记录和档案管理程序

记录和档案管理程序 1目的 为对与检测过程相关的记录和质量体系运行记录进行控制,保证对检测活动的复现、验证和追溯,确保记录(档案)的安全,制定本程序。 2 范围 适用于本试验室各种检测记录、质量记录和档案的管理。 3职责 3.1试验室办公室负责对记录实施总体控制,并负责做好试验室记录的控制和管理。 3.2 试验室办公室负责做好本试验室记录的控制和管理。试验室质量监督员负责监督检查执行。 3.3 所有检测人员应严格执行试验室的记录,质检师负责与检测过程相关的记录的标识、管理和归档。 3.4 档案管理员负责归档的记录的保存、保护、检索和处置,协助做好档案的保密工作。 4 程序内容 4.1 记录的分类与格式 4.1.1与检测过程相关的记录为技术记录,主要包括抽样(当参与抽样时)、样品接收和处置、样品的准备和原始观测记录,仪器设备购置、自校和使用记录,检测过程、计算和导出数据记录,出具证书(报告)记录,不合格品处置记录。试验室负责人应根据承检产品或项目的技术、规程规范制定出原始检测记录 的格式。 4.1.2质量管理体系运行中形成的记录为质量记录,主要包括内审、管理评审、体系运行检查、文件收发、反馈与纠正预防措施、抱怨处理、人员、体系改进运行等。质量记录格式由中心质量负责人组织制定。 4.2 记录的填写与更改 4.2.1所有的检测原始记录应按规定的记录格式真实、及时、完整地填写,书写时应用黑(或蓝黑)墨水笔填写,野外试验检测记录可以用铅笔填写。 4.2.2填写记录应字迹清晰、易于识别,并不得随意涂改。当记录中出现错误确需修改时,应在其上划两条水平线,在旁边标上正确数据,并加盖更改人印章。 4.2.3所有的检测原始记录中均应包括检测人员和校核人员的签字。 4.2.4对计算机采集的原始记录应避免原始数据丢失或变动,记录的更改必须由原记录者更改,其他人一律无权更改。 4.2.5记录可以是各种载体形式,如纸张、电子媒体、胶片等,在电子媒体或胶片上的记录必须有相应的原始记录资料备份。 4.3 记录的保存 4.3.1管理评审、内部审核的相关记录保存期不少于5年。 4.3.2检测人员、质量管理人员、内部审核人员的培训和等记录保存期不少于3年,对技术人员的技术档案则应长期保存。 4.3.3抱怨处理记录、不合格品处置记录、文件控制记录等,保存期不少于5年。 4.3.4检测原始记录、仪器设备运行检查记录、现场检测记录等,保存期不少于10年。 4.3.5 委托检测的检测报告保存期不少于10年。监督检测的原始记录和报告副本等的保存期不少于5年。 4.3.6服务和供应品的采购记录、实验室的环境维护记录,保存期为5年。 4.3.7技术标准和规程规范等外来文件保存期根据其性质确定。 4.3.8 仪器设备检定/校准或自校证书原件、仪器设备档案记录、仪器设备维护记录应保存至该仪器设备报废或注销。 4.3.9 当记录有追溯性意义或对工作改进有参考价值或作为修改质量体系文件 依据时,应进一步延长其保存期限。 4.4 记录的管理 4.4.1试验室设有工程质量检测档案专柜。记录经整理编目后,及时交档案管理人员存档,并认真履行交接手续。 4.4.2 存档的记录未履行审批手续不得查阅。 4.4.3 存放记录的场所应干燥整洁,具有防盗、防火设施,室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品;外来人员未经许可不得进入。 4.4.4 档案管理人员应及时登记存档记录,以方便检索查阅。 4.5 记录的借阅和复制 4.5.1 因工作需要借阅和复制记录须经质量负责人批准。 4.5.2 外单位人员一般不得借阅和复制记录,确因需要须经主任批准。 4.5.3 借阅、复制记录应办理登记手续,借阅人不得泄密和转移借阅,不得在记录上涂改、划线等,阅后及时交还管理人员,并办理注销手续。 4.6 记录的保密 4.6.1 记录应存放在指定场所,并采取保密措施。 4.6.2 借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所,不得查阅其他无关记录。 4.7 记录的销毁 保存的记录如超过保存期,由档案管理人员提出销毁申请,经中心质量负责人审核,报中心主任批准,由管理人员执行销毁。 5 相关文件 (1) 《保护委托人机密信息和所有权程序》CRSRI-CX-01-2004 (2) 《文件的控制和维护程序》CRSRI-CX-02-2004 继续阅读