标书制作指导书V2.0

文件名称Document： 【标书制作指导书】 文件编码 Reference No.: 【STS/EM07/W02】 版本Version: 【V2.0】 业务类别 Business Category: 【技术支援】◆ 生效日期Effective Date：【2003－08－20】 业务模块 Business Module ：【售前支持】◆ 拟制责任人Prepared by: 【王向东】 业务小类 Sub Category of Business【工程与服务标书制作】◆ 文件审核人Reviewer: 【Thomas Kong】 流程责任人 Process Owner：【Thomas Kong】◆ 角色 Role：【项目经理】◆ 警示：本文件的最新有效版本保存在文档中心，使用文件时，请直接在文档中心查询，禁止非法复印！！ Warning: the latest effective version of this document is saved at Document Center. Please inquire directly from Document Center when you use this document. No copies are allowed to be made! 0 定义 Definition 无 1 目的 Objective 规范公司重大项目技术支援售前支持业务的标书制作。指导技术支援参与售前支持人员的具体操作，确保售前支持业务的顺利实施。 2 KPI指标 KPI Index 无 3 适用范围 Scope 流程起点 购买标书 流程终点 标书总成 业务范围 标书制作 适用范围 适用于公司国内非Turnkey重大投标项目。本指导书范围覆盖标书制作阶段的全过程。 4 相关文件 Correlative Documents 上层文件名称 文件编号 上下游接口文件 文件编号 无 无 5 输入 Input 输入类型 输入名称 内容简述 上游来源接口及提供者 上游来源接口流程名称 启动输入 招标书 从客户处购买的正式招标书 销售项目经理 售前支持工作联络单 需要全球技术服务部提供售前支持的正式申请 销售项目经理 无 过程输入 投标项目背景说明材料 对投标项目的背景说明 销售项目经理 无 逐点应答（工程与服务）答复标准 工程与服务部分的逐点应答 服务营销中心销售项目经理 无 6 输出 Output 输出名称 内容简述 下游接口及客户 下游接口流程名称 工程与服务标书 按公司标准模板，并结合客户要求制作的工程与服务部分的投标书 销售项目经理 无 7 角色、职责及特殊技能 Roles, Responsibilities and Special Skills 角色名称 职责 特殊技能要求 项目经理（以下称标书制作人） 1）向销售项目经理提交招标书中的工程与服务超标条款，以便销售项目经理做超标条款申请。 2）负责逐点应答的工程与服务部分的答复条款制作。 3）负责工程与服务建议书的制作。 4）负责工程界面和工程进度的制作。 项目管理专业知识、丰富工程业务知识、现场谈判经验、熟悉工程服务相关条款、有一定的商务知识 8 流程图 Flow Chart 见附件。 9 流程说明 Instructions of Process 9.1. 招投标的过程 依据中华人民共和国招标投标法（1999年8月30日第九届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过），招投标的过程包括招标（购买招标书）、投标（递交投标书）/开标和定标等三分界点（共四个阶段）。 按先后顺序，招投标的过程可以划分为以下四个阶段： 阶段一 标前引导和了解信息阶段； 阶段二 标书设计制作阶段； 阶段三 标书澄清及评定阶段； 阶段四 签约执行阶段； 本指导书关注招投标过程中的第二个阶段－标书设计制作阶段。该阶段在招投标过程中的相对位置如下图所示： 9.2. 投标书结构 9.2.1 投标书的基本结构 投标书包括三个组成部分：（1）商务部分；（2）技术部分；（3）工程与服务部分。各个部分又可以细分如下： （1）商务部分的内容  商务函件  商务部分的逐点应答  报价清单  资格文件 （2）技术部分的内容  技术部分的逐点应答  技术建议书 （3）工程与服务部分的内容  工程与服务部分的逐点应答  工程与服务建议书  工程界面  工程进度计划 9.2.2 投标书举例 投标书中三个部分的内容可以根据招标书的要求做适当调整，例如某个招标书对投标书的组成结构要求如下： 一、正文 二、合同附件 附件一 合同设备价格清单 1.总价表 2.设备配置清单及价格 附件二 工程技术规范书及技术规范书应答（必须在引用规范书的基础上逐项应答） 1.买方技术规范书 2.卖方技术规范书点对点应答 3.卖方应答补充 附件三 技术建议书（包含针对本期工程的解决方案和配置原则、计算过程等） 附件四 技术文件清单 附件五 软件功能清单及版本路标 附件六 卖方承诺（包含版本升级计划和特殊商务承诺） 附件七 工程进度及工程实施要求 1.工程进度表 2.工程服务人员情况 附件八 双方责任及工程分工界面（要求图示并加以说明） 附件九 人员培训、厂验、协调会 附件十 现场要求（设备情况、机架尺寸、电源要求及场地环境要求） 附件十一 验收及测试安排 附件十二 技术服务（支持、保修）承诺 附件十三 产品说明（说明是否取得中华人民共和国信息产业部入网许可证，若无许可证应给出可取得许可证的时间计划） 9.2.3 责任范围划分 技术支援参与售前支持的人员在标书设计制作阶段主要负责完成工程与服务部分的逐点应答和建议书的制作。 上述投标书组成结构例子中，除工程与服务部分逐点应答合在《附件二 工程技术规范书及技术规范书应答》里之外。工程与服务建议书、工程界面和工程进度计划等方面内容分布在附件七～附件十二（6个附件）之中。 9.3. 投标书制作准备（工程与服务部分） 9.3.1 全面把握项目信息 全面、细致地掌握投标项目的信息是做好标书制作准备的关键。首先需要关注客户的需求，然后需要充分理解内部（投标项目组）的要求。客户需求信息来自（1）招标书（技术规范书）；（2）投标项目背景材料；（3）技术方案交流记录。内部（投标项目组）的要求由销售项目经理（或投标业务部门主管/负责人）提出，同时参考项目组中相关标书部分责任人的需求。 当投标书设计制作任务确定之后，标书制作人所做的第一件事就是与该投标销售项目经理联系，以尽可能多地了解项目背景信息。这些信息包括：项目组成员名单、项目的结标日期、项目中涉及的设备信息、项目的模式等等。并且可以从销售项目经理处得到招标书（技术规范书）、投标项目背景材料和技术方案交流记录等文件，对这些文件应做深入细致的研究。此时如还对一些问题有疑惑，需要获得信息，可以直接与标书设计制作（总成）责任人联系。 9.3.2 阅读招标书 阅读招标书是标书制作准备工作中最重要的一个环节，也是占用较多时间的工作。招标书是客户发出的需求规范书， 也就是说我们制作标书所需要的具体需求信息大部分可以从阅读招标书中获得，这些需求信息是我们制作标书的基础。通常招标书包括大量的内容，工程与服务方面的信息就交织在其中，需要仔细阅读提炼。 对招标书的理解是一个渐进的过程，因此需要对招标书进行反复的阅读。首先，在制作标书的之前，需要对投标项目有一个全面的了解，同时需要根据项目的工程与服务需求在工程小组内进行分工。 为了对所要做的工作认识得更加明确以及投标项目组内的交流，建议使用EXCEL建立一个表格，将自己认为重要的信息列入其中。同时将自己认为有疑问的地方整理出来，以便与客户交流把问题澄清。 对于工程与服务部分，标书制作准备的重点在于（1）双方责任分工界面；（2）工程进度计划；（3）客户的特殊要求。提醒大家在阅读招标书时要特别留意这些相关方面的内容。 通过以上的工作，标书制作人已经能够明确自己在该项目中的定位，所责任的分工也明确无误。并且已经对客户在工程与服务方面的需求有了一个大致的把握（客户更改标书，另当别论），为准确、高效地完成标书制作任务打下了坚实的基础。 虽然到此时我们对标书的制作已经相当有把握，但是建议大家这时候最少对标书再细细的读一遍，在确信对投标项目的需求理解无误之后才开始进行标书的制作。 在涉及到有分包商的投标项目，必须注意收集分包商所提供的信息。 最后再强调一下，阅读招标书（技术规范书）等文档、（与客户或其他项目组成员）交流，以及向相关方面的人员/部门咨询都是非常有效的手段。尤其需要注意的是在标书制作准备的过程中，一定要积极主动去获取信息。 9.4. 关于逐点应答（工程与服务） 工程与服务的逐点应答审核的依据是《工程与服务评审标准》及公司相关方面的文件。具体条款答复可以参考《逐点应答（工程与服务）答复标准》。 在保持与标书中的其它部分一致的基础上，依据标准进行审核。超出标准的部分根据具体情况答复“不满足”或“部分满足”，并给出公司标准中的相应表述。若需要答复“满足”，则该超标条款必须走“工程与服务评审流程”。 在制作工程与服务部分的逐点应答条款时，有几点需要向大家说明： 首先对于自己负责答复的招标书部分要仔细阅读，决不遗漏招标方提出的任何一条关于工程与服务的技术规范要求； 其次对于答复语句须反复推敲，避免词不达意；最后要指出的是请慎重使用“不满足”的答复。 逐点应答是投标书中非常关键的部分，为了提高投标书的质量和投标项目的中标率，我们必须注意一些技巧的使用。一般情况下都答复“满足”，尤其是关键问题的答复。所谓关键问题就是如果答复不满足就可能造成废标或直接影响中标的问题。对于我司实在无法满足招标方的要求，也可以答复“部分满足”，然后再说明理由以及我司是如何解决的，力争引导招标方接受我司的工程与服务建议方案。 在做逐点应答时，应尽量体现我司在工程实施和技术服务方面的优势，突出我们自己的工程与服务的特点。 9.5. 工程与服务建议书制作 9.5.1 工程与服务建议书的一般结构 投标书的工程与服务部分一般包括（1）工程进度计划；（2）双方责任及工程分工界面；（3）技术服务承诺；（4）买方技术人员培训、厂验及协调会；（5）现场环境要求；（6）验收及测试安排。 9.5.2 工程进度计划的制作 工程进度计划在投标书（工程与服务）模板中是使用MS PROJECT 98来制作，主要是确定从合同签订到系统设备终验之间的工程实施阶段关键时间点。 在工程进度计划中，到货、开工（硬件安装）和割接开通等三个时间点，以及试运行期的确定非常关键。所以一定要了解清楚，保证在投标书制作时准确无误。 工程项目管理的时间段应该从合同签订到系统设备初验开通。工程勘测设计和网络规划的时间一般控制在备货和发货时间之内，若备货和发货时间极短，再深入考虑工程勘测设计和网络规划的时间不迟。工程进度计划的备货期和到货时间点要由销售项目经理确定，因为供货周期也是能否中标的关键因素。在模板中，一般到货7天内开始硬件安装；割接开通时间根据施工周期来定，一般我司的施工周期是一个月到三个月左右，需要根据具体的投标项目来确定。在工程进度计划中的试运行期一般是初验结束后三个月，而且要与其他地方提到的试运行期相一致。 9.5.3 双方责任及工程分工界面的制作 双方责任及工程分工界面在投标书中是非常重要的部分，因此在制作工程界面时我们应给予足够的重视。一般情况下，我司提供的只是招标方采购的主设备，其余还有一些相关设施和条件，所涉及到分工界面都要在投标书中有体现。 9.5.3.1 传输部分 传输部分与主设备相关的设施有DDF架和连接DDF架与主设备之间的中继电缆，中继电缆的两端接头也是传输部分界面的一个关键点。对于投标书（工程与服务）模板中的传输界面，一般是交换机房侧DDF架由招标方提供，我司只提供从主设备到交换机房侧DDF家的中继电缆及其主设备侧端子；另外一个端子，即DDF架侧中继电缆的端子由招标方提供。若招标方要求我司提供DDF架，则DDF架侧中继电缆的端子由我司提供。 值得注意的是原则上我司不提供传输机房侧的DDF架，也不提供从交换机房侧DDF架到传输机房侧DDF架的中继电缆。对于中继电缆端子的提供与否，原则上是一侧的中继电缆端子由该侧设备的提供方负责提供。 9.5.3.2 电源部分 电源部分与主设备相关的设施包括直流分配架PDF、高阻柜和交流电源插座，以及相关设施之间的电源电缆及其端子。对于投标书（工程与服务）模板中的电源界面，我司一般提供高阻柜以及高阻柜到主设备之间的电源电缆（包括两端的接头）。交流电源插座一般由招标方提供。 电源部分界面的变更，可能有以下几种情况：（1）招标方要求我司提供从直流分配架（在动力机房）到高阻柜的直流电源馈电线。该馈电线电缆非常粗非常重，价格也很昂贵，原则上我司不提供，除非招标方强烈要求。（2）招标方要求我司提供操作终端和服务器所需的交流电源插座。 9.5.3.3 接地部分 接地部分界面的关键点在于室内分接地排。主设备、高阻柜、逆变器/UPS和服务器都与室内分接地排有地线相连。这些接地线一般都由招标方提供，而且包括接地线两端的接头。在有些投标项目中，招标方可能要求我司提供室内分接地排、接地线及其两端的接头。 9.5.3.4 其余部分 除传输、电源和接地之外，其余配套设施还有机房的走线架、走线槽、空调设施、消防设施、照明设施、温湿度计、维护电话/测试SIM卡和交通工具等等。在投标书（工程与服务）中，以上配套设施都由招标方提供。 9.5.3.5 施工责任界面 工程界面中，除材料界面之外，还有施工责任分工界面。施工责任分工界面一般与服务方式相对应：（1）工程服务方式即我司的施工责任包括硬件安装、硬件督导、软件调测和软件督导；（2）督导调试方式的我司施工责任包括硬件督导、软件调测和软件督导；（3）督导服务方式的我司施工责任包括硬件督导和软件督导。对于工程服务方式不能满足的情况，请参见相关指导书。还不能满足的情况下，征求工程部的意见。 有些常见的工程界面责任在模板中已给出描述，如设备的割接、验收工作由买方负责，卖方协作完成； 卖方设备的工程调测与测试所涉及的专业仪表、工具由华为公司提供。若招标方有如何特殊的要求，都可以在工程界面中给予明确。 在投标书的工程与服务部分中，工程界面相当比较复杂。除了表格描述之外，一般还有提供图形描述和文字叙述。而且各个不同的描述方式之间内容上要保持一致，不能有冲突。一般可以先修改表格描述，然后对照表格描述修改图形描述，最后还有需要补充的说明则用文字来叙述。 9.5.4 工程与服务建议书其余部分的制作 投标书的工程与服务部分除（1）工程进度计划和（2）双方责任及工程分工界面的制作相对较为复杂之外，其余部分如（3）技术服务承诺；（4）买方技术人员培训、厂验及协调会；（5）现场环境要求；（6）验收及测试安排等都有固定的模板，而且基本上不用修改。要充分利用好投标模板，可以大大地提高标书制作的效率。依据投标策划和标书制作准备的情况，有针对性地修改相应的标书模板。若客户有特殊的要求，必须提供相关文档，则可以增加附件。注意保持标书的完整性和准确性，并按时提供给投标项目组中的总成责任人。 19 .5.5 标书制作的操作技巧 前面谈到了很多如何制作一份合格的投标书（工程与服务）。但我们切不可忽略标书格式的重要性。在工作中我们往往认为有了好的内容就足够了，但投标是一个公司整体形象的一个展示，好的格式是一个公司是否职业化的表现。 投标书文档模板中，一般需要修改之处都有XX标出，可以用WORD中的〔查找〕功能找出。 对于具体的标书，招标方如有特殊要求，请根据具体情况对投标书文档模板给予补充/删除/修改。 在对模板做修改是一些细节也要非常注意，如页眉、页脚、标题等，这些地方经常因为大家不重视而造成，提交给招标方A的投标书却多处出现招标方B的名称。 在投标书制作过程中使用到的MS OFFICE系列工具包括WORD、PROJECT 2000和POWERPOINT等。这些软件工具的使用都有相应的文档说明，在此不再叙述。但是工具的使用熟练程度和使用技巧还是非常重要的，尤其是在投标过程中需要对标书做修改时其重要性更加突出。 针对投标业务特有的对格式的高要求，投标办对标书的格式进行了专门的定义。另外，在制作投标书时还应严格遵照招标书的格式要求。 在标书制作的过程中，根据需要可以向工程经理（办事处/北京分部）、对应工程部接口人请求支持。 10 支持文件 Supporting Document 1）《重大项目售前支持流程》 STS/EM07 2）《工程与服务评审流程》 STS/C&B05 11 记录的保存 Retention of Record 记录名称 保存责任者 保存场所 归档时间 保存期限 到期处理方式 工程与服务标书 项目经理 国内项目管理部文档服务器 投标工作结束及时归档 二年 封存 12 补充说明 Supplementary Instructions 无 13 文档历史 History of Document 版本号 Version 拟制/修改责任人 Develop/Change Owner 拟制/修改日期 Develop/Change Date 修改理由 Change Reason 批准者 Approved by V1.0 曲广春 2001/09/29 新建 何彬 V2.0 王向东 2003/07/02 修订 庾红卫