厦门市《归档文件整理规则》实施细则

厦门市《归档文件整理规则》实施细则 为适应文档一体化和档案管理现代化的需要,归档文件的整理方法,提高工作效率,保证整理工作质量,根据中华人民共和国档案行业《归档文件整理规则》(DA/T22-2000),结合我市文书档案工作的实际需要,制定本实施细则。 第一条适用范围 本细则适用于全市各级机关、团体和其他社会组织。 第二条定义 一、归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 第三条整理原则 归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 第四条质量要求 一、归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修裱,字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应予复制,并附于原件后一并归档。 二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除金属物,纸张幅面尺寸超过国际标准A4型的按A4规格加以折叠。 第五条整理单位 归档文件的整理,以件为单位进行。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;来文与复文为一件,经过若干层次办理的来文复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件;报表、名册、图册等按其原来装订方式一册(本)为一件,未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,装订在一起作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的,其正本与历次修改稿(包括定稿)各为一件;会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的,一本为一件);成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件;计算机及网络环境下形成的文件,若定稿无重要修改手迹或无领导批示的,正文与发文稿纸为一件。 第六条整理方法 一、装订 1、归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;不同文字的文本,中文本在前,其它文本在后。需要保留文件处理单的,处理单在前,文件在后。 文件定稿如果是计算机打印的,没有修改笔迹,且内容与正文完全一致,只需将文件的发文稿纸附在正文之后装订成件。 2、归档文件原则上用线装订。装订时,一般可采用缝纫机左侧轧边,装订线两头分别留线打死结;较厚的文件可采用"三孔一线"的装订方法;已成册不易拆封且未使用金属材料装订的文件材料,可保持原貌不变。 文件装订时应取左、下侧对齐。 二、分类 归档文件一般应采用“年度—问题(机构)—保管期限”的分类方法进行分类;档案数量较少,内设机构简单的机关可采用“年度—保管期限”分类法。各单位应制定本单位归档 文件的分类,并保持相对稳定。 (一)年度—问题(机构)—保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,按问题(机构)设臵类目,再根据保管期限分类。 (二)年度—保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,再根据保管期限分类。 (三)确定归档文件所属年度一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于、规划、总结、预决算、统计报表、法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期来判定文件所属年度。 跨年度形成的文件,按文件办结年度归档。如:跨年度的会议文件材料,归入会议闭幕年;跨年度的案件材料,归入案件办结年;跨年度的请示、批复,归入批复年。 当几份文件作为一件时,应以装订在前面的文件日期为准。如正本与定稿为一件时,以正本日期为准;正文与附件为一件时,以正文日期为准;转发文与被转发文为一件时,以转发文日期为准;来文与复文为一件时,以复文日期为准。 三、排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目(保管期限)内,按事由结合时间、重要程度等进行排列。 1、不同保管期限的文件,按永久、长期、短期分别排列。 2、不同问题(或机构)的文件,按分类方案所体现的问题(或机构)间的顺序排列。 3、分类方案的最低一级类目中的文件,按事由结合时间、重要程度排列。同一事由中的文件,先按文件形成时间的先后顺序排列,同一时间的文件再按重要程度排列;不同事由之间,按事由办结时间的先后顺序排列。 4、会议文件、统计报表、简报等成套性文件一般应集中排列在一起。 5、因故未及时整理归档的零散文件,可以排在同一年度、同一期限的所有文件的最后,并将该情况在备考表中加以说明。 四、编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位臵加盖归档章并填写相关内容。若文件处理单随同文件一道归档的可将归档章盖在文件处理单上。 归档章设臵的项目为:全宗号、年度、问题(或机构)、保管期限、室编件号、馆编件号、页数(见图1)。 1、全宗号:档案馆给各立档单位编制的代号,没有代号的暂时不填。 2、年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2004”。 3、保管期限:归档文件保管期限统一用"永久"、"长期"、"短期"标识。 4、问题(机构):按问题(机构)分类的,用中文填写类目名称。 5、室编件号:在同一年度内,区分不同保管期限,再按文件排列的顺序采用阿拉伯数字分别从"1"开始逐件编号,不同归档年度的文件不能混合编号。 6、馆编件号:暂不填写,档案移交进馆后由档案馆填写。 7、页数:每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页,空白页不计。两份文件为一件时,只需将两份文件的页数相加作为该件文件的页数;大张的统计表折叠后,仍按未折叠前的图文页面数计算页数;文件处理单与文件一同归档的,应加上处理单的页数。页数采用阿拉伯数字填写。 五、编目 归档文件必须依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 (一)归档文件应逐件编目。归档文件目录设臵件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图2)。 1、件号:填写室编件号。 2、责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者,它可以是一个或几个机关、一个或几个人。 (1)责任者应填写全称或规范化简称,不能使用“本委”、“本局”等含义不明、难以判断的简称。 (2)没有责任者的文件材料,要考证清楚后填写,并加“[ ]”号。 (3)联合发文的文件一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多时可适当省略,但立档单位本身是责任者的必须填写,被省略的责任者用“[等]”表示。联合发文的文件责任者之间统一用“;”号间隔。 (4)名义上属于个人作者的领导讲话、介绍等文件材料,填写个人姓名,必要时在姓名后加上本人的职务、职称或其他身份,并用“()”号括起。 如:厦门市XXX副市长讲话,应填写为“XXX(厦门市副市长)”。 3、文号:填写文件的发文字号。文号由机关代字、年份、序号组成,填写时不能省略其中任何一项。 4、题名:填写文件的标题。 (1)当文件只有一个题名时,应照实抄录。 (2)当文件有副题名(即文件标题中破折号或冒号后面部分,对正题名进行解释说明)时,如果正题名能够反映文件内容,副题名一般不须抄录。 (3)当文件没有题名,或题名含义不清,不能揭示或不能全面揭示文件内容,应重新拟写或补充标题,并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。 (4)正文与附件为一件时,一般用正文题名作为本件题名,但当正文仅仅是一些原则性的话语,而附件是具体的条文,这时附件的题名应同时抄录,外加“()”号。 (5)统一制发的统计报表,填写时要有针对性地修改,如《XX省行政、企事业单位干部统计表》,填报单位是XX市XX局,应填写为“[XX市XX局干部统计表]”。 (6)有批文的审批表与批文合为一件时,只填写批文题名;没有批文的审批表一表为一件,填写题名时应注明受审批对象,外加“()”号。 (7)介绍信若干份为一件,填写题名时应注明是什么人什么内容的介绍信;介绍信存根一本作为一件时,填写题名时应注明是什么内容的介绍信存根,并加“()”号标注年度及起止号数。 (8)简报、信息若干期为一件时,题名填写为“XX简报或信息(XXXX年度XX—XX 期)”。 5、日期:填写文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如:2003年2月2日,填写为“20030202”,作两行填写时,应为“”。文件无时间、文件时间不全或字迹不清,必须根据文件内容、形式特征进行判定,若判定不出时间,则以“0”补之。 6、页数:填写每一件归档文件的总页数。 7、备注:注释文件需要说明的情况。 (二)归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。 (三)归档文件目录应分年度、分保管期限装订成册并编制封面。封面设臵全宗名称、年度、保管期限等项目(见图3),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。 归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。 六、装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 (一)档案盒规格 档案盒应采用无酸纸制作,其外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设臵为20mm、30mm、40mm等(见图4A)。 (二)装盒要求 不同年度形成的文件材料不得装入同一档案盒。 不同保管期限的文件材料不得装入同一档案盒。 归档文件装盒时,应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒,档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下,不至使文件弯曲受损。 (三)填写档案盒封面和盒脊内容、备考表 1、档案盒封面只需在双横线上填写全宗名称。 2、档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目(见图4B、图4C)。其中起止件号填写室编件号,即每一盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用"-"号连接。盒号,即档案盒的排列顺序号。全宗号、馆编起止件号、盒号在档案移交进馆后再按要求填写。 3、备考表放在盒内所有文件之后,表内设臵有盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等项目(见图5)。 (1)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 (2)整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。由业务部门整理归档的文件,填写该部门负责整理的人员姓名;在档案室进行集中整理的文件,填写档案人员姓名。 (3)检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 (4)日期:填写归档文件整理完毕的日期。 七、整理说明 归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”(见图6)。主要说明立档单位基本情况和归档文件整理情况,内容包括单位名称、成立时间、内部机构设臵情况、分类方案、归档文件采用的装订方式、归档文件的总数量、不同类别与不同保管期限归档文件的数量,并填写归档文件的整理人、检查人和归档整理完成时间。 年度归档文件整理说明填写一式四份,一份存放在全宗卷内,另三份分别与不同保管期限的归档文件目录一起装订成册。 厦门市档案 2004年5月26日