实惠网(sfyh.com) 外贸业务员学习资料整理系列(二):外贸跟单员
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外贸跟单员手册
外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。在这一系列讲座中我们来了解一
下货物进出口的程序和跟单员所要做的工作。
货物的出口交易有两种形式,一种通过外贸公司出口,另一种是自营出口。
跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单结汇等。
今天我们先来看一下接单。
一.接单:接单也即
的签定,订单的取得。合同的书面形式并不限于某
种特定的格式。任何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和
支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电
传,都足以构成书面合同。
1.下单方式:客户下单的方式有:通过电话,Fax,Email 或书面合同等方
式。
2.接单的途径:交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用网站,等
等。
3.接单的形式:在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的
是:
(1) 合同(Contract):合同有销货合同(Sales Contract)和购货合同
(Purchase Contract)。前者由卖方草拟,后者由买方草拟。
(2) 确认书(Confirmation):它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可
抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(Sales Confirmation)和购货确认书
(Purchase Confirmation)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次
较多的轻工商品,日用品,土特产等。而机器设备,大棕贸易的进出口的合同则
比较正规。
还有协议书,
,订单和委托订单等。需要提的一点是,客户从国外直
接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。
4.接单的程序:接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。
(1) 询盘(Inquiry):又叫询价。
(2) 发盘(Offer):又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件,
并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,发
盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
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(3) 还盘(Counter-offer):又叫还价。
(4) 接受(Acceptance):买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易
条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单结
汇等。上次我们讲了如何接单,接单之后就该审单了。
二.审单:即审核合同
1.审单内容:
确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包
装要求,交货期,交货方式。
2.审单
:
(1)产品名称,规格:
审查产品代码是不是自身的产品,与我们的产品资料能否对上号。
有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
(2)质量:
也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中,货物
的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。
(3) 数量:
应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。
约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。国际上对约字
的含义解释不一。有的认为是 2.5%,有的认为是 5%。按《跟单信用证统一惯例》,
信用证上如规定“约”字,应允许有不超过 10%的增减幅度。
(4)单价,总额的审查:
1. 客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对、总
额有没有加错。 新客户下单,要查看我们给他的报价。
2. 通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。要注意的是要用在
国际上流通的硬货币(英镑,港币,欧元)。
(5)价格条款的审查:
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出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:
FOB 船上交货价(指装运港的价格条件)
C&F 运费付至指定目地的交货价
CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格
(6)付款方式审查:
A. 付款方式是否能接受?
B. 支付的货币能否接受?
(7)包装要求的审查:
A.工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?
B.客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?
C.客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签,
)
内包装:普合,白合,彩合,吸塑
外包装:纸箱,木箱,桶装,编织袋。最主要的是唛头印刷。
(8)交货期的审查
跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装船送达。
交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。期限有长有短,可以是 2
周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长。
(9)交货方式的审查:
运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。
注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用海运。如
报的价是连同海运价,而客户要求空运 (赶销售),我们可要求客户承担多出
部分的费用。
关于样品:
要获取订单,备好样品是很重要的一步。
1. 寄目录,样本:
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2. 准备样品。
(1) 工厂现有的款式
(2) 新款
(3) 客户来样。
要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。特别
是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在
下单时找不到确认样。在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。作为跟单员,我
们要做到:
(1) 有完整的产品资料,主动进行宣传。
(2) 新品的成本,价格要进行核算。
(3) 新品的制作要留有实样。
(4) 客户的来样要保存好原样。
跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单
结汇等。外贸必然涉及到外汇问题,于是就要用到形式发票。
三.形式发票:PROFORMA INVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口
方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。这种
发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。为了区别于正
式发票,它必须明显标明“形式发票”字样。 形式发票上一般要显示订单的相
关信息(收货人,合同号,形式发票号,开出日期),产品信息(品名,数量,
价格,交货期),合同条款(价格条款,付款方法)。此外,还要提供我方的
银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点:
1 .单价条款要明确 (FOB, CFR, CIF)
2 .交货日期要明确
3 .付款条件要明确 (LC, TT)
四.出口货物跟单的基本程序
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货,证,船,款为中心,包
括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。我
们将这些程序概括为:
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(1) 筹备货物:按订单及信用证的要求,按时,按质,按量地备好货物。
(2) 催审单证:大多数的支付方式是 L/C。对安全收汇有保障,因它是银行
信用。只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。跟单员应对以 L/C
为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。
催证:货物快完成时,要催证。
审证:审证是银行和公司的共同职责,但在范围和内容上有所不同。银行从
政策面上审,如开证的国家有无贸易往来,开证行的资信等等。公司则审开证人
和受益人是否正确,L/C 的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款等。
改证:审证后发现问题是常事。常会有包装上的错误,总金额,有效期,拼
写错误等等。一份 L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。
(3) 订仓装船:货物备妥,L/C 没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船
订仓和装船的阶段。按 CFR 和 CIF 成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。
首先:
出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事宜。这当中要做的工
作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。
A 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。
B 制作装箱单:装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格,
数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。
C 跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产
部门安排好人员装柜。货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。如一个柜
内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4) 制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节。
A 制单:货物装船后,跟单员要及时按 L/C,合同或其它单据的内容制作各
种单据,并在 L/C 的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,
保险单等。
B 结汇:如按 L/C 的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收
到货款了。
单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁。
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物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料,品名,规格,数量及交
期等进行跟踪。目的:满足企业生产活动对物料的需求,在必要的时候,获得必
要的物料,避免停工待料。
一.采购跟单的基本要求:适当的交货时间,适当的交货质量,适当的交货
地点,适当的交货数量及适当的交货价格。(适时,适质,适地,适量,适价)
二.物料采购跟单的原因:以下原因造成我们要对物料进行跟催:
(1) 供应商方面的原因:由于供应商方面的原因造成交货不及时,而使我
们必须跟单的原因有:超过产能的接单和超过技术水准的接单。工程管理不良,
质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低、完不成等
原因。
(2) 企业方面的原因:供应商的选定有误,对他的产能和技术调查不足。
所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到
过远的地方。
(3) 沟通方面的原因:信息交换不及时。
三. 物料采购跟单流程:
(1)制作订购单
跟单员接到所需部门的请购单,要制成订购单传给供应商。制订购单时要注
意审查请购单。熟悉订购的物料,价格确认,确认质量标准,确认物料需求量。
制定订单说明书,发出订购单,将要采购的物料名称、规格型号、数量、价格、
交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商,并要求供应商签字回传。
(2)订单跟踪
包括跟踪加工工艺,跟踪原材料,跟踪加工过程,跟踪组装总测,跟踪包装
入库。对长期合作的、信誉好的供应商可以不进行跟踪。
(3)物料检验
确定检验日期,通知检验人员,进行物料检验,处理检验问题
(4)物料进仓
协调送货,协调接受,通知送货,物料入库,处理接受等。
四.物料采购催单的方法策略
催单的目的是使供应商在必要的时候送来所采购的物料,使企业的经营成本
降低。
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(1) 按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。有:
联单法:将订购单按日期顺序排列好,提前一定时间进行跟催。
统计法:将订购单统计成报表,提前一定时间进行跟催。
跟催箱:制作一个 31 格的跟催箱,将订购单依照日期顺序放入跟催箱,每
天跟催相应的订单。
(2) 定期跟催。于每周固定时间,将要跟催的订单整理好,打印成报表定
期统一跟催。
今天我们来了解一下生产过程跟单的流程。
生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期,产品是否
按订单生产,因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度,发
现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单及时交货及
按订单约定的质量交货,所以我们要深入到生产线,查看进度,查看质量。
一.生产过程跟单的基本要求
1.按时交货:要使生产进度与订单交货期相吻合,做到不提前也不推迟。
2.按质交货:生产出来的产品符合订单的质量要求。
二.生产过程跟单的流程
1.下达生产通知书
跟单员接到客户订单后,应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订
产品的名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等。
2. 分析生产能力
生产通知单下达后,要分析企业的生产能力。能否按期,按质地交货。如不
能应采取什么措施、要不要外包等。
3.制定生产计划
生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助主管人
员将订单及时转化为生产通知单。
4.跟踪生产进度,要注意
(1) 生产进度控制流程
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(2) 生产进度控制作业程序
(3) 生产进度控制重点
如果实际进度与计划进度发生差异,要找原因。通常有下列原因:
A. 原计划错误
B. 机器设备有故障
C. 材料没跟上
D. 不良率和报废率过高
E. 临时工作或特急订单的影响
F. 前面延误的累积
G. 员工工作情绪低落,缺勤或流动率高
(4) 跟踪生产进度的表单
有:生产日报表,生产进度差异分析表,生产进度控制表,生产异常处理表,
生产线进度跟踪表。
5.交期延误
如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。如不同意,一是协商,
我们可承担部分费用将货出去;二就只好取消订单了。
6.我们再提一下有关订单的更改问题
客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量上的(或增加,或减少),
有包装上的(彩印,或白合),有交期的变更(或提前,或推迟)。接到客户要
求变更,首先要看改什么、能否接收。如我们的货已生产的差不多了,已收尾,
就不可能再更改了。如还没安排,问题不大。如已安排了部份,要进行协商。比
如数量要减,我们已按原数量采购了材料,通用的问题就不大,但如是专用的,
客户要承担部份费用。对交期,如要提前,我们要根据实际情况说;如要推迟,
时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要客户承担。
出口货物使用最广泛的是海运和集装箱运输。跟单员的主要工作是制作货运
单据,协助报关员进行货物的通关与报关。跟单流程随货物运输方式的不同而有
所区别。我国进出口货物运输的方式大多采用海运,并用集装箱为承载容器。今
天我们来了解一下海运出口货物运输跟单流程。
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海运出口货物的跟单流程视贸易条件的不同而不同。FOB 成交的话,出口方
不用租船订仓。CNF / CFR 成交的话,出口方不用办保险。CIF 成交的话,出口
方要租船订仓还要办保险。
(1) 报验:收到 LC 或货款,审核无误后,货也备好,向商检机构申报。
(2) 租船订仓:与船舶公司或货运代理联系。
(3) 办保险:CIF 价的话,我们要投保。
(4) 货物集港:出口单位要在船舶公司通知的时间内将货物发运到港区内
的指定货场或仓库。
(5) 报关:货物集港后,我们应在装船前 24小时向海关办理申报手续。
(6) 装船:凭盖有海关放行章的装货单,货物可装船。
(7) 发装船通知:货物装船后,即向收货人发装船通知。内容包括:LC
或 SC 号,品名,数量,金额,船名,开航日期等。
(8) 支付运费。
(9) 退关:已完成报关手续放行的货物,因特殊情况,如无舱位、货短少,
不能装船,要向海关申报退回,退关货物应在运输工具结关之前或自退运之日起
三天内办理手续。
说完了海运出口货物跟单,我们再来看看海运进口货物的跟单流程。
海运进口货物的跟单流程也视贸易条件不同而有不同。进口货物大都按 FOB
贸易条件进口,自已安排船。跟单程序如下:
(1) 租船订舱。
(2) 发派船通知:船位订下后,将船名、船期通知出口方,使其按期备好
货,装船。
(3) 办保险:我们收到国外卖方装船通知后,即向保险公司办理投保。
(4) 汇集单证:各种进口单证是办理进口报关,报验,接交等不可缺少的
凭证。
(5) 办理商品登记:凡法检商品货到后,我们要凭进口货物通知单向口岸
商检机构登记。而后海关才受理报关。
(6) 报关:所有进出口货物都需向海关申报。货物经海关查验与申报内容
一致才可放行。
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(7) 监卸和交接:船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方将进口
货物按提单、标记、唛头清点件数,验看包装后拨交给进口方。这一关主要是核
对标记对否、是不是应接的货,对破损的货物内外包装要有记录,做现场拍照。
查清损失的具体数量,查明残缺的原因和责任人,索要证明以进行索赔。
进出口货物使用最广泛的是海运和集装箱运输。现在就让我们来了解一下集
装箱运输货物的跟单流程。
出口跟单流程:
(1) 订舱(订箱)。
(2) 接受托运,发送空箱。
(3) 整箱货的装箱与交货:装箱前(不得晚于装箱前 24小时)向海关办
理报关。
(4) 拼箱货的装箱与交货:货送货运站。该站人员清点接收。
(5) 货物进港:在船吊装前 24 小时截止货进港。
(6) 换取提单:货进场的收据是换取提单的凭证。
(7) 装船。
(8) 寄送资料。
进口跟单流程:
(1) 寄送资料:起运港的船舶公司在货船到港前(近洋 24 小时,远洋 7
天)用传真或邮寄向卸货港提供提单副本,舱单,装箱单等货物清单。
(2) 分发单证:船舶公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据
分别送给有关的进口货代或收货人,以便货到港前做好准备。
(3) 发到货通知:船舶公司预告到港日,船到港后发正式到货通知。
(4) 换取提货单:收货人持正本提单向船舶公司换取提货单。
(5) 卸船提货:办理进口报关。
(6) 提货时发现铅封损坏,或箱子破损,要与货运站共同签认,以便向船
舶公司索赔。
货运单据的制作:
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(1) 海运单据:装船通知(Shipping Advice)
主要内容:L/C 号或 S/C 号,品名,数量,箱数,金额,船名,开航日,到
港日等。
(2) 航空运单(Airway Bill)是运输单据,而不是提货的凭证。
(3) 集装箱货运单据:托运单(9联单)和 装箱单
货物的通关与报关流程及操作:
(1) 货物的通关程序及流程:接受申报 ——审核单证——查验货物——
办理征税——放行。
(2) 货物的报关则包括:进出口申报——查验——交税——提货或装货。
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