山东铝业数字档案馆

山东铝业数字档案馆 山东铝业数字档案馆 山东铝业(即中国铝业山东分公司、山东铝业股份有限公司和山东铝业公司)是中国铝业公司骨干大型企业之一，目前正进行着企业经营机制的进一步改进与转型，企业规模的不断扩张,生产设施的现代化改造，公司ERP系统也正处在规划建设中。公司档案处是集档案、图书、科技、报刊管理于一身的综合性信息管理部门，这些资源是公司重要的知识基础和信息服务平台，如何利用现代网络技术，加强电子，为企业领导、经营管理人员、工程技术人员及奋战在一线的广大职工提供快捷方便而全面的服务，是建设山东铝业数字档案馆的根本目的。 　　建设目标 　　一、 尽快实现馆藏纸质资源数字化：山东铝业档案处存有的有价值纸质文书档案55万多页，每年新增7.6万页, 记载着企业多年来的生产经营中的政策、法规、人事变动等信息，是企业发展过程中的重要参照或参考文档;存有40多万张有利用价值的工程图纸和24000张CAD光盘, 每年新增8000张图纸,存有35万页科技文字资料, 每年新增7.6万页, 是企业改扩建的基础资源;存有420盘录音录像带及9047张实物照片档案，是企业发展过程的历史写照，存有大量科技图书和专业杂志，有相当一部分仍有利用价值，是企业多年的知识积累。将这些图书档案数字化加工，是数字档案馆资源数据库的重要组成部分。 　　二、 将目前正在大量产生的电子资料，无缝连接到档案资源库中：如OA电子文件，CAD设计图纸，电台、电视台的数字信息，ERP数据库及报表文件等，经格式归一化处理后，无缝连接到数字档案馆的资源数据库中，使其能够长期保存并方便网上利用。由于企业其他应用系统结构设计和运行环境所限，不利于文档的长期保存。运行一年以上的OA系统，所存文件正在大量丢失，保护这些数字信息，是数字档案馆的任务之一。 　　三、 在线接收，从清华同方TPI数字图书馆资源库中获取与山东铝业生产经营管理有关的数字图书资源，与企业内积累资源、自购资源整合形成山铝自己的知识仓库。 　　四、 实现档案馆业务自动化：包括编目、归档、组卷、借阅、管理、编研、报表、统计等，类似于传统的档案管理系统，但数字档案馆偏重于对数字原文信息的管理和利用。 　　五、 借助公司的高速主干网，组建全公司的图档数据网络系统;将公司档案处和机关各部室、各二级单位档案资料室的资源数据库，各二级单位档案资料室和各科室车间，进行虚拟连接，构成全公司一体化的虚拟档案馆系统。实现网上管理与监控，提高全公司范围内的信息查全率、查准率。 　　六、 组织完整的加密压缩备份防护及权限机制：保护档案，特别是涉密档案的安全。 　　七、 组织综合图档资源管理与利用平台：将企业的数字档案资源和TPI的数字图书资源，企业知识库资源整合到一个数字化利用平台上。实现内容检索，使利用者通过自己的检索词，快速组织起所需要的参考资料，包括档案、图书等。 　　八、 建设一个完备的图档网站：包括一个企业内网站，运行于企业局域网;一个公众网站，采用VPN技术使企业的远程二级单位和公务外出业务的有关人员，可以通过接入Internet远程查询档案资源。 　　九、 组建一个高效率的图档局域网：使其有利档案资源的快捷存取、安全防护、并发利用、大容量保存、扩展与升级迁移、远程连接、自动化程度高、并易于维护等。应在设备的选择和网络的组织方式上加以考虑。 　　项目应用 　　数字档案馆应用系统根据企业档案管理模式，充分利用企业内部高速局域网，实现馆室一体化，多馆互连。把企业的办公自动化、ERP等系统融合一体，实现数字信息的在线采集与移交，以B/S架构发布在企业局域网上，实现资源共享、在线利用。以C/S架构实现数字档案管理及特殊用户的检索利用。 　　以清华同方知网自主开发的KBase全文数据库管理系统、TPI信息资源建设与管理系统、清华同方数字档案馆系统等进行建设开发，同时还并行建设数字图书馆系统。 　　而数字档案馆应用系统共分为8个功能模块，以及目录数据库、原文资源数据库、辅助数据库和中央元数据库等4个数据库 　　一、 数字信息管理平台 　　包括目录数据的录入、档案编研、网站后台管理平台、组卷管理、报表设计打印与管理、数据库备份与还原管理、用户权限管理、代码管理、档案门类设置与管理、电子文档管理、C/S检索、借阅管理、鉴定销毁、表格统计管理、移交进馆、扫描控制与检测等功能。 　　二、 CAD电子文件解读与归档 　　具备配置、预处理、提取信息、格式转换、归档等功能。 　　三、 OA电子公文归档管理系统 　　OA电子公文在线归档，也就是数字档案馆和Domino业务系统无缝连接。 　　可针对基于domino数据库的Notes办公自动化系统生成的电子文件，不失真地将其目录信息和原文信息转存到档案系统数据库，保留原文上的红头、红章、和电子签名，转换成档案管理所要求的标准文本格式后，上传到档案馆文件服务器，并建立归档、存储、检索利用等环境。 　　四、 网站与WEB查询 　　提供后台管理模块、OA文件查询、现行文件检索、全文跨库检索、荣誉展示及其他功能。 　　五、 应用系统数据库解读与归档 　　含目录数据采集录入、数据库解读包、报表解读包、统计分析软件包等。 　　六、 多媒体声像档案在线归档与采编 　　具备馆藏档案模拟信息数字化与采编、压缩存储与光盘刻录、格式转存与不同格式数据整合、图片或照片类数字化等功能。 　　七、 图形矢量化与工程修改设计软件包 　　图纸扫描质量监测与修复、矢量化处理等强大功能。 　　八、 全文内容检索平台 　　提供中文智能全文检索服务。 　　项目意义 　　山东铝业数字档案馆按照企业图书档案信息化发展计划的总体要求、开发建设目标以及数字档案馆建设理论进行组建。将所属20多个二级单位档案资料室建成同一类型的数字化馆，与公司数字档案馆组成两级数字档案馆群，借助公司高速主干网，组织一个高效的数据网络系统和档案图书资源信息数据库即资源仓库，实现数据充分共享，资源互相利用，实现各类电子文件的在线归档;实现各级档案部门现代化管理，开发档案图书信息资源，让这些资源方便快捷的为企业的经营生产服务。