Excel技巧

Excel图表中字体大小不随图表的变化而变化 在默认的状态下，Excel图表中的文字会随着嵌入图表或工作表的图表区的大小改变而自动地按比例地改变字体的大小。如果希望图表中的字体大小保持不变，设置步骤是： 1、有鼠标左键单击图表边界和绘图区之间的空白区域； 2、在“格式”菜单中，单击“图表区”命令，再单击“字体”选项卡； 3、然后用鼠标清除掉“自动缩放”项复选框内的对勾，单击“确定”按钮保存退出即可。 在Excel中快速插入Word表格 Excel可以处理Word表格中列出的数据，可用以下方法快速插入Word表格： 1. 打开Word表格所在的文件。 2. 打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域。 3. 选中Word中的表格。 4. 按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。 发掘Excel 2000的“隐藏功能” 使用隐藏功能 (一)在“文件”菜单中隐藏最后使用过的工作簿清单 1、从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后单击“常规”选项卡。 2、清除“最近使用的文件列表[]项”复选框。 (二)隐藏整个工作簿 1、打开需要隐藏的工作簿。 2、在“窗口”菜单上，单击“隐藏”命令。 3、退出Excel时系统会弹出信息提示框询问是否保存对隐藏工作簿的改变，单击“是”按钮，那么在下次打开该工作簿时，它的窗口仍然处于隐藏状态。 (三)隐藏工作簿中的工作表 1、打开Excel工作簿，选定需要隐藏的一张或多张工作表。 2、选择“格式”菜单中“工作表”项目下的“隐藏”命令。 (四)隐藏工作表中行或列 1、从Excel工作表中选定需要隐藏的行或列。 2、在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“隐藏”命令。 (五)在选定单元格中隐藏零值或其它数据 1、选择包含零值(0)或其它要隐藏数值的单元格。 2、单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。 3、在“分类”选择框中，单击“自定义”分类。 4、如果要隐藏单元格中的零值，在“类型”框中键入 0;-0;;@；如果需要隐藏单元格中所有数值，则在“类型”框中键入 ;;; (三个分号)即可。经过这样设置后，被隐藏的数值将只出现在编辑栏或正编辑的单元格中，这些数值将不会被打印出来。 (六)在全部工作表中隐藏零值 1、单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后在弹出的“选项”窗口中单击“视图”选项卡。 2、要将含有零值的单元格显示成空白单元格时，只需清除“零值”复选框即可。 显示隐藏项目 (一)在“文件”菜单中显示最后使用过的工作簿清单 1、在“工具”菜单中，单击“选项”命令，然后单击“常规”选项卡。 2、选定“最近使用的文件清单[ ]项”复选框，并输入需要显示在“文件”菜单中的文件数。 (二)显示隐藏的工作簿 1、在“窗口”菜单上，单击“取消隐藏”命令。 2、在“重新显示被隐藏的工作簿窗口”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作簿的名称。 (三)显示隐藏的工作表 1、在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“取消隐藏”命令。 2、在“重新显示隐藏的工作表”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作表的名称。 (四)显示隐藏的行或列 1、如果要显示被隐藏的行，需要选定其上方和下方的行。如果要显示被隐藏的列，则选定其左侧和右侧的列。 2、在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令。 　 3、如果用户隐藏了工作表的首行或首列，则需要采用如下的方法才能将隐藏的行、列显示出来，首先单击“编辑”菜单上的“定位”命令，在“引用位置”编辑框中键入 A1，然后单击“确定”按钮，接下来选择“格式”菜单上的“行”或“列”项目中的“取消隐藏”命令。 (五)在选定单元格中显示零值或其它数据 1、要将隐藏后的数值再显示出来，可先选择单元格。 2、单击“格式”菜单中的“单元格”命令。 3、单击“数字”选项卡，在“分类”框中，单击“常规”选项，这样就可应用默认的数字格式。 Excel输入特殊符号技巧三则 Excel的文字处理功能比较弱，无法插入符号。可是用Excel来制作报表，常常会需要输入很多符号，下面介绍在Excel中输入特殊符号的三种方法。 ★转移法 我们仔细比较Word和Excel的插入菜单，Excel中无“插入/符号”子菜单，通常都是先打开Word，利用Word的“插入/符号”菜单，找到需要的符号，再“复制”、“粘贴”到Excel中，这种方法有点繁琐。 ★软键盘法 报表中常用的“二○○二”中的“○”。以前我都是将就地打印为“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其实这都是不正确的，“00”是数字键，“OO”是英文字母“o”的大写，“零零”是中文数字的大写，而“二”是中文数字的小写，它们之间都不匹配。后来，经过仔细摸索，发现被忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。下面就以“二○○二”的输入方法介绍一下“软键盘”的用法。打开中文输入法，先输入“二”，在中文输入法状态下，用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志，这里选“单位符号”，这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上，按键盘上的Q键或用鼠标点击“软键盘”上的Q键，中文小写的“○”便被录入进来。 ★技巧法 欧元的出现带来了新的问，在Excel中如何进行输入欧元符号呢？在老的键盘中没有欧元符号，我们只能使用技巧法，可先按下［Alt］键，然后在右面的数字键盘(俗称小键盘)上键入0128这四个数字，松开［Alt］键，就可以输入欧元符号？ Excel使用十问十答 使用Excel时，我想对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，比如填入与其他单元格不同的颜色，不过怎么用鼠标点击都不听使唤，是鼠标出了问题吗？ 回答：非也，原来这一类单元格的选定自有一套：选择主菜单中"编辑"下的"定位"功能，选定"定位条件"按钮，可以弹出"定位条件"对话框，再选择对话框中的"公式"一项，确定后就可以随心所欲地选取包含公式的单元格了。 选定单元格后，想删掉，当然可以直接按Delete键，不过这么删除太初级了，虽然可以删除单元格内容,但是单元格的格式和批注并没有真正删除，怎么才能把单元格内容彻底清除呢？ 回答：既然要彻底，就要多做些工作。选定所删单元格自然少不了，下一步可以在主菜单中选择编辑功能，再选择清除命令，看到了吧，这里有好几种形式呢，"全部"、"格式"、"内容"和"批注"都在等待你的选择，可见Delete键的默认设置肯定采用的是"内容"一项，只要选择“全部”目的就能达到。如果再狠心一点，连单元格本身也不再保留，可以用"编辑"菜单中的"删除"命令进行删除。 在工作表里输入数据的时候，老是数据、英文和中文来回切换，烦得不行，有没有简便的方法？ 回答：这个问题花了我比较长的时间才得以觅其芳踪，答案就是利用自动切换，这话好说，其实一开始我的目标就已经锚定在这了，具体是如何“实施”，本来想把它作为自己的小秘密的，算了还是告诉你吧。可以打开所用的中文输入法如五笔或拼音，再选中需要输入中文的所有单元格，下一步打开"有效数据"对话框，选中"IME模式"选项单，注意需要打开"模式"框，表示这些单元格要用中文模式，然后确定。接下来再用类似的方法将需要输入数字和英文的单元格设置为英文模式，OK，录入时就可以自动切换中英文了。 在使用时我发现"自动更正"很不错，不过除了自动修改输入错误,应该还有别的用处吧，怎么才能让它好好发挥一下呢？ 回答：实际上这与WORD中的操作类似，可以利用自动更正功能实现快速录入，当然前提条件是在录入时有些内容经常出现，例如对输入函授学生的情况时，经常会出现“98级计算机科学与技术专业”等字样，可以将它定义为一个短语“专业”，通过设置"自动更正"，可以在输入“专业”时自动替换成完成的“98级计算机科学与技术专业”。具体方法是选择"工具"中的"自动更正"，在弹出的"自动更正"对话框中的"替换"框中录入"专业",在"替换为"框中录入要替换的内容"98级计算机科学与技术专业"；选择"添加"后确定即可。这个方法在录入长串的英文时尤其有用。 Word模板已经领教过了，应该说可以大大地帮助一些“懒人”，Excel也有模板，怎么创建模块来产生工作薄呢？ 回答：Excel中，模板能作为创建其它工作薄的框架形式，虽然猛地一看摸不着头脑，其实创建方法很简单，首先打开一个要作为模板的工作薄，将它另存为一个模板，注意要在 "保存类型"列表中选定"模板（*.xlt）"选项，这时"保存位置"会自动切换到默认的模板文件夹TEMPLETE文件夹；在"保存位置"中选择"电子表格模板"文件夹，保存就可以了。 能不能建立与网上工作薄中数据的链接呢？ 回答：能连上网上工作薄好象挺神，其实这个方法并不难，首先打开Internet上含有需要链接数据的工作薄，再选定相关数据，进行复制（可以利用菜单或快捷键），再打开需要创建链接的Excel工作薄，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格，下一步进行选择性粘贴，在"选择性粘贴"对话框中选择"粘贴链接"按钮。当然也可以直接在单元格中键入“=”号和链接的URL地址及工作位置完成链接。 可不可以把工作簿保存到 FTP 节点上？ 回答：当然可以，不过请务必记住，在将工作簿保存到 FTP 节点之前，必须要该 FTP 节点添加到 Internet 节点的列表中，而且必须有向该节点保存文件的权限(这些虽然不是Excel的工作范围，但与其正常工作息息相关，所以千万要照章办事)。保存时先单击"文件"菜单中的"另存为"命令，在"保存位置"框中单击"Internet 位置(FTP)"选项，由于所需的FTP节点已经在 FTP 节点列表中，只需双击该节点并在节点中双击所需的地址即可，最后在"文件名"框中，键入工作簿的名称，选择保存就大功告成了。 能不能自己创建工具栏？ 回答：通过工具栏可以快速地访问常用的命令或自定义的宏，非常方便，而且完全可以根据自己的需要快速创建工具栏。首先选择单击"工具"菜单中的"自定义"命令，在"工具栏"选项单中单击"新建"，输入"新建工具栏"名称后确定。你可以发现这时新建工具栏已经出现了，但没有什么功能，下面更重要的是用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，这样该按钮就从其它工具栏中移过来了，如果不想改变其它工具栏，可以在拖动时按着Ctrl键进行复制。 我觉得所有应用中最烦的莫过于录入，还有没有什么办法能减少手工录入的工作量？ 回答：在应用程序中要减少用户的录入工作量，我们经常采用下拉列表的录入方式。现在轮到方便自己了。在Excel中也可以自己建立下拉列表来简化录入工作。先选中需要显示下拉列表的单元格，再选择 "数据"菜单下的"有效数据"，从弹出的对话框中选择"设置标签"，在"许可"下拉列表中选择"序列"，下一步点击"来源"栏右侧的小图标，会打开一个 "有效数据"小对话框；输入下拉列表中所需要的数据，注意各录入项目之间要用逗号隔开，确定后还要在对话框中将"提供下拉箭头"复选框选定，最后确定就可以了。 Excel中老是要切换工作表，有没有快捷方法呢？ 回答：切换到前一个工作表可以用快捷键Ctrl+PageUp，相应地Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表，当然如果习惯用鼠标，还可以通过控制工作表底部的标签滚动按钮移动工作表的名字，然后单击工作表完成切换。 巧用Excel的自定义格式 一、正负分明 如果要求Excel工作表中正数用“蓝色”显示，负数用“红色”显示，可以这么实现：选中所需的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框（点击“格式→单元格”菜单），单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”框中键入“［蓝色］［〉0］；［红色］［〈0］”，单击“确定”按钮。现在，Excel就给数字加上不同的颜色了。 二、巧加单位 在Excel工作表中，当你需要给数字加上金额单位（如“万元”）时，选中所需的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”列表框中键入“#"万元"”，单击“确定”按钮。 三、输入提速 在你编辑Excel工作表时，可能会遇到大量重复数据需要录入的情况。我们可以这么做：选择需要的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”框中输入“☆@炒肉”（“@”是半角字符），单击“确定”按钮。现在，单击刚才选中的单元格区域中一个单元格，并在其中输入“芹菜”二字，按下回车键后，你会惊喜地发现，这个单元格中出现的是“☆芹菜炒肉”。 Excel文件和数据库文件的相互转化 Excel在对数据进行简单计算和打印设置方面比较体贴用户，而Foxpro在利用编程对数据处理时就很方便了，如果能把两者结合起来使用，会给我们的工作带来更多的方便。 1、数据库文件转化为Excel文件 运行Excel程序，执行“文件”下的“打开”命令，在查找范围中找出存数据库文件的文件夹，在文件类型的列表框中选“dBase 文件（*.dbf）”，选中要打开的数据库文件，单击“打开”。如果打不开，出现“不可识别的文件格式”的提示时，说明此数据库文件版本较高，请用如下方法：运行Foxpro程序，打开要转化的数据库文件，然后选择“文件”下的“导出”命令，在类型中选中Excel类型，然后输入或选择保存的文件夹及文件名，若单击“设置”可选本数据库中一部分内容转成Excel文件，或在命令窗口中输入“COPY TO"目标文件的路径\导出的文件.xls" TYPE XLs”复制转化为Excel文件。 2、Excel文件转化为数据库文件 运行Excel程序，执行“文件”下的“另存为”命令，在保存类型的列表框中选“dBase 文件（*.dbf）”，单击“保存”即可。也可在Foxpro中使用“文件”下的“导入”命令将Excel文件转化为数据库文件。 隐藏Excel单元格内容 1. 隐藏单元格内容 选择要隐藏的单元格区域，在“格式”菜单中单击“单元格”，单击“数字”选项卡，在“分类”框中，单击“自定义”，然后在“类型”框中键入三个半角的分号“;;;”。单击“确定”按钮。 此时，这些单元格中的内容将不会显示在工作表中的单元格中，但当你单击某个单元格后，编辑栏中将会显示其内容。如果希望在编辑栏中也不显示其内容，请继续下面的操作。 2. 隐藏编辑栏内容 再次选择要隐藏的单元格区域，在“格式”菜单中单击“单元格”，单击“保护”选项卡，选中“隐藏”复选框，单击“确定”按钮。接着在“工具”菜单中选择“保护”子菜单，单击“保护工作表”，然后选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，还可以在“取消工作表保护时使用的密码”框中键入密码。单击“确定”按钮。 以后，如果需要在编辑栏中显示这些单元格的内容，请在“工具”菜单中选择“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”；要在单元格中显示其内容，请删除设置单元格格式时在“类型”框中自定义的“;;;”符号即可。 在Excel中快速输入特定文本的技巧 因工作的需要，我经常用Excel 2000来处理大量的表格，常常要输入一些特定的文本（如的名称、施工企业的名称等），为了准确、统一、快速地输入这些特定文本，我摸索出了几个好方法。 1、自动更正法 选择“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“G300”，在“替换为”下面填入“《建筑安装质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”（不含引号），然后按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入“G300”及后续文本（或按“Enter”键）后，系统会自动将其更正为“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”。 小提示： ①你可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好，方便以后使用； ②在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序（如Word、PowerPoint）中同样可以使用； ③如果确实需要输入文本“G300”时，你可以先输入“G3000”及后面的文本，然后删除一个“0”即可。 2、查找替换法 有时候我们要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，这时我们可以用“替换”的方法来进行： 先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，但要注意的是，该字母不能与单元格中需要的字母相同，也可以选择其他的特殊字符），等表格制作完成后，用“编辑→替换”命令（或直接按Ctrl+H快捷键），打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换值”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉（否则会无法替换），然后按“替换全部”按钮即可。 小提示： 在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”键，也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。 3、函数合并法 我经常需要输入一些施工企业的名称（如“某某市第九建筑安装工程公司”、“某某市华夏建筑安装工程公司”等），这些文本大同小异，我通常用 Excel中的CONCATENATE函数来实现这些特定文本的输入： 假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2单元格），我们先在Sheet2工作表中的两个单元格（如A1和B1）中分别输入文本“某某市”和“建筑安装工程公司”，然后在Sheet1的D2单元格中输入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以后我们只要在C2单元格中输入“第九”，则D2单元格中将自动填入文本“某某市第九建筑安装工程公司”。 4、剪贴板法 由于Office 2000中的多重剪贴板一次可以保存12条内容，可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。 ①用“视图→工具栏→剪贴板”命令，打开“剪贴板”工具栏。 ②将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等）分别输入到不同单元格中，然后一个一个地选中，用“复制”命令将它们逐条加到“剪贴板”中。 ③以后某一单元格中需要上述短语时，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。 小提示： ①如果短语较多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可完整地显示出该短语，点击你需要的短语即可； ②Office XP中的多重剪贴板中最多可以容纳24条剪贴信息，如果大家需要容纳更多的剪贴信息，可以使用第三方的剪贴板工具，如ClipMate等。 5、选择列表法 如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元格，我们就可以右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。 6、格式定义法 有时我们需要给输入的数值加上单位（如“万元”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的：我们选中需要添加单位的单元格，选择“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”卡片中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”，按下“确定”按钮，以后在上述单元格中输入数值（注意使用此法仅限于数值！）后，单元（本例为“平方米”）会自动加在数值的后面。 说了这么多，我们都是以Excel 2000为例进行介绍的，其实，经过我们的试用发现，在Excel XP中使用起来方法几乎完全一样，大家可以放心使用。 Excel工作表巧操作 默认状况下，一个Excel文件里面包含有三个工作表，分别为Sheet1、Seet2和Sheet3，，可对于一些高级用户或有特殊需要的用户，往往还有更多更高的要求。 1、建立多张工作表 通过单击“插入/工作表”，或在工作表底部右击鼠标在弹出菜单中进行选择，均可以插入一张新的工作表，但这只能应付少量的需求，一次操作只能建立一张工作表，如果在一个文件里需要上十张的工作表，可以单击“工具/选项”，选择“常规”，在“新工作簿内的工具表数”一项即可进行调节。这里有两点要注意： (1)在建立所需的文件后，记得将更改的地方改回系统默认值，否则下次新建的每一个Excel文件都会包含多个工作表； (2)一个Excel文件可包含的工作表数有个上限，为255张。 2、对多张工作表进行操作 在选定多张工作表时，分两种情况，一种是全部工作表，一种是部分工作表。前一种情况，在工作表底部右击鼠标，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”；后一种情况，通过按住“Shift”键再用鼠标选定相邻的多个工作表或者按住“Ctrl”键再用鼠标选定不相邻的多个工作表来实现。选定之后，就可以对页面设置、格式等统一操作，而不必逐张逐张进行，也可以在多张工作表内执行查找和替换操作。 在Excel单元格中设置斜线 表格中出现斜线是经常的事，以前遇到这种情况，要么把表格导入到WPS Office或Word中处理，要么就是打印好了之后再用笔加上去。经过一番摸索，终于发现了在Excel中设置斜线的方法。 1、实现在单元格中分行的效果：我们首先在单元格中输入“性别”，这时候按回车键的话，光标就会转到其他单元格中去了，所以必须按住“Alt”键的同时按回车键，光标转到下一行，接着输入“姓名”，然后再在“性别”前加入若干空格键，即可。 2、在单元格中设置斜线：选择单元格，在右键菜单中选择“设置单元格格式”，在出现的对话框中选择“边框”标签，进行斜线的设置。 Excel文件的加密与隐藏 　　当我们在用Excel 97制作完表格文件后，如果不想让他人查看，一般可通过两种办法实现，一种是控制整个文件不让他人查看；二是控制文件中的某些内容不让他人查看或更改。那么该如何具体实现呢?请看下面的操作： 　　一、Excel文件的加密 　　当我们制作的Excel文件不想让他人打开时，可采用在保存时加密的方法实现，即在单击“保存”命令后，调出“另存为”对话框，在该框中输入完文件名，再单击“选项”按钮，将“保存选项”对话框打开，输入自己的密码，再按“确定”。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。 　　二、Excel中内容的隐藏和保护 首先要把整个工作表制作好，然后确定隐藏的内容，如某一行或某一列，按正常的操作方法把它隐藏起来(可用工具菜单下行、列、工作表中的“隐藏”命令，也可采用拖拉“行号、列标”的方法)；再依次单击“工具保护保护工作表”，弹出“保护工作表”对话框。该框中有“内容”、“对象”、“”三个复选项，当“内容”复选项被选中时，可实现禁止更改单元格中的内容、禁止查看工作表实施保护之前隐藏的行与列、禁止查看隐藏在单元格中的公式及禁止更改图表选项等；如将对话框中的“对象”复选框选中，将不能更改插入的图片、艺术字、图表、添加或编辑批注等对象项目；而“方案”复选框被选中时，则禁止查看隐藏的方案及对设置了防修改的方案进行改动或删除。 　　从以上内容可看出，我们要隐藏或保护工作表中的部分内容，就要在“保护工作表”对话框中选择不同的复选项目，同时还要在对话框下边的“密码”框中输入自己的密码，之后单击“确定”，回到工作表上会发现你的工作表及有关内容已被彻底保护和隐藏。这时即使你一路单击“工具保护撤消保护工作表”的操作，也要经过输入密码这道关，如果密码不正确，休想进入!就是电脑主人，也照样不认。所以，输入密码者一定要记准。要修改内容，只要输入密码，然后确定就行了。 　　通过上面的两种方法，我们就可有效地实现Excel文件的保护，防止他人入侵。不管哪种方法，关键是输入“密码”，特别要注意的是，密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。 　 用快捷键插入函数的参数 如果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，你可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是:在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按Ctrl+A键，Excel则自动进行“函数指南-——步骤2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法非常有用。 自动切换输入法 在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，你可以用以下方法实现自动切换。方法是: (1)打开所用的中文输入法，再选中需要输入中文的单元格区域; (2)打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮; (3)选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭(英文模式); (4)单击“确定”按钮。这样，用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。 快速删除空行 有时为了删除Excel工作薄中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行(全空)，然后选择表中所有的行，选择“数据”/“筛选”/“自动筛选”。在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑”/“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。 快速插入Word表格 Excel可以处理Word 表格中列出的数据，你可用以下方法快速插入Word表格:(1)打开Word表格所在的文件;(2)打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域;(3)选中Word中的表格;(4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。 打印技巧 (一)、设置打印标题 当Excel工作表中的数据超过一页长时， 无论是预览还是打印，工作表中的列标题只出现在第一页上，而其它页上的数据都没有列标题，这给阅读带来极大的不方便。解决这一问题的方法为： 1.选取“文件”选单下的“页面设置”选项。 2.在弹出的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签。 3.在“打印标题”下方，单击“顶端标题行”对话框右下角的“折叠对话框”按钮，然后在工作表中从将要作为标题的列中选择一个或多个单元格，再次单击该按钮。或直接在“顶端标题行”对话框中输入行地址如＄1: ＄1，单击“确定”按钮。通过预览你会发现，标志列数据的列标题出现在所有其他页中。 (二)、调整页面布局 对一个包含的数据内容既长又宽的工作表，Excel 默认的打印顺序是“先列后行”，通过选择不同的打印顺序可确定哪种顺序是我们所需要的。具体做法为： 1.选取“文件”选单下的“页面设置”选项。 2.在弹出的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签。 3.单击“打印顺序”下的“先行后列”选项按钮，单击“确定”按钮，即可以将工作表的打印顺序设置为自上而下的方式。 (三)、改变打印比例 通常， Excel在打印数据内容超过一页宽的工作表时，总是先打印工作表的左半部分，再打印右半部分。如何让所有列在一页中打印出来呢？方法有两种： 方法一： 选取“视图”选单的“分页预览”选项。把鼠标指向垂直分页符，当鼠标指针变成双向箭头时，将垂直分页符拖至最右一列的右边，垂直分页符将被重新设置，所有的列均可在一列中显示。 方法二： 选取“文件”选单下的“页面设置”选项。在弹出的“页面设置”对话框中选择“页面”标签，调整“缩放”下的缩放比例为适当的百分比，可以得到与方法一同样的效果。 (四)、设定打印区域 在实际工作中，往往只需要将工作表中的一个或几个区域的数据打印出来，如何打印选定区域的数据呢？做法如下： 1.选择工作表中要打印的一个区域（如果想要选择多个区域，可按下Ctrl键，再选择其他区域）。 2.选取“文件”选单下的“打印区域”子选单中的“设置打印区域”命令。这样，在打印时只打印工作表中选定区域的数据。 Excel 单元格填充 1）填充相同数据 可以在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，操作方法是： 1．同时选中需要填充数据的单元格，若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中。 2．输入要填充的某个数据，按住Ctrl键的同时，按回车键，刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 （2）一次填充多张工作表 如果想一次填充多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，可采用以下方法： 1．选中需要填充相同数据的工作表。方法是：若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住Shift键后单击最后一张工作表标签；若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住Ctrl键后单击要选中的其它工作表标签。 2．在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选定工作表的相应单元格会填入同一数据。 （3）快速重复填充 如果同一列的几个相邻单元格需要填充相同的文本或文本与数字混合的内容（第一个字必须为文本）。可以采用以下方法： 1．在已填充单元格的下一单元格继续输入，只要你输入的头一两个字符与其上方单元格中的相同，Excel 97就会自动显示其余的部分。 2．回车表示接受。否则，可继续输入其它内容，修改Excel 97自动完成的部分。若没有这一功能，可将“工具→选项”对话框下“编辑”选项卡中的“记忆式键入”项选中。 （4）选择填充 如果同一列的若干单元格需要填充前面紧邻区域已输入过的内容（文本或文本与数字混合，纯数字不行）。可以采用以下方法： 1．让光标停留在需要填充的单元格。按Alt＋↓键打开本列已填充内容列表。或者用鼠标右键单击需要填充的单元格，选择快捷选单中的“选择列表”命令，打开图1列表。 2．用鼠标单击内容列表中需要填充的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。 如果要在某一区域内使用公式进行计算，可在输入公式后，按住Ctrl键并回车，实现对该区域快速填充公式。 （5）行或列内的复制填充 如果要在同一行或列内复制数据，可按以下方法进行操作： 1．选中包含被复制原始数据的单元格区域。 2．将光标移至已选中区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下左键沿行或列拖动。拖过所有需要填充的单元格后松开鼠标。 3．若被复制数据是数字或日期，可能会以序列方式填充而不是复制。所以，最好按下Ctrl键再进行拖动。 注意：被填充区域内的原有数据或公式均被覆盖。 （6）快速重复填充 如果要填充的数据与活动单元格上方或右侧的数据相同，可用以下方法快速重复填充： 1．按Ctrl＋D键，可将活动单元格上方的数据填充进来。 2．按Ctrl＋R键，可将活动单元格左侧的数据填充进来。 （7）双击序列填充 适用于填充列左侧有完整数据列的情况，可用于排名次。填充方法是： 1．若要输入数字序列，可在填充列中输入两三个数字，全部选中后双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格处为止。 2．若要输入含数字的文本序列（如“第1名”、“1个”之类），可在填充列的起始单元格中输入序列初始值（如“第1名”、“1个”），将其选中后双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充，也是到左侧数据列的空白单元格处结束。 （8）快速移动填充 使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置，操作方法是： 1．选中需要移动的数据区域。 2．按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边界。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel 97会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。同理，按下Ctrl键，可将一块数据区域复制到工作表中的任意位置。 在EXCEL中“随叫随到” Excel中在执行很多命令前，都必需先选定目的工作区域，该工作区域可能是一个单元格，也可能是数个连续或不连续的单元格或甚至是整个工作表。而大部份用户的习惯则是每次要用时直接用鼠标去选择。 但是当你的目标区域不在当前屏幕上，或工作区域很大，选择时得翻滚屏幕，这时，如果你时间很紧张，而鼠标又不够灵活的话，你可能会气得要砸掉鼠标。而如果你需对该区域进行反复选定以执行不同的操作时，那更是忍无可忍。 要解决上述问题，其实很简单，便是利用Excel的命名功能。你只需选择一次，以后只要在 “名称框”中选择其名称，计算机便会自动为你选择该区域。 定义名称的步骤很简单： 1.选择好你要的目的工作区域（即涂黑。如要选择不连续的区域，请按住“Ctrl”键。） 2.用鼠标点一下 “名称框”，让光标进入该输入框，然后输入任何你想用的名称后按 “Enter”键。参见图中的红线区。注意：不要使用鼠标单击其他地方的方法来代替“Enter”键，否则系统不予认可。 这样，命名工作便完成了。以后，当你需要使用该区域时，只要轻松点击 “名称框”右边的黑色小三角，然后在显示的清单中选择相应的名称，该区域便由计算机自动选择好，不用你再去辛苦的翻滚屏幕了。 另外，你如果在该区域中插入新的栏或列，该名称所指定的区域也会作相应的扩大，不用你操心。 在一个工作簿中，随你喜欢，你可加入多个名称，其数量的多少只受可用内存的限制。而当你想取消某个名称时，可选择菜单“插入”-->“名称”-->“定义…”，系统弹出“定义名称”对话框。参见下图。该对话框其实是一个Excel 名称管理窗口，不但可删除己有名称，也可增加新的名称。 在该窗口左边清单中，选择好欲删除的名称后，按右边的删除按钮便可将其删除。删除名称不会删除该名称所代表的工作区域中的数据。 要在该窗口中增加名称，只要先在左上角的名称输入框中输入想要的名称，然后点击右下角的红色箭咀按钮，这时整个窗口缩小成一行，方便你对工作表进行区域选择，选好后， 再点击红色箭咀按钮，回到图所示窗口（这两步倒过来做也可以），最后按“添加”按钮即可。 在Excel中输入人名时使用“分散对齐” 在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的：我们以一列为例，将名单输好后，选中该列，点击“格式—单元格—对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。 只给别人看，不给别人动 要保护工作表,可按以下选择：[工具]→[保护]→[保护工作表]→选择密码，重复输入相同密码，这样，以后要进入这个工作表，只要输入密码即可。 快速选定Excel区域 在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另：按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。 Excel自带的示例文件 在:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10\Samples 文件夹中有两个EXCEL示例文件SAMPLES：主要包含工作表函数,条件格式,数据有效性,图标标志,重复任务,数组,API示例,事件,自动化,ADO等演示数据,对学习Excel使用很有帮助SOLVSAMP：是用来学习加载宏"规划求解"的一个示例文件,当中包含6个方面的应用：产品组合、货物传送、排班组合、最大收益、投资方案和电路设计. 隐藏Excel单元格内容 1. 隐藏单元格内容 选择要隐藏的单元格区域，在“格式”菜单中单击“单元格”，单击“数字”选项卡，在“分类”框中，单击“自定义”，然后在“类型”框中键入三个半角的分号“;;;”。单击“确定”按钮。 此时，这些单元格中的内容将不会显示在工作表中的单元格中，但当你单击某个单元格后，编辑栏中将会显示其内容。如果希望在编辑栏中也不显示其内容，请继续下面的操作。 2. 隐藏编辑栏内容 再次选择要隐藏的单元格区域，在“格式”菜单中单击“单元格”，单击“保护”选项卡，选中“隐藏”复选框，单击“确定”按钮。接着在“工具”菜单中选择“保护”子菜单，单击“保护工作表”，然后选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，还可以在“取消工作表保护时使用的密码”框中键入密码。单击“确定”按钮。 以后，如果需要在编辑栏中显示这些单元格的内容，请在“工具”菜单中选择“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”；要在单元格中显示其内容，请删除设置单元格格式时在“类型”框中自定义的“;;;”符号即可。 快速切换Excel单元格的“相对”与“绝对” 在Excel中输入公式时常常因为单元格表示中有无“$”而给后面的操作带来错误。修改时，对于一个较长公式单元格的相对与绝对引用转换时，只凭键盘输入又很麻烦。其实，只要使用“F4”功能键，就能简单的进行对单元格的相对引用和绝对引用的切换。现举例说明： 对于某单元格所输入的公式为“=SUM(B4:B8)”。选中整个公式，按下“F4”键，该公式内容变为“=SUM($B$4:$B$8)”，表示对横、纵行单元格均进行绝对引用；第二次按下“F4”键，公式内容又变为“=SUM(B$4:B$8)”，表示对横行进行绝对引用，纵行相对引用；第三次按下“F4”键，公式则变为“=SUM($B4:$B8)”，表示对横行进行相对引用，对纵行进行绝对引用；第四次按下“F4”键时，公式变回了初始状态“=SUM(B4:B8)”，即对横行纵行的单元格均为相对引用。 还需要说明的一点是，“F4”键的切换功能只对所选中的公式段有作用。只要对“F4”键操作得当，就可以轻松灵活地编辑Excel公式了。 Excel 快速输入特定文本 因工作的需要，我经常用Excel 2000来处理大量的表格，常常要输入一些特定的文本（如标准规范的名称、施工企业的名称等），为了准确、统一、快速地输入这些特定文本，我摸索出了几个好方法。 1、自动更正法 选择“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“G300”，在“替换为”下面填入“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”（不含引号），然后按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入“G300”及后续文本（或按“Enter”键）后，系统会自动将其更正为“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”。 小提示： ①你可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好，方便以后使用； ②在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序（如Word、PowerPoint）中同样可以使用； ③如果确实需要输入文本“G300”时，你可以先输入“G3000”及后面的文本，然后删除一个“0”即可。 2、查找替换法 有时候我们要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，这时我们可以用“替换”的方法来进行： 先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，但要注意的是，该字母不能与单元格中需要的字母相同，也可以选择其他的特殊字符），等表格制作完成后，用“编辑→替换”命令（或直接按Ctrl+H快捷键），打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换值”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉（否则会无法替换），然后按“替换全部”按钮即可。 小提示： 在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”键，也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。 3、函数合并法 我经常需要输入一些施工企业的名称（如“某某市第九建筑安装工程公司”、“某某市华夏建筑安装工程公司”等），这些文本大同小异，我通常用 Excel中的CONCATENATE函数来实现这些特定文本的输入： 假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2单元格），我们先在Sheet2工作表中的两个单元格（如A1和B1）中分别输入文本“某某市”和“建筑安装工程公司”，然后在Sheet1的D2单元格中输入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以后我们只要在C2单元格中输入“第九”，则D2单元格中将自动填入文本“某某市第九建筑安装工程公司”。 4、剪贴板法 由于Office 2000中的多重剪贴板一次可以保存12条内容，可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。 ①用“视图→工具栏→剪贴板”命令，打开“剪贴板”工具栏。 ②将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等）分别输入到不同单元格中，然后一个一个地选中，用“复制”命令将它们逐条加到“剪贴板”中。 ③以后某一单元格中需要上述短语时，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。 小提示： ①如果短语较多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可完整地显示出该短语，点击你需要的短语即可； ②Office XP中的多重剪贴板中最多可以容纳24条剪贴信息，如果大家需要容纳更多的剪贴信息，可以使用第三方的剪贴板工具，如ClipMate等。 5、选择列表法 如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元格，我们就可以右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。 6、格式定义法 有时我们需要给输入的数值加上单位（如“万元”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的：我们选中需要添加单位的单元格，选择“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”卡片中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”，按下“确定”按钮，以后在上述单元格中输入数值（注意使用此法仅限于数值！）后，单元（本例为“平方米”）会自动加在数值的后面。 说了这么多，我们都是以Excel 2000为例进行介绍的，其实，在Excel XP中使用起来方法几乎完全一样，大家可以放心使用。 在Excel中随时打印查询的记录 在Excel表格中查询已知关键字的记录有很多方法，如使用编辑菜单中的“查找”，或使用数据中的筛选功能，但如果要将查到的指定记录迅速打印，就比较麻烦，尤其是考生成绩、个人工资等表格数据，往往需要查询、打印单个记录，笔者使用Excel中的函数，方便地解决了这个问题。 图1 1、例如数据表为Sheet1（如图1），打印表单的设计可在Sheet2或新建工作薄的新表中建立一张需打印的记录单，其中标题和表头设计可与Sheet1表中相对应，当然也可按需要的形式设计，设定好字体和打印区域，可不要表格线。 2、选好查询关键字（关键字必须惟一，如有重复，在查询时只能找到最前面的对应记录），本例为考号。 图2 3、在Sheet2（如图2）中，B2单元格为考号，在D2单元中填入函数“=VLOOKUP($B$2,Sheet1!$A$2:$G$20,2,FALSE)”，其中参数“$B$2”为查询的考号；参数“Sheet1!$A$2:$G$20”为查询范围，即表Sheet1中全部数据记录，本例为19个记录行，7个数据列；参数第三项的“2”为本单元内容对应表Sheet1中的列数；参数的第四项可以省略。 4、语文、数学、外语、综合科、总分成绩的A4、B4、C4、D4、E4单元中可分别粘贴D2的公式，并分别将参数的第三项改为对应Sheet1中的列数：3、4、5、6、7。 5、在合并的单元C7和D7中填入时间函数“=TODAY()”，此时，查询表单已制作完成。 6、查询时只需在Sheet2中的B2单元中输入考号，便可以查询出结果，如要需要打印，只要单击[打印]按钮即可。 Excel数据腾挪大法 编辑Excel工作表时，如果需要交换相邻两列的数据，可以借助[Shift]键快速实现之。比如，现在你需要交换A、B两列的数据，那么请按下述步骤操作： 选中A列数据：把鼠标指向A列右边缘，当指针变为双十字箭头时，按住[Shift]键，同时按住左键向右拖动鼠标。 在拖动过程中，会出现一条虚线，当虚线到达B列右边缘时，屏幕上会出现“C:C”的提示。 此时，松开鼠标左键，即可完成AB两列数据的互换。 让序号原地不动 有时我们对数据进行排序时，序号全乱了。如果在序号列与正文列之间插入一个空列，再排序时，序号就不会乱了。 Excel小技巧九则 1、在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换 在Excel进行公式设计时，会根据需要在公式中使用不同的单元格引用方式，这时你可以用如下方法来快速切换单元格引用方式：选中包含公式的单元格，在编辑栏中选择要更改的引用，按F4键可在在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换。例如选中“A1”引用，反复按F4键时，就会在$A$1、A$1、$A1、A1之间切换。 2、快速复制公式内容 当我们在Excel工作表中修改某个单元格中的公式后，如果要将同列的其余单元格中的公式进行复制时，大多数情况下都是利用拖动填充柄的方式来进行公式复制。现在你试试在单元格右下角的小黑十字上用鼠标快速点击两下，是不是同列单元格中的所有的公式都复制好了，效果不错吧。 3、让活动单元格向任意方向移动 在Excel中，你是否知道按下回车键后，活动单元格可以向上、向左、向右移动，甚至原地不动。在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡，选中“按 Enter 键后移动”复选框，然后在“方向”框中选择移动方向，若要保留在当前单元格中原地不动则清除该复选框。 4、快速命名单元格区域 先将需要命名的单元格区域选中，然后用鼠标点击编辑栏左端名称框，直接输入单元格名称即可。 5、选择一个含有超链接的单元格 在Excel中选择含有超链接单元格是一件比较麻烦的事情。如果直接点击该单元格，就会跳转到超链接目标去了。若要在选择含有超链接单元格时不跳转到超链接目标上，你只要在单击单元格的同时按住鼠标按键直到光标变为空心十字形状，然后放开鼠标按钮就可选择这个含有超链接的单元格。此外，你也可以先选择含有超链接单元格旁边的单元格，然后利用方向键键盘上方向键将活动单元格移动到含有超链接的单元格中，也能达到同样效果。 6、快速输入公式 如果你需要在B3至B20单元格区域录入格式相同的公式，这时你可先将B3至B20单元格区域选定，然后按F2键再键入公式。公式录入后按 Ctrl+Enter，这样就可以在所选择区域内所有单元格中输入同一公式。在这里你还可以选择多个不相邻的单元格区域来进行此项操作。 7、隐藏单元格中的所有值 有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。选择“格式”菜单中“单元格”命令，单击“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”（三个分号）即可。 8、进行行列转置 当我们设计好一份Excel表格后，如果发现行和列的位置不太符合自己的要求，希望将行与列的位置进行调换。这时你可先将需要转换行列位置的单元格选定，单击工具栏上“复制”按钮，然后在复制区域之外选定粘贴区域的左上角单元格。选择“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，选中“转置”选项，点击“确定”按钮，这样就可完成表格行列转置。 9、添加纸牌游戏 使用Excel时间长了，感觉有点累了，让我们休息一下，来玩一盘纸牌游戏吧。选择“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”窗口，点击“命令”标签卡，在“类别”中选择“工具”，从“命令”中找到有纸牌形状且为“自定义”名称的图标将其拖到常用工具栏中，关闭自定义窗口，然后点击上具栏上纸牌按钮就可开始玩纸牌游戏了。 保卫Excel 2000工作薄 文档的安全是我们每个计算机用户所关心的话题之一，如何防止别人打开自己的工作薄，如何不让别人看到自己的文档信息，如何不让别人随便改动我们的数据等等，这些都是我们日常工作中经常遇到的难题，对此Excel 2000提供了数种比较有效的保护方法，下面让我们来看一下。 1、设置工作薄打开密码：在我们的日常工作中，尤其是在公共办公场所，经常是几个人共用一台电脑，为了不让别的用户偷看你的重要数据资料，或者防止你的资料在没有授权的情况下被修改，你可以为你的Excel 2000工作薄添加打开权限密码和修改权限密码，方法是：选择“文件”菜单中的“另存为”命令，在系统弹出的对话框中选择“工具”、“常规选项”，在弹出的对话框中，分别设置好“打开权限密码”和“修改权限密码”，确定退出。以后每次打开该工作薄时，Excel 2000都会要求你输入密码，如果输入错误则不会打开该工作薄，即使他打开了该工作薄，如果不知道修改权限密码，也无法对工作薄做任何修改。要注意的是，如果别的用户打开了有权打开该工作薄，虽然他无法直接修改该工作薄，但是他可以在修改之后保存为其它文件名（不同于本工作薄的文件名名称）的工作薄。 2、隐藏工作薄：选择“窗口”菜单下的“隐藏”选项，可以把当前工作薄隐藏起来，如果要取消隐藏，可以选择“窗口”菜单下的“取消隐藏”命令，然后在弹出的窗口中选择要取消隐藏的工作薄即可。 3、隐藏工作表：选择“格式”菜单下的“工作表”、“隐藏”选项，可以把当前活动的工作表隐藏起来，如果要取消隐藏，则选择“格式”菜单下的“工作表”、“取消隐藏”命令，然后在弹出的窗口中选择要取消隐藏的工作表即可。 4、隐藏行列：用鼠标右键单击需要隐藏的行号或者列号，在弹出的菜单中选择“隐藏”命令即可；或者右键单击需要隐藏的行或列中的任意单元格，在弹出的菜单中选择“格式”下面的“行隐藏”或“列隐藏”命令即可。如果想要取消行列隐藏，需要选中与此行或列相邻的两行或两列，然后选择“格式”菜单下的“行隐藏”或“列隐藏”命令，比如要取消隐藏第2行，则需同时选中第1、3两行。 5、隐藏公式：如果你不想被别人看到你精心编制的公式，你也可以把它们隐藏起来，单击编辑有公式的单元格，选择“格式”菜单下的“单元格”命令，在弹出的选项窗口中选择“保护”选项卡，选中“隐藏”复选项，单击“确定”按钮，然后选择“工具”菜单下的“保护|工作表”命令，在弹出的对话框中选中所有复选项，输入保护密码后确定，这样当单元格被选中时公式就不会出现在编辑栏中。 6、保护单元格：如果在工作薄中有不需要改动或者你不想别人改动的单元格，也可以把它们保护起来，选择你要保护的一个或者多个单元格，选择“格式”菜单下的“单元格”命令，然后选择“保护”选项卡，选中“锁定”复选框。然后参照上一步设置工作表保护，这样如果再有人想修改这些单元格的内容时，就会弹出一个警告框，而且任何修改都不会起作用，如果要更改被保护的内容，选择“工具”菜单下的“保护|撤消工作表保护”即可。注意保护单元格和上面的隐藏公式都是在工作表受保护状态下才起作用。 在Excel中巧写月份 笔者使用excel制作的一个报表（模板）标题是“烟台市农机局×月份在职职工工资表”。这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题： 1．将标题所占据的各单元格合并； 2．在合并的单元格中输入：=“烟台市农机局”＆month（now（））＆“月份在职职工工资表”。 这样，每月编写（修改）打印工资表时，函数month（）和函数now（）便自动将机内的月份数返回并写入标题中。 另一个报表的标题是“×月份收入支出情况表”。与第一个工资表不同的是，此表编报、汇总并打印的是上一个月的收入／支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=if（month（now（））=1，12，month（now（））－1）＆“月份收入支出情况”。这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示“12月份收入／支出情况表”；而在2～12月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如2月份编报的报表标题是“1月份收入／支出情况表”。 Excel中的打印技巧 Excel中的打印不就是单击一下“打印”就万事大吉了?其实不然，这里同样有很多的学问，请看下文中的几个技巧，也许会给你带来很大的方便。 · 一次打印多个工作簿 有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后： 1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。 2、然后按住 Ctrl 键，再单击选定需要打印的每一个文件名。 3、单击[命令和设置]按钮 ，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。 · 加快工作表的打印速度 在Excel中，提高打印速度有三种方法： 1、改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。设置打印机的分辨率的步骤如下： (1)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页面”选项卡。 (2)在“打印质量”下拉框中，选择所需的打印机分辨率。 2、如果不能确定所需的打印机分辨率，则可以用草稿方式打印文档，此方式将忽略格式和大部分图形以提高打印速度。设置步骤如下： (1)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。 (2)选中“按草稿方式”复选框。 3、在单色打印机上， Excel 以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印，可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时，Excel 将彩色字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡，再选中“单色打印”复选框。 · 打印行号和列标 行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置。行号就是工作表中每一行左侧的数字；列标就是工作表中每一列顶端的字母。一般在打印时都不会打印出来。要使行号和列标能打印机出来，按以下步骤操作： 1、请单击相应的工作表。 2、单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。 3、选中“行号列标”复选框。 · 按指定的页数打印 有时在打印一个工作表时，可能会出现打印超过一页，但另一页的数据又比较少，这样，我们可以调为一页打印，其操作步骤是： 1、单击相应的工作表。 2、单击“文件”菜单的“页面设置”命令，然后单击“页面”选项卡。 3、单击“调整为”选项。 4、键入打印工作表内容所需要的页数。 这样，打印的数据不会超出指定的页数范围。 注意：Excel 不会为了填满所有的页而放大数据。在将工作表以指定的页数打印时，Excel 将忽略人工设置的分页符。 · 使工作表打印在纸张的正中 当需要打印的数据较少时，如果直接打印，就会使打印的数据在一页的顶端而影响美观，可以通过设置使打印的数据在纸张的正中。具体操作步骤是： 1、单击“文件”菜单的“页面设置”命令，再单击“页边距”选项卡。 2、如果要使工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，请在“居中方式”标题下选中“水平居中”复选框。如果要使工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，请在“居中方式”标题下选中“垂直居中”复选框。 EXCEL2000使用技巧十招 　　1、Excel文件的加密与隐藏 　　如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为： 　　A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或者（另存为）”的对话框中输入文件名； 　　B、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码； 　　这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。 　　C、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确认”，最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。 　　2、对单元格进行读写保护 　　单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。 　　对单元格的写保护有两种方法： 　　A、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。 　　B、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤： 　　（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合； 　　（2）从格式菜单中选择“单元格”选项； 　　（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁定”； 　　（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。 　　对单元格的读保护有三种方法： 　　A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。 　　B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。 　　C、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。 　　3、快速填充相同数据 　　如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为： 　　A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中； 　　B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 　　4、使用Excel中的“宏”功能 　　宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义方法如下：: 　　A、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格； 　　B、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令； 　　C、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。 　　5、连续两次选定单元格 　　我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按回车键后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便： 　　单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格周围将出现实线框。 Excel2000工作薄安全攻略　　　　　　　　　　　　　　　 当你打开一个 Excel 2000文档时，你想过没有，你的工作薄安全吗？也许，你的工作薄被他人打开窥探过，甚而至于被非法修改了！难道你不想给自己的工作薄加把锁吗？所幸的是，Excel 2000提供了多种方式对用户如何查看或改变工作簿和工作表中的数据进行限定并提供了以下安全保护功能以保护你的工作薄的安全。 　　一、 对单元格进行保护 　　单元格是构成Excel 2000电子表格的最最基本的元素，对单元格的保护就是对Excel 2000工作表的保护。我们可以锁定单元格，当有人企图修改时，Excel 2000即会发出警告。步骤如下： 　　1、 选定需要锁定的单元格或其集合。 　　　　　 　　2、 点击鼠标右键，并从其弹出的快捷菜单中选择"设置单元格格式"菜单项。 　　3、 从弹出的"单元格格式"中选择"保护"标签卡，并将"锁定"的复选框选上。从"工具"菜单中选择"保护"命令，再选"保护工作表"，设置好保护密码后，"锁定"功能即生效。（具体操作步骤可参考下一项"设置单张工作表的访问权限"） 　　注：只有在保护工作表的情况下，锁定的单元格才会生效，否则形同虚设。 　　二、 设置单张工作表的访问权限 　　通过设置工作表的访问权限，对查看或编辑工作表进行限制，并且通过这种限制，可以非常有效地防止他人非法更改工作表中的内容、查看到隐藏的数据、改变图形对象或更改保存的方案。具体操作如下： 　　1. 打开一个欲要实施保护的Excel 2000工作表。 　　2. 执行"工具"菜单中的"保护"命令，然后在其子菜单中选择"保护工作表"命令，弹出"保护工作表"对话框。 　　　　　　　　　　　 　　3. 选中"内容"复选框，可以防止改变工作表的单元格中的内容及图表项，防止他人查看隐藏数据；选中"对象"复选框，可以防止修改工作表或图表中的图形对象，添加或编辑批注；选中"方案"复选框，可以防止改变工作表中的方案以及查看隐藏的方案。若要防止他人取消工作表保护，则键入密码，再单击"确定"按钮，然后在"确认密码"对话框中再次键入同一密码。小心保管并记好你的密码，否则将会无法访问工作表中被保护的数据。 　　三、 设置整个工作簿的访问权限 　　通过对整个工作薄的改动进行限制，可以防止他人添加或删除工作薄中的工作表或者查看其中的隐藏工作表，还可以防止他人改变工作薄窗口的大小和位置。 　　1、 执行"工具"菜单的"保护"命令，从其子菜单中选择"保护工作薄"命令，弹出"保护工作薄"对话框。 　　　　　　　　　　　 　　2、 选中"结构"复选框，可以禁止工作薄中的工作表的移动、删除、取消隐藏或重新命名等操作，而且不能插入新的工作表；如果要在每次打开工作薄时保持窗口的固定大小和位置，则选中"窗口"复选框。最后键入保护密码，按下"确定"按钮，然后在"确认密码"对话框中再次键入以便系统确认密码。 四、 设置共享工作簿的权限 　　对工作薄进行共享设置后，可以由网络上的多位用户访问和修改。若想为工作簿指定一个密码来保护共享，或保护其他工作表或工作簿特性，则可以作如下操作： 1. 单击"工具"菜单的"保护"命令，从其子菜单中选择"保护并共享工作薄"命令，弹出"保护共享工作薄"对话框。　　　　　　　 　　2. 选中"以追踪修订方式共享"复选框，用这种方式可以共享工作薄且避免丢失修订记录，如果希望其他用户在关闭冲突日志或撤消工作簿共享状态时输入密码，请在"密码"框中键入密码，然后在出现提示时再次输入以便确认。 为工作簿提供共享保护以后，其他用户就不能撤消工作簿共享状态或者关闭冲突日志，除非知晓正确的密码。 　　五、 在打开或保存工作簿时提供权限保护 　　在打开或保存工作薄时设置密码，可以对打开和使用工作薄数据的人员进行限制，防止非法修改数据。还可以建议他人以只读方式打开工作薄。操作如下： 　　1、 打开一个欲实施密码保护的Excel 2000文档。 　　2、单击"文件"菜单中的"另存为"命令，随后出现"另存为"对话框。单击其中的"选项"按钮，出现"保存选项"对话框。 　　3、在"打开权限密码"编辑框中，键入密码，然后单击"确定"按钮。若要限制他人修改数据，同理，也需在"修改权限密码"编辑框中键入密码。 　　4、在"重新输入密码"编辑框中重新键入密码，然后单击"确定"按钮。 　　5、单击"保存"按钮。若有回应提示，单击"是"按钮，以打开的工作簿替换现有工作簿。 补充说明：若想以只读方式打开工作薄，在第3步操作时只需将"建议只读"复选框选上。如果按照只读方式打开设有密码保护的工作簿，在打开和编辑该工作簿时并不需要输入密码。要保存修改的话必须将工作表另存，这丝毫不会影响到原工作薄的数据安全。 　　　　　　　　　 　　六、设置宏病毒防护功能 　　假如你从不可靠的网络或Internet节点上下载数据，这时你要注意病毒问题。设置此项功能，可以Excel 2000在试图打开包含宏的工作簿时显示警告信息，做到"防患于未然"。但此项功能并不能真正判断出是否有宏病毒存在，所以在继续操作之前需要自行确定工作簿肯定没有病毒。 　　1、单击"工具"菜单中的"宏"命令，选择"安全性"子命令。 　　　　　　 　　2、点击“安全级”标签项，选中"高"复选框即可。 　　当然，为安全起见，以上几种方法可以综合运用，使你的数据更加安全。 　　附注：本文所介绍的方法同样适用于Excel 97，请放心使用此类安全策略，但具体操作时部分菜单可能会稍有差异，敬请注意。 在Excel 97中巧用“Ctrl+* 一般来说，当处理一个工作表中有很多数据表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋＊键可选定整个表格。Ctrl＋＊选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。例如，图中显示的是某个工作表中的表格，其中有的单元格内有数据，有的则没有数据。若选定B4单元格，按Ctrl＋＊，因其周围单元格都没有数据，所以选中的区域就是B4；若选定C4单元格，按Ctrl＋＊，因C4周围的D3单元格有数据，而D3单元格所能涉及到的有数据单元格的最大区域是B2、F2及E6所组成的区域，即B2∶F6，所以选定的区域就是整个表格；若选定B5单元格，按Ctrl＋＊，则选定的单元格区域是B5∶C6。 灵活使用Ctrl＋＊键，能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域(尤其是一屏显示不下的区域)时屏幕的乱滚现象。 全面了解Excel的自动填充功能 自动填充功能是Office系列产品的一大特色，而这在Excel中尤为重要。当表格中的行或列的部分数据形成了一个序列时（所谓序列，是指行或者列的数据有一个相同的变化趋势。例如:数字2、4、6、8……，时间1月1日、2月1日……等等），我们就可以使用Excel提供的自动填充功能来快速填充数据。 了解自动填充功能 对于大多数序列，我们都可以使用自动填充功能来进行操作，在Excel中便是使用“填充句柄”来自动填充。所谓句柄，是位于当前活动单元格右下方的黑色方块（如图1），你可以用鼠标拖动它进行自动填充。 如果在你的Excel工作表中没有显示图1中的填充句柄，那么可以执行“工具/选项”命令，在弹出的窗口中选择“编辑”标签，最后在编辑标签中选择“单元格拖放功能”复选框（如图2）。 填充操作实例 上面，我们了解了自动填充功能，下面就来做几个练习。 操作练习一:1.在单元格A1中输入“问题1的答案”；2.将鼠标指向填充句柄，鼠标变成一个黑色的十字；3.按住鼠标左键，向下拖动鼠标到A7单元格，释放鼠标。 操作练习二:1.在单元格A1中输入“1月1日”；2.执行练习一的2、3步骤。你会看到一个以日期递增的填充效果；3.仍然选择A1单元格，将鼠标指向填充句柄，按住鼠标右键，拖动填充句柄，到D1处释放鼠标；4.在弹出的选择菜单(图4)中选择“以月填充”命令。 这个时候，你会看到从A1到D1分别填充的是“1月1日、2月1日……” 在操作练习二中，我们尝试了如何使用它来填充月，其实还有另外一个方法可以实现此功能。 操作练习三:1.在单元格A1中输入“1月1日”；2.在单元格B1中输入“2月1日”；3.选定A1～B1单元格，使用鼠标拖动填充句柄， 其实，这个原理很简单，它使用了Excel的智能填充，首先Excel识别序列的规律，然后使用自己的功能来填充剩余的表格，如此而已。 填充复杂序列 上面我们使用的都是一些简单的自动填充功能，遇到复杂的数据，仅仅用鼠标拖动填充句柄是不可能完成填充的，这个时候，我们就要使用更复杂的填充功能。我们来看看使用复杂填充功能来填充一个等比数列“2、6、18、54、162”的例子。 1.在单元格A1中输入“2”； 2.用鼠标选择单元格A1～A5（切记，不是使用拖动填充句柄来选择）； 3.执行“编辑/填充/序列…”命令，出现序列对话框； 4.在序列对话框中设置“序列产生在”为“列”，“类型”为“等比序列”，“步长值”为“3”； 5.单击“确定”按钮。 执行完上面的操作以后，你就会发现单元格区域A1～A5填充了等比数列“2、6、18、54、162”。当然，你也可以这样操作进行其它的设置而产生不同的复杂填充。 自定义填充功能 每个人都有自己的需要，所以Excel的自动填充就不可能满足每个人的要求，幸而，Excel还提供了自定义填充功能，这样，我们就可以根据自己的需要来定义填充内容。 1.执行“工具/选项”命令，在弹出的对话框中选择“自定义序列”标签；2.在“自定义序列”标签界面中，在“输入序列”编辑框中输入新的序列；3.单击“添加”按钮；4.单击“确定”按钮。 当然你也可以在已经制好的工作表中导入该序列。方法为:执行上面的1、2步骤，然后执行“导入”命令，或者点击“导入序列所在单元格”按钮，最后用鼠标进行选择就可以了。 同时填充多个工作表 有的时候，我们须要将自己做好的一种样式填充到多个表格中，那么就要进行下面的操作。我们以创建工作簿为例来进行说明。 1.创建一个新的工作表，在工作表的各个区域输入一些数字，或者使用前面讲述的填充功能来填充数据;2.选定前面的工作区域；3.按住“Ctrl”键，然后单击其他的工作表（多重选择其他工作表），在这里，我们选择“Sheet2”和“Sheet3”;4.执行“编辑/填充/至同组工作表…”命令，看到如图8的对话框；5.在该对话框中选择要填充的方式，这里我们选择“全部”，然后单击“确定”。 执行完以上操作以后，工作表“Sheet1”的数据和格式就复制到“Sheet2”和“Sheet3”了。从上面的操作来看，这里的多重填充其实也就是“复制”。 上面我们详细说明了Excel的自动填充功能，希望能对你的工作有所帮助。 锁定Excel工作表表格标题栏 当你使用Excel编辑工作表时，在编辑靠后或靠右的工作表单元格内容时，可能由于看不到表格的标题栏，搞不清对应于哪一个标题信息。如果你希望不论如何滚动工作表，表格的标题栏始终位于屏幕的可视区域，则请按下述步骤操作： 1.把需要锁定表格标题栏的工作表切换为当前工作表。 2.如果要锁定表格顶部的标题栏，则需单击标题栏下面一行的行号，以选定该行。如果要锁定表格左侧的标题栏，则需单击标题栏右面一列的列标，以选定该列。如果要同时锁定表格顶部和左侧的标题栏，则需单击两个标题栏相交处右下方的单元格，比如顶部的标题栏占用了工作表的第1～3行，左侧的标题栏占用了工作表的第A～B列，则你应单击C4单元格。 3.单击“窗口”选单中的“冻结窗格”命令。 之后，无论你怎样滚动工作表，标题栏都不会因表格移动而滚出屏幕的可视区域，这大大方便了你对大工作表的编辑工作。如果要取消对标题栏的锁定，则可单击“窗口”选单中的“撤消窗口冻结”命令。 在Excel中实现文本换行的方法 在当今信息不断膨胀的今天，如何准确、方便地管理这些日益增长的数据信息就成了人们非常关心的话题。目前，越来越多的用户开始使用Excel通过数据库的方式来管理庞大的数据信息。但是有很多用户用惯了写字板、记事本之类的编辑器，而对Excel的操作有些不适应，特别是Excel在输入文字的过程中不象其他常用的编辑器会自动换行。那么我们有没有办法实现在Excel中也能自如地进行换行呢？答案是肯定的，而且解决此问题的方法也不少，下面笔者就提供几种方法。 1、使用命令来实现自动换行 使用该方法来自动换行时，首先用鼠标选定某一单元格，然后用鼠标单击菜单栏中的“格式”菜单，从弹出的下拉菜单中选择“单元格”命令，随后系统将会弹出一个标题为“单元格格式”的对话框，在该对话框中单击“对齐”标签，从弹出的界面中选中“自动换行”复选框，最后单击“确定”退出设置对话框。 2、通过复合键即时换行 在其他文本编辑器中，我们如果需要即时换行的话，一般只要单击一下键盘上的回车键就可以了。但是在Excel中，我们如果单击回车键时就会发现光标会移动到当前单元格的下一格。因此，我们如果要实现光标在当前单元格中换行的话，只须单击键盘上的Alt+Enter组合键就可以了；当然我们也可对已输入的单元格进行换行，只要在光标插入点处按Alt+Enter组合键就行了。 3、在某一区域内进行换行 假设我们需要将某个长行转成段落并在指定区域内换行，例如A1单元格里的内容很长，我们要将该单元格中的内容显示在A列至C列之内，步骤为：选定区域A1:C2（先选A1），接着用鼠标单击菜单栏中的“编辑”命令，从弹出的下拉菜单中选择“填充”命令，在随后弹出的子菜单中选择“内容重排”命令，A1中的内容就会分布在A1:C2区域中。 4、利用文本框进行“虚拟”换行 由于Excel允许插入文本框，而在文本框中我们可以象在普通的文本编辑器中自由进行换行，因此我们可以利用文本框进行“虚拟”换行，所谓“虚拟”其实就是用文本框的换行来实现单元格的换行。首先在Excel的工作界面中，用鼠标依次单击菜单栏中的“视图”/“工具栏”/“绘图”来显示“绘图”工具栏，接着单击该工具栏的“文本框”按钮，然后按住键盘上的Alt键让文本框的边界与工作表单元格的网格线重合，最后在插入的文本框中输入内容，这时我们可以在这里自由地换行，表面上就实现了单元格的自由换行了。 如何在Excel中处理特殊文字 1.自动换行 当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤: (1)选中欲设定自动换行的单元格或范围； (2)选中格式菜单单元格命令； (3)在(单元格格式)对话框中选中(对齐)标签； (4)确认(自动换行)复进框并确定。　　 2.强行换行 同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键(使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能)。　　 3.文字旋转 工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在(单元格格式)对话框中选择(对齐)标签，再在(方向)框中选中所要的格式。　 4.文本类型的数字输入 证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法:一是在输入第一个字符前，键入单引号"'"；二是先键入等号"="，并在数字前后加上双引号"""。请参考以下例子: 键入'027，单元格中显示027； 键入="001"，单元格申显示001； 键入="""3501"""，单元格中显示"3501"。(前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号)； 键入="9'30""，单元格中显示9'30"； 5.上下标的输入 在单元格内输入如103类的带上标(下标)的字符的步骤: (1)按文本方式输入数字(包括上下标)，如103键入'103； (2)用鼠标在编辑栏中选定将设为上标(下标)的字符，上例中应选定3； (3)选中格式菜单单元格命令，产生(单元格格式)对话框； (4)在(字体)标签中选中上标（下标）复选框，再确定。 Excel使用技巧三则 1.两次选定单元格 有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。此时，你肯定会通过选择“工具”\“选项"\“编辑"，取消“按Enter键移动活动单元格标识框"选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用两次选定单元格方法就显得灵活、方便： 单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。 2.“Shift＋拖放"的妙用 在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时，同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法为：选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头“?"，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工"状标志，左右拖拉时会变为垂直“工"状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作，非常方便。 3.超越工作表保护的诀窍 如果你想使用一个保护了的工作表，但又不知道其口令，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑"\“复制"、“粘贴"，将其拷贝到一个新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保护。 为Excel换页表格加标题 在表格很长无法一页输出、采用自动分页的情况下，如何使打印输出的每一页都有标题？下述方法可以帮助您解决这个问题。 1.单击“文件”选单下的“页面设置”命令，系统弹出“页面设置”对话框，如下图所示。 2.单击“工作表”选项卡。 3.在“打印标题”下，“顶端标题行（R）”右边文本框中可输入行引用，如：$1：$3。或者单击文本框右边按钮，在Excel表格中按住鼠标左键，选择要作标题的单元格区域，再单击按钮回到对话框。 4.选择“确定” 按钮。 注意：当打印一个包含打印标题的工作表时，定义打印区域时，不要选择包含该标题的区域，否则，标题在打印输出的第一页中出现两次。 如何显示多行文本 一般情况下，在单元格中输入的文本是不换行的，这样看起来会很别扭。 如果要在同一单元格中显示多行文本，可以这样做：选中要换行的单元格，单击“格式”菜单，选择“单元格”命令，然后选择“对齐”选项卡，选中“文本控制”标题下的“自动换行”复选框。 如果单元格中还有段落，就要在里面输入硬回车，这时Enter键的功能不是在单元格内换行，而是在单元格间移动。这时我们可以在编辑栏（或正编辑的单元格）中要换行的地方单击鼠标，按 ALT+ENTER 键来换行。 Excel中日期与时间的快速处理 1. 任意日期与时间的输入 数字键与“/”或“-”配合可快速输入日期，而数字键与“：”配合可输入时间：如输入“3/25”，然后回车即可得到“3月25日”。又如输入“9:25”，回车即得到“09:25”。 2.当前日期与时间的快速输入 选定要插入的单元格，按下“Ctrl”键与分号键“；”，然后回车即可插入当前日期。而要输入当前时间，同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与分号键，然后回车即可。 3.日期与时间格式的快速设置 如果对日期或时间的格式不满意，可以右击该单元格，选定“设置单元格格式→数字→日期”或“时间”，然后在类型框中选择即可。 Excel工作表使用小技巧 一、在输入大量学生成绩时，容易发生误输入，如少打小数点、多打一个零等。为避免这种情况，可以设置“有效性”检查，当输入数据超出0到100的范围时，就会自动提示出错。具体设置如下： 1. 选定所有需要输入学生成绩的单元格。 2. 单击“数据”菜单下的“有效性”命令。 3. 单击“设置”标签，在“允许”框中选择“小数”，在“数据”框中选择“介于”，在“最小值”框中输入“0”，在“最大值”框中输入“100”。 4. 单击“输入信息”，在“标题”框中输入“请输入学生成绩”，在“输入信息”框中输入“成绩介于0到100之间”。 5. 单击“出错警告”，在“标题”框中输入“输入出错”，在“出错信息”框中输入“请输入0到100之间的数”。 6. 单击[确定]按钮。 二、做完学生成绩表后，可把学生的平均成绩分类，大于90分的显示红色，60到90分的显示黄色，60分以下的显示黑色，这样看起来一目了然。 1. 选定平均分所在单元格区域。 2. 单击“格式”菜单下的“条件格式”命令。 3. 输入条件1（大于90分）：在第一个下拉列表框中，选择“单元格数据”，在第二个下拉列表框中选择“大于”，在第三个下拉列表框中输入“90”，单击[格式]按钮，把字设为红色。 4. 单击[添加]按钮，照上述方法添加上条件2（60~90分）和条件3（60分以下）。 5. 单击[确定]按钮。 三、在处理各班的优秀学生名单时，可把各班的学生名单放在不同的“文件夹”里，需要时就展开，不需要了就合上，非常方便。 1. 在A1单元格中输入“高一（1）班”。 2. 选择表中高一（1）班的所有学生，单击“数据”菜单的“组及分组显示”下的“组合”命令，这样，相当于是把高一（1）班的学生名单放入一个“文件夹”中，“文件夹”的名称为“高一（1）班”。 3. 照上述方法，把高一（2）班、高一（3）班等的学生名单，分别放入一个“文件夹”内。 这样处理后，是不是很方便了！ Excel中输入法的快速切换 在一张工作表中，往往是既有英文，又有汉字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。 如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，不妨用以下方法实现输入法之间的自动切换。方法是： 选中要输入汉字的列，单击“数据”菜单，选择“有效性…”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮。 选中要输入英文的列，在“数据有效性”对话框中，单击“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。 这样，当光标在前一列时，可以输入汉字，在下一列时，直接可以输入英文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。 同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。 执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。 以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。 成组填充多张表格的固定单元格 　　我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。 那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。 但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。 巧用Excel 2002的“智能鼠标” 我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢? 点击Excel 2002“工具”菜单中的“选项”命令，然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放”复选框，点“确定”后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能： 在“智能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小，而只有当我们按住Ctrl键，再滚动鼠标滚轮时，工作表才会像往常一样上下翻页。另外，如果我们使用了Excel的“分级显示”，那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目的显示或隐藏了。当然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。 Excel中快速互换两列数据 在Excel中当需要把两列或两行数据互换时，以前总是先把A列的数据复制到C列，把B列的数据移动到A列，然后再把C列中的数据移动到B列，来实现两列数据的互换。现在我用如下方法即可快速实现两列数据的互换： 用鼠标选定A列数据区域；把鼠标放在A列数据区域的右边；按下“Shift”键的同时，按下鼠标左键，这时鼠标变为向左的箭头；拖动鼠标至B列数据区域的右边，看到一条垂直的虚线（如果看到一条水平的虚线，表示在B列插入数据），同时松开“Shift”键和鼠标左键，这样就实现了A、B列的数据互换。同样，也可以实现两行数据的互换。 另一种方法是：选中欲移动的单元格，点“剪切”，再点“插入”－“剪切单元格”（或按鼠标右键选择亦可）即可。 快速录入文本文件中的内容 现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，太浪费时间；将菜单上的数据一个个复制到工作表中，同样也费事。这时！您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，选定菜单栏中的"数据/获取外部数据/导入文本文件"命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，按下"导入"钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。 快速删除工作表中空行 删除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的" 插 入"菜单项，并从下拉菜单中选择"列"，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。 EXCEL小技巧：批量修改数据 　　比如我们做好一个EXCEL表格，填好了数据，现在想修改其中的一列（行），例如：想在A列原来的数据的基础上加8，有没有这样的公式？是不是非得手工的一个一个数据地住上加？对于这个问题我们自然想到了利用公式，当你利用工式输入A1=A1+8时，你会得到EXCEL的一个警告：“MICROSOFT　EXCEL不能计算该公式……”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法： 第一步： 在想要修改的列（假设为A列）的旁边，插入一个临时的新列（为B列），并在B列的第一个单元格（B1）里输入8。 第二步： 把鼠标放在B1的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时B列所有的数据都为8。 第三步： 在B列上单击鼠标右键，“复制” B列。 第四步： 在A列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”，这是本方法的关键所在。 第五步： 将B列删除。 怎么样？A列中的每个数据是不是都加上了8呢？同样的办法可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。原表格的格式也没有改变。 使用复制图片和粘贴图片功能 按住“Shift”键不放，然后用鼠标单击“编辑”菜单，你会发现“编辑”菜单下原来的“复制”、“粘贴”、“选择性粘贴”命令已经变为“复制图片”、“粘贴图片”和“粘贴链接图片”命令。当用户选定需要复制的单元格或单元格区域后，选择“复制图片”命令，这时Excel会弹出“复制图片”对话框，用户可以进行图片“外观”和“格式”选择，在“外观”设置中，选择“如打印效果”选项后，用户所复制的单元格或单元格区域的外观将和打印时的效果一致。 如果在单元格中用户没有自行添加表格框线，那么在进行“粘贴图片”操作后，粘贴后的图片中没有边框标志；如果选择“如屏幕所示”选项，在进行“粘贴图片”操作后，图片中有和屏幕显示一样的边框标志(即使你没有自行添加表格框线。单击“确定”按钮后，所选择的单元格或单元格区域就做为图片格式被复制到剪贴板中，将鼠标指针移动到需要粘贴的单元格中，选择“粘贴图片”命令，即可将用户所选择的内容复制过来，而此时复制好的内容被视为图片格式，你可以象处理图片一样任意改变它的大小，并可以非常方便地调整它的放置位置。 “复制图片”和“粘贴图片”是非常实用的功能，利用它们，我们可以非常方便地在Excel中实现表格或票据的精确套打操作。我们知道在进行表格或票据的精确套打操作时，最难操作的就是对表格或票据打印内容放置位置的控制，采用常规的操作方法，用户在精心设置好打印内容的字体大小后，不能随心所欲地放置和调整打印内容的填充位置，常常出现顾此失彼的情形。 如果通过“复制图片”和“粘贴图片”操作，用户先将所有需要在表格或票据中套打的各项内容填充到不同的单元格中，选定其中的一个单元格，按住“Shift”键不放，用鼠标单击“编辑”菜单，选择“复制图片”，从“复制图片”对话框中“外观”设置中选择“如打印效果”，单击“确定”按钮，然后将活动单元格移到表格或票据的打印范围内，按住“Shift”键不放，用鼠标单击“编辑”菜单，选择“粘贴图片”命令，将图片粘贴好，依此操作将其余所有需要套打的项目复制过来，这时候你就可以象小朋友搭积木一样，用鼠标拖动图片，调整好图片中的字体大小，最后分别将所有的图片精确拖动到所需的位置。这个时候你将感觉在Excel中实现表格或票据的精确套打操作可以象做游戏一样轻松简单了。 做一张嵌套表格 相信经常使用Excel的朋友可能会碰到过这种情况，有时需要在一张表格中插入另一张表格，而这种表格行宽列高的调整是比较困难的，往往会顾此失彼。本人在使用Excel的过程中，发现了解决这一问题的小窍门，拿来与大家共享。 在Excel“工具”菜单中选中“自定义”项，选择“命令”选项卡，在类别中选择“工具”，在命令中找到“摄影”并选中，拖到格式栏中。 准备工作完成后我们就可以开始做表了。先在Sheet1中做一张底表，再在Sheet2中做好需要插入的表格，选中需要插入的部分，点一下我们的“照相机”拍张照吧，然后选择Sheet1，将十字形光标移到需要插入的地方单击鼠标。怎么样，很方便吧？而且，以这种方法插入的表格，当你在Sheet2中进行改动时，Sheet1中的插入部分会自动进行更新。做一张漂亮的嵌套表格就这么简单。 第- 14 –页