财务管理流程制度

财务管理流程制度 财务类 借支规定 为加强公司资金管理,加快报销流程使费用在当月及时入帐,根据公司目前情况特对个人业务借款作如下补充规定: 备用金是为保证公务需要而设，因私不得借支备用金。公司不开放除差旅费、经常性办公费用和各种行政事业收费外的其他各种个人借款。 个人因业务需要借款限额: 1) 地区经理,借款最高限额为10000元. 2) 公司副总经理借款最高限额为5000元 . 3) 事业部负责人借款最高限额为3000元 4) 其他人员借款根据需要申请借支. 借款审批流程 1( 各部门负责人在内借款，必须经过运动城经理批准;部门负责人以下员工借款，还必须经过部门负责人批准; 2.借支填写《借款单》，由部门主管审核签字，经理审批签字，财务部主管复核签字，地区经理终审。后方可向财务部出纳借款。 3.个人差旅费借款，需凭批准后的《出差申请单》进行申请。差旅费借款申请额度不超过来回交通费、住宿费、补助预算总额。 4.经常性办公费用借款必须写明借款用途，有限额规定的超限额需凭批准后的审批单进行申请。非经常性费用需提供经理签字的《费用申请表》。 5.业务招待费借款，借款时应将《业务招待费用申请表》和《借款单》一同提报。 6.借款单是财务账务处理的依据之一，除当日借款当日归还的以外，报销费用时借款单不予退还;归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借款单也不予归还，收据须妥善保管备查。 7.凡借支金额1000元以上(需要申请事项请持申请批准书)，必须至少提前一天告知出纳备款。 8.借款人须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清借款。借款人必须按规定时限及时结清借款，前款不清后款不借。 关于借款的其他规定: 1. 前次借款未冲前不允许再借. 2. 根据业务情况(如大批采购等)借款可用支票、汇票支付. 每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有个人借款都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。 每日销售对账流程 一、目的:规范每日销售对账职责及稽核关系，确保数据的准确，保证公司资金安全。 二、渉及部门: 商场收银岗、商户专柜、资讯部、财务部 三、涉及人员: 商场收银员、收银主管、专柜导购、资讯稽核员、财务收银会计、出纳、 结算会计 四、 每日销售对账流程图: 商 资 专 场收讯 步骤一 步骤二 步骤三 柜 收银稽 导 银主核 员 管 员 购 财 结出 务 步骤六 步骤五 步 算 收 会 银 计 纳 会 计 五、步骤说明及责任人: 步骤一、收银员将正确的销售进行系统录入和营业款的及时上缴。导购在每晚下班前 做好当天营业日报到款台进行销售核对(主要对营业日报中的当天销售明细， 含当天收款方式明细汇总、销售方式明细汇总数据进行核对)，核对无误后签 字(盖章)确认，收银员留下营业日报的第一、二联交给收银主管(第一联 由收银主管交公司资讯部稽核留档，第二联收银主管留存，供月结帐时核对 差异使用)，导购留报表第三联。 步骤二、收银员将收回的各专柜营业日报第一、二联及所收的现金、,,,单、代金 券上交收银主管进行核对(主要对各专柜当天收款方式汇总、销售方式汇总 数据进行核对)，核对无误签字确认。收银主管将系统导出门店报表与专柜营 业日报进行核对, 核对无误后在导出报表上签字确认，同时要做手工销售报表 在上午十点半之前上传公司相关人员邮箱，并且及时到银行进行营业款存缴 工作，银行下班后的营业款在次日存缴时要单独填写现金进帐单，并在缴款 单上注明营业款所属日期。 步骤三、在下午四点之前各店收银主管带前一天的倒出报表、营业日报(第一联)、销 售原始单据、收款原始单据、代金券等相关票据到公司与咨询部数据稽核员 进行系统、票据及手工销售报表的核对，核对内容包括正特价、收款方式明 细等，资讯数据稽核员确认数据无误后在卖场收银主管送的签过字的系统报 表上进行签字确认。 步骤四、资讯数据稽核员全部核对后将前述人员签字确认的系统报表和相关收款的原 始单据交财务收银会计对当日收款明细数据进行核对，财务收银会计经过核 对确定无误后，在资讯转来的系统报表上进行签字确认，财务收银会计及时 到银行拿到银行回单进行核对(如果工作繁忙，可以要求出纳协助该项工作)， 并根据现金缴款单、刷卡单、签字确认的系统数据单及银行回单做差异调节 跟踪表和手工记帐凭证(内含现金进帐单、POS刷卡日结单和银行回单、签 过字的系统报表)并签字。 步骤五、收银会计做好差异调节跟踪表和手工记帐凭证并签字后及时转出纳处，出纳根 据单据明细登记银行流水帐并在记帐凭证上签字确认。 步骤六、出纳做好银行帐后将记帐凭证转结算会计对报表和记帐凭证内容进行比对，核 对无误并签字后根据记帐凭证登NC帐。 六、对帐注意事项: 1、 收银员收款时发现输入错误，填写销售单据变更申请单，经过收银主管、店长签 字确认后，收银员据以进行调账，退出错误销售记录，并在退单的机打小票上注 明原因，然后做一笔正确的销售，将三张机打小票附在相应的手工销售小票上。 2、在与专柜对账时发现错误，收银主管在收银调整账户中进行调账。调账时必须先 找出系统中错误的销售流水,及该流水对应的机打小票和销售小票，再进行调整， 并将机打小票退单及调整后的单据附订在原销售小票上,同时必须注明调整原 因。(收银员要在收银主管新打的小票上签字确认) 3、异地店铺必须于每月5日前将上月销售单据及营业日报(含未使用完的发票)等 资料寄回公司资讯部，资讯部门对该原始单据的保存日期不少于1年。 七、罚则 1、 收银主管应确保相关单据无误后，方准向资讯部数据稽核岗报送，否则资讯部 数据稽核有权要求财务部对该收银主管进行处罚:罚款范围为20——200元， 情节特别严重的，处以直接辞退处分～ 对于上述控制环节中,收银会计在收到的经各部门核对无误的系统报表后, 如果发现错误,且该错误属于非系统自身原因所造成的,则对商场收银员、商场收 银主管、资讯稽核员各罚50元/每人次。对公司造成损失的，上述人员共同承担 对公司所造成的损失。 2、 资讯数据稽核员发现错误或问时，应第一时间要求店铺收银主管进行数据的 复核确认，以上数据经过修正并经资讯数据稽核员确认后，方准予交付财务收 银会计;当事人无法解决的，需要报相关部门负责人(现场、资讯、财务等) 做进一步处理。否则财务收银会计有权向公司提出对该数据稽核员的处罚:罚 款范围为20——200元，情节特别严重的，处以直接辞退处分～ 经财务收银会计核对无误的系统报表，在财务内部稽核中发现错误，且该错 误非系自身原因所造成的。则除执行上述第一条罚则外，对财务收银会计每次 100元的罚款。对公司造成损失的，同上述人员一起共同承担对公司所造成的损 失。 八, 其他 本规定自2008年1月1日起执行。 关于规范收银流程的通知 一、 目的:明确岗位责任，强化操作规范,保证资金安全 二、 涉及部门:卖场各专柜、卖场部、资讯部、财务部、 三、涉及人员:卖场主管、专柜导购、资讯部录入人员、财务结算、收银员、收 银主管 四、 涉及流程:销售码申请流程，收银流程，退换货流程，收银交接班流程 1. 专柜销售码申请流程 财 务商 步骤一 步骤二 步骤三 营部 户 运 部 步骤六 运步骤四 资动讯 步骤七 城部 经 理 专 柜步骤五 、 收 总银 部 财 务 、法 务 步骤说明及责任人 步骤一、各卖场如果有新品牌上柜，首先卖场店长与商户对相关条款进行洽谈，谈好后， 由营运主管签订合同或由营运主管授权卖场店长来签订合同。 步骤二、卖场店长将合同递资讯部，资讯部整理好后传财务部，， 步骤三、财务主管审核合同的主要条款(扣率、收费、结款日、合作方式、押金、合同期限 等)，并提出财务建议 步骤四、资讯部传运动经理签字确认后,将合同寄总部审查 步骤五、总部签字后发回公司资讯部合同录入员进行合同录入生成销售码 步骤六、资讯部将销售码发放给卖场店长 步骤七、卖场店长再将销售码发放到专柜及收银，专柜按销售码开具销售小票到款台进行缴 款 。 2， 收银流程 步骤一 步骤二 顾客 收银员 导购 步骤三 顾客 步骤说明及责任人 步骤一:导购给顾客开具销售小票。 步骤二:顾客持小票去款台付款 步骤三:收银员将资料输入系统、收款。 步骤四:顾客持回联从导购处取货物。 附:收银员操作规范 现金室/保险柜备零钞基金 收银机设置零钞 收银员上岗 收银员代码 收银密码 放入备用金 收银 输入顾客资料 输入货品资料 总计 (会员卡号码等) 输入金额 确认付款方式 确认、找零 服务下一位顾客 收银员班结 营业款 汇集现金室(保险柜) 银行存款/备零钞基金 解释说明: 1. 上岗前先到现金室领取当班备用金，并向收银主管兑换所需零用金。 2. 收款录入时检查开票内容，核对大小写及开具编码是否正确，是否有串号。 3. 收款时要及时成交，成交金额与实收金额相符，确定付款方式进行系统录入。收银小票 (2联)只能打印一次，杜绝重复打印，除系统障碍造成原因(死机、卡纸、POS纸打印 一半没纸)。如出现收银小票丢失或专柜忘记向顾客索回的，可用手工填写相关内容， 并注明为补票票样，交收银台核实确认后加盖收银章，可替代收银流水票据统计。(收 银小票为一式两联专柜一联、款台一联，有做活动时小票改为三联，增加一联顾客联 4. 收银员应妥善保管留存销售凭证和机打小票以备相关人员对账，并在每天下午4:00之 前按公司规定上交到资讯部相关人员稽核、存放。 5. 对于在操作中未能及时发现的错误，如:付款方式、正、特、促销编码等错误，在对 帐时要及时更正系统数据错误，保证系统数据与手工数据保持一致。 6. 收银员销售时发现错误，或销售后发现当天的错误，可以用自己的用户进行调账，退 出错误的销售，并在机打小票上注明原因，然后进一笔正确的销售，把三张机打小票 附在相应的手工销售小票上。 7. 与专柜对账时发现错误,收银主管在收银调整账户进行调账。调账时必须先找出系统中错 误的销售流水,及该流水对应的机打小票和专柜手工小票，再进行调整，并将调整销售的 机打小票附订在原手工销售小票上,同时必须注明原因，收银主管调整的机打小票必须由 原收银员签字认可。 3， 商品退换货流程 顾客 导购 卖场店长/主收银 管 步骤一 步骤二 步骤三 步骤说明及责任人 步骤一:有顾客要求退货时,由导购同意后,首先由导购找出原销售凭证、机打小票核对顾客 发票联，确认后开具红冲退票。(退、换货必须按原单先开红冲票，再开具换购物 品明细) 步骤二:卖场店长/主管在原购物发票及红冲发票上确认并签字 步骤三:导购带顾客持签过字的原购物发票及红冲退票到款台进行退货。 退货注意事项: 1. 输机时，按照正常退货操作，输入后金额为负数。 2. 刷卡退货如在当天进行的，可直接进行刷卡退货操作，将金额直接退回卡中，顾客需将 原顾客联交回，并在银联卡撤销单上签字。如隔日退货只能退现金操作。 3. 买赠活动期间退货只能退我方实收的现金、银联卡部分 4， 收银交接班流程 步骤一 步骤二 收银员 收银主管 银行 步骤说明及责任人 步骤一: 收银交接班时,收银员应打印日结报表，将收银箱内的现金及所有票据全部装入现 金袋，离开款台到现金室进行清点、缴款、核对数据，严禁在款台清点。 步骤二: 缴款时需填写缴款明细单，注明收款方式包括现金和刷卡及代金券等，并签名， 备用金单独上交。收银主管核对数据和金额无误后在缴款单上确认签字。并由收 银主管将营业款及时存入银行，备用金封好存放保险柜。营业款每天分两次缴存， 上午十点左右一次，下午五点前一次，五点后营业款在次日存款时单独缴存不可 与次日营业款混存，不得以任何理由挪用和转借营业款，每天营业款应及时存入 银行。 五，罚则:对于违反上述规定操作的，每人次罚100元，对公司造成损失的，应弥补对公司 造成的损失。 六，其他:上述规定自2008年1月1日起实施。 费用报销 颐和财字【2007】1201号 第一条 目的 为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根 据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。 第二条 费用项目及内容 费用项目 费用内容 办公费 办公用品等支出 业务招待费 日常招待性质费用,含餐饮、娱乐、住宿等费用 修理费 房屋、机器、设备、车辆等的检查、维修费用 装修费 店铺办公室的装修费用 租赁费 店铺、办公室、员工宿舍、POS设备等的租赁费用 通讯费 固定电话、及部分员工移动通讯费用 物流邮寄费用 邮政专递、物流运送等费用 差旅费 公司人员出差时的车船费、交通费、住宿费、出差补助等费用 交通&运输费 物品的长、短途运输费用，人员的市内办公交通费用等 保险费 汽车、物品等的保险费用 福利费 公司员工的工作餐饮、宿舍用品、生日礼品、组织联谊等的费用 物管费 各卖场及办公场所的物业管理费用 水电费 各卖场及办公场所、外派员工宿舍的水电费用 清洁费 各卖场及办公场所的清洁工人费用 保安费 各卖场及办公场所的保安雇佣费用 其他 与公司营运有关的其他费用 第三条 费用报销规范 3.1费用报销单必须用蓝、黑水笔书写工整，部门、日期、费用摘要、附件张数、金额、 备注、报销人栏填写完整。用胶水粘贴附件，粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠左 上角从左往右横向粘贴，按交通票据、住宿票、餐饮票等顺序分门别类进行粘贴，不 能混合粘贴。粘贴后的报销单据必须工整，不得有错角现象。不得使订书针、大头钉、 回形针串别。不符合以上规范的，财务一律不予报销。 针对之前费用报销存在的问题，特别提醒:发票内容与报销内容必须一致～费用发 生而又确实无法取得发票的，需要经过财务主管同意(费用申请时须注明“无发票” 字样，或者电话方式)，并取得相应的收据或签收证明后(发生的临时性人工支出: 如雇佣临时工人进行DM单发放等发生的雇佣费用，需要提供所有人员的身份证复 印件、帐(卡)号复印件、发放现场照片、银行打款单——不允许使用现金支付)， 方准该笔费用支出，否则公司一律不予报销～ 3.2所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套 写清楚的票据，收据(财政票据除外)及白条不予报销;公务中因个人原因违章的罚款 单据不予报销;发票抬头严格按照公司名称开具;发票日期准确填写，发票专用章或 财务章清晰可辨。 3.3对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写， 并经委托部门主管签字确认。 3.4不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理或开具发票。 3.5费用发生后三日内及时报销，确实不能在三日内报销的要提前电话告知财务部。对 于无理由长期拖延的，财务有权拒付。 3.6单据使用说明 单据名称 使用说明 《差旅费报销单》 差旅费报销(车、船、飞机票、住宿费等)。 《费用报销单》 非差旅费的日常费用的报销。招待费须单独进行报销。 《原始凭证粘贴单》 将票据按类别分层次粘贴，附在前2种报销单后面。 个人差旅费暂借款、经常性办公费用支付和其他对外付款等《借款单》 (800元以上需申请)。 3.7日常费用(?800元)支付，只能采用支票、电汇等转帐形式。 差旅费支出根据情况可以借支或支出800元以上现金～ 3.8如有工程装修、房租及押金等款项支出，要求付款时必须向财务提供相关合同原件、 报价单、竣工验收单、费用(付款)申请单(注意，流程有变动)等。附格式如 下: 费用(付款)申请表 第四条 费用报销流程 4.1费用报销审核签字流程:按照费用报销规范填制费用报销单，由本部门主管、运动 城经理审核签字后，交财务部总帐会计稽核签字，财务部主管复核签字，地区经理最 终审核(单笔费用超过5000元的还需总经理签字同意)确认后交财务部出纳，出纳 根据审核后的报销单向报销人支付借款、报销款及收取归还的借支余款;出纳收取归 还的借支余款须向报销人开具收据，借支单不予退回。 4.2流程图: 填制单据 审核签字 报销人 部门主管 运动城经理 会计 城 款付稽核并款开或签字 收清据借 审批签字 审批签字 (可选) 复核签字 出纳 总经理地区经理财务主管 4.3报销时间:报销时间统一安排在每周二、四(每周一、三经部门主管和经理签字后的票 据统一交财务总帐会计处，每周二、四财务进行报销款项支付)。其他时间不予报销。 4.4凡报销或借支金额2000元以上的需付款事项(需要申请事项请持申请批准书)，必须至 少提前一天告知出纳备款，否则财务有权延付。 4.5公司非经常性费用支出及虽属经常性费用支出但暂无标准的费用项目，报销费用时应提 报《费用申请表》(办公室人员费用报销使用)、《费用签呈报告单》(卖场费用报销使用) (格式见3.8条款)。 非经常性费用支出:如商场特卖需要临时租用道具材料等，商场收取的不属于合同范畴 的非经常性费用，购买办公室店铺非常用办公用品，非日常保养车辆维修费，自备车出 差费用等;经常性费用支出但暂无标准的费用项目:如盘点、加班发生的餐饮、市内交 通费，产品三包维修费，发放奖品等物质奖励，发放员工福利等——后期财务会根据情 况进行补充列支。 第五条 借支规定 5.1备用金是为保证公务需要而设，因私不得借支备用金。 5.2公司不开放除差旅费、经常性办公费用和商场收费外的其他各种个人借款。 5.3借支填写《借款单》，由部门主管、运动城经理审核签字，财务部会计稽核签字，财 务部主管复核签字，后交财务部出纳领款。 5.4个人差旅费借款，需凭批准后的《出差申请单》进行申请。差旅费借款申请额度不 超过来回交通费、住宿费、补助预算总额的1-1.5倍。 5.5 部门和店铺需要采购正常办公用品外的日常用品的，需填写《签呈报告单》，经由运 动城经理批准后，交由人事部统一采购(外埠店铺可自行购买，物品名称和价格须 在签呈报告单中体现)。 5.6商场收费借款必须写明费用项目和费用计算依据，并与商场合同核对是否按照合同 条款执行。与商场合同不相符的借款不予支付。 5.7业务招待费借款，借款时应将《业务招待费用申请表》和《借款单》一同提报。 5.8借款单是财务账务处理的依据之一，除当日借款当日归还的以外，报销费用时借款单不 予退还;归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借款单也不予归还，收据 须妥善保管备查。 5.9凡借支金额2000元以上(需要申请事项请持批准申请)，必须至少提前一天告知出纳备 款。 款人须在公务完毕后3个工作日内到财务部结清借款。借款人必须按规定时限及时5.10借 结清借款，前款不清后款不借;逾期不还者直接从工资中扣除(工程部预付款性质的借 款归还期限为1个月，如须逾期须有经理签署之书面申请;工程部预付款性质的借款归 还期限为一周，如须逾期须有经理签署之书面申请)。 每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有个人借款都必须结清归还，逾期不 还的，一次或分次从工资中扣回。 第六条 差旅费 6.1差旅费是指因公需要，到外埠出差发生的费用，包括在途交通费、出差生活补贴、 住宿费、市内交通费。 6.2出差必须先填《出差申请单》，根据需要，凭批准后的《出差申请单》和《借款单》 借支差旅费。同时按照公司要求，执行备案制度。附格式如下: 关于各部门申报出出差计划备案表差计划的通知 6.3出差回公司后，在3个工作日内，持《差旅费报销单》，到财务部门办理报销手续， 无特殊原因未在3天内报销差旅费的，其出差补助不再计算，返回公司时间以回程 车、船票时间为准。 6.4在途交通费 6.4.1经理以下(不含)乘坐飞机必须提前书面申请，并报至总经理批准后方可乘坐。 6.4.2乘坐火车标准为硬卧及以下。 6.4.3长途汽车根据微机打印车票实报实销。 6.5住宿费 6.5.1鲁豫省内由各地区经理指定宾馆，无指定宾馆的报销最高标准为:经理不超过 主管以下不超过两人每天100元。 每天240元;主管不超过两人每天130元; 6.5.2鲁豫省外按照公司指定宾馆住宿。 6.5.3公司办事机构所在地有员工宿舍的一般情况下住宿费不予报销，特殊情况需提 前报至人事部主管同意。 6.5.4参加会议、培训、学习等，如举办方安排食宿，住宿费不予报销。 6.6 出差补助 6.6.1鲁豫省内:不超过30元/天/人。 6.6.2补助金额指标准范围内提供发票的实报实销。 6.6.3出差补助包括出差日程内公交、地铁、出租交通费、出差日程内的餐费等。 6.7出差费用标准及要求: 交通工具 项目 标准 经理级(含经理级)以上人员可以乘坐飞机 飞机 经理级以下不可乘坐飞机，特殊情况报总经理批准(火车时间超过36小时可申请 飞机，但必须购买团体票) 火车 经理级以下人员乘坐硬座、硬卧实报实销 长途汽车 实报实销 住宿 出差地有公司指定宾馆的城市,按照指定宾馆住宿;出差地无公司指定宾馆,或公司指定宾馆无法入住时,经人力资源部同意,出差人按以下标准自行选择宾馆.出差地有公司宿舍的在公司宿舍住宿，如特殊情况出差地宿舍无法住宿时经人力资源部同意，按以下标准自行选择宾馆 级别 标准 总监 360元/天/人 经理 240元/天/人;240元/天/2人 总部主管级 200元/天/人;200元/天/2人 地区主管级 130元/天/人、130元/天/2人 员工 100元/天/人、100元/天/2人 补助 级别 鲁豫区外标准 鲁豫区内标准 总监 实报实销 实报实销 经理60元/天(含市内交通) 经理级 30元/天(含市内交总部主管级50元/天(含市内交通)，各地区主管级40元/天 主管 通) (含市内交通) 总部及地区主管级以下人员30元/天(含市内交通) 员工 备注:1、出差时间超过6天(含6天)，以上标准减半，驻外人员除外; 2、长期出差人员的补助不适用以上标准，补助部分将在工资中临时反应。 3、在百丽大学学习的人员，不适用以上标准，仅报销日程内的市内交通费(公交、地铁，不含出租车费) 附:总部 <>文件: 差旅费报销规定-05 第七条 业务招待费 7.1业务招待费是因工作需要招待各种关系、客户和有关部门人员而发生的费用。 7.2各部门人员因公接待外单位人员，需要安排工作餐的，填写《业务招待费申请表》由相 关人员签字同意后，方可进行业务招待，并将业务招待费用申请表附于费用报销单后 方可报销。该项须使用公司统一印刷单据。 7.3招待费报销须填写清楚时间、申请人、部门、参加人员、事由、费用项目及金额等。 第八条 通讯费 8.1公司对电话费采用额度管理的方法，包括办公电话费，店铺电话费，个人电话费等。 具体标准见人事部相关文件规定。 8.2办公电话费根据标准实行季度考核，超额部分办公室承担;店铺电话费根据标准每 月考核，超额部分店铺承担;个人电话费先自行缴费，后凭有效发票在额度范围内 按实报销，超额部分个人承担。 第九条 办公费 9.1办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸 笔、印制名片等，店铺和办公室清洁卫生所需的生活用品等。 9.2办公用品和生活用品由人事部门统一采购，不得自行采购办公用品和生活用品。 9.3部门和店铺的确需自行采购办公用品和生活用品的，200元以下需报人事部门同意， 200元以上需填写采购申请单由人事部门审核，运动城经理签字。否则不予报销。 第十条 燃油路桥费(后期并入交通—运输费管理) 10.1燃油路桥费是指汽车的油料、过路过桥、停车费用。 10.2汽车燃油使用中国石油加油卡，一车一卡提前预存，报销须凭发票并填写预存当日 车辆公里读数。 10.3燃油路桥费分车辆核算，报销需按照车辆区分费用，备注车号。 10(4考虑到公司目前该项费用得实际情况，此规定将从2008年逐步开始实施，人事部门具体负责加油卡的领用登记工作。财务部负责购买及监督该规定的实施。 第十一条 运输费 11.1运输费包括货品的长途运输费用和短途运输费用。鲁豫区内货品调拨，运输费用由 发出放承担;鲁豫区以外货品调拨，运输费用由接收方承担。 11.2运输费应提供带抵扣联的运费发票和货运清单，每笔清单必须有托运经办人签字， 同时注明托运内容和相关部门。 11.3与合作货运公司须签有货运合同或协议(很少合作的货运公司其货运单据应有保价 赔偿条款)，财务部门备案。 11(4人事部门应选择一至三家物流运输企业，签定月结协议，实行月结方式结算;凡 公司发生的异地运输费用，必须通过协议物流公司运输。财务不对协议物流公司之 外的运输费用进行报销。 第十二条 福利费 12.1福利费是指公司员工的工作餐饮、宿舍用品、生日礼物、组织连谊的费用 12.2因促销、加班等确需发生餐饮费需报经理同意。 12.3 200元以上的福利费需事先填写《费用申请单》由经理签字，报销凭《费用报销单》。 12(4外派员工需要采办住宿、生活用品的，需要根据人事部给定标准进行，超过标准自行承担;费用报销时须由人事主管在报销单据上签字，同时对所购用品录入档案，按公司资产管理办法进行定期盘点;该用品的实际使用人对该物品承担管理责任，非正常使用造成的损坏，实际使用人须付赔偿责任。 人员交接时，必须对个人使用物品进行书面交接，否则人事部不得同意该交接事项的完成。 第十三条 物管等费用 13.1物管、水电、保安、清洁费用分别由办公室行政、店长或店面主管申请报销。 13.2相关物管、水电保安、清洁等费用报销必须有正式协议，并提供正规发票才能予以报销。 第十四条 策划宣传费 14.1 企化相关发生相关费用,须事先进行申请,无申请或与申请内容不相符的财务不予报销. 14.2 涉及礼品采购的,企化部须有专人进行库存管理,建立日常领用簿记制度;核销时,须有购销协议、正规发票、费用申请、领用存记录等资料。 14.3 发生的平面和多媒体广告费用，必须有正规的广告发布合同、相关的广告业发票、广告发布照片、多媒体光盘等资料方予核销。 14.4 发生的临时人力费用，需要有该人的身份证复印件、签收单、工作现场照片等资料，方予报销。 14.5 每个月的1日向运动城经理和运动城财务收银会计报送礼品库存情况，财务收银会计每月初据此进行盘存。 第十五条 其他 以上列举范围之外的费用，在没有相关规定出台之前，须填报《费用(付款)申请单》，并提供该费用发生的相关事实依据、相关发票等方能进行核销。 第十六条 附则 16.1本制度由运动城财务部制定，运动城及地区经理核准签发，即日起实施执行，未尽 事宜以财务部另行发文为准。 16.2本制度由财务部负责解释、监察 关于规范运动城结算流程的通知 一、目的: 理清结算流程，明确岗位责任，提高工作效率。 二、涉及部门:专柜、商场收银岗，资讯部，财务部，乙方商户。 三、涉及人员:商场收银主管，资讯部稽核员，财务收银会计，财务结算会计，商场店长， 财务出纳。 四、结算资料传递流程 此种情形适用于我方对商户之间的结算，由我方统一收银。 店长 第一步 资讯部 第二步 财务结算会计 五、步骤说明及责任人 第一步:店长负责将各专柜的变动费用(如电费，办公费用等)由经办人员确认签字后 在每月1日(焦作每月27日)12:00之前传于资讯。资讯在收到各专柜的变动费 用后录入系统;并将上月相关的销售数据与系统核对，核对内容包括正特价销售、 活动扣点、固定扣费等。同时，资讯部稽核员应根据核对后的系统数据及商场活动 签呈报告(重点关注活动销售额是否计入保底等内容)等资料在每月6日(焦作卖 场每月30日)18:00之前制作完成各商户结算明细表(见附表1，结算明细表与结 算单内容相同)。 “商户结算明细表”格式如下: 商户名称正价销售特价销售活动销售正价扣费活动扣费结算金额刷卡费电费... 紫荆山AD 紫荆山NK ... 第二步:财务部结算会计应对系统数据与商户结算表以及变动费用单(传真或打印件) 等进行审核，核对内容包括:销售额、扣费(正价、特价、活动、保底、合同 收费、其他收费)等，核对无误后，结算会计应每月7日(焦作卖场每月1日) 18:00之前出具结算单。 六、 结算单传递流程 结算会计 第一步 第三步 商场店长 第二步 乙方商户 第五步 结算会计 第六步 第四步 财务主管、区域主 管、运动城经理 出纳 第一步:结算会计根据结算流程制作好结算单后，商场店长应在每月8日(焦作卖场每 月2日)到财务领取结算单并于9日(焦作卖场每月3日)18:00之前全部转交商户。 第二步:商户收到结算单后，应在9--11日(焦作卖场4—7日)三个工作日内完成与 商场店长的对账，对账完毕经商户签字确认， 第三步: 店长应于11日(焦作卖场每月7日)18:00之前收回商户盖章(或授权签字) 的结算单并转财务结算会计处。 第四步:结算会计应在每月12日10:00前将以上结算单交运动城财务主管和运动城经 理签字确认。财务主管需要在每月13日18:00前将以上单据签署完毕;运动城经 理在每月15日18:00前将以上单据签署完毕。 第五步:商户应在每月15日18:00前(焦作卖场每月13日)将增值税发票送达(或 邮寄)运动城财务结算会计处。 第六步:结算会计将发票与结算额核对无误后，将结算单连同发票一起转与出纳，出纳 在每月16-20日之间(焦作卖场14-16日)返款商户。 七、罚则:对违反上述规定流程的对相关责任人100元进行罚款。 八、如遇节假日，以上日期要求顺延。 九、结算期之前，现场部保证将所有的品牌合作合同签定完毕。 十、其他:本规定至2008年1月1日起实施 关于规范运动城催款流程的通知 一、 目的:加强应收账款管理，及时回收欠款，防止死帐呆帐。 二、 涉及部门:甲方商场，营运部，财务部，乙方商户 三、 涉及人员:卖场店长，营运主管，结算会计、运动城经理 四、 执行日期: 2008年1月1日 第一部分:我方 甲方(商场)(应收账款) 此种情形适用于我方为商场的乙方,同时又为商户之甲方,商场统一收银,我方在收到商场结算款后,再与商户进行结算. ,、我方与商场结算流程如下: 甲方商场 第二步 第一步 区域主管 卖场店长 第三步 第四步 结算会计 第五步 财务主管、运动城经理 甲方商场 ,、步骤说明及责任人 第一步: 甲方商场在结算日将商场结算单传于卖场店长。 第二步: 卖场店长将商场结算单与我方系统(或手工报表)进行核对，核对内容 包括销售收入、扣率、扣费等明细内容，核对无误后,制作我方与商场对账单(格 式见附表1)并在对账单上列明计算过程。(扣费包括租金、电费、刷卡费、物 业费、广告费等，其中电费要附双方签字确认的电表起止度数原件，刷卡费 要与我方的,,,刷卡数相符、其他费用要与合同内容相符，临时性费用要 有甲方的相应书面通知及我方签字完善的相关申请等)。店长将手续齐全的对 账单连同商场结算单等明细一起传于区域主管签字确认。 区域主管签字审核的内容:商场给我司的相关让扣等政策、通知是否已 在结算单中体现，结算单中的相关扣费(扣费项目、扣率，单位租金、管理 费等)是否符合合同规定，收费依据是否已经发生变化(实际情况已经发生 变化，但还没有更改合同，如刷卡费用，合同规定1.5%,但实际上商场对我司 一直按1%收取;合同中没有的收费项目我司是否需要支付等)。 第三步: 区域主管将签字手续完善的对帐单及附件传至结算会计。 第四步: 结算会计根据合同、商场活动让扣单及CONGOU系统进行数据核对，对 于我方申请的商场活动让扣要仔细核对，对于扣费明细的核对，结算会计应 关注固定费用是否与合同条款相符，变动费用如办公费、水电费是否有我方 经办人员签字认可的手续等，核对无误后，结算会计交财务主管、运动城经 理进行签字确认;财务主管、运动城经理签字确认后结算会计安排出纳开具 相应发票、收据等，由店长签收。 第五步: 店长收到结算会计的结算发票后，应在合同约定的回款期间向商场催回 应收款，同时索要甲方相关扣费发票。 说明: 商场对我公司的未在增值税发票中扣除的费用，商场必须出具正规发票， 不得以收据做为扣费依据。 ,、时间要求 ,、店长在收到商场的结算单后应在1—2个工作日内完成核对工作，出具对帐单并 请区域主管及运动城经理签字确认并交结算会计审核。 B、财务部结算会计应在自收到原件的1—2个工作日内审核完毕，开具相应发票后， 与甲方结算单一起交予店长并通知店长催款。 ,、罚则: ,、对于违反上述规定的,对相关责任人给予每人次50元罚款. ,、与商场结算，店长必须制作对账单，在财务内部稽核中，发现少一张对账单，罚 店长及结算会计每张20元罚款。 ,、在合同结算期内未回收货款的，必须上报运动城经理，运动城经理要及时给予协 调或采取相关措施尽快予以解决。 第二部分:我方 乙方(商户)(租金或应付账款负数) ? 对方自行收银 ,、 催款流程: 财务部 第一步 现场部区域主管 第二步 卖场店长 第三步 乙方商户 限期是否到账, 第四步 是 否 继续经营 结算会计 第五步 区域主管 第六步 运动城经理 第七步 运动城财务经理 ,、步骤说明及责任人 第一步:结算会计应在每月7日前(或合同约定时间)出具下个月度(或季度、年度) 的“租金结算通知单”(见附表2)并交付给现场部区域主管。 第二步: 卖场店长从区域主管处领取“租金结算通知单”并转交给商户。 第三步:卖场店长将“租金结算通知单”转交商户，并负责在结算期到期前将下一结算 期的租金催收到账。到账后结算会计开具租金发票，店长签收后转交商户。 第四、五步:商户如在超过合同约定租金交纳时间仍未交款的，财务每月16日定期向 各区域主管出具商户欠款明细表，并由该主管书面签收; 第六步:区域主管根据实情拟订处理方案(三个工作日内)。报经运动城经理批准后(运 动城经理应该在二个工作日内做出决策)进入实施处理阶段。 第七步:运动城财务经理收到运动城经理的邮件反馈后，报总部财务总监，由财务总监 根据实际情况做出相关处理决定，包括但不限于停发当事人工资、进行罚款等。 3、罚则:对违反上述规定流程的，对相关责任人处以每人次100元罚款。 ? 我方收银 我方收银而产生应收账款，适用于对方营业额未达到我方的保底额或租金额的情形。 结算会计应在每月16日之前将“欠款明细跟踪表”(见附表3)上报财务经理及运动城经 理. ,、 催款流程 结算会计 第一步 区域主管 第二步 运动城经理 第三步 财务经理 2、步骤说明及责任人 第一步: 商户未按我司结算制度要求配合我司结算工作，财务结算岗应在每月16 日前出具“欠款明细跟踪表” 并打印交付给现场部区域主管，区域主管应做签 收。 第二步: 区域主管根据实情拟订处理方案(三个工作日内)。报经运动城经理批准 后(运动城经理应该在二个工作日内做出决策)进入实施处理阶段。。 第三步: 运动城财务经理收到运动城经理的邮件反馈后，报总部财务总监，由财务 总监根据实际情况做出相关处理决定，包括但不限于停发当事人工资、进行罚 款等。 3、罚则:对违反上述规定流程的，对相关责任人处以每人次100元罚款。 附表1: XXX店对账单(样表) 商场:XXX商场 商场数我方数差异原因销售金额商场扣费结算金额销售金额商场扣费结算金额销售金额商场扣费结算金额店长签字:区域主管:运动城经理:结算会计: 计算过程: 附表2: XXX(商场名)租金结算通知单(样表) 年 月 日 品牌: 结算期: 年 月 日至 年 月 日 租金标准: /月 物业费标准: /月 结算期租金: 结算期物业费: 其他费用: 附表3: 负结算跟踪表 (样表) 月份:XX 序大上海焦作三维品牌供应商 本月累计本月累计号 1 2 3 4 5 6 运动城赠券管理流程 一、 目的:规范赠券管理，明确责任，防范风险 二、 涉及部门:企划部、财务部、现场部、专柜 三、 流程 企化部 第一步 财务部 第二步 现场部 第三步 发券人员 第四步 财务部 四、 步骤说明及责任人 第一步:企化部活动方案获得批准后，设计活动券样式，及时印制并交付收银会计并办理签 收手续。 注意事项:A、活动券格式每次活动都须变换;B、必须在活动开始前2日印刷完 毕并交付收银会计;C、活动券格式必须包含编码(要求从NO000000001号开始， 以方便发放与核销工作)、起止日期等内容。 第二步:收银会计接收印制好的活动券，并与企化部确认好数量、号码等;组织人手加盖活 动章、日期条码章等工作(严格实行分组责任制，小组负责人对所负责号段的工作 质量和数量安全等负全责)，该项工作必须在活动开始前完成——可随时向人事主 管申请人力支持，人事主管须优先组织抽调各部门人员予以配合该项工作。 第三步:活动券由收银会计负责按上述要求整理完毕后 ,由现场部从收银会计处领取活动券 并办理签收手续(包括数量、起止号码等)，活动开始前现场部安排专人负责活动券 的领取、发放登记等工作，领用时，须认真核对赠券是否已经加盖活动专用章(或 财务章、公章)、截止日期，详细登记记录领取赠券编码及数量并由领取人签字确 认。 注意事项:为便于对活动用券情况进行有效控制及稽核，要求A、收银会计必须按照 编码顺序由小到大发放;B、卖场使用时也须按照按照编码顺序由小到大发放，并进 行登记;C活动期间，店铺应安排专人负责赠券的领用、发放、回收等工作。 第四步:活动结束后发券人员应将活动券的发放情况进行汇总统计做汇总表，汇总表格应有 赠券的领进(注明起止号码)、发放(注明起止号码)、结存(注明起止号码)等详 细信息。并在次日上午将汇总表、发放依据(微机小票等)及未发放的活动券交财 务收银会计核对核销。收银会计对活动券的领用、发放工作进行稽核(如果活动用 券数量较大，该项工作须人事部门协调其他部门人员辅助完成)，凭据是发券人员制 作的汇总表、领用发放登记表、活动期间销售单据等。稽核标准是汇总表中赠券的 领进、发放、结存起止号码连贯，汇总表中结存数与实际结存数相同，发放数与发 放凭据对应等。 附:发券流程 收银员 专柜 顾客 第一步 第二步 第三步 发券人 员 第一步:参加活动专柜向顾客开具票据时，填写活动编码并在票据右上角注明参加活动 字样及活动内容“参加买XX返XX”; 第二步:收银员收款时应关注票据内容:活动编码、是否参加活动(每项活动都有不同 的编码)，收银员按收款方式正确录入微机，(顾客使用赠券消费时收银员收回 赠券应将该赠券与相应的销售、收款单据装订一起，并在相应的销售、收款单 据上加盖“已收券”章，日结后随当天销售款一起交给收银主管，使用赠券金 额部分不可再次累计，只有现金与信用卡部分可以参加)将三联微机小票的其 中两联交顾客 第三步:顾客参加活动需拿一联微机小票和手工小票到指定返券地方参加活动。发券人 员应认真检查微机小票与手工小票(核实此专柜是否参加活动、及付款方式金 额)是否达到发券条件，并将每笔发放明细用制定表格做详细记录(楼层、收 银员编号、品牌编号、单据流水号、发票号、消费金额、发放赠券数量、发放 赠券金额、赠券编码、顾客签字)。并在微机小票和发票联背面加盖“赠券已发” 字样，微机小票收回保存，留帐后核对用。每天营业结束后将当天赠券记录做 一统计，并将赠券记录及微机小票在次日上午送回公司财务部进行核对。 五、 罚则: 上述各环节责任人，未按本流程要求执行，对责任人处以300元罚款，对 公司造成损失的，应由相关责任人共同承担对公司造成的损失。公司并保留对相关 责任人进一步处罚的权利。 六、 执行日期:本流程自2008年1月10日起执行。 运动城品牌合同管理流程 一、 目的:规范品牌合同签订及管理 二、 涉及部门:现场部、资讯部、财务部 三、 流程 第四步 第二步 第一步 现场部 总部 第五步 财务部 资讯部 第六步 人事部 运动城经理 第三步 注: 合同内容必须与上报总部的项目审批内容一致，否则相关人员不得接收， 1. 各步骤说明及责任人 (1)步骤一:现场部与各专柜供应商签订合同，一式四份，填写合同审批单，收集 完整的专柜供应商见证性资料并足额收取商户合同履约保证金。(?“营业执照副 本”、?“税务登记证副本”、?“组织机构代码证副本”，以上三项加盖对方公章的 复印件各一份，?“帐号证明”原件一份，如果是联营合作模式的，还需要求对方 提供加盖对方公章的?“一般纳税人”证明(一般为证书或审批表格式)复印件一 份)，填写电子版合同整合表。上述资料必须同步提交资讯部。该步骤负责人为合同 签订经办人。注:签订合同时请注意合同版本(AI版为联营合同，AII版为租赁合 同)， (2)步骤二:资讯核对纸质合同与电子版合同整合表，并整理供应商见证性资料。 纸质合同报送财务部。财务就合同申报表与合同具体内容进行审核。签字确认后返 资讯部。该步骤责任人为财务主管和财务经理及资讯信息管理员。 (3)步骤三:资讯部将合同转运动城经理审核。签字确认后，由资讯信息管理员报 送总部审批。该步骤责任人为运动城经理。 (4)步骤四:总部财务部、法务部、总经理审核，签字确认后回送地区资讯部。 (5)步骤五:地区人事部根据总部审核内容，对合同进行加盖公章，合同生效，生 效的合同资讯部留存一份并以此做为录入系统的凭证。财务一份，返回品牌一份(办 理营业执照、品牌备档留存)。 2. 时间要求 (1)现场部应在合同签订之日起三个工作日内将合同及准备齐全的附件资料报送 资讯部。(因此，现场部应在商户有确定意见后、合同签订前，立即告知商户准备 加盖公章的附件资料，以免延误)，并将商户履约保证金交纳财务。 (2)资讯部收到后应在一日内报送财务部初审 (3)财务部应在二日内初审完毕 (4)运动城经理应在一日内审核完毕 (5)资讯部收到签字完善的合同后应在一日内报总部审批。资讯部应负责催促总 部人员，缩短总部审批时间。 (6)资讯部收到总部的批复后应在一日内到人事部盖章完毕，并在当日由人事部 通知现场部。 四、审核内容 1、营运人员:负责合同具体合作条件，合同审批表内容，专柜供应商详细资料和该供 应商的见证性资料的完整性 2、财务人员:负责审核合同及合同审批表的具体数据的有效性及供应商见证性资料的 有效性。 五、其他 相关资料表格填写的具体操作规范 合同相关资料填写规范.xls 六、处罚规定 1、 因上述所需专柜资料不全，导致合同审批时间延误，系统资料无法正常录入，致而专柜不能正常销售者，对相关责任人进行处罚(100元/专柜)。 2、商户签订合同产生销售码后方可上柜销售，无销售码而上柜销售者罚责任人100元/专柜 七、执行日期:本流程自2008年2月1日起执行。 品牌合同签订中需明确事项 1、同一商户，老合同尚未执行期满，又签订新合同，那么新、老合同执行期间应具有连贯性，执行期间不得重叠,因此,新合同签订时,应注明老合同执行的最后截止日期。老合同的截止月份并不得早于新合同的签订月份. 2、老合同尚未执行期满，又签订新合同，如果合同条款有变更，如合作方式、扣率、扣费等(经营面积变更除外)，那么新合同的执行月份应为签订月份的下月或以后月份。如07年12月签变更合同，那么执行月份应为08年1月，对07年12月之前的月份不再追溯。 3、如果属于续签合同，不管合同条款有无变更，新合同必须在老合同到期前一个月签订完毕。 举例说明: 如 2007年2月签订一份合同,合同执行期为2007年3月1日至2008年3月1日,合同生效,2007年12月1月,原合同未执行到期,签订新合同,那么应在新合同中注明:原合同执行止2007年12月31日，新合同至2008年1月1日起执行。 4、变更合同条款如果涉及商户经营面积的变更，那么新合同必须在经营面积变更月份的当月(临时变更)或前一月份(预期性变更)签订完毕。执行月份应为面积变更的当月，特殊 事项应写签呈申请。 工程类 工程部验收流程表 工程监理 施工方通知 3-5日 工程部汇总现场部 3个工作日 全程跟进 工程竣工 对工程进行验收 对工程存在问题 限7个工作日 工程施工方对存在 施工方二次报工 汇总报施工队 问题进行修改 程部进行验收 至工程合格 经理 工程部，现场部签字 签字 施工及撤柜验收单 楼层 专柜设置 楼层主管签字 电器设置 合格与否 专柜 合格与否 其它设施 是否完毕 开关 通道 地板 镇流器 回风扇 天花 防护设施 消火栓箱 柱体 固定设施 卷帘按钮 柱饰 防火涂料 卷帘两边 护栏 灯具及散热 控制模板 试衣间 线路及接头 手报及探头 基本设施 线管及槽板 喷淋头及管道 公共造型 漏电保护器 广播及报警器 门窗及玻璃 电气签字 消防水暖签字 公务签字 验收人签字 养护审核签字 验收整改内容 验收次数 日期 整改内容 验收人 注意事项: 1.本验收单有楼层主管签字且录入电脑作业后方可有效(日期同步) 2.验收合格后根据流程办理退押金手续 3.不合格的根据首次验收整改内容期限整改(十五日内整改完毕)，否则按管理规范执行 4.本验收单发放专柜后，专柜如有丢失，由此带来的不便由专柜负责 经 理: 工程部负责人: _市场部负责人:_____________ 验 收 人: 电 工:____________店 长:_____________ 施 工 单 位:______________________________________________________________