采购流程

DX通采购工作流程(分公司)采购流程目录1．直供机型的采购流程2．普通机型的采购流程3．资源机型的采购流程4．价保流程5．价格维护流程6．结算付款流程7．积压机处理流程8．退货流程9．换机中心流程10、门店库房#管理制度#11、新品采购流程12、补货流程13、调货流程14、地市分公司发货流程1直供机型的采购流程1.1目的产品合理的进货1.2范围直供产品1.3职责确保采购产品满足消费者的需求1.4流程1.4.1订货计划1．4．1.1周期：直供机每周一下未来14天的订单，直供机的安全库存量为14天销量。1．4．1.2确认：直供机采购员每周一确认当周到货情况，根据每周实际到货数量，结合14天销售情况及门店数量增减情况，制定下周要货计划。1．4．1.3审核：直供机采购员确定采购计划，由采购部经理签字确认采购机型和数量，转交销售部经理确认签字，分管副总审核确认签字。1．4．1.4直供机采购员根据1.4.1.3复核,将定单提交总部。1.4.2货款支付1.4.2.1诺基亚：直供采购员以总部审核后的支出审批表为依据，制作支出凭证，交财务经理审核签字,报总经理审批后付款。1.4.2.2摩托罗拉：按采购订单付款。1.4.3到货跟踪1.4.3.1MOTO和NOKIA均为付款后两天到货（不可抗力除外）。每周到货后将实际到货情况登记，由总库签字确认后，传北京超迅发留档。2普通机型的采购流程2.1目的规范产品合理的进货。2.2范围公司经营产品2.3职责确保采购产品满足消费者的需求2.4流程2．4．1采购部各品牌分管负责人在每周五根据本周销售情况，制定下周采购计划。采购计划量=[(本周销量/7*天 )–现库存量]2．4．2采购计划制定完成，提交给采购部经理审核，审核完毕后，经理于下周一回传给各品牌负责人。2．4．3品牌负责人按计划参照系统中的全国最低价询价，必须以不高于全国最低价采购。2．4．4品牌负责人与供应商沟通价格、数量及到货时间。2．4．5ORACLE进行系统做单，上传到总部采购中心审批。如果是新品，并且是新的供应商，应填写（手机编码申请表见附件）和分公司（供应商编码申请表见附件）。2．4．6总部审批完成后，打印出《采购》，采购员签字并传送到供应商。2．4．7采购员根据订货计划结合E商采购分析跟踪到货情况，2天内到总库。（厂家无货或者货量不足除外）2．4．82天内没有到货，各品牌分管负责人在第二天下午6点前向厂家落实未到原因，再确认新的到货时间，直至商品入库。 [a1]大公司5-7天，中型公司7-14天、小型公司14-30天3资源机的采购流程3.1目的规范产品合理的进货。3.2范围资源机要求,单台利润300以上3.3职责将缺货现象降到最小化。3.4流程3．4.1供应商提供资源机信息（款式\功能\价位\付款方式等）给采购部品牌采购员。3．4.2品牌采购员汇总资源机信息交采购经理,采购经理组织销售部经理、市场部经理、部分门店，确认其卖点、价格定位、销量预计，上报分管副总确认。3．4.3采购经理组织品牌采购员与供应商沟通，确定采购量和采购价格、结算方式，上报分管副总确认。3．4.4制定采购计划，须经过采购经理、销售经理、销售副总审批确认。采购量超正常情况时、预付货款须报总经理批准。3．4.5采购计划审批通过后，通过ORACLE进行系统做单。3．4.6总部审批完成后，打印出《采购合同》，采购员签字并传送到供应商。3．4.7跟踪货品在下订单2日内到达。4价保流程4.1目的减少和避免跌价损失4.2范围非买断产品4.3职责通过跟踪商品调价信息实现价保提供商品价保周期信息，督促市场营销部确保在价保时限内销售完毕4.4流程4．4.1库存（盘实库）价保按E商库存数据,给予调价保护。4．4.2作业流程：4.4.2．1品牌采购员接到供应商（分销商）的调价盘库函后,上报采购经理,各门店进行实地盘点，盘库内容包括当款手机的数量、串号、所在门店。4.4.2．2品牌采购员提供给供应商（分销商）上述数据,24小时内供应商确认盘库数量及新的供货价格（特殊产品除外）。4.4.2．3品牌采购员按调价流程对考核价格进行调整。4.4.2．4品牌采购员计算出价保的金额，提交结款人员计算公式：【（原价格-原返利）-（新价格-新返利）】*价保数量=价保金额4.4．3提货价保厂家根据在最近某段时间内的提货量给予经销商的调价保护。4．4．3．1作业流程：4．4．3．2品牌采购员接到供应商（分销商）的调价盘库函后，按照定期内的提货数量与对方确认价保数量、最新供货价格。4．4．3．3品牌采购员按调价流程对考核价格进行调整。4．4．3．4计算出价保的金额，提交结款人员计算公式：【（原价格-原返利）-（新价格-新返利）】*价保数量=价保金额5价格维护流程5.1目的提高商品价格优势，促进销售5.2范围所有产品5.3职责收集商品价格信息，保持商品价格优势5.4流程5．4．1厂家或供应商在商品调价时会将调价函以传真方式传到我公司采购部经理,厂家发完传真后立即与采购经理确认。5．4．2采购经理立即通知品牌采购员,品牌采购员收到调价函后先同oracle系统内的全国指导价格对比，如无问题同厂家或供应商回复确认。5．4．3品牌采购员将确认后的价格做《价保确认单》,并将新的价格在询价表上登记留存。5．4．4品牌采购员将确认后的价格填写在专用的调价本上,所有机型每次调价时必须写清价格、返利。5．4．5品牌采购员将新价格报到销售部经理，一起制订考核价，并填写到调价本上,销售部经理确认签字。5．4．6品牌采购员将审批后的考核价上报ERP小组，填写考核价更改表并签字。5．4．7品牌采购员将考核价更改表交给运营商主管制订新的运营商套餐价格，然后由运营商主管交给ERP部门。考核价制定表采购部填写销售部填写分类分配表签收备注日期网络供应商品牌型号配置采购价返利填写人考核价签字　C/G　　　　　　　　　　　　　C/G　　　　　　　　　　　　　C/G　　　　　　　　　　　　6结算付款流程6.1目的确保付款按照公司政策执行6.2范围所有产品6.3职责确保付款准确无误6.4流程6．4．1调出E商进销存汇总表6．4．2登陆Oracle结算系统模块6．4．3以系统显示未结算货款明细为准，根据销售及库存情况分析应付应收款6．4．4参照Oracle货款支付数据分析报表核实应付款6．4．5核实价保返利市场费用6．4．6在付款管理模块进行应付款操作6．4．7填写支出凭单及扣款明细表，打印Oracle结算单6．4．8应付结算经理Oracle系统审批6．4．9部门负责人支出凭单签字确认6．4．10每笔付款都要求售后经理审核、签字6．4．11供应商到财务办理相关手续后领取支票7积压机处理流程7.1目的使库存商品合理周转7.2范围所有产品7.3职责防止跌价损失7.4流程品牌采购员每周一对所负责的品牌机型的库龄通过ORACLE系统导出到EXCLE表上，通过EXCLE的筛选功能，挑选出30天以上的机型，分析销售,月销量低于月平均库存50%的，对45天以上的机型（除直供机、部分资源机）坚决退货。退货程序：7.4.1品牌采购员与本部门结算员确认退货机型，所属供应商有足够的未结款额充抵此次的退货金额。7.4.2品牌采购员在E商公告栏上发布退货通知，要求门店3天内将商品（包括礼包）装箱退回总库，在包装箱上注明退供应商。7.4.3品牌采购员做好退货通知公函提出退货要求，要求供应商在一周内到总库取走货物。同时，所有货款暂停结算，直到货物取走为止。7.4.4品牌采购员做好退货确认书（注明要求供应商取货的时间），经采购经理和财务经理等的签名确认后，传真到总库。8退货流程8.1目的优化产品线，确保库存周转达标8.2范围所有产品8.3职责确保退货按时进行，同时不影响门店销售。8.4流程8．4.1品牌负责人确认退货产品。8．4.2品牌负责人沟通供应商洽谈退货事宜。8．4.3沟通确认后，品牌负责人在E商上发布通知，通知门店在规定时间内将退货机型退回总库。8．4.4品牌负责人制做《退货确认单》，由经办人、结算人员、采购经理、销售经理、财务经理、分管副总签字确认。8．4.5品牌负责人将签字确认后的《退货确认单》传真给供应商和总库。8．4.6品牌负责人检查此退货手机是否已按退货要求退到总库，如有部分手机未退，采购部品牌负责人电话通知相应门店，立即派人送至总库，并按公司规定对未退的门店进行考核（纳入当月的KPI考核中）。8．4.7待退货手机全部退到总库后，品牌负责人通知供应商去总库取货，取货时供应商必须携着我司的《退货确认单》。8．4.8总库接到供应商的《退货确认单》，在系统中做退货处理，待供应商验货完毕后，总库要求供应商在本公司的《E商退货单》上签名后，才可将货物取走。9换机中心流程9．1目的加快售后机的处理9．2范围所有产品9．3职责将维修机数量控制到最小化9．4流程9．4.1每天各门店通过E商（分公司门店去维修部在途库）调出维修机到维修换机中心。9．4.2换机中心人员对维修机进行检查并将在途库的机器对单接进库。9．4.3不符合要求的维修机9．4.3.1将机器接入待修库，并同时与门店取得联系详细说明问题所在应如何处理，再从“去门店在途库—分公司____库”退回门店解决。9．4.3.2对于门店自行无法解决的问题机先接入待修库，找出责任人，上报主管和采购部，与供应商联系协商解决。9．4.4符合要求的维修机9．4.4.1对有检测工单的机器进行各品牌各型号的分类，联系供应商前来换机或由换机组人员送至供应商售后处换新机，同时在E商中做“从分公司待修库调入送厂商库”调拨。9．4.4.2外勤将机器送到供应商售后处,由对方工程师当场拆机检验,并填写换机工单,由工程师签字确认,七天后凭此工单换取新机。9．4.4.3由于供应商换机时要求数量和型号上的准确，制定送修单,有取机人签字,并要求供应商在七天内将新机换回。9．4.4.4对没有检测工单的机器也进行各品牌各型号的分配，由采购部事先与供应商讲明可做开箱损的写明故障原因，统一登记上E商送厂商库，通知供应商前来换机或由换机中心外勤人员送至供应商换新机。10门店库房管理10．1目的保证门店的商品安全，做好门店的货品保证10．2范围所有门店库房人员10．3流程：10．3．1物品的接收：根据总库（其他门店分库）的出库单，对所到达的物品进行数量及完整性进行核查检验（包括手机的外包装盒）。在物流监督下，确认无误后方可入库。对任何有疑问的或有缺损的可拒绝接收。一旦接收确认以后，再发生的缺损等任何情况，一律由物品接收人全权负责。10．3．2物品的入库：接收确认无误后，立即进行ERP的录入。录入必须注意：物品的名称；物品的数量；机型的串号；配件的名称和数量；发生错误当场及时作“反冲”，违者参照ERP相关规定罚款。对于礼品、代客维修的手机等无法录入E商系统的物品，必须进行手工帐的录入。手工帐的录入必须使用水笔，并保证其正确性，帐本保持清洁，严禁涂改，更不允许使用修正液。若发生笔误或录错必须修改纠正，则以一直线将错误之处划去，并在划线处盖修改人私章，然后再登录正确的。10．3．3物品的存放：门店所有物品必须上架或存放于铁皮柜内，禁止落地。手机或配件的摆放要按品牌按机型整齐存放于定位标识处，同时将对应的礼包一同摆放，并注意手机的同层叠放时以不超过6台为安全基数，以保证最下一层手机的存放安全；将各种卡类和相应的资料配对存放，并集中管理。同时保持所有物品的清洁完好。10．3．4借还机：10．3．4．1监督并督促营业员认真正确清晰填写借机单。填写借机单必须严格按商品名称完整书写，无遗漏。借出的手机必须注明手机串号（至少末四位号码）。营业员不正确、不完整书写借机单的，不以正楷签全名的，库房人员有权拒绝借出手机。否则，发生问题，由库房借出人员全权承担。10．3．4．2收到营业员未销售归还的手机，必须当面核验手机的串号是否与外包装上的串号一致，手机的外观是否完好，物品是否完整。确认无误后，在借机单上销去，并签名备查。有任何问题，立即当面告知营业员，同时通知店长，核实后填写《库房异常问题表》。10．3．4．3一旦接收确认以后，再发生的缺损等任何情况，一律由库房接收人全权负责；无法确认库房接收人时，由当班库房人员共同承担。不填《库房异常问题表》而发生的手机异常问题，由库房接收人全权负责；无法确认库房接收人时，由当班库房人员共同承担，同时，无论库管是否当班，均负管理责任（按《门店商品丢失责任划分》执行）。10．3．4．4库房人员收到营业员商品销售后的销售小票，必须核查小票上的商品名称和手机串号与借出的商品名称和手机串号是否一致，同时核对POS小票上所打印的内容是否与小票的内容一致，并检查所借出的商品是否全部归还；关键在于确认检验小票上的收款章是否真实；商场代收银门店核对商场收银小票上所示金额是否与小票的金额一致，必须确认无误后，在借机单上销去，并由库房收单签名备查。如未按规定核销借机单，一切责任由库房收机人员全权承担；无法确认库房接收人时，由当班库房人员共同承担。10．3．5盘点工作：10．3．5．1每天营业结束后（以收银台打完POS票据、清空本门店在途库为准），从E商内导出库存数据。10．3．5．2将数据导到EXCEL表上，并制作盘点表。10．3．5．3在店长或店长授权委托人的监督下，以实物摆放顺序对库存商品进行盘点，（建议实物摆放按E商的名称顺序排列，以提高工作效率）在盘点表上相应的商品名称的实盘数处记录下盘点的实际库存数量。盘点时必须进行每台手机开盒检验手机机头、配件是否齐全，若有问题须在备注内作详细记录。10．3．5．4盘点实物完毕后，将实盘数计算到实盘数合计栏内，然后与E商帐数进行核对。实盘数合计栏不得涂改，如确实写错，必须以一根直线将该行整行划去，在另一行重新填写正确的，并在划去处由交班人和监盘人共同签名确认。10．3．5．5核对无差异后，在交班人处签名，监盘人同样在相应位置签名。有差异时必须查明原因及时处理，保证帐实相符；如确认盘亏的，必须作出书面的情况说明，店长当天作出责任划分，并由相关责任人签名确认，上报公司相关部门。10．3．5．6接班时，必须在店长或店长授权委托人的监督下进行盘点，盘点时必须进行每台手机开盒检验手机机头、配件是否齐全，若有问题接班盘点人须在备注内作详细记录。10．3．5．7接班盘点完毕后，接班人和监盘人必须在盘点表相应位置签名。10．3．5．8盘点表必须按月装订成册存档备查。10．3．6调货工作：10．3．6．1店长(店长助理)或库房致电总库或其他门店询问欲调之货品是否有货。10．3．6．2开具调货单。调货通知单调出门店：　调货人：商品名称数量备注　　　　　　调入门店：日期：店长（店长助理）：要求注明商品名称，数量，颜色；写明“调入门店”和“调出门店”，调货人员的姓名；由店长(店长助理)签名，并附店长(店长助理)的身份证复印件；加盖请调门店的“售后服务章”。10．3．6．3店长(店长助理)写担保书，要求注明调货人的姓名。10．3．6．4调货人员须携带本人身份证原件和复印件、调货通知单、店长(店长助理)的身份证复印件、店长的担保书，前往调出门店。10．3．6．5调出门店接到调货人员的调货通知单后，必须检查调货人员所带的证件是否齐备。（1）有店长(店长助理)签名并加盖请调门店的“售后服务章”，同时符合填写要求的调货通知单（2）店长(店长助理)的身份证复印件（3）调货人的身份证原件和复印件（4）店长(店长助理)的担保书10．3．6．6调出门店库房在检验证件无误后，打电话到调入门店，向店长(店长助理)核实调货名称、调货人。10．3．6．7确认无误后，进行ERP调货程序（见ERP出库流程）10．3．6．8打印出ERP调货单后，将手机和ERP调货单一同交给调货人。10．3．6．9调货人检验手机无误后，在ERP调货单上签名。检验手机若有疑问，可拒收。10．3．6．10调出门店收下（1）有店长(店长助理)签名并加盖请调门店的“售后服务章”，同时符合填写要求的调货通知单（2）店长(店长助理)的身份证复印件（3）调货人的身份证原件和复印件（4）店长(店长助理)的担保书与经调货人签名的ERP调货单存根联一同保存。10．3．6．11调货人在ERP调货单上签名后，即对所调物品负全责，必须保证其安全、及时返回本门店。若在中途发生问题，由调货人员承担，店长(店长助理)负连带责任（按《门店商品丢失责任划分标准》执行）10．3．6．12货品到调入门店库房，库房人员、调货人当面验机无误无损后，从“在途库”中接入本店库位，方可进行销售。若有问题，库房人员立即汇报店长，责任由调货人员承担。10．3．6．13所有调货行为，店长(店长助理)不得以职权进行干涉门店库房人员的业务流程操作。如库房人员不按此操作，一切责任由库房人员全权承担。10．3．7售后服务手机（配件）的接收和发出门店店长处理售后服务必须符合公司售后服务的规定，严格按《消费者保护条例》进行操作。库房人员负有监督责任。对于正常正规的售后服务手机，库房人员应检查收进的售后服务手机的完整性（有无缺件；手机或配件上有无划伤等），是否有保修卡和说明书，经顾客签名的发票复印件，有效的有故障检测报告，（MOTO、NOKIA还需要与检测报告顾客姓名相符的顾客身份证复印件），确认无误后，在销售红票上签收。缺件的手机，库房人员有权拒收。特殊情况向公司售后服务部咨询如何操作。同时，要求店长做出书面的情况说明，否则，一切责任由库房收机人员全权承担，无法确认库房接收人时，由当班库房人员共同承担。收到售后服务的手机，应以最快的速度发往公司的维修换机处（MOTO，NOKIA必须在售出之日起第十六日内到达维修换机处）。超时而造成的直接经济损失，由责任人承担；无法确定责任人时，由当班库房人员共同全额承担。10．4保管责任：10．4．1库管对库房内所有办公设备（电话、电脑、打印机、扫描枪、传真机、报警器等）负有保管责任。所有办公设备须爱惜使用并经常维护，使之正常运转。一切因人为使用不当而造成的故障，影响正常的工作，责任自负，同时由责任人承担设备维修的一切费用；在无直接责任人时，由所有库房人员共同承担。10．4．2库管对所有的原始票据（出入库单、销售小票、调货单、借机单、盘点表等）必须集中整理，按月存放。严禁遗失、受污、受损。10．4．3安全管理：10．4．3．1库房人员按《安全检查标准—库房》进行检查，及时发现库房内存在的安全隐患，在第一时间通知店长，同时督促店长向公司主管部门通报，寻求解决，并有责任临时做出防护措施，直至问题或隐患消除。一切不上报或不作为的行为而造成直接经济损失，按《公司安全责任处罚条例》处理。10．4．3．2库房内配置干粉灭火器等消防设施，并放于明显位置，同时库房人员须定期检查干粉灭火器的有效期，保证其完好性，如有异常，库房人员立即上报公司人力资源部（行政）。严禁明火、一切易燃易爆和违禁物品进入库房；一经发现按《公司安全责任处罚条例》处理。10．4．3．3严禁所有非本店库房人员（特别是营业员、促销员）以任何理由进入库房。店长或店长助理因工作需要进入库房,必须要有库房人员在场。公司各部门人员因工作需要进入库房,必须出示证件，并有店长（店长助理）陪同，同时配合库房人员的必要的检查。10．4．3．4每天上班时，首先检查库房的门锁及报警器的完好，有无异常。如有异常情况，应立即保护现场，在第一时间通知店长，由店长通报公司相关部门领导。有必要时，必须及时报警。10．4．3．5库房人员下班前，应巡视库房内的电源（除报警器的电源）和水源是否关闭以及是否打开报警装置，并与报警中心确认报警器在启动状态，以确保库房的安全。如遇停电、停水后，必须仔细检查电源和水源的开关，保证在关闭状态。10．4．3．6定时清除库房内卫生死角。注意库房内防水，防潮、防压、防腐、防火、防盗。10．4．4库房物品缺失处理：任何情况的库房物品遗失，必须第一时间上报店长，然后督促店长在事发当天三小时内作出书面的情况说明和初步的处理方案上报监审部。11新品采购流程11．1目的丰富产品线，满足市场需求11．2范围各品牌上市新品11．3职责确保新品及时上柜销售11．4流程11．4．1新品开发11．4．1．1品牌负责人根据供应商提供、网上查询、市场调查、开发需要引进的新产品11．4．2新品谈判11．4．2.1采购部品牌负责人汇同市场营销部负责人，确认其价格、进场费、机模、卖点以及市场支持。11．4．2．2品牌负责人向采购经理递交《新品上柜一览表》，采购经理审批。11．4.3新品的编码申请11．4.3.1国家信息产业部查询产品的合格性；即进入信息产网页：http://tenaa.com.cn，查询即将采购的新品是否是五码（商标、进网许可证、3C认证、串号、干扰码）合一的，并在信息产业部是否注册，任何一款产品必须是注册后方可采购。11．4.3.2由供方提供书面的符合国家标准的有关3C和进网许可证。11．4.3.3信产部验证和证件齐全后，填写“手机新品系统编码申请表”上传总部物流中心，审批。11．4.4采购经理签署协议，采购新品。11．4.4.1新品的分配11．4.4.2采购部填写“新品分配表”之新品型号、数量、到货时间，由市场营销部负责人按新品分配标准分货；12补货流程12.1目的改善门店缺货现象；12.2范围公司经营产品12.3职责满足门店的正常销售12.4流程品牌负责人每周四或周五在常规采购计划（每周一）外，根据门店当周的销售、总库的库存情况，计算缺货数量，及时安排补货（以低于3周销量为补货标准），以满足在下次采购前的正常销售。13.调货流程13.1目的使公司所经营的产品合理运转13.2范围所有库存商品13．3职责减少不合理的库存分布情况13.4流程13.4.1品牌负责人每天分析门店单品销量和现时库存，对不合理的货品分布进行强制调货。13.4.2门店向采购部提出调货申请，采购部按照门店单品销量和现时库存，协调调货。13.4.3在E商公告栏上发布调货通知，要求注明被调门店、被调数量、调到门店、调货时间、调货方式13.4.4及时监督门店的调货执行情况。14.地市分公司发货流程14.1目的保证地市分公司经营的产品合理运转14.2范围公司经营产品14．3职责满足地市分公司的正常销售14.4流程14.4.1品牌负责人根据地市分公司的订单需求，当周的销售情况及库存情况审核确认分公司订货数量。14.4.2采购经理（或助理）做分货表，传给库房在Oracle中做调拨单，采购经理审批，接收方采购经理审批，库管在系统中发货，打印出库单；14.4.3总库主管与物流公司联系，品牌库管根据分货表点货，附装箱单明细，发给下属公司，下属公司库管接收入库。END!