电脑应用——经理篇

经理篇（管理项目文件） 经理篇   一、管理项目文件 　1.1 准备工作 　1.2 制作活页夹 　1.3 统一打印文稿 二、任务分派 三、工作安排　 四、写合同　 五、项目预测分析 六、制作公司主页 七、常见问题解答   　　因服务行业不同，公司经理或单位主要负责人所担负的职责和要求也不同。有的要求较高，主要是从宏观上进行各方面的管理；有的却很细，甚至接近文秘的工作。本篇只能从中抽取一些有代表性的工作，如工作安排、任务分派、项目预测等，进行分析和总结，并对其中涉及的难点加以解释，希望您能掌握利用OFFICE 2000组件进行办公的好方法。 　　实例：一个项目负责人管理着三个项目，每个项目都有一些OFFICE文档，这时就可以利用OFFICE活页夹对各个项目的文档进行归类、查找和打印。 1.1.�.�.�.�.�.��� 准备工作 1.2 制作活页夹 　　单击活页夹左窗格中的任意一个文档，右面的编辑区中会出现该文档的内容，而编辑环境也随之改变，我们可以直接对文档进行修改。选择一个WORD文档，右侧出现WORD的菜单和工具栏。注意，此时“文件”菜单中的命令都是针对活页夹而言的，而 “前往”和“稿件”两个菜单是新增的。 　　在活页夹中为文档重新命名是很方便的：选取菜单“稿件”中的“重命名”命令，可以看到当前被编辑的文档的名称处于被编辑状态，这时就可以给文档重新命名了。 　　我们还能改变活页夹中文档的顺序。选择“稿件”菜单中的“重新排列”命令，在这个界面中选择要重排位置的文档，用“上移”、“下移”按钮将文档移动到相应位置，单击“确定”按钮，文档的顺序就被重新排列了。合理的排序可以使我们更方便地选定多个文档，进行多文档操作。 　　如果要删除文档，可以先将此文档选中，然后单击“稿件”菜单中的“删除”命令，此文档被删除。 　　如果要保存该活页夹，可以单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，在弹出的对话框中给出要保存的活页夹的名字和保存位置，单击“保存”按钮，就得到了此项目所属文档的活页夹，同时活页夹中各个文件的更改情况也都被保存了。活页夹文件的扩展名为“Obd”。 1.3 统一打印文稿 　　活页夹的一个好处是可以用同一个页眉和页脚来设置不同的文档，当一个项目中的文档需要使用相同的页眉和页脚时，使用活页夹就带来极大的方便。打开“文件”菜单中的“活页夹页面设置”命令，选择“用于所有受支持的稿件”，然后选择合适的页眉和页脚，单击“确定”。 选择“文件”菜单中的“活页夹打印预览”命令，进入打印预览窗口，单击工具栏中的“前一篇稿件”、“下一篇稿件”按钮，可以查看活页夹中的每一篇稿件，单击“退出预览”按钮可以回到活夹编辑窗口中。 如果仅仅打印当前编辑的文档，可以单击“稿件”菜单中的“打印”命令来打印当前编辑的文档；如果想一次打印多个文档，则可以使用“文件”菜单下的“打印活页夹”命令，在打印对话框中可以选择是打印全部文档还是打印在左窗格中选中的文档。 举一反三： 　　通过以上介绍，相信您已经掌握了活页夹的使用了吧！上面是一个活页夹文件的例子，其他项目您也可以这样来做，先对所属文档归类，然后分别存为一个活页夹文件，这样对项目的管理显得条理清楚、一目了然。希望您能更好地利用活页夹，方便快捷地对文档进行管理、查询、显示和打印。 经理篇（任务分派） 　　实现经理对下属员工分派项目任务，包括临时性的任务、较长时间的任务、周期性的任务等，对长时间的任务，在完成过程中随时进行跟踪检查。 　　给出一个任务分派的例子。 　2.1 启动程序 　　单击“开始”按钮，在打开的菜单中选择“程序”项，单击“Microsoft Outlook”，应用程序启动，进入Outlook环境。 按前面的方法，在“联系人”中加入了下属职员的名单。在左侧的面板中单击“任务”图标，进入“任务”窗口。 2.2 分派一次性任务 　　　　　　　　　　　　　　　 　单击“视图”菜单中的“当前视图”项，选择“详细列表”命令，这时当前视图以详细列表形式显示任务内容。 　　     　　在任务列表中单击“主题”列标下面的“单击此处添加新任务”，在光标处输入任务的主题内容，按回车键后，该任务就会被添加到任务列表。 　　 　　　 　　 双击此任务，在弹出的窗口中可以输入更详细的内容。单击“分配任务”按钮，再单击“收件人”按钮， 　　在“选择任务收件人”对话框中，从左侧列表 中选择一个收件人，双击，然后单击“确定”按钮， 　　单击“发送”按钮，这项任务就被分配出去了。 　　这时在任务列表中此项任务左侧就出现了“已分派给他人任务”的图标，如果双击此图标，就会出现一个对话框，这时我们不能再编辑这项任务，只能等待接受任务者的回信。 2.3 复杂任务的设置 　　双击任务列表中的一个任务，在打开的“任务”对话框中可以详细填写各项内容，其中包括：任务的开始时间结束时间任务的状态优先级百分比等，还可以设置任务的提醒时间、任务的联系人和类别。 　　 　　如果要设置周期性的任务，比如每周四执行一次，可以单击工具栏上的 按钮， 　　在弹出的对话框中，保证“定期模式”为“按周”，选中“星期四”选项， 　　 　 单击“保存并退出”按钮。 　　这时在任务列表中就出现“定期任务”的图标。 2.4 如何接收任务 　　下属职员通过Outlook收件箱收到经理分派的任务信件后，双击收件箱中包含任务的信件。 　　在打开的对话框中，单击“接受”按钮， 　　单击“发送任务选项”按钮，可以对任务的颜色进行设置。单击“确定”按钮，再单击“确定”按钮，这时就可以随时得到分派对象完成任务的进展报告。 　　当任务完成后，在任务列表中会列出完成率为“100%”，并且任务条上出现了删除线。 　　以上只是简单地介绍了任务分派的使用方法，您还可以对各个对话框中的选项进行更详细地设置，比如给任务设置重要性、工作量等，便于多任务的区分和处理。使用好Outlook，可以更方便地进行任务的分派，并及时得到反馈信息，对原来分配不合理的任务可以及时调整或重新分配。 经理篇（工作安排） 　　安排日常工作，如召开会议、交货最后期限、会见客户等；安排会议计划，如会议的时间、地点、出席人员等；日程安排的打印等。 　　OUTLOOK日历的使用方法。 　　3.1 日程安排 　　在OUTLOOK环境中单击左侧面板中的“日历”图标，进入日历环境。 　　根据日程安排的需要，单击工具栏中的“日”、“工作周”、“周”或“月”按钮，可以确定日程安排是按日、按工作周、按周，还是按月进行的。选择不同的按钮，下面的窗口是不同的。 　　双击窗口中的要安排日程的日期，打开“事件”窗口，在这里可以设置事件的主题内容、起止时间、地点、提醒等， 　　设置完后，单击“保证并关闭”按钮。 　　这时日历窗口的相应日期栏中会出现日程安排的主题内容，并根据提醒设置，到时就会出现提醒窗口和声音。 3.2 会议安排 　　在日历窗口中，单击“动作”菜单，选择“安排会议”命令；　　 　　在“安排会议”窗口中，单击“邀请其他人”按钮； 　　可以选择“必选”或“可选”的会议参加者，然后单击“确定”按钮。 　　接下来我们可以设置会议的开始和结束时间，如果这一段时间内已有了日程安排，时间图中会显示出“忙”的信息，这时可以单击“自动选取”按钮，根据里面的选项，可以自动选取会议合适的时间。 　　单击“安排会议”按钮，弹出“会议”窗口，可以在里面填写主题、地点等内容，单击“发送”按钮，就可以将会议发送给所有的与会者，单击“关闭”按钮，会议安排完毕。 　　被邀请的与会者看到这封信件后，会决定是否参加会议，如果参加，可以回复收到的信件。 3.3 日程安排的打印 　　在日历窗口中进行各项日程安排和会议安排后，可以将其打印出来备查。单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在子菜单中选择“日历”， 　　在弹出的对话框中对日历的格式、纸张、页眉和页脚进行设置， 　　单击“打印预览”按钮，查看打印效果， 　　单击“打印”按钮，弹出“打印”对话框，可以进行一些打印参数的设置。 　　最后单击“确定”按钮，工作日历就打印出来了。 　　上面我们简要地介绍了日历的一个重要用途棗日程安排和会议安排，希望您能通过以上的学习，加深对OUTLOOK的理解，并且试一试其他的功能，在需要用的时候就大胆地用。 经理篇（写合同） 　　告诉您如何对合同、、传真等文档进行编辑排版，并且可以将经常要用到的文档存为模板文件，以便于使用。 　　这是一份制作好的合同，在合同中明确规定了合同双方的责任和权利，以及违约责任等，最后是双方在合同上的签字。 4.1 文档的排版 　　在WORD中，先输入文档中的文字。 　　选中“购货合同”段落，单击“格式”工具栏中的“样式”按钮，选择“标题2”，此段的格式设置完毕。 　　　　　　 　　修改此段落的修饰内容，如字体、字号等，单击“居中”按钮，将标题文字居中排列。 　　 现在“样式”列表框中默认的是“标题 2”，在里面两次单击，显示光标，按下回车键，弹出“修改样式”对话框， 　　确认“更新样式，以反映最近所做修改”项被选中，单击“确定”按钮。“标题2”样式的格式被保存了。 　　 对正文的其他内容，同样可以设置格式。为标题段落命名，可以避免对同一级别的标题的格式进行重复性修饰，既提高了工作效率，又规范了段落格式。 4.2 加入手签名 　　在白纸上写好签名，盖上图章，然后利用扫描仪将手写签名和图章扫描到计算机中，保存为BMP格式的文件。 　　 　　在“购货合同”文档中，单击“插入”菜单中的“图片”项，选择“来自文件”命令，在打开的文件对话框中， 　　选择相应的图片文件，单击“插入”按钮，图片被插入到文档中了。 　　选中图片，单击鼠标右键，选择“设置图片格式”命令， 　　在打开的对话框中选择“版式”选项卡，在“环绕方式”区域中选择“衬于文字下方”选项，单击“确定”按钮，退出对话框。 　　 单击“图片”工具栏中的“设置透明色”按钮，然后单击图片的白色区域，白色区域变为透明状态。用同样的方法，可以插入图章。 4.3 存为模板文件 　　完成文档中各段的规范修饰和命名后，可以将此作为同类文件的模板，操作方法如下： 清除合同中无须保留的内容，只保留合同名称、主要条目和手签名等。 　　“选择文件”菜单中的“另存为”命令；在弹出的对话框中选择“保存类型”为“文档模板”；输入模板的名称，如“购货合同”；单击“保存”按钮，模板保存完毕。 　 学习了合同的排版方法，希望您能从中领悟到常用文档的编排方法。其他文档，如协议、传真、通知等，都可以用这种方法，先输入文档的纲目，再进行排版，并在适当的位置加入手签名和单位的图章，然后保存为模板文件，有了这些模板文件，即使是秘书不在的时候，您也可以轻松地把这些文档建好。 经理篇（项目预测分析） 　5.1 公式的应用 　　已知公司某年或某月的销售收入、销售成本、管理费用、市场营销费用，以这些数据为基础，进行多地预测未来几年或几个月的收支情况。 　　这是某公司1998年的销售收入、销售成本、管理费用、市场营销费用数据，现在利用EXCEL中的方案管理器功能，对公司1999~2002年的销售收入、销售成本、管理费用、市场营销费用情况进行了预测，这是预测结果。 5.1 公式的应用 　　我们在一个空工作表中，输入基本数据后，就要进行计算。我们单击B9单元格，然后单击工具栏上的“自动求和”按钮，B9中显示“=SUM(B5:B8)”，这正是我们想要的结果，就再单击一下，结果就计算出来了。 　　在A14到B19填上预测增长率的数据。 　　单元格中的公式形式还有： B11=B3-B9； C3 =B3+B3*$B$15 其他单元格中的公式可以利用这两个单元格中的公式进行复制。具体方法为：选中C3单元格，然后将鼠标指针移动到单元格的右下角，这时鼠标指针为“十”字形，按下鼠标向下拖动到C11，公式复制完毕。D、E、F列的公式也依此法进行复制。 5.2 方案管理器的使用 　　下面主要介绍一下如何利用现有数据，进行各种不同增长率下的方案预测。 选中A15到B19单元格区域，单击“工具”菜单中的“方案”命令，打开“方案管理器”对话框；选择“添加”按钮，打开“添加方案”对话框， 　　在“方案名”栏中输入当前方案的名字“10%方案”，单击“确定”按钮。 　　在“方案变量值”对话框中，确认各个变量的值后，单击“确定”按钮，在“方案”列表框中加入了刚才的方案名； 　　重复上面的操作，添加其他方案； 　　单击“显示”按钮，工作表中会显示所选方案的预测情况的变化。 　　单击“总结”按钮，在对话框中的“结果单元格”一栏中， 　　单击右侧的“选择区域”图标，然后选择要比较的数据区域，比如B11到G11单元格，单击“确定”按钮，就会得到一张名为“方案总结”的新工作表。 我们以75%显示工作表，看，所有的方案比较结果一目了然。 　　上面的数据还是很简单的，实际项目中的数据会详实得多，比如销售成本中包含设计成本、成本、加工费用、销售费用等方面；而销售费用中又包含业务费、广告费、包装费、运输费和保管费等，所以要建立一个更全面、更系统的项目预测分析表，要有足够多的原始数据，并结合本单位的特点和实际情况加以分析，不能一味地套用公式。但不论是多么复杂的项目，其原理都是一样的，都是根据已有的收支情况，利用方案管理器进行预测，最后根据公司的特点和具体情况加以分析，得出最切合实际的分析结果。 经理篇（制作公司主页） 6.1 模板的使用 　利用POWERPOINT制作公司主页。 这是一个已制作好的公司主页，下面我们将给出用POWERPOINT制作主页的过程。 6.1 模板的使用 　　在POWERPOINT中，单击“文件”菜单，选择“新建”命令，在打开的对话框中单击“演示文稿”选项卡，然后单击“公司主页”图标， 　　单击“确定”按钮。一组设计好了布局并填好了部分内容的幻灯片就做好了。 6.2 填写主页内容 　　利用模板建立的主页，给出了大概的框架，有些内容要我们自己添加。根据公司的要求和需要，将完善里面的内容。 如果想更改第一页的主要条目，可以在幻灯片母版视图中进行。单击“视图”菜单中的“母版”项，选择“幻灯片母版”命令，进入母版编辑状态。这时我们可以轻松更改母版中的内容了。 　　在这里，可以重新设置页眉，插入公司的徽标图，也可以增加或删除主页上的条目。都设计好后，单击窗口左下角的“普通视图”按钮 ，切换到幻灯片编辑状态。 6.3 加入超级链接 　　我们可以在主页中加入超级链接。比如在第九页幻灯片中，我们先输入“洪恩公司”，然后将其选中， 　　单击 “超级链接”命令 ，在弹出的对话框中，输入公司的主页“http:// www.goldhuman.com”， 　　单击“确定”按钮，完成新建链接的操作。 　　用同样的办法，可以完成其他超级链接。 6.4 保存为WEB页 　　在所有的幻灯片都制作完成后，我们可以将这个演示文稿文件存为HTML文件。 单击“文件”菜单，选择“另存为Web页”命令，弹出相应的对话框， 　　单击“发布”按钮，弹出“发布为Web页”对话框，在这里可以设置发布内容，选择所支持的浏览器，也可以更改文件名和路径。 　　单击“Web选项”按钮，在弹出的对话框中可以对Web的一些选项进行设置。 　　设置好后，单击“确定”按钮。 　　单击“发布”按钮，系统就会将演示文稿自动保存为HTML格式的文件。 　　单击“文件”菜单，选择“Web页浏览”命令，我们就可以在相应的浏览器中看到演示文稿的网页效果了。 　　最后，我们可以使用上载软件，比如CuteFTP，将刚才保存的HTML文件及其所属文件夹中的所有文件复制到ISP指定的Web区域中，完成主页的制作和发布。 以上我们讲述了制作公司主页的过程。基本过程是：先利用POWERPOINT内容向导制作一个演示文稿，再向里面添加文字和图片等内容，并对主页进行美化和修饰，在需要的地方加入适当的超级链接。在这些工作都做好后，将演示文稿保存为HTML文件，然后上载主页。在演示文稿的过程中，您还可以插入声音文件、GIF动画，也可以插入图表、组织结构图，并可以对幻灯片中的对象设置各种动画效果，使生成的主页更加丰富多彩。希望您能通过以上讲解，制作出更漂亮、更酷的主页。 经理篇（常见问题解答） 7.1 如何给重要文件加密？ 　　为了安全起见，可以对重要的会议纪要、重要通知、公司决议等形成的文档加密。 如何给文档加密呢？打开一个WORD文档，单击“工具”菜单，选择“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“保存”选项卡，在“打开权限密码”栏中输入一个密码，密码可以由字母和数字混合而成，大小写是有区别的，最长为15个字符，密码输入完毕，单击“确定”按钮， 　　会弹出“确认密码”对话框，再次输入密码进行确认， 　　单击“确定”按钮，密码设置完毕。 　　单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，所设密码就与文档一起保存了。 我们关闭此文档，重新将其打开，这时会弹出要求输入文档密码的对话框，如果密码输入不正确，就无法打开此文档。 7.2 如何写启事？ 　　写启事？这种小事可以由秘书来负责嘛！但如果是商店开业、周年庆典等大型活动，经理也可以一显身手，写个开业启事，活跃一下气氛。 看，这就是一份写好的开业启事。标题文字用黑体，很醒目；正文用隶书，字体端庄，还加了阴影效果。 　　 您一定要问，为什么黑体字不是正方形的呢？下面我们来看一下，选中标题文字，单击“格式”菜单，选择“字体”命令，单击“字符间距”选项卡，看，这里的“缩放”设成了80%，我们将其改为66%，单击“确定”按钮，字变窄了。原来更改字体的缩放效果可以改变字的宽度。 　　启事的标题和主要内容都很醒目，使人一眼就能够看见，也就达到了张贴启事的目的。 同样，对于房屋出租、招聘启事、寻物启事等文档，也可以照这个样子来做。 7.3 如何审阅文件？ 　　对秘书所完成的文档，可以直接在应用程序中进行修改。比如下面这篇介绍信，我们可以在WORD中进行审阅修改。 　　在要进行审阅的文档中，在工具栏上单击鼠标右键，选择“审阅”，窗口中就出现了“审阅”工具栏。单击“审阅”工具栏中的“修订”按钮，进入文档修订状态。这时对文档的修改都会被下来，比如键入新的文字，它将被加上下划线以标明是添加的文字， 　　如果删除了一些文字，这些文字也不会在文档中消失，而是被设置成中划线以标明是一个建议的删除。 　　文档被修订后，修订的文字显示为不同的颜色，当光标停在上面时，会显示出修订者的姓名和修订时间等内容。 　　您还可以在文档中插入批注，以便在不修改原文的情况下加入自己的意见和建议。 将光标定位在要插入批注的地方，单击“审阅”工具栏上的“插入批注”按钮，文字就会被突出显示，后面紧跟括在括号中的您的姓名和一个数字。方格中的批注会在文档窗口的底部。您可以在底部的窗口中输入不同的想法和建议，然后单击“关闭”按钮。 　　如果文档建立者要阅读这些批注，就将鼠标指针移到突出显示的文字上，在文字上就会自动显示出批注的内容和加入批注者的姓名。如果要阅读下一条批注，就单击“审阅”工具栏中的“下一批注”按钮，光标就会自动跳到下一条批注处。 　　如果想删除阅读过的批注，就单击突出显示文字中的任意位置，然后单击“审阅”工具栏中的“删除批注”按钮 ，批注就被删掉了。