子公司分公司管理办法

北京首信股份有限公司子公司分公司管理办法 北京首信股份有限公司子公司分公司管理办法 （2001年11月20日北京首信股份有限公司第一届董事会第二次会议通过） 释义 母公司：指北京首信股份有限公司。 子公司：指北京首信股份有限公司有实际控制权的子公司。 分公司：指业务或财务等相对独立，但不具有独立法人资格的经营实体。 战略发展部：指北京首信股份有限公司的战略发展部。 董事、监事：除特别说明外，指北京首信股份有限公司派出的董事、监事。 高管人员：指子公司的高级管理人员，包括子公司总经理、副总经理、财务经理（或财务总监）、人事经理、其他经子公司认定的高级管理人员。 第一章 总则 第一条 为母公司与子公司的关系，加强母公司对子公司的支持、指导和管理，促进各子公司按现代企业制度规范运作，进一步完善法人治理结构，保障股东的权益，提高投资回报，根据《中华人民共和国公司法》等法律法规和母公司章程，特制定本办法。 第二条 本办法的适用对象包括：北京首信股份有限公司及其有实际控制权的子公司和分公司。 第三条 战略发展部是母公司管理子公司事务的专业职能部门，代表母公司对子公司行使控股股东的权利。战略发展部是母公司管理子公司事务的唯一接口部门。 第四条 母公司战略发展部和其他职能部门、子公司相关人员应当自觉遵守本办法。 第五条 子公司遵守执行本办法的情况将作为子公司及其高管人员的绩效考核的因素之一。 第二章 股东会 第六条 子公司股东会由投资各方组成，会议分为年度股东会和临时股东会。年度股东会议应于会计年度完结之后的四个月内进行。股份有限公司性质的子公司必须单独召开股东大会：有限责任和其他性质的子公司可安排年度股东会和董事会同时或合并举行。 第七条 子公司可根据《公司法》和子公司章程的规定，结合自身情况，制定股东会议事规则。股东会议事规则一经通过，应报送战略发展部备案。 第三章 董事会 第一节 董事 第八条 子公司董事除《公司法》和《子公司章程》所赋予的职权外，应当履行以下职责： 1、提出董事会会议提案； 2、提请召开董事会会议和股东会会议； 3、尽职参与董事会会议，履行公司章程规定的董事权利和职责； 4、关注、质询子公司经营管理情况； 5、及时审阅子公司报送文件和生产经营信息； 6、配合董事长撰写董事会工作报告； 7、参与撰写子公司派出高级管理人员评价报告、制定派出高级管理人员的奖惩； 8、分析子公司经营运作状况，提出增资、减资或清算建议； 9、分析、制订子公司战略规划及投资规划，研究改制、融资或上市等可能性； 10、根据子公司战略规划，与子公司经理层、其他董事讨论确定子公司年度生产经营； 11、指导子公司进行预算制定； 12、每季度对子公司进行实地查看，并参加生产经营总经理办公室会议，撰写制作子公司经营情况报告； 13、通过子公司经理层和董事会将母公司的建议和评价、要求落实； 14、董事、监事作出决策之前，应当就拟在董事会上讨论的问题与战略发展部事前沟通。战略发展部视情况需要牵头召开由派出董事、监事等相关人员参加的董事会预备会议。 15、与合作方股东、董事进行沟通和协调，并把有关重要信息及时告知战略发展部。 第二节 董事会 第九条 董事会会议应当每年至少召开二次。其中一次应在每年11月15日之前召开，主要审议下一年度经营目标和预算计划；另一次会议（年度会议）应在上一会计年度结束后的三个月内召开。 第十条 董事会工作报告一般是在总经理工作报告和财务预决算报告通过的基础上制作而成，故其内容与格式基本一致，如果子公司股东会和董事会合并召开，可略去成文的董事会工作报告。 第十一条 总经理工作报告和财务经理工作报告的内容与格式规定见“附件一”。 第十二条 董事会会议文件应至少在召开前15日报送战略发展部审核，召开前10日通知董事及其他与会人员，召开前7日将正式定稿文件送达董事。 第十三条 子公司可根据《公司法》和子公司章程有关规定，结合自身情况制定董事会议事规则。董事会议事规则一经通过，应报送战略发展部备案。 第三节 董事会秘书 第十四条 为便于子公司、子公司董事会与战略发展部和其他有关决策机构的及时沟通，规范子公司运作，提高效率，子公司董事会应设立董事会秘书，应由子公司副总经理或财务经理等兼任。小规模的子公司可以不单独设立董事会秘书，但应指定固定联系人与战略发展部保持经常联系。 第十五 条子公司董事会秘书应当履行以下职责： 1、准备和递交董事会的报告和文件； 2、筹备董事会和股东会会议，并负责会议的记录、会议文件和记录的保管； 3、保证公司信息及时、准确、合法、真实地向本公司董事、监事、母公司战略发展部、股东和其他相关管理机构反馈与披露； 4、有权查询并知悉子公司有关记录和文件，有权了解子公司的生产经营情况，列席总经理办公会议； 5、协助董事会行使职权，协助撰写董事会工作报告，并为公司重大决策提供咨询和建议； 6、董事会秘书应当遵守法律、行政法规和子公司章程的规定，履行诚信和勤勉的义务。 第四章 监事会 第一节 监事 第十六条 子公司监事除《公司法》和子公司章程所赋予的职权外，应当履行以下职责： 1、召开董事会会议和股东会会议； 2、检查公司财务和内部控制制度； 3、监督公司董事和经理的经营行为； 4、提交监事会或监事工作报告； 5、尽职履行子公司章程规定的其他权利和职责； 6、参与撰写子公司派出高级管理人员评价报告、制订派出高级管理人员的奖惩方案； 7、通过子公司经理层和监事会、董事会将母公司的建议和评价、要求落实； 8、作出具体决策前，应当与战略发展部事前进行沟通； 9、与合作方股东、董事、监事进行沟通和协调，并把重要信息及时告知战略发展部。 第二节 监事会 第十七条 监事会议每年至少召开一次，并向股东会提交监事会或监事工作报告，年度会议应在上一会计年度结束后的三个月内召开。 第十八条 监事会和监事工作报告内容要求见“附件二”。 第五章 高管人员 第十九条 子公司派出高级管理人员（下称“派出人员”）应当履行以下职责： 1、派出人员必须向战略发展部提交定期书面经营述职报告，至少每半年一次； 2、派出人员必须向战略发展部提交就任述职报告； 3、派出人员应根据子公司经营情况向战略发展部提出增资、减资或清算建议； 4、派出人员必须根据母公司预算编制及调整流程，及时做好本公司预算编制和调整工作； ​  5、参与战略发展部组织的关于子公司战略规划讨论、修改、制定； 6、及时向我方董事、监事和战略发展部汇报子公司发生的重大事项如巨额亏损，资产损失、严重违法经营、行政法律处罚、主要人事突然变动等。 第六章 绩效考核 第一节 子公司绩效考核 第二十条 子公司绩效考核设定以下关键绩效指标： 1、​ 董事会经营目标完成情况； 2、​ 财务方面：财务预算执行情况、净资产收益率、主营业务收入、流动比率、净现金流量等； 3、​ 市场开拓方面：市场占有率。主营产品在行业中的地位等； 4、​ 内部管理方面：制度是否健全、实际执行情况等； 5、​ 研发方面：新产品数量、自主开发含量、自主开发产品占销售收入的比重； 6、​ 服务方面：用户满意度、投诉和诉讼情况等； 7、​ 执行子公司情况； 8、​ 战略发展部认为应作为绩效考核的其他指标。 根据子公司具体情况，可以选取全部或部分关键绩效指标。 第二十一条 对关键绩效指标的权重分配，应当遵循以下原则： 1、相对重要原则：八大类指标一般按董事会经营目标完成情况、财务、市场开拓、研发、内部管理、子公司管理制度执行情况、服务相对重要程度递减排序分配； 2、个案原则：鉴于不同子公司的实际情况不同，权重按个案原则确定； 3、董事会经营目标完成方面的指标权重一般不少于50％。 第二十二条 子公司绩效考核执行程序如下： 1、考核组织：战略发展部组织子公司董事、监事、主管领导等分别对子公司年度经营绩效作出独立评估，在此基础上采用一定的；平均或加权方法得到同一的评估值。此评估值作为子公司董事会评价子公司管理层经营业绩的主要依据。 2、确定、调整考核指标和权重。每年年度董事会召开之前，战略发展部予子公司管理层充分沟通，就考核指标、权重的调整取得一致，并报母公司投资副总裁审核。 3、董事会确定、描述考核目标值。 4、下次年度董事会召开之时，董事会根据目标值和实际完成业绩情况评价子公司上一会计年度的经营绩效。 5、董事会根据子公司经营绩效评价结果，确定对管理层整体奖惩方案。 第二节 高管人员绩效考核 第二十三条 子公司高级管理人员考核模型和指标原则上参考母公司有关个人能力素质模型和业绩考核体系。 第二十四条 子公司高级管理人员绩效考核执行程序如下： 1、考核组织。战略发展部可视情况，会同子公司董事、监事、主管领导、每公司相关部门、子公司相关部门等分别对子公司高管人员个人上年度业绩作出独立评价，在此基础上采用一定的平均或加权方法得到统一的评分值。此评分值作为子公司董事会评价子公司管理层个人经营业绩的主要依据。 2、确定、调整考核指标和权重。每年年度董事会召开之前，战略发展部予子公司高级管理人员个别沟通，并上报投资副总裁审核。 3、董事会根据个人目标值和实际完成业绩情况，评价子公司高级管理人员上一会计年度的个人业绩。 4、董事会根据对管理层奖惩方案，结合高级管理人员个人的贡献程度，参考战略发展部对高级管理人员个人绩效考核结果，制定具体奖惩方案。其中总经理和财务总监的奖惩方案由董事长提议，董事会通过；其他高级管理人员的奖惩方案由总经理提议，董事会通过。 第二十五条 对于非母公司派出子公司高管人员，战略发展部如认为不胜任职位，可向子公司董事会提出撤换建议。 第七章 重大事项 第二十六条 任何对外担保、对外借款、资产抵押、债券发行，以及超过10%净资产总额以上的资产处置、变卖、清算事项，必须先报战略发展部。战略发展部会同财务部审核或提出初步意见后，由子公司按规定程序办理。 第二十七条 未经子公司股东会、董事会授权，子公司不得进行长期和短期对外投资。超过净资产总额10%以上的累计或单项对外投资需报战略发展部，战略发展部会同有关部门审核后，由子公司按规定程序办理。 第二十八条 未经子公司股东会、董事会授权，子公司不得以高于正常融资成本利率进行融资。超过净资产总额30%以上的单项或累计对外投资需报战略发展部，战略发展部会同有关部门审核后，由子公司按规定程序办理。 第二十九条 子公司进行改制，需将改制上市预方案报战略发展部审核后，由子公司董事会及股东会审议通过，并做出书面决定；子公司改制上市实施过程应接受战略发展部的指导。 第八章 信息制度 第三十条 子公司与战略发展部共同确定专人（称为“信息责任人”，一般应为董事会秘书或固定联系人）负责与战略发展部的信息接口工作。 第三十一条 母公司通过战略发展部传送的信息，送达子公司信息责任人即视为送达子公司。 第三十二条 战略发展部、母公司各职能部门与子公司之间设计子公司的信息、文件传送程序需遵循以下原则： 1、母公司各职能部门需要子公司提供的信息和文件资料，及下达文件、通知等信息与子公司，应通过战略发展部来传达、审核和统一管理。 2、母公司管理支持、技术研发、市场销售、生产制造等部门若需要母公司下属子公司的合作、帮助或提供信息，首先必须向战略发展部提出具体要求，投资管理部审核后，做出具体组织。 3、子公司项目公司其他部门提出要求合作、支持、信息提供等，可请战略发展部帮助协调和沟通。 第三十三条 子公司与子公司派出董事、监事及母公司其他主管领导的文件、汇报制度如下： 1、子公司向派出董事、监事报送文件（包括董事会会议文件）、信息，应统一由战略发展部转送； 2、董事、监事返回的有关文件、信息也由战略发展部统一传送； 3、子公司经理层向母公司及其派出董事监事反映、汇报有关经营情况时，应首先向主管投资的副总裁汇报，并与战略发展部联系，由后者具体安排向派出董事、监事和公司其他领导汇报事宜； 4、战略发展部就子公司报送、请求审阅或表决文件中某些议题向董事、监事作出解释和说明，必要时组织召开我方董事、监事预备会议。 第三十四条 子公司应当向战略发展部定期报送以下文件： 1、经营报告清单； 2、月度财务报表； 3、月度经营情况说明； 4、季度经营情况说明； 5、季度总经理办公会会议纪要； 6、中期和年度财务分析报告； 7、其他战略发展部认为应报送的材料。 定期报送文件内容与格式一般要求见“附件三”。 第三十五条 子公司应当就发生的以下重大事项向战略发展部提交临时报告： 1、生产经营的重大计划、举措或变化； 2、重大在建工程立项、实施； 3、重大研发项目立项、实施； 4、内部管理制度的重大变化； 5、其他重大事项。 第三十六条 子公司定期召开总经理办公会议，至少每季一次，讨论、分析、确定子公司重大经营事项，制作会议纪要，并及时报送战略发展部。战略发展部视情况派员列席子公司总经理办公会议。 第三十七条 战略发展部定期对子公司进行实地调研，子公司应当予以积极配合。如对生产经营情况由疑问，战略发展部应书面提出，子公司应予明确书面解释。 第九章 其他管理制度 第三十八条 子公司应当遵守母公司制定的内部审计制度，具体内容见《子公司内部审计制度》。 第三十九条 子公司应当遵守母公司制定的财务相关制度，具体内容见财务管理的有关制度。 第四十条 子公司应当遵守母公司制定的战略规划管理制度，具体内容见战略管理的有关制度。 第十章 附则 第四十一条 本办法由母公司战略发展部负责解释。 第四十二条 本办法经母公司董事会审议通过后自下发之日起实施。 附件一 外派董事、总经理、财务总监/经理、其他高管人员 的工作报告内容与格式 ​ 董事、总经理年度工作报告的内容： 1、​ 总结前一年度经营情况 1、​ 前一年经营、管理综述，包括产品、市场、研发、技术、内部管理规范和提高等方面； 2、​ 经营指标实际完成与目标的比较分析，阐明产生差异的原因。 2、​ 本年度经营计划及目标 1、​ 经营计划总体设想； 2、​ 市场开拓、产品与技术研发、内部管理革新与规范等方面目标与设想； 3、​ 支撑经营计划与目标实现的具体措施和对策； 4、​ 对公司未来2－3年的发展提出规划。 ​ 其他高管人员的工作报告格式参考上述格式，内容限定于其所负责的工作内容。 ​ 财务经理年度工作报告内容： 1、​ 前一年度财务完成情况概述 1、​ 收入、成本、费用、利润总指标实际完成情况； 2、​ 收入、成本、费用指标按分产品、分项目、会计帐目实际完成情况； 3、​ 实际完成与预算目标的差异分析； 4、​ 附上经审计的年度财务报告； 5、​ 对公司的盈利能力、资产营运能力、偿债能力作出评价； 6、​ 对公司经营发展提出建议和意见。 2、​ 本年度财务预算报告 1、​ 收入、成本、费用、利润总指标； 2、​ 收入、成本、费用、利润预算目标按产品、项目和会计帐目的分解情况； 3、​ 资本性支出计划，包括重大固定资产投资、技改等； 4、​ 附上预算、预算损益表、预算现金流量表。 5、​ 实际预算目标的关键事项和措施。 格式要求： （1）​ 尽量采用量化数字和表格，但要防止为了量化而量化； （2）​ 对照比较分析的行文格式。 附件二 监事会或监事工作报告的内容 ​ 监事会或监事工作报告的内容一般应包括一下几个方面： （1）​ 对董事会、经理层的工作业绩进行评价； （2）​ 对公司的财务和经营状况作出评价； （3）​ 对董事、经理在执行公司职务时是否有违反法律、法规和公司章程作出陈述； （4）​ 对公司重大担保、投资、资产处理及交易行为作出评价，提请股东注意。 附件三 财 务 信 息 1​ 年度与中期财务报告，包括财务报表及其附注，财务情况说明书； 2​ 月度财务报表（至少包括资产负债表、利润表）及重大事项说明或财务政策变更说明； 3​ 季度报告，至少包括资产负债表、利润表及其附注，重大事项说明或财务政策变更,以及经营情况说明和财务分析等。 4​ 上述材料作为附件，在下述报告清单中列明。 子公司定期报告清单 公司名称： 序号 材料名称 页数 备注 1 财务报告（季度、半年、年度） 2 资产负债表 3 损益表 4 现金流量表 5 公司经营情况说明 6 公司财务分析 7 重大事项 本报告所载资料不存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏，本人对内容的真实性、准确性和完整性负责。 总经理（签名）： 财务负责人（签名）： 年 月 日 注：本页填写并签名后以传真或其他书面方式发送至北京首信股份有限公司战略发展部。报送完整财务报告的，就不再填写财务报表等相应栏目。