公司报销
江苏*********文件
苏通****函字,2014,第006号
关于南通*****公司财务报支及相关事宜的实施
通知
为适应飞速发展的形势的需求,加强成本管理,对财务报支以及相关事宜的实施细则作进一步的完善。
一)、资金使用流程:
申请,,同意,,使用,,报支(均需公司负责人审批或同意)
二)、所有费用报支结算期限:
原则上随发生,随结算报支;因审批手续事宜,期限不得超过30天,要求各报支人随支随按要求整理成单据,主动积极办理审核手续,如逾期则对报支人采取相应的处罚(0.9-0.99折),如逾期超过三个月则视报支
的情况,0.5折或不予认可。
三)、材料费的报支:
材料的采购程序执行原已颁布的材料管理办法,即:使用方法申报(数量、规格、型号),,项目部核实、询价,,上报公司审批同意后执行,所有材料的入库必须有两个以上的保管员验收(严把质量、数量关)。
1)主材都必须签订购贷合同(由项目部主要负责人与采购员共同拟稿报公司认可后签订),支付方式按合同执行,每次支付由项目部申请,公司审签后(相关手续的审核:发票、验收单、复试情况、应付款等),由财务人员转账(汇票)的方式实施。
2)零星材料,小于5000元/次(件),程序、手续合符规定要求后由采购员自行购入,支付方式:用银行卡支付,凭条作为报支附件;小于2000元/件,则可用现金支付;大于5000元/件,程序、手续齐全后由财务支付。
报支时需具备:两人以上签字的验收入库单,材料发票,支付的银行单据。 四)、周转材料,大型设备的租金的支付:
按协议约定方式支付,中途支付程序需遵循资金使用流程,需初审人、项目部财务人员、项目负责人签字(根据合同审核发票的提供、支付额度以及应付款)上报审核后由财务银行转账(汇票);结算支付时,经办人、结算人、复核人、项目财务负责人、工程负责人根据合同审核签认报公司审核后银行转账(汇票)。
五)、办公用品,工具,仪器等:
同材料费报支方法。
六)、劳务承包队伍(含分包)支付办法:
原则上按协议执行,生活费(借款)程序:承包队伍申请,,相关责任人审核(主管安全、质量、生产经理等) ,,项目负责人确,,由项目部向公司财务申请,,同意后下发。
支付方式:原则根据出勤表制作发放表,总数细数平衡后,手续齐全(签字审核)由项目部财务人员直接打入个人卡号。
结算时则按公司统一规定执行。
七)、管理人员以及辅助(后勤)人员工资:
原则上所有聘用人员签订劳动协议;
生活费的支付:由项目部根据出勤制定生活费发放表,初核后上报公司审定同意后支付至个人
银行卡内。
年终工资的支付:有合同遵循合同,无合同者由项目经理会同项目部相关人员初定报公司同意后支付至个人银行卡内。
项目经理以及部分人员年薪结算均放在翌年四月份。
八)、项目部食堂结算:
由项目部根据公司下达的权限,由项目部财务核算、入账。
九)、出差费(含小汽车使用)、电话费等:
1)原则上必须按次粘单据,写清出差事由、路线,住宿
根据出差地以快捷酒店(100~150元/天)为参照依据,项目部人员出差应由项目负责人签字后公司负责人审核,项目负责人以及公司人员直接由公司负责人审批(自备小车费归类另粘)。
2)公司自备小车辆的使用满足公司的小车辆使用管理细则之要求,必须做好行车记录:总里程、保养维修(日期、内容、加油记录等,保险费由公司财务统一处理,保养维修与行车记录吻合,并事先通报相关人员,费用用银行卡支付,支付凭证、发票、维修清单作报支附件;过路费按次粘贴,但需与行车记录吻合;油费报支时,每次加油邮票上标注总里程,以便与行车记录复核,可累计不超过一个月集中黏贴报支,财务人员根据不同车辆找出合理油耗范围,以避漏洞,违章处罚原则上驾驶员自负。
租用车辆维修保养费、保险费自负外,其他费用报支雷同,租金支付遵循合同。
3)工程用车(自备)用油费用报支办法参照材料费报支办法,验收单中需要增有司机签字,维修费报支参照小车报支办法。
)电话费报支办法:项目经理,材料员以及主要负责人实报实销,其他管理人员根据职务,分4
工,使用频率,由项目部制定标准,报公司同意审批后包干。由项目部财务负责人按月执行落实(话费发票附后,无票不予支付)。。
十)、合同外点工签发的几点要求:
1)因工程需要必须签发;2)由项目负责人(项目经理)为负责人,落实审批审核;3)注明形式(点工或包工)、内容、部位、日期、数量(或金额)、事由等;4)必须有经办人、主管(生产经理)、记录人(保管员)的确认签字以及项目负责人审核意见;5)每月由项目部财务上报综合汇总表中体现出来。
上述要求都需具备,缺者视情况打折或不予认可。
十一)、奖,罚的费用处理:
在
管理过程中,对劳务班组的奖罚措施,或者手续齐全(项目经理审核后)直接由项目财务处理;罚者则由每月在发放生活费(予借款)中体现出来(罚者签字确认);对于监理、业主主管部门以及公司、集团公司的处罚金其金额分摊到相关被罚子目的相关劳务班组帐上(手续办全),同时对相关责任人(管理人员)实行必须的处罚。
十二)、业务费的使用:
原则上由项目负责人根据工程需要合理安排业务费的使用,既不浪费也不影响工作的发展。
1)招待费的使用,要求透明,尽可能使用银行卡,支付凭条作为报支单据附件,尽可能使用机打发票,定额票原则上拒用,单据注明经办人、证明人、事由等以及项目经理的签字后批报,并要求按餐次粘贴,不满足上述要求者视情况由公司做出适当处理。
项目部平时的零星费用按月列明细:事由、日期、经办人,项目负责人核签后报批。,票需做附件。。
2)现金使用,原则上事先与公司负责人沟通后使用,报支单据中注明事由、日期、经办人、项目经理核签后报批。。
3)“相关人员”由发票报销,应与项目部会计或其他主要人员通气并签字,单据中注明事由,项目负责人签认后报批,或项目经理签认后由报支人直接至项目部会计处报支后报批。
4)烟,酒可以统一集中采购、专人保管,领用清单按批次由项目财务人员审核入账,采购方式参照材料采购办法,急用时可临时采购,事后至保管处登记纳入领用清单中。
5)节日送礼:申报,,核批,,实施,,报支。
在申报明细清单中注明落实情况,经办人、负责人签认后报批,相关票据附后(平时需送礼方法雷同)。
以上规定即日起执行,未尽事宜在实施中完善,在实施过程中如有不妥之处或操作不便之处,可提出研讨更进、完善。
江苏*********公司
二零一四年三月九日
抄送项目部、各部门。