能的查询书籍或向别人请教以得到正确的答案。以免在工作中出现因疏忽导致的纰漏。 由于学校在商务英语专业设置上缺少关于商务礼仪方面的课程，有意向毕业后从事商务相关工作的学生可以在课外时间多阅读一些相关的书籍。商务英语各方面的中外专著、以及语用学方面的理论书籍都会很有帮助。 参考文献： [1] 程润明 程洁编著. 国际贸易交际技巧[M]. 上海：上海外语教育出版社，1993（15）. [2] 吴秦宁. 浅析国际商务信函的基本写作原则[J]. 江西：科技创新导报. 2009年第二期. [3] Leech, Geoffrey N. Principles of Pragmatics [M], London: Longman Group Limited, 1983.