Project2003使用教程

Project 2003 基础知识 1．什么是项目管理？ 项目管理是为完成一个预定的目标，而对任务和资源进行、组织和管理的过 程，通常需要满足时间、资源或成本方面的限制。项目的计划可以很简单，例如 笔记本上列出的任务以及它们的开始和结束日期；也可以很复杂，例如包括成千 上万项任务和资源以及上百万元项目预算的项目。 大多数项目管理工作都涉及一些相同的活动，其中包括将项目分割成便于管理的 多个任务、排定任务的日程、在工作组中交流信息以及跟踪任务的工作进展。所 有项目都包括以下三个主要的阶段： 1 创建计划 2 跟踪和管理项目 3 结束项目 这三个阶段进行得越成功，成功完成这个项目的可能性就越大。 2．项目三角形 如果能拥有预见项目的未来情况的特异功能，那管理项目可就…… 在某种程度上可以！只要您知道了塑造项目的三个基本要素： 时间：反映在项目的日程中的完成项目所需的时间。 费用：即项目的预算，它取决于资源的成本，这些资源包括完成任务所需的人员、 设备和材料。 范围：项目的目标和任务，以及完成这些目标和任务所需的工时。 时间、费用和范围这三个因素构成了项目三角形。调整其中任何一个因素都会影 响其它两个因素。虽然这三个因素都非常重要，但通常有一个因素会对项目有决 定性的影响。 这些因素之间的关系随着项目的不同而有所变化，它们决定了会出现的问题，以及 可能的解决方案。了解什么地方会有限制、什么地方可以灵活掌握，将有助于规划和管理 项目。 3．Microsoft Project 数据库 作为项目经理，您有很多事情要做。Microsoft Project 能帮您做些什么呢？首先， 它在其数据库中保存了有关项目的详细数据。它还可以利用这些信息计算和维护项目的日 程、成本以及其他要素，并创建项目计划。您提供的信息越详细，计划就越精确。 与电子表格相似，Microsoft Project 会立即显示它的计算结果。但是只有在您输入 了所有任务的关键信息后，它才能最终完成项目计划。这时您才能了解项目完成的时间或 者任务日程的具体日期。 Microsoft Project 将您输入的和它计算出的各种信息保存在域中。每个域都包括特 定类型的信息，例如任务名称或工期。在 Microsoft Project 中，域通常按列显示。 第 1 页 共 38 页 4．查看所需的数据 在某一时间，您关注的可能是完成日期，而在另一时间，您关注的可能是成本。项 目数据库中包括了很多信息，但在任何特定时刻，你都只需要其中的一部分。如果要获取 所需信息，可以利用下面这些工具： 视图能够以便于理解的方式显示部分项目信息。例如，“甘特图”以列表和条形图的 形式显示了任务的基本信息。 表定义了显示出的列。 筛选器有助于将注意力集中在特定的任务或资源上。 与电视频道相似，每种视图能显示不同类型的信息。表和筛选器可以用于进一步调 整要显示的信息。正如切换频道不会将频道删除一样，改变视图、表或筛选器只会隐藏信 息，而不会删除信息。这些信息还保存在数据库中并且会得到更新。 5．Microsoft Project 如何排定日程 Microsoft Project 是如何安排任务的开始和结束时间的？它要考虑很多因素，其中 包括任务相关性、限制和节假日等因素引起的中断。最重要的是，Microsoft Project 排定 每个任务的日程时都会使用此公式：工期=工时/资源投入，其中： 工期是完成任务所需的实际时间。 工时是为了完成任务而需要在一段时间内完成的工作量。 资源投入是指资源的总工作能力被分配给任务的比例以及他们的分配情况。 例如，如果： 三名油漆工为一项任务工作了两个工作日，每个工作日的投入为 8 小时，每项资源 的工时是 16 小时：（2 个工作日 × 8 小时）。 资源的总投入是每天 24 小时：（3 名油漆工 × 8 小时）。 此任务的总工时为 48 小时：（2 个工作日 × 8 小时 × 3 名油漆工）。 工期是 2 个工作日：48 小时/（3 名油漆工 × 8 小时）。 理解这个公式对于理解修改任务会如何影响项目日程是很重要的。 6．综合处理 在创建了任务列表并提供了日程信息之后，计划也就完成了。你会看到项目的完整 模型，包括项目的完成日期以及各项任务的开始和结束日期。下一步该做什么呢？ 查看可能出现问题的关键路径。关键路径是一系列相互关联的任务，这些任务按时 完成才能保证整个项目按时完成。如果关键路径上的任何一个任务发生了延迟，整个项目 的完成日期也会因此而推迟。 评估计划并进行优化，直至满意。在项目开始之前以及在项目进行的过程中，都需要 定期评估和调整项目的计划。请考虑范围、资源和日程。 将任务的进展更新到 Microsoft Project 中。作为回报，它会提供一个经过更新的项 目计划。您可以自己更新计划，您的工作组也可以利用 Microsoft Project Central 或电子 邮件更新计划。在更新了计划之后，可以查看修改后的效果。项目超出预算了吗？是否有 工作组的成员需要加班工作？项目的完成日期会推迟吗？ 结束项目。评估得到的经验教训，以及做得最好的方面。 第 2 页 共 38 页 7．获得帮助 这个教程会帮助您学习如何开始进行项目管理，但是利用“主页”按钮或“帮助” 菜单，您可以找到“帮助”的其他部分。 项目地图。逐一单击完成项目的各个阶段可了解项目管理的所有步骤，包括项目管 理新增功能。查看“新增功能”有助于了解 Microsoft Project 2003 的新功能。 快速预览。概述了 Microsoft Project 2003 的关键组成部分。 Office 助手。Office 助手可以回答您提出的特定问题，帮您找到与问题关系最密切 的帮助主题。 参考。单击“主页”按钮，然单击“参考”部分，便可得到所有视图、表、筛选器、 所有域和项目管理概念的说明。 和索引。选择“帮助”菜单中的“目录和索引”命令，可查看包括所有帮助主 题的索引。 Project 2003 项目沟通 1. 课程：如何将日程设置成所需 当任务列表很长时，要聚焦于感兴趣的区域十分困难。如果要突出所需部分，可以 自定义任务列表和“甘特图”中的条形图的格式。 您可设置信息类别的格式，例如在某个特定日期之前必须结束的所有任务。还可 将某些任务设置成加粗显示或使用不同的字体。 1.1利用“甘特图向导”来轻松设置格式 “甘特图向导”是一系列的交互式对话框，其中包括设置“甘特图”格式的一些选 项，例如突出显示关键路径。当您完成所需选项的选择之后，“甘特图向导”会设置“甘 特图”的格式。 1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。 2 单击“甘特图向导”按钮 。 3 根据“甘特图向导”的指导进行操作。 提示 如果要撤消利用“甘特图向导”所做的格式设置，可以单击“甘特图向导” 按钮，在每个步骤中单击“下一步”按钮重新应用默认选项，“甘特图”将恢复到默认设 置。 1.2设置“甘特图”中某一类条形图的格式 如果要重点突出特定类别的所有任务，可更改“甘特图”上代表该类别的“甘特图” 中的条形图的格式。例如，某个类别可以包括特定的任务种类，如里程碑或关键任务或已 完成的任务。 除了人工选择“甘特图”中的条形图并应用格式设置之外，还可创建或修改某个条 形图的样式。对该样式的任何更改都会影响到该类别中的所有条形图。 第 3 页 共 38 页 1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。 2 单击“格式”菜单中的“条形图样式”命令。 3 如果要修改某个已有样式，可以在“名称”域中，选定该条形图样式名称。 4 单击“条形图样式”对话框底部的“条形图”选项卡。 5 如果要创建新样式，可单击“任务种类”列，然后单击在选择的类别旁边的箭头 来选定一个新类别（如“关键”或“已完成”）。 6 如果正在创建新样式，那么在“名称”域中键入样式名，然后单击“条形图”选 项卡。 7 在“头部形状”、“中部形状”和“尾部形状”区域选定该条形图的形状、图案或 类型以及颜色。 8 单击“确定”按钮。 提示 如果要更改单个“甘特图”中的条形图的格式，请选定该任务，然后单击 “格式”菜单中的“条形图”命令。单击“条形图形状”选项卡并设置“甘特图”中的条 形图的格式。 1.3设置任务列表中某个任务类别的格式 如果要将某个任务类别，如关键任务，和项目中的其他任务加以区分，则可通过修 改文本样式来更改该类别中所有任务的文本格式。还可以更改行列标题、时间刻度和“甘 特图”中的条形图文本的外观。 可以在除“网络图”视图和窗体视图之外的任何视图中更改文本样式（不过，在某 些视图中并非所有格式选项都可用）。您所做的更改仅适用于当前视图。 如果需要重点突出视图的特定信息，如某个进度落后任务的完成日期，那么可以单 独地设置该信息格式来引起注意。 1 单击“视图”菜单中的某个工作表视图，如“甘特图”视图。 2 单击“格式”菜单中的“文本样式”命令。 3 在“要更改的项”框中，单击要更改的信息类型，然后选定该信息的格式选项。 4 如果要在不关闭对话框的情况下更改另一信息类型的格式，请单击“要更改的项” 框中的新类型，然后选定该信息的格式选项。 5 单击“确定”按钮。 提示 z 如果要更改单个任务的格式，请选定该任务，单击“格式”菜单中的“字体” 命令，然后选定该文本的格式选项。 z 如果要快速地将某任务的文本格式复制到另外的任务，请选定要复制格式的任 务，单击“格式刷”按钮 ，然后选定要应用该格式的任务。 1.4设置文本格式 如果需要重点突出视图的特定信息，如某个进度落后任务的完成日期，那么可以单 独地设置该信息格式来引起注意。在多数视图中，可以更改文本的字体、字体样式、颜色 和大小。 z 要更改字体、字体样式、颜色和文字大小，请选定要更改的文本，单击“格式” 菜单中的“字体”命令，然后选择要应用的格式。 z 可利用“格式”工具栏快速应用一些字符格式，如加粗、倾斜或下划线。选定 要设置格式的文本，然后单击“加粗”按钮 、“倾斜”按钮 或“下划线” 按钮 。 第 4 页 共 38 页 z 要更改文本的对齐方式，请单击“左对齐”按钮 、“居中”按钮 或“右对 齐”按钮 。 注释 如果以后更改数据，这种格式设置也不会发生变化。您将需要的是单独地 更改添加的格式设置。 2. 课程：如何打印项目信息 输入项目的基本信息之后，可能要打印并检查该计划。 如果要对项目进行简单的标识，可以添加页眉、页脚和页码。如果要检查计划的特 定区域，可以更改到另一个视图，自定义只显示所需信息的视图并打印。 当您完成本课程后，您将学会如何打印所需信息。 2.1添加标题、页码或其他项目信息 可以将项目信息添加到视图的页眉、页脚或图例中。项目信息可以是输入的数据（如 公司名称或经理姓名）或由 Microsoft Project 提供的数据（如页码或项目完成日期）。可 以选择能为打印视图带来最好效果的项目信息。 1 单击“文件”菜单中的“页面设置”命令。 2 单击“页眉”、“页脚”或“图例”选项卡。 3 单击“左”、“居中”或“右”选项卡。 4 在文本框中，在要添加项目信息的地方设置插入点。 5 在“通用信息”和“项目域”框中，单击所需信息的每一种类型，然后单击“添 加”按钮。 6 Microsoft Project 将使用您键入到“项目信息”和“属性”对话框中的信息来填 充每一种类型的信息。 注释 如果要设置项目信息的格式，需要选中信息前的“&”符号或者选中整行， 然后单击“设置字体格式”按钮 。选择所需字体、字体样式、大小和颜色，如果需要可 以选中“下划线”复选框，然后单击“确定”按钮。 2.2预览要打印的日程 打印视图之前，查看信息的真实打印效果十分有用。可以调整页面的方向和大小， 可以编辑页眉、页脚和图例，还可设置打印选项。 要查看项目视图的打印效果，可以单击“打印预览”按钮 。 2.3打印屏幕上的视图 绝大多数时候使用“打印”命令时，打印视图只包括屏幕上显示的信息。如果要打 印屏幕上的内容，则请打印视图。可以打印工作表视图、图形视图和大多数图表视图，即 除了窗体视图和“关系图”视图之外的任何视图。 如果要使用默认设置打印视图，可以单击“打印”按钮 。 提示 z 如果要更改选项，例如打印注释或特定的几列，可单击“文件”菜单中的“页 面设置”命令，单击“视图”选项卡，然后选择所需选项。 z 如果预览视图后决定更改视图页面的外观，请单击“打印预览”窗口中的“页 面设置”按钮，然后根据需要进行更改。如果要返回“打印预览”窗口，可单 第 5 页 共 38 页 击“页面设置”对话框中的“打印预览”按钮。 注释 如果要更改默认打印设置，可单击“文件”菜单中的“打印”命令，然后 指定打印机和打印机属性、打印范围、副本份数和日期范围。如果要立刻查看更改结果， 可以单击“打印”对话框中的“预览”按钮。 2.4打印报表 报表是有关计划的特定部分的一套预定义详细信息。Microsoft Project 提供的预定 义报表超过 20 种。例如，“谁在做什么”报表将自动包括每个资源的任务分配状况，以 及工时、延迟和每个工作分配的开始日期和完成日期。 1 单击“视图”菜单中的“报表”命令。 2 单击所需报表类型，然后单击“选定”按钮。 3 单击要打印的特定报表，然后单击“选定”按钮。 4 单击“打印”按钮。 提示 z 可以更改报表页面的外观并在打印前查看结果。单击“打印预览”窗口中的“页 面设置”按钮，根据需要进行更改，然后单击“打印预览”返回到“打印预览” 窗口。在打印报表之前，可以根据需要在“打印预览”和“页面设置”之间多 次来回切换。 z 可以不使用“打印预览”打印任何报表。单击“视图”菜单中的“报表”命令， 单击“自定义”图标，然后单击“确定”按钮。在“报表”列表中，单击要打 印的报表，然后单击“打印”按钮。对打印选项做些必要的更改，然后单击“确 定”按钮。 3. 课程：如何联机发布项目信息 Microsoft Project 通过 Internet 和 intranet 的一些特性，可以方便地利用万维网的 通讯潜力。通过 Microsoft Project 可以利用 Web 的以下强大功能： 通知项目计划和从项目组成员中收集项目信息。 将信息复制为静态图片并将该图片保存为 Web 兼容的文件格式。 在 Web 上发布与项目相关的文档。 当您完成本课程后，就拥有了计划的一套发布版本。 3.1创建工作组系统 工作组系统允许用电子方式链接结合紧密的工作组中的项目组成员，以便在组员之 间交换项目信息。Microsoft Project 中提供两种方法来创建工作组系统：通过 Microsoft Project Central 使用 Web 或者利用电子邮件来通知任务基本信息并更新任务。 使用 Web：Microsoft Project Central 是 Microsoft Project 的附属产品，可以在工作 组成员、项目经理和其他投资者中实施深入的合作计划。 Microsoft Project Central 相对于基于电子邮件的工作组系统，提供了更多的好处和 灵活性： z 工作组成员可以立刻查看所有项目的任务。工作组成员可以在“甘特图”中查 看自己的任务，可以对任务进行分组、排序和筛选操作。 z 工作组成员可以查看整个项目的最新信息，而不只是分配给他们的任务。 z 工作组成员可以创建新任务并发送任务以使其合并到该项目文件中，也可以将 第 6 页 共 38 页 任务委派给其他工作组成员。 z 项目经理可以申请、接收和合并状态报表。 z 项目经理可以建立消息规则来自动从工作组成员中接受更新的信息。 使用 Microsoft Project Central 需要 Microsoft Project Central 许可证，不过只有项目 经理/管理员在维护 Microsoft Project Central 数据库时才需要 Microsoft Project 2003 许 可证。所有用户必须适时地使用 Microsoft Project 2003 或 Microsoft Project Central 的许 可副本。 使用电子邮件： 一旦以电子方式进行连接并链接上，工作组就可以利用特殊的电子邮件来做以下事 情： 分配任务。 z 接受或拒绝任务分配。 z 申请和提交状态报表。 z 发送和接收任务更新。 随着需求发生变化，如果要在电子邮件系统上进行通讯，项目经理和所有工作组 成员必须： z 连接到网络上。 z 使用与 MAPI 兼容的、32 位电子邮件系统。 z 在计算机上安装 WGsetup.exe。 有关在工作组中使用 Microsoft Project Central 或电子邮件的详细内容，请参阅 Microsoft Project Central 详解或者工作组消息详解。 3.2以 Web 格式发布信息 可以在万维网的 HTML 文档中包括 Microsoft Project 日程的信息。Microsoft Project 利用导入/导出映射来决定哪些域导出为 HTML 格式，并利用模板来决定该 HTML 文件中显示信息的方式和位置。可以创建或者编辑 HTML 导入/导出映射和 HTML 模板。 1 单击“文件”菜单中的“另存为 Web 页”命令。 2 如果有必要，请在“文件名”框中键入导出文件的名称，然后单击“保存”按钮。 3 在“导入/导出映射”列表中，单击用于导出数据的映射名称，如“使用标准模 板导出为 HTML”。 注释 单击“新映射”按钮可以定义新映射或者编辑已有映射。 4 单击“保存”按钮。 注释 可以编辑 Microsoft Project 用来从导出数据中创建 HTML 文件的模板示 例或者可以创建自己的模板。有关利用 HTML 模板示例的详细内容，请参阅 HTML 导 出模板和标签。 3.3用图形来发布信息 可以将活动 Microsoft Project 视图中的信息复制为静态图片并在能够显示图形信 息的程序中粘贴为图像。还可以将图片保存为 Web 上使用的 Web 兼容的文件格式。在 许多视图中，可以复制整个视图的图片或者选定并复制视图的部分区域。 1 选定项目中要复制的行或在屏幕上显示要复制的区域。 2 单击“编辑”菜单中的“复制图片”命令。 3 在“表现图像”部分指定表现图像的方式： 第 7 页 共 38 页 z 如果要复制屏幕显示的信息，例如用于 Microsoft PowerPoint 幻灯片，请 单击“按屏幕显示”单选按钮。 z 如果要按打印方式复制信息，请单击“按打印格式”单选按钮。 z 如果要将信息复制为 GIF 图像文件，以便在 Web 页或其他程序中使用， 请单击“到 GIF 图像文件”单选按钮，然后指定复制到的路径和文件名。 4 在“复制”部分中，如果要复制计划的所有可见部分，请单击“屏幕上的行”单 选按钮；如果要仅复制选定行，请单击“选定行”单选按钮。 5 如果要复制时间刻度上某段日期范围内而不是当前显示日期的信息，请在“时间 刻度”部分的“从”和“到”框中键入开始日期和结束日期。 6 单击“确定”按钮。 7 切换到要粘贴 Microsoft Project 信息的程序，然后利用该程序的“粘贴”命令 粘贴该图 Project 2003 域的使用 您可以使用 Microsoft Project 域自定义视图中的列、筛选出特定类型的信息以及以 不同的信息顺序安排任务或资源。 z 自定义视图和报表 z 快速重新定义表中的列 z 向表中添加列 z 在工作表视图中应用筛选器 z 筛选器的创建或修改 z 使用自定义域 z 列举域的种类 z 列举域的类型 z 自定义视图和报表 z 更改打印选项 z 更改页面外观 z 创建视图 z 创建自定义报表 更改打印选项 当准备打印视图或报表时，可以指定打印机和打印属性、打印范围、复本份数和日 期范围。Microsoft Project 将保留某些选项（例如，打印机名等），这样，下次打印时就不 必再重设。有些选项（例如，时间刻度范围：“全部”或“日期从”/“日期到”、只打印页 左侧数据栏设置、人工分页符设置等）将与项目文件一起保存。 1. 单击“文件”菜单中的“打印”命令。 2. 选取所需的打印选项，然后单击“确定”按钮。 第 8 页 共 38 页 注释 Microsoft Project 不会保留打印范围和副本份数的设置。这些设置需每次打 印时调整。 更改页面外观 可以选取以下几种方法来更改视图或报表中页面的外观： 通过更改表、应用筛选器或更改排序顺序，可以更改视图或报表中显示的信息。在 视图中，可以通过分组来改变显示的信息。可以添加注释以提供详细信息，或增加列总数 以提供摘要信息。 通过调整页边距、设置文本格式、更改页面方向、缩放页面大小或设置为适合页面 的大小，以及添加页眉、页脚或图例等方法，可以更改视图和报表的页面设置要素和页面 版式。还可以指定每页打印的列数，并使用页分隔符来指定页的开始位置和结束位置。 可以更改打印页的数量。可以使用页码或日期范围来打印全部项目或部分项目，或 打印项目的多个副本。 可用筛选器 可用表 可用分组 页面设置 调整视图和报表的比例 自定义视图和报表 更改打印选项 创建视图 如果现有的视图都不能符合您的需求，则可以新建视图。 单击“视图栏”中的“其他视图” 。 如果要基于现有视图创建新视图，请选取“视图”列表中视图，然后单击“复制” 按钮。 如果要创建一个全新的视图，请单击“新建”按钮，再选取“单一视图”或“复合 视图”选项，然后单击“确定”按钮。 在“名称”框中，键入视图名称，并为新建视图选取屏幕类型、表和筛选器，并指 定是否突出显示筛选结果。 如果要新建复合视图，请在“上方”框中选取要显示在上方窗格的视图名称，在“下 方”框中选取要显示在下方窗格的视图名称。 如果需要将新建的视图显示在“视图栏”或“视图”菜单中，请选中“显示在菜单 中”复选框。 单击“确定”按钮。 如果要显示新建的视图，请单击“应用”按钮。 注释 可以将新建的或更改过的视图复制到另一项目中，或者通过使用“管理器” 使这些视图在所有项目中均可用。 操作方法 创建自定义报表 Microsoft Project 包含 29 种预定义的任务、资源和交叉报表，但没有预定义 的月历报表，这必须由您自己创建。如果没有适合所选信息的预定义报表，则可以创建自 定义报表。 创建自定义报表和编辑预定义报表相类似。二者的唯一不同之处在于，创建自定义 报表时，您使用的是四种报表模板中的一种，而不是预定义报表。此处所说的四种报表模 第 9 页 共 38 页 板分别是“任务”、“资源”、“月历”和“交叉分析”模板。 也可以通过制作现有报表的副本，然后进行编辑，来创建自定义报表。 请选择： 创建自定义的任务报表 创建自定义的资源报表 创建自定义的月历报表 创建自定义的交叉分析报表 复制报表 快速重新定义表列 可以在工作表视图或“甘特图”视图中快速更改表中列的定义方式。 双击要更改的列的标题。 在“列定义”对话框中，更改列的域名称、标题、标题对齐方式、数据对齐方式和 宽度。 如果希望将列宽设置为所含内容最长的列的宽度，请单击“最佳”按钮。 在表中添加列 如果 Microsoft Project 提供的表不能显示所需的信息，可以在现有的表中添加列， 以便显示所需的信息。 在工作表视图中，选取一列，在其左侧插入新列。 单击“插入”菜单中的“列”命令。 在“列定义”对话框中，指定该列的域名称、标题、标题对齐方式、数据对齐方式 和宽度。 如果希望将列宽设置为所含内容最长的列的宽度，请单击“最佳”按钮。 在工作表视图中应用筛选器 如果要了解当前视图中特定任务或资源的信息，可以在视图中应用筛选器进行查看。 可以指定筛选器显示或突出显示符合筛选器条件的任务或资源。有关筛选器和可用筛选器 类型的详细信息，请单击 。 指向“项目”菜单中的“筛选”命令，选择所需的筛选器。 如果要应用不在“筛选”子菜单上的筛选器或应用一个突出显示的筛选器，可以单 击“其他筛选器”命令，然后执行步骤 2–4。 如果要选取任务筛选器，请单击“任务”单选钮，然后在“筛选器”列表中选择筛 选器。 如果要选取资源筛选器，请单击“资源”单选钮，然后在“筛选器”列表中选择筛 选器。 单击“应用”按钮可以应用选定筛选器，单击“突出显示”按钮则应用突出显示筛 选器。 如果应用的是交互式筛选器，请键入所需值，然后单击“确定”按钮。 操作方法 注释 不能在资源视图中应用任务筛选器或在任务视图中应用资源筛选器。 提示 如果要关闭筛选器，请指向“项目”菜单中的“筛选”，选取“其他筛选器”， 如果此时已应用了某一任务筛选器，请选取任务列表中的“所有任务”，如果此时已应用 了某一资源筛选器，请选取资源列表中的“全部资源”，然后单击“应用”按钮。 创建或修改筛选器 如果需要查看项目信息中某定义子集，可以在 Microsoft Project 的视图中应用筛选 器，从而只显示符合筛选器准则的信息。如果 Microsoft Project 提供的筛选器不能满足您 第 10 页 共 38 页 的需求，可以新建筛选器或对现有筛选器进行修改。保存项目时，新建筛选器或修改的筛 选器将随项目文件一同保存。有关筛选器和可用筛选器类型的详细信息，请单击 。 单击“视图栏”中的任意视图。 如果“视图栏”中没有所需视图，单击“其他视图”按钮 ，然后在“视图”列表 中选取所需视图，并单击“应用”按钮。 指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单，然后单击“其他筛选器”命令。 如果要创建或修改任务筛选器，单击“任务”单选钮。 如果要创建或修改资源筛选器，单击“资源”单选钮。 如果要创建新的筛选器，可以单击“新建”，然后在“名称”框中键入新建筛选器的 名称。 如果要修改一个原有的筛选器，可以单击“筛选器”列表中的筛选器名称，然后单 击“编辑”按钮。 在“筛选器”下方，选取域名称和筛选条件。 在“值”域中，选取要筛选的值或选定由逗号分隔的值的范围。 如果筛选器将包含多个准则行，请在第一行正下方的行中选取新的条件，然后在同 一行的“AND/OR”域中选定一个运算符。 单击“确定”按钮，然后单击“应用”按钮。 提示 为了使筛选条件组成一组，以便同时应用这些筛选条件，而不是与其他准则一起使 用，应在不同的条件集合之间留出空白行，并在空白行的“AND/OR”域中选取运算符。 当为某筛选器键入的筛选条件为“等于”或“不等于”时，可以使用通配符 *（代 表任意个字符）或 ？ （代表任意字符），并且这时“域名称”中指定的域中应包含文本 值，如“资源名称”，而不是数值，如“工期”。 注释 不能在资源视图中应用任务筛选器或在任务视图中应用资源筛选器。 如果在一个表达式组中输入了三个或更多的条件，则先应用“AND”语句，再应用 “OR”语句。这与 Microsoft Project 早期版本中的高级筛选器表达式不同，而且产生的结 果也不同。在有多个条件组的情况下，“AND”语句中的筛选条件将根据其出现顺序逐一 应用。 自定义域 可以在任何工作表视图（例如“甘特图”、“任务分配状况”和“网络图”视图）中 插入并显示自定义域。还可以在“资源使用状况”和“资源工作表”视图中插入并显示自 定义资源域。Microsoft Project 包含下列自定义域： “成本 1”到“成本 10” “日期 1”到“日期 10” “工期 1”到“工期 10” “开始时间 1”到“开始时间 10” “完成时间 1”到“完成时间 10” “标志 1”到“标志 20” “数字 1”到“数字 20” “大纲代码 1”到“大纲代码 10” “文本 1”到“文本 30” 可以在下列对话框中使用自定义域： 对话框 显示该对话框的操作 第 11 页 共 38 页 “列定义” 双击列标题。 “筛选器定义” 指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单，然后单击“其他筛选器” 命令。选择一个筛选名称，然后单击“编辑”按钮。 自定义“自动筛选” 在“格式”工具栏上，单击“自动筛选”按钮。单击列标题上 的箭头，然后单击“自定义”选项。 “交叉分析报表”（“排序”选项卡） 单击“视图”菜单的“报表”命令，然后双击 “自定义”。选择“交叉分析”，单击“编辑”按钮，然后再选取“排序”选项卡。 “方框样式” 在“视图栏”中，单击“网络图”按钮。再单击“格式”菜单中的“方 框样式”命令，然后单击“其他模板”按钮。单击一个模板，然后单击“编辑”按钮。 “替换” 单击“编辑”菜单中的“替换”命令。 “表定义” 指向“视图”菜单的“表”子菜单，然后单击“其他表”命令。选择一 个表名称，然后单击“编辑”按钮。 “条形图样式”（“文本”选项卡） 单击“格式”菜单的“条形图样式”命令，然后 选取“文本”选项卡。 “条形图样式” 在“视图栏”中，单击“日历”。单击“格式”菜单的“条形图样 式”命令。 “排序” 指向“项目”菜单的“排序”子菜单，然后单击“排序方式”命令。 “查找” 单击“编辑”菜单中的“查找”命令。 定义“导入/导出映射” 单击“文件”菜单的“保存文件”命令。在“保存类型” 框中，单击“文本文件（制表符分隔）”。单击“保存”按钮，然后单击“新映射”按钮。 Project 2003 跟踪和管理 跟踪和管理进度 在管理项目时，需要监视项目的三角因素：时间、资金和范围。调整其中之一都 将影响其他两个。意外的延迟、成本的超出和资源更改等事件都将在日程计划中 导致问题。 如果保持项目信息为最新，则可以始终查看项目的最新状态。通过该方法可以及早 确定可能影响项目成功的问题并使用 Microsoft Project 找出解决方案。 本节课程将演示如何跟踪和管理项目中的工作。单击“开始课程”按钮可开始。 开始课程 1．课程：如何跟踪任务的实际进度 在创建项目并开始工作后，可以跟踪实际的开始和完成日期、实际完成的任务百分 比和实际工时。跟踪实际进度可显示所做的更改影响其他任务的方式，从而最终影响项目 的完成日期。 当您完成本课程后，就可知道输入实际任务信息的方法并查看其对日程的影响了。 1.1检查任务是否正按计划进行 第 12 页 共 38 页 如果要保持项目按计划进行，请确保任务按计划开始和完成。“跟踪甘特图”视图将 协助发现问题所在，即偏离比较基准计划的任务。然后即可调整任务相关性、重新分配资 源或删除某些任务以满足最终期限的要求。 “跟踪甘特图”视图将比较每个任务的当前日程和原始日程。在保存了带有比较基 准的项目和输入实际进度数据之前，“跟踪甘特图”视图将显示比较基准条形图并同时显 示计划的或实际的条形图。 随着实际数据的输入，顶部条形图可能移动以显示与计划的偏差。例如，如果“盘 存制品”的开始日期前移两天并已完成 55%，则红色的计划条形图将超出在其下面的比 较基准条形图两天。 1 单击“视图”菜单中的“跟踪甘特图”命令。 2 如果要查看差异域，请指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“差异” 命令。 3 如果需要，请按 Tab 键查看差异域。 4 指向“视图”菜单中的“工具栏”子菜单，然后单击“跟踪”命令。 5 更新项目中任务的进度。 z 如果任务已按日程开始，请单击任务，然后单击“按日程更新”按钮 。 z 如果任务没有按日程进展，在下一节课程中将学习如何输入实际的开始和 完成日期，以及如何输入任务的实际工期或按百分比来更新任务进度。 注释 为了包含差异信息，您必须保存比较基准。 1.2输入任务的实际开始和完成日期 延迟开始或完成的任务将因为延迟相关任务的开始或完成日期而延误整个项目。提 前开始或完成的任务可以释放资源用于在日程后面开始的任务。Microsoft Project 使用输 入的实际值来重排项目中剩余部分的日程。 1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。 2 指向“视图”菜单中的“工具栏”子菜单，然后单击“跟踪”命令（如果还没选 中）。 3 在“任务名称”域中选择要更新的任务。 如果要选择不连续的任务，可按住 Ctrl 键，然后单击需要的任务。如果要选择 连续的任务，可按住 Shift 键，然后单击要更新的第一个和最后一个任务。 4 单击“更新任务”按钮 。 5 在“实际”部分下的“开始”或“完成”框中键入或选择日期。 如果输入了完成日期，请确保任务已经 100% 完成；Microsoft Project 将假定 日期是正确的并相应地重排其他任务的日程。 6 单击“确定”按钮。 注释 输入任务的实际开始或完成日期将更改该任务相应的目前规划的日期。但 是比较基准日期不受影响。 1.3输入任务的实际工期 如果知道任务已经进行的天数并且该任务正按计划进行，则可以通过输入资源用于 该任务上的工期来跟踪任务进度。 如果输入了任务的实际工期，Microsoft Project 将更新实际开始日期、任务完成百 分比和日程中剩余任务的工期。 1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。 第 13 页 共 38 页 2 在“任务名称”域中单击要输入实际工期的任务。 3 指向“工具”菜单中的“跟踪”子菜单，然后单击“更新任务”命令。 4 在“实际工期”框中键入任务的实际工期。 5 单击“确定”按钮。 提示 如果估计任务将比原始安排提前或推迟完成，可以在“剩余工期”框中输 入新值。 注释 如果输入长于或等于目前规划的工期的实际工期，该任务将变为 100% 完 成，并且目前规划的工期将等于实际工期。 1.4按百分比来更新任务进度 通过输入任务工期完成的百分比，您可指示任务进展的程度。对于相对较短的任务， 可能不值得如此详细地跟踪进度；但对于长期任务，指明任务完成的百分比将有助于跟踪 实际进度与比较基准计划的对比情况。 1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。 2 单击“任务名称”域中要更新进度的任务。 3 单击“任务信息”按钮 ，然后单击“常规”选项卡。 4 在“完成百分比”框中键入 0 到 100 之间的数字。 5 单击“确定”按钮。 注释 z Microsoft Project 基于子任务的进展来计算摘要任务的完成百分比。还可以人 工输入摘要任务的完成百分比，Microsoft Project 将用其计算其子任务的完成 百分比。 z 在默认情况下，Microsoft Project 以水平贯穿“甘特图”上每一条形图中部的 黑色细线来指示任务完成的百分比。 z 如果将任务标记为 100% 完成，Microsoft Project 将在标记域显示一个选中标 记。 提示 可以使用“跟踪”工具栏上的按钮更新任务进度和执行其他跟踪操作。要 查看“跟踪”工具栏，请指向“视图”菜单中的“工具栏”子菜单，然后单击“跟踪”命 令。 1.5按时间周期来更新实际工时 可以在 Microsoft Project 中使用时间分段域来跟踪实际工时。由于可以输入日程中 特定一天的信息，因此跟踪使用时间分段的域将有助于周期性地更新项目以保持其为最新 状态。 1 单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令。 2 指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“实际工时”命令。 3 在视图的时间分段部分，的“实际工时”域中键入每个分配的资源的实际工时。 提示 z 如果无法区分是分配给任务的哪个资源完成的工时，请在任务的“实际工时” 域中键入由任务所有资源共同完成的工时值。Microsoft Project 将根据资源在 任务上安排的时间和每个工作分配的剩余工时来在资源中分配实际和剩余的 工时。 z 还可以一次键入一周的实际工时。单击“视图”菜单中的“显示比例”子菜单， 然后单击“1 个月”单选按钮来以周为增量显示时间刻度。然后在“实际工时” 第 14 页 共 38 页 域键入该周的实际工时。 1.6查看任务是否有比计划多或少的工时 如果您正在管理项目中的资源分配，则需要确保资源能在目前规划的时间内完成任 务。如果保存了项目的比较基准，则可以查看差异信息。 日程中的差异有利有弊，这取决于差异的类型和严重性。例如工时少于计划的任务 通常是个好消息，但这可能表示资源没有有效地分配。 1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。 2 指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“工时”命令。 如果需要，请按 Tab 键来查看“实际”域。 3 比较“工时”、“比较基准”和“实际”域中的值。 “差异”域中的值显示目前规划的工时与比较基准中保存的原始计划值的差异。 1.7将实际任务信息与比较基准进行比较 当您保存了比较基准计划并更新了日程后，则可以将比较基准计划与实际进度进行 比较以确定差异。差异将对项目中未按计划进行的区域作出警告。 为了保持项目按日程进行，请确保任务尽可能地按时开始和完成。每个项目都有 差异，但重要的是应尽早发现偏离比较基准计划的任务，以便调整任务相关性、 重新分配资源或删除某些任务来满足最终期限的要求。 1 单击“视图”菜单中的“跟踪甘特图”命令。 “跟踪甘特图”视图可图形化地显示任务差异，以便于查看日程中的差异。 2 指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“差异”命令。 如果需要，请按 Tab 键来查看差异域。 注释 在显示差异之前必须更新任务的实际开始和完成日期、实际工时值或实际工 期。Microsoft Project 将基于输入的信息计算其他任务信息。 2．课程：如何按资源来跟踪实际工时 您可能需要逐个任务地或在项目中累积地跟踪项目中每个资源完成的工时。然后 可以比较计划工时量和实际工时量。这种比较将有助于跟踪资源的性能和规划未 来项目的工作量。 当您完成本课程后，就知道该如何输入资源完成的实际工时和查看资源计划的和实 际的工时之间的差异了。 2.1输入资源完成的实际总工时 如果基于资源的可用性来安排任务，可通过更新在任务上完成的工时来跟踪任务进 度。使用这种方法可跟踪每个资源完成的工时。 当您更新资源在任务上完成的实际工时后，Microsoft Project 将从为资源安排的总 工时中减去已完成的实际工时来自动计算剩余工时。 1 单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令。 2 指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“工时”命令。 在“任务名称”域中将同时列出任务和资源名称。如果需要，请按 Tab 键来查 看“实际”域。 3 在每个资源的“实际”域中，键入更新的工时值和每个分配的资源的实际工时的 第 15 页 共 38 页 工期缩写。 提示 如果无法区分是分配给任务的哪个资源完成的工时，请在任务的“实际” 域中键入由任务所有资源共同完成的工时值。Microsoft Project 将根据资源在任务上安排 的时间和每个工作分配剩余的工时来在资源中分配实际和剩余的工时。 2.2按时间周期来更新资源的实际工时 可以使用 Microsoft Project 中的时间分段域来跟踪单个资源的实际工时。由于可以 输入日程中某一天（或其他时间周期）的信息，因此使用时间分段的域来跟踪资源的实际 工时将有助于周期性地更新项目以保持其为最新状态。 1 单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令。 2 指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“工时”命令。 3 指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“实际工时”命令。 4 在资源的“实际工时”域中键入实际工时值。 2.3查看资源的计划工时与实际工时之间的差异 如果基于资源的可用性来安排任务并跟踪实际工时，则可以通过查看比较基准工时 与实际工时之间的差异来分析资源完成的总工时。还可以将这些数字与比较基准工时和进 行到不同时期的实际工时进行比较来更详细地查看资源的工时进度。 1 单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令。 2 指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“工时”命令。 如果需要，请按 Tab 键查看“比较基准”和“实际”域。 3 比较每个资源的“比较基准”和“实际”域中的值。 4 请确保“工时”和“实际工时”域显示于视图的时间刻度部分中，指向“格式” 菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“工时”命令（如果还未选中）。同样 再指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“实际工时”命令（如 果还未选中）。 5 在视图的时间刻度部分，比较“工时”和“实际工时”域以查看每个资源的工时 的每日摘要。 3．课程：如何将实际成本和预算进行比较 您可能想跟踪项目某一阶段的成本超出或了解指定资源在某一天的成本支出。或者 只是需要知道累算的总成本。 跟踪项目成本将有助于查看在何处需要进行更改来按时在预算内完成项目，并有 助于规划未来项目的预算。 当您完成本课程后，就知道该如何输入和查看实际成本了。 3.1人工输入实际任务成本 随着任务的进展，Microsoft Project 将基于任务成本累算方式和资源支付费率来自 动更新实际成本。但如果想独立于任务的实际工时来跟踪实际成本，则可人工输入成本。 如果要人工更新成本，您必须首先关闭实际成本的自动更新，然后在工作分配的剩 余工时为零时输入自己的实际成本。 1 单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“计算方式”选项卡。 2 清除“总是由 Microsoft Project 计算实际成本”复选框。 第 16 页 共 38 页 3 单击“确定”按钮。 4 单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令。 5 指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“跟踪”命令。 6 如果需要，请按 Tab 键来查看“实际成本”域。 7 在“实际成本”域中键入您正更新成本的工作分配的实际成本。 提示 z 您可为任务设置固定成本来在任务的开始或完成时进行累算或者按比例分布 于任务的时间长度中。单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。指向“视图” 菜单中的“表”子菜单，然后单击“成本”命令。在“固定成本累算”域中， 键入或选择所需的累算方法。 z 除标准工资率外，有时工作分配的成本包括资源每次分配给任务时的固定收 费，例如设备成本、建设费、投递费或租金。通过单击“视图”菜单中的“资 源工作表”命令，然后在要更改每次使用成本的资源的“成本/使用”域中键入 新成本，可输入此每次使用成本。 3.2按时间周期来更新实际成本 通过使用 Microsoft Project 中按时间分段的域可跟踪实际成本。由于可以输入日程 中某一天或其他时间周期的信息，因此使用按时间分段的域跟踪实际成本将有助于按时间 周期来更新项目以保持其为最新状态。 1 随着任务的进展，Microsoft Project 将根据设置的累算方法来自动更新实际成 本。您必须首先关闭实际成本的自动更新以编辑实际成本。请单击“工具”菜 单中的“选项”命令，然后单击“计算方式”选项卡。 2 选中“总是由 Microsoft Project 计算实际成本”复选框。 3 单击“确定”按钮。 4 单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令。 5 指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“成本”命令。 6 指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“成本”命令。 7 指向“格式”菜单中的“详细信息”子菜单，然后单击“实际成本”命令。 8 如果要输入任务的实际成本值，请从视图的时间刻度部分选择某一天或其他时间 周期，然后在任务的“实际成本”域中键入值。 如果要输入资源的实际成本值，请从视图的时间刻度部分选择某一天或其他时间 周期，然后在资源的“实际成本”域中键入值。 提示 可以其他时间增量来输入实际成本，例如周。请单击“视图”菜单中的“显 示比例”命令，然后单击所需的增量。 3.3查看任务是否超出预算或在预算之内 如果为任务分配了固定成本或指定了资源的工资，您可能想查看成本超出预算的任 务。通过使用比较基准计划来创建预算并密切跟踪项目成本，可及早发现成本超支并相应 地调整日程或预算。 Microsoft Project 将计算每个资源的工时成本、每个任务和资源的总成本和项目总 成本。这些成本被认为是目前规划的或计划的成本，它反映项目进行中的最新成本图。 1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。 2 指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“成本”命令。 如果需要，请按 Tab 键查看“总成本”和“比较基准”域。 第 17 页 共 38 页 3 比较“总成本”和“比较基准”域中的值。 对于成本差异，请查看“差异”域中的值。 提示 z 如果要查看整个项目的总成本、比较基准和差异信息，可以显示项目的摘要任 务。单击“工具”菜单