泰慕士采购支付管理规范(讨论)

泰慕士采购支付管理规（讨论）一、目的1、加强公司对采购与付款的部控制，规采购与付款行为；2、格公司资金支付流程，提高资金使用效益；二、原则1、询价比价原则；2、授权采购原则（禁未经授权的部门或人员办理采购与付款业务）；3、先申请再采购的原则；4、请购与审批分离原则；5、供应商评审与确定分离原则；6、采购的订立与审计原则；7、采购与验收分离原则；8、采购与付款分离原则（不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程）；9、付款审批与付款执行分离原则；三、职责1、请购部门（计划下达）负责采购计划的编制、提报、采购指令下达；请购部门负责人对采购的必要性负责；2、采购部门负责编制采购申请单、询价与价格谈判、签定合同、执行采购、跟踪采购到仓、采购对账、请求付款等；采购部门负责人对采购物资价格的合理性进行审核，对采购物资的数量进行复核，对采购物资的质量进行把关，对供应商进行选择、报批，对资金支付的风险负责；3、财务部负责结算采购款项，登记存货及应付款项管理；并负责和采购部门、供应商核对帐务，检查采购情况，对资金支付正确性负责、对采购业务的真实性、采购价格的合理性核查；4、采购商品的使用部门，请购部门，财务部门，总经理室组成合同评审小组对采购合同予以审核；5、公司指定的质量检验人员对采购物资的质量进行查核；对应的仓库管理人员负责采购物资的数量确认、验收入库、保管、发放；6、总经理室对上述的所有过程提出质疑并要求解释。四、采购申请所有的采购申请，按照公司统一规定，在金蝶系统上进行流转、审批；1、生产性物料采购申请生产计划部根据生产经营需要下达生产性物料采购指令： 流程 说明 一级审核 二级审核 生产计划部门根据订单情况（实单和预单），制定生产计划， 计划部（根据部门部职能授权审批） 生产总监 根据生产计划，产生物料需求， 在核对检查仓库存货后，下达采购计划； 2、其他物资采购 流程 说明 审批 需求部门提出，按照需求填写请购单；申购人确认 申购部门负责人 请购部门收集、汇总采购需求，进行评估、确认，形成采购申请，提交采购申请 请购部门负责人 根据总经理室授权审批 分管负责人总经理3、经公司授权请购部门3.1、公司授权计划部下达生产性物资采购指令（生产订单所对应的物料需求）；其他物料由生产部门请购，生产总监审批；通用备品备件确定合理安全库存量，仓储部门请购，生产总监审批；3.2公司授权设备办进行生产性设备组织评估、选型，汇总公司设备采购需求并提出采购申请；特种配件和设备配件、电器材料等由设备办提出采购；3.3公司授权信息部门对IT设备、耗材需求进行评估、确认，汇总公司IT设备、耗材需求并提出采购申请；3.4公司授权办公室对办公用品、劳保用品、食堂物资集中统筹，汇总公司需求并提出采购申请；3.5公司固定资产采购由使用部门提出申请，总经理室审批；4、请购单要素（按照金蝶系统格式填列）4.1使用部门、请购用途4.2数量、质量要求、交期要求、技术要求；4.3品名、规格；4.4其他5、临时请购和紧急请购由于公司生产经营急需，临时性物资和特殊物资的采购，遇到审批岗不在情况，可用或者其他式征得同意后，提报采购申请，审批手续后补；五、采购询价及其规定（附询价记录表）采购部门接到采购指令后，应及时、负责开展询价、比价工作；在规定时间提报审批；1、询价、比价或者招标供应商应具有完成公司物资需求和项目需求的能力，所有采购项目须向生产厂家或者服务商直接询价，原则上不通过其代理商或者中介机构询价；2、询价应基于相同规格和技术要求、质量要求的物资间进行，应对不同厂家、品牌进行询价；3、询价应在三家及以上的供应商间进行；4、重大项目采购或者设备采购应由公司指定人员形成询价、比价小组或者招标小组独立询价；5、询价过程中如有成本较低或者质量更好的替代品要及时向请购部门推荐，并取得相关意见；6、比价、询价结果认真填写《询价记录表》，提报相关领导审批后形成采购及格；暂定合作供应商；六、采购合同1、采购部门是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。2、财务部门是采购合同的保管及监督执行部门，采购部门在合同签订二日，应将签订好的合同到财务部门存档；合同原件由财务部门保管；3、采购合同必须包括以下九个面的主要容：3.1合同签订双的名称、地址和联系式。3.2采购物品的单价、总价及发票要求。3.3采购物品的数量与规格型号。3.4采购物品的品质和技术要求。3.5采购物品的履约式、期限、到货地点。3.6采购物品的验收和式，质保金案及金额。3.7付款式、期限及供应商收款账号委托书。3.8售后服务和其他约定。3.9纠纷解决式。4、经公司授权的采购经办人根据批准的《采购申请》签订采购合同；5、合同评审：5.1合同评审流程（附《合同评审表》）5.2合同评审流程需附单据包括但不限于：《询价汇总表》、《采购申请单》、《生产计划表》、《物料采购计划表》、《采购合同》、《采购订单》、《供应商评估表》等6、财务部不受理无合同采购业务；禁后补合同（公司指定紧急采购除外）；7、公司物资采购及劳务采购业务均需签订合同（对于零星办公用品、零星物料的采购，价值在1000元以下的，凭经核准的采购计划单进行采购，不需订合同），长期合作单位可签订框架协议，以订单形式确认；对于未签订合同而发生的采购行为，予以经办人及部门负责人各负激励200元/次，由此给公司带来的损失公司保留追索权利；8z1、入库流程 流程 说明 采购部跟进到货时间，通知质检部门检验，通知仓储部门做好入库准备。 质检部门对质量进行验收确认，仓库管理部门对产品规格、数量进行清点确认。 仓库核实系统上采购申请单，根据实际入库数量，在系统上做好存货入库登记，并按规定将入库单传递财务。2、相关规定：2.1采购物资的入库，必须通过质检部门的检查和验收；2.2采购部门应跟踪采购合同履行情况，根据到货日期向质检部报验；公司指定质检部门制定不同类型的合同标的物的验收标准；2.3仓储管理部门发现实物与采购单上所列容不相符，应第一时间通知采购部门与部门主管处理，原则上不办理入库手续；2.4到货量超过采购申请上的订购量（不含客户赠送），原则上予以退回，如采购部要求收货应取得相应的审批手续；2.5仓储部门应在办理入库手续当月向财务部提交物资入库清单，逾期10元/笔负激励；2.6采购入库管理遵照公司仓储管理规定执行；八、采购对账采购对账是指采购人员、财务人员与供应商核对往来物资及应付款项的工作。财务部负责资金往来核对与应付账款管理，采购部负责物资往来核对与供应商相关问题的协调与沟通。1、对账期间1.1与供应商签订的有效合同中规定的合同期限为对账期。公司对账时间为上月26日至本月25日，对账日期计算以ERP系统入库日期为准。如：供应商25日发货，ERP系统25日以后入库的物料，将纳入后一个对账期间。1.2供应商发送对账单的时间：所有按期间对账的供应商，在每月26日至30日，将对账单通过或传真发送给对账人员。如供应商不能按时提供账单，则该对账期间应核对往来明细，合并到后一对账期间，该供应商应付款项在正常的付款期间顺延。1.3需临时对账或者不定期对账的，供应商应事前预约，由采购部协调对账日期。2、所需数据采购订单、供应商送货单、入库单，供应商对账单3、数据要求及单据3.1以ERP系统上采购订单为准，送货单和入库单上的供应商名称，物料名称，规格型号，单价金额必须相互一致，对账以我入库单为对账基础资料。3.2供应商应在送货单上注明采购订单号。3.3供应商对账单应包括采购订单号，送货日期，送货单号，物料名称，规格型号，数量，单价，金额。4、因品质等原因采购索赔扣款的，采购部应将经供应商确认回传的索赔单，给到财务部对账扣款。对于供应商没有及时回传索赔单的，应通知财务对账人员，暂停供应商对账和付款。5、对账单确认无误后，供应商在对账单上签字盖章或者授权人签字确认，对账单据由财务部妥善保管。6.未经对账确认的款项财务部一律不得支付，如违反，经办人和财务部负责人负激励200元/次，由此给公司带来的损失公司保留追索权利；7、每年年底供应商应配合会计师事务所，取得客户《往来账项询证函》；九、采购付款所有采购业务都必需凭经过审批核准的《泰慕士用款申请单》付款。《泰慕士用款申请单》由采购经办人员填制，遵照公司支付#管理#执行；1、支付原则1.1单证齐全原则：采购部门填制《用款申请单》，相关支撑附件单据必须齐全，包括但不限于《入库单》、《送货单》、《发票》、《采购合同》等。1.2授权审批原则：公司授权相关责任人对采购资金支付进行审批；各审批岗必须格执行公司审批流程，遵守授权围，不得越权审批。对于审批人超越授权围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门。授权额度： 职级 额度 备注 部门负责人 3万元以下（含3万元） 总经理兼任可授权 分管领导 3万元＜额度≤5万 总经理兼任可授权 总经理室 5万元以上 1.3先计划后支付原则：采购付款必须提前做好月度资金计划，在资金计划。2、付款流程 流程 说明 审核 经办人填写用款申请单； 部门长 按授权金额 分管领导 财务部管理会计复核 财务部长 按授权金额 财务总监 按授权金额 总经理室3、单据3.1预付款项包括但不限于《用款申请单》、《采购合同》3.2进度款3.2.1应付账款确定（挂账）包括但不限于《入库单》、《送货单》、《对账单》、《发票》、其他单据；3.2.1应付账款支付包括但不限于《用款申请单》、《对账单》；3.3尾款或者质保金包括但不限于《用款申请单》、《对账单》、《发票》、其他证明合同履行程度单据；4、付款时间4.1日常采购付款时间：每2、5；4.2临时性采购、紧急采购、带款提货等急需支付的采购资金，财务部应按照规定优先支付，不影响公司的正常经营；5、其他规定5.1采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号、付款金额与付款式的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息有误造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因财务人员操作错误的由财务人员承担责任；5.2退汇手续费：因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。5.3款项的支付主要以银行或相关信用票据付款为主，无特殊情况的不得支付现金。十、采购发票1、发票要求1.1所有采购业务必须取得增值税专用发票，采购部门选择供应商原则上选择有一般纳税人资质企业；1.2发票开具容必须与实际业务相符，即：货、款、票、合同一致。财务部不受理无合同采购发票和与合同不符的采购发票；1.3发票要保持整洁、完整；财务部门不接受破损、污染发票；2、发票取得时限2.1所有采购发票（含运费发票）原则上要求货到票到，在实际过程中出现货到票未到的，由采购相关业务员负责催收，在采购物资验收入库后一个月取得发票，财务部在金蝶系统办理结算手续；2.2预付款需在合同上注明发票提交时间，按合同约定提交；2.3对于超过规定未取得发票的，经办人和部门负责人分别按50元/笔予以负激励，并落实发票取得时间；3、禁对不规业务发票隐瞒不报或者私自压票、退票，如违反经办人和部门负责人分别按100元/笔予以负激励；十一、采购支付稽核1、公司财务部稽核人员对所有采购业务（从需求计划到采购计划、合同、价格、质量、数量及采购业务完成时限、财务结算等全过程）进行跟踪监督与审计。采购人员及业务涉及到的相关部门要自觉接受财务稽核部门的监督和质询。2、稽核人员对采购人员及其他相关人员在业务过程中违反采购制度规定的行为向公司提出处理意见及限期改正时限；人力资源部门落实公司处理决定；3、凡不配合稽核工作的，对当事责任人负激励100元。本规自2019年1月1日起试行，之前相关条款自动废止！泰慕士服饰有限公司附1、TIMES采购询价汇总表20XX年XX月XX日 采购项目 用途 物资名称 数量 规格型号 交期 质量要求 供应商 原报价 议价达成 付款式 交期 联系人及式 采购意见： 建议： 意向供应商 议定价格 采购 部门长 审批意见 分管领导： 总经理室：附2、TIMES合同评审表20XX年XX月XX日 合同名称 编号 提报部门 经办人 合同总额 合同容简述 申购（使用）部门意见（部门长） 分管领导： 请购部门意见（部门长） 分管领导： 品质部门意见（部门长） 分管领导： 财务部意见（部门长） 分管领导： 总经理室意见 生产计划采购计划物料需求采购需求请购申请审批品质部门长总经理室财务部分管领导请购部门长使用部门长采购合同报验到货验收入库手续用款申请部门审核财务部审核总经理审核专业资料