如何跟进物料

采购员如何跟进物料 采购员如何跟进物料 一、采购中常见的问 1.到达订单交期,供方突然来电不能交货 2.将要到达订单交期,采购员在跟进物料时供方反应未收到订单(采购员已传真) 3.快到交期,加工要求、图纸等未确认 4.快到交期,供方没有此订单(漏单) 5.订单下达后,供方没法回复交期(没有原材料或生产紧张不能及时排产) 6.订单下达后,供方要求上调单价,要求确认单价后再生产 二、如何做好物料跟单 物料采购跟单是指:采购员按采购订单所载明的物料,品名,规格,数量及交期进行跟踪。 目的:满足企业生产活动对物料的需求,在必要的时候,获得必要的物料,避免停工待料。 1、采购跟单的基本要求:适时,适质,适地,适量,适价 2、物料采购跟单的原因: (1)供应商方面的原因:超过产能的接单和超过技术水准的接单;制程管理不良;质量管理不充分而造成不良品的增多;来自低工资的员工工作效率低;完不成等原因。 (2)企业方面的原因:供应商的选定有误;对他的产能和技术调查不足;所要求的品质没说清楚;价格的决定很勉强;进度的掌握和督促不力;下订单到过远的地方。 (3)沟通方面的原因:信息交换不及时,如图纸未确认,更改订单未通知。 3、物料采购跟单流程: (1)制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单,要制成订购单传给供应商。制订购单时注意:审查请购单,熟悉订购的物料,确认价格及质量。确认物料需求量,制作订购单,发出订购单。制作订购单将要采购的物料名称、规格型号、数量、价格、交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商,并要求供应商签字回传。 (2)订单跟踪 对长期合作的,信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪的内容原材料?加工过程?组装?包装入库?发货时间?运输? 物料采购跟单的方法策略: 催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料,使企业的经营成本降低。 催单的方法: A:按订单跟催:按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。 联单法:将订购单按日期顺序排列好,提前一定时间进行跟催。 统计法:将订购单统计成报表,提前一定时间进行跟催。 B:定期跟催:于每周固定时间,将要跟催的订单整理好,打印成报表定期统一跟催 C:交货期ABC滚动跟催 交期管控是我们做采购人员所关注的最为重要的三大要素之一,可如何能够保证交期的准确性呢?杜决预定的交货期已到,而供应商突然来电,无法正常交货的情况发生,为此,有一个三天滚动跟进的方式,只要我们良好的执行,可以很好的跟进供应商的生产状况,特别是对交期较长的物料。方法如下: 从订单下单日起,二天内要求供应商回复交期。从单种物料的首次确认交期的日期开始,对采购在途进行三天滚动式跟催。如2月1日首次确认交期的材料,相关的采购员将分别在2月4日、2月7日、 2月10日进行跟进。以此类推进行交期的核对,直至材料入库为止。滚动在每天上午的10:00前发出,下午3:00前要求供应商回传,并备案。ABC计划是用于跟进物料的生产过程,供应商不得随意更改交期。供应商便任何交期必须出书面的说明,在得到我司同意后方可延迟交期。对于交期延迟一次以上的,要求供应商在滚动跟进中回复物料所处的工序,从而达到监管供应商的目的,防止供应商穷于应付。 核查每日的材料入库,如果材料检验不合格需要退货,重新进行三天滚动式跟催。对于退货的物料要求供应商加急,对于供应商不能立刻安排生产的要在二天内上报解决。 如果供应商经常更改交期,导致我司计划经常变更的,要及时反馈,严重者加以处罚。交期延迟的物料要求供应商出具书面说明,交期延迟二次以上的反馈给相关主管,并同时对供应商提出警告或处罚。将此制度严格的执行下去,让供应商培养出这样一种习惯,后续的交期才能有一定的保证。 (3)物料接收 协调送货,协调接受,通知送货,物料入库,处理接受问题(送检) (4)物料检验入库 确定检验日期,通知检验人员,进行物料检验,合格入仓,处理检验问题(重点跟进)。 三、成为一名受人尊重的人 1.仪容整洁,但不追求时髦之人。 2.对于服务员、清洁工、司机、警卫、门房、接线员等都客气有礼之人。 3.待人谦虚、办事有分寸之人。 4.不听信谣传、不为他人议论所动之人。 5.赞扬他人功绩之人。 6.聪明但不炫耀之人。 7.与上司、部属经常保持联络之人。 8.能够牺牲小我、完成大我之人 9.勇于认错之人。 10.欣然承认他人优点之人。 11.对所有人都平等看待之人。 12.不骄傲、乐于教人之人。 13.光明磊落、不矫揉造作之人。 14.如生意人般的精明能干,又富有同情心的人。 15.具有工作热忱又虚心学习之人。 16.不以自己的兴趣去勉强他人之人. 17.注意健康、深切翔家庭之人。 18.陈述意见、不搀杂自我感情因素之人。 19.遇到困难时镇定而不慌张之人 20.责任感强烈而不炫耀自己地位之人。 21.没有特权意识之人。 22.严守时间之人。 23.性格豪放开朗之人。 24.能专注、虚心听人说话之人。 25.公私分明之人。 26.不失女性娇媚的女性、不失男性气概的男性。 27.尊重女性的男性、尊重男性的女性。 28.不轻易向人借钱之人 29.说话有条理而简明扼要之人。 30.亲切照顾后辈之人。 四、什么是采购,采购的要素有哪些 采购:是指用最优的成本在一定的时间内购买保质保量的物料的过程, 要素:品质(保质保量)、交期(按期交货)、成本(价格最优) 五、什么是交期,交期的核算公式 交期:是指从供应商收到订单到物料交到我司仓库所用的时间 交期的结成如下公式: 交期=物料的计划时间+供方原料准备时间+正常的生产时间+运输时间+检验时间 六、如何压缩物料的采购周期 交期的公式:采购交期=物料的计划时间+供方原料采购时间+生产时间+运输时间+检验时间 我们压缩采购周期正是依据这条计算公式而定的: 1、物料的计划时间指从供应商接到我司订单到供应商安排好生产所用的时间,我们尽可以要求供应商当天安排,及时插单。 2、供方原材料指供方生产我司订单所需要的原材料,在正常情况都有较为充足的备货,特殊的原材料我们与压缩供应商的生产时间一起描述。半成品的备货:这主要是针对交期较长的物料,如拉手和板材等。供应商不是不愿意给我们备货,而是担心备货不能被消化。因此我们在提出半成品备货时要和供应商集成利益共同体,给供应商吃一粒定心丸,拟定书面文件,我们承诺帮助供应商用完,供应商承诺及时备半成品。并且明确只要做了原材料备货的物料,正常的生产周期至少要压缩1/3。如果坚持,并持续改进,的半成品备货才会起到越来越多的作用。 3、生产时间指供应商生产完成物料的时间,如果压缩了有可能会影响质量,可控比较小。 4、压缩供应商的运输时间,一般指较远的供应商,如果材料交期很紧,可以要求供应商发空运,可以提高不少时间。 空运:1天汽运:4到5天(远一点) 火车:2到3天汽运:2到3天(近一点) 5、至于检验时间,调控权就完成在我们公司内部了。 6、减少采购频率:减少采购频次,是稳定产品质量,减少产品批差的一个重要措施。如生产500M 和5000M的铝材几乎花一样长的时间,还极大的影响了供应商的产能,从而影响了其他物料的产品交货。我们的集中采购也为这一点提供了些许保证。 7、材料的替代,将难采购的周期长的物料用市场成熟产品替代。 七、采购跟单语言艺术 1、使用语言文字的意义要明确,不要拖泥带水,模棱两可,以免接受者产生误会。 2、叙事说理,力求言之有据,条理清楚,力戒颠三倒四,文理不通。 3、语言文字要净化,力戒脏话。 4、少些不抱怨。 5、倾听别人。 八、下单跟单的技巧 1、理性的分配物料,对供应商产能不能满足时要做适当调整 2、依据物控计划而给供应商排定交期的,那如果供应商再努力也实现不了呢?这就得要求采购环节将交期较长的物料提交给物控计划环节,让他们在排计划的时候就调整过来,以减少计划的变动程度。 3、设定好定期的交期跟进计划,形成跟进交期的一种习惯,让供应商跟单员能够主动与工厂跟单,而不仅仅是传话筒,我们可采用的三天滚动跟进方式物料。 4、到厂跟进,从排产和现场两方面来入手 5、与供应商跟单员处理好关系,从心理上让他们易于接收我们跟单的方式,乐于主动跟进工厂; 6、对于问题材料的不定期跟进,重点跟催。以及对超过一定时间内的订单要求供应商集中清单; 7、专业资料的掌握,有助于了解材料的进程,避免被供应商蒙骗。当我们知道物料所处的工序时,我们就可以判断产品能不能按时出货了。工序跟进以后也应该是我们跟进交期的细节工作。 8、适当的处罚可以对供应商起到警戒的作用,同我们供货的供应商都是签有的,供应商如果违约了,我们有权进行适当的处罚,但处罚不是我们的目的,因而什么时候罚、罚多少、怎样罚都是有一定的技巧的。在平时的工作中,我们发现间接处罚比直接处罚更有约束力,因为供应商可能通过努力避免或减少处罚的程度。 九、审单(即审核合同) 1.审单内容:确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式, 包装要求,交货期,交货方式。 2.审单方法: (1)产品名称,规格: 审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 (2)质量: 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。 (3)数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。 (4)单价,总额的审查: 1.系统下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对总额有没有加错? 2.通常我们以人民币为结算货币,但也有以其它币种的。 (5)价格条款的审查: 船上交货价(指装运港的价格条件) 运费付至指定目地的交货 保险费+运费价格(到我司还是物流中心) (6)付款方式审查: 1. 付款方式是否能接受? 2. 支付的货币能否接受? (7)包装要求的审查: 1.是否是工厂的产品本身有自已的包装,我司能否接受? 2.我司提供的包装(彩印,尺寸)供应商能否做? 3.供应商提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签,说明书) 内包装:普合,白合,彩合,PE袋,气泡袋、珍珠棉 外包装:纸箱,木箱,桶装,编织袋。最主要是唛头印刷。 (8)交货期的审查 采购员应审查交货期是否合理,是否是在合同范交期范围内。 (9)交货方式的审查: 是海运,陆运,空运,邮寄?运费支付? 十、我们应该如何选择供应商 供应商的选择是一件非常严肃的事件,供应商过多或过少都不好,在这个过程中我们需要关注如下法 则: 1、供应商必须把我司列为最重要的客户之一,这样才能保证服务水平和原料的优先性; 2、每个产品至少有2—3个供应商能够正常供货,避免供货风险,保持良性竞争; 3、每个原材料的供应商数目,不宜超过3个,避免过度竞争关系恶化; 4、供应商的平均交期和供应质量能够稳定,并有持续改进的可能性; 5、基本供应商在产品研发阶段进行有效沟通,共享信息资讯; 另外尽可能的减少进口材料采购、档口材料采购等也是我们努力的一个重要方面。 十一、确保我司在供应商的重要地位 首先我们要对现有的供应商进行分等级管理,明确供应商新增的原则,有助于在合作之前选择优秀的适合于我司发展的供应商: 供应商开发库:通过同等介绍、网络、展会等收集新供应商的资料,从而将新的供应商进行备案,从而形成供应商开发库; 供应商储备库:对处于供应商开发库中的供应商进行综合考查,以及进行打板检验等,合格后可以评为储备供应商,安排小批量的试做; 合格供应商:连续数月评定为优秀的储备供应商可以升级为合格供应商,从而进行更紧密的合作; 基本供应商:将合作最为紧密的供应商评为基本供应商。针对不同的供应商,采取不同的采购策略,特别是基本供应商,我们要在采购量上为基本供方努力,在质量和交期上供方为我们提供保证。对于储备供应商和合格供应商在下单之前,我们都必须签字年度合同,让我们对供应商拥有管控权。这些都是从前提上进行保证,供应商尽可能的配合我们。 十二、做好供应商每月评估(评估意义) 评估的要素有哪些?前期我们公司内部进一步明确了评估的五大要素,即研发、质量、交期、生产能力和单价。通过每个月的评比和分析,对内我们可以及时调整采购方向,避免产品过于集中而导致采购周期的延长,对外我们可以提出改进方向,给供应商明确改进的方向,确保在后续产品的交货上得到改进,达到一种和谐双赢的局面。 十三、在产品开发阶段跟进 在整个开发过程中,采购参与的因素比较少,但是我们需要经常去看开部计的款,以便及时了解材料的使用情况。但是,我们无法判断哪些材料会被选用,更无法得出哪些材料需要用多少数量因而在开发阶段任何有可能影响产品正常生产的因素我们都要去控制或预防通过前几年的经验,我们不难发现,如下几个因素影响了我们首批材料的正常生产甚至到货。即在正式订单下发后材料没有确认仍在打板、进口材料周期长、订单过于集中 供应商产能不足、需求量大而一家供应商原材料有限、材料的物理性能不能达到制鞋的要求等等。 这些因素,如果我们在产品开发阶段不能加以注意并设定出解决,在后期的交期和质量跟进中,很有可能影响材料的正常生产,要么是退货或要么是材料到了无法正常使用等等。要解决这个问题,我们的样板管理员就得发挥出应有的作用,样板管理员的日常工作对我们的后续采购工作有着极为深远的影响。 打板方向往往就是采购方向,这是我们实现快速交货和稳定品质重要准则,也是为何我们要在我们的合格供方内打板的重要原因。由于此过程主要是样板管理员的日常工作,而我们采购员却很少涉及,因此,我们就得有意识的多与样板管理员沟通,跟进按排多家供应商打板、跟进其进口物料国内打板、跟进其提前做好物料的检验、预防在某一供应商的打板过于集中,预防我们品牌之间的的堵车,为大货的顺利生产提供保证。