合理制定计划

1 合理制定 一、计划的合理性及其意义 计划是未来行动纲领的先期决策。一位管理者，无论是工商企业中的 管理者，还是行政机构中的管理者，每天都要面临在一定时间内完成某项 工作的问，如果行动过程中缺少必要的计划安排，那么事情就会被搞得 一塌糊涂。因此，对于管理者来说，遇事首先进行计划再去执行是非常重 要的。制定了目标之后，围绕目标就要制定计划。时间管理上有一种说法 叫：“计划的节省是最大的节省”。就是说，只有做到了事前做计划，做 事才能有条不紊，忙而不乱。那么你怎样才能保证自己做正确的事呢？这 需要树立正确的目标，然后为这个目标制定科学合理的计划。 1．怎样的计划是合理的 “做正确的事比正确地做 事更重要。” ——卡耐基 科学合理的时间管理计划具有以下3个特点： （1）具有可操作性 可操作性，就是要求计划中使用的语言要具体、明确；在时间与任务 的安排上是合理的、可操作的。比如，“我们要用促销的方法让企业盈 利”就不够具体、明确，员工们不知道该使用哪种促销。而“我们要 用买一赠一的促销方案让企业盈利”就显得具体、明确，具有可操作性。 因此，不要为看不见、摸不着的事情做计划。含糊不清的目标在计划时是 无从下手的。具有可操作性的度量单位往往是十分精确的。比如，不说 “半天功夫”，而说“3小时”；不说“不到1个小时”，而说“45分 钟”。量化的、可衡量的计划才是可操作的，这种计划执行起来，更有助 于提高时间的利用效率。 2 合理制定计划 （2）具有灵活性 科学合理的计划具有很强的灵活 性，即弹性。在空间中整体大于部 分，在时间中却是部分大于整体。计 划越有灵活性，由未知事件所造成损 失的危险就越小，但这是要把由于使 计划具有灵活性所带来的损失与它所 带来的好处相衡量。 （3）具有明确的步骤 事情越复杂，就越有必要把事 情分成几步走，再难的工作一旦 “大事化小”就会变得容易，当 然，每一步要注意前后衔接。 2．制定合理计划的意义 制定科学的时间管理计划的 本质是将未来带到现在，这样你 就可以通过现在的行为对未来产 生影响。制定科学的时间管理计 划是为实现目标而设置的保障系 统。 时间管理计划制定得越好， 我们就越能够提高办事效率，越 能出色地完成任务，越早地实现 设定的目标。时间管理计划适用 于各个领域和群体，任何一家企 事业单位都必须对自己的生产经 营和商业活动进行规划，以确保 内部各个系统顺利运行。我们每 个人也应该在自己的生活、学习 和工作领域进行前瞻性的思考和 规划，以防被随时而来的事件弄 得团团转。所以科学的时间管理 计划会带来事半功倍的效果，对 我们会产生很多正面积极的影 响。 3 合理制定计划 科学的时间管理计划产生的正面积极影响： （1）可以帮助我们更好地认清职业目标和个人目标，更好 更快地达到职业目标和个人目标 （2）可以为确实重要的任务和目标节省并赢得时间 （3）可以整体把握所有项目、任务和活动的时间需要，更 好地预估时间和了解时间的需求，以便安排在哪个时 间段里做哪些事情 （8）可以留出充分的休息时间，以减轻身心上的压力 （6）可以合理地利用全天的时间，通过板块分类方式快速 完成有连带关系的任务，避免自己和别人及雇员空忙 （4）可以认清重要的和次要的活动及可委派的事务，并 集中力量去做确实重要的事情 （5）可以合理地安排日程，掌握时间需求，提前发现时间 不足并采取应变措施 （9）可以增加工作乐趣，使工作更有动力 （7）可以检查时间安排是否和整体运作安排的时间相符， 若有冲突，及时更正，加强团队合作 事实上，每个人从出生到死亡的时间都是差不多的，但在相同的时间 里，有些人能够做很多事情，效率很高；而另一些人却只能做很少的事 情，没有效率，就好像时间对有些人长，对有些人短一样。其实，时间对 每个人都是公平的，关键要看你怎样去规划和利用。 4 合理制定计划 二、制定合理计划的方法 制 定时间管理计划可能人人都会，但是如何制定科学的时间管理 计划的方法就不是每个人都掌握的。科学的时间管理计划是为了完成远大 目标而制定的一个计划体系，一般包括长期计划、中期计划和短期计划。 长期计划一般以年度计划来实施，年计划又可分为季计划、月计划、周计 划和日计划。而日计划、周计划、月计划、季计划的总和便是年计划，它 们累计起来的成果便是年计划的成果。通过实现一个个年计划，长期计划 也就慢慢实现了。 制定科学的时间管理计划应遵循以下的原则，具体来说，有以下几种 步骤与方法： 多年计划是对时间进行总 体规划的出发点。规划出今后 多年的长期目标，从而形成一 个多年计划。实际上，多年计 划也就是战略远景目标，就是 指一个人或一家企业所要达到 的终极目标。在制定计划时， 要把这个目标明确地写出来。 战略远景目标是制定时间 管理计划的基本依据。只有明 确了战略远景目标，下一步才 能进行战略部署，制定时间管 理计划。需要强调的是，你在确立战略远景目标时必须抱定远大的志向， 切不可贪图眼前利益而放弃长远计划，应立足长远，全面规划，统筹安 排。在制定时间管理计划时，千万不要被“我做不了大事”的思想所束 缚。只有坚定信心，你才能制定出科学的时间管理计划。 1．制定多年计划 合理制定计划 年计划能够帮助人们合理地安排一年的生活、工作和学习情况。它就 像生命的发条，使人工作有激情，学习有动力，生活有奔头。年计划应是 具体而实际的。对每个人来说内容不尽相同，但大多包括以下必须考虑的 方面：学习、工作、家庭生活、业余爱好等。 制定年度计划时，必须首先根 据你的战略远景或者终极目标，确 定在一年中的重点任务，如工作上 要做出哪些成绩，达到什么样的生 产定额；业余时间如何安排，休假 时去哪里旅游等。总之，应当遵循 “抓住重点、兼顾其他”的原则来 预算一年的时间支出。 5 季度计划是年度计划的检查工具。一年之中，你可以定期检查已过 去的时段，如有必要，对计划作出相应的改变与推迟，一个季度结束 时，你可以为以后的几个月确定方针，并决定下一个季度哪些领域的任 务要取消、推迟、加速或者更新。 月计划所考虑的任务和目标大多来自季度计划，也有可能因为生意上 的扩大或者从上个月度计划接转过来。随着计划期限的缩短，计划的精度 和准确度相应增加，从这个意义上看，月度计划会更多地考虑细节任务。 现实地安排月计划和周计划的前提是你知道还有多少可自由安排的时间。 在你的时间表中，要考虑给那些额外的，不可预知的任务预留时间，以便 从容自如地执行既定日程。 月计划可以使你合理地安排一个月内 的学习、工作和生活情况。只要不能在一 两周内完成的工作，而以年为单位又太长 的事务，都可以纳入月计划范畴。 2.制定年计划 3.制定季度计划 4.制定月计划 6 合理制定计划 周计划要求对时间管理做出更细致、更精确的安排。从月度计划出 发，你可以按规模和时间对当周所有任务和活动做 好安排。比如： ①本周应把精力集中在什么事情上？ ②什么是本周最大且最花费时间的任务？ ③哪些工作必须在本周结束或者开始？ ④本周有哪些会议安排？ ⑤本周有哪些时间用于与同事的合作？ ⑥为了应付例行事务，该做怎样的时间安排？ ⑦预留出多少时间来处理未曾预见的事情发生？等等 周计划更能体现出我们在对时间进行管理时的效率高低。 日计划是从周计划中派生出来的，作为计划的第一步，首先确定哪些 任务和活动要在当日完成，这既是指预知的和纳入计划的任务，也包括新 的、未经计划的任务。“每日计划是时间规划最后也是最重要的阶段，是 对既定目标的具体实践！” 日计划要求分步骤进行。人们每天需要做的事情很多，事情又有轻重 缓急之分、大小之别。应该先把事务的轻重缓急确定下来。把时间细分成 若干个时间段，以便把不同的活动落实到各个时段。为了安排好当前的时 间，你应在时间尚未到来之前对其分配做好准备。只有制定日计划，给每 天规定需要完成的事务，做事才能取得成效。每日事务一经决定，就要坚 决付诸于行动，不能时常中断，遇到困难就轻易改动，甚至半途而废。一 定要自觉培养每天必须完成的工作与学习定额的习惯。 在制定每项计划后，你还要根据任务的数量、性质、要求，估测并写 明完成各项任务所需的时间，然后加上合理的计划以外的时间应付突发事 件，最后为这次计划确定一个合理的完成期限。期限一旦确定，就要严格 执行，不能随便变动，努力按照规定的时间来完成任务。 以上是科学的制定时间管理计划的步骤与方法，如果你试着去做， 你将发现它确实很科学也很实用。 6.制定日计划 5.制定周计划 7 合理制定计划 三、分析 有位在上海外企从事销售工作已三年多的陈小姐，她非常热爱瑜伽运 动，想独立创业。陈小姐树立了一个目标，在五年后拥有一家差不多在八 十至九十平方米左右的瑜伽馆。陈小姐为了实现她的理想和目标，设定了 一个计划。 多年计划：五年后，拥有一家自己的瑜 伽馆，面积在一百平方米以内八十平方米以 上，启动资金大约在20万元左右，父母投资 10万元，自己积攒10万元。 年计划：因为开瑜伽馆，启动资金自己 需在五年内积攒10万元。平均每年积攒2万元。 1.整体计划 （1）储蓄计划： 每年2万元 ，平均分摊每月积攒近2000 元。 （2）： 由于每月的储蓄计划，销售工作要在原来 的考核指标基础上提升40%。 （3）学习计划： 瑜伽：因为希望在两年内取得瑜伽教练资格证，所以今年每周需用10 个小时练习（周二、周四、周五、周六、周日晚上2个小时） 英语：每周两个晚上（周一、周三晚上2个小时）学习英语，以便在 明年的上半年通过英语等级考试 心理学：每周六下午参加心理学课程（明年的下半年参加资格证考 试） （4）休闲计划：国庆长假去上海周边的城市玩上两天，放松一下。 2.分类计划 8 合理制定计划 （1）季度计划 在第一季度陈小姐实施了以上计划以后，觉得压力很大，人也很疲 惫，所以她在第二季度做了调整，如下： ◇ 储蓄计划 每月2000元不变。 ◇ 工作计划 销售工作在原来的考核指标基础上提升40%压力太大，现在把提升额 度由40%调整为20%左右，储蓄的空缺就用节约零花钱及中午在外用餐改成 自己带便当所节约的钱来补足。 ◇ 学习计划 每周10个小时的瑜伽练习时间占用过大，改成每周6个小时（周二、 周四、周五晚上2个小时），将要两年内成为教练的计划放宽到三年；英 语与心理学课程依然不变。 ◇ 休闲计划 每个月发好工资犒劳一下自己去看场电影。 （2）月计划 在第二季度做了略微调整以后，陈小姐觉得时间上宽松了许多。以下 是第二季度最后一个月的计划： ◇ 储蓄计划 每月2000元不变。 ◇ 工作计划 销售工作目标在原来的考核指标 基础上提升20%，陈小姐把这个月的整 体目标计划分解到每一周的具体销售 计划。 ◇ 学习计划 瑜伽、英语与心理学课程的学习 计划不变。 ◇ 休闲计划 除了看电影以外，这个月在第二 个和第四个星期日约好朋友逛逛街。 3.合理整理后的计划 9 合理制定计划 （3）周计划 在月计划中目标已分割成每个周期了，更 清晰了，更易于达成。以下是第二季度最后一 个周的周计划： 时间 日期 上午 下午 晚上 周一 9：00-11：00 公司会议 19：00-21：00 英语课 周二 13：00-15：00 制作一个和同事 合作的销售项目 书 19：00-21：00 瑜伽课 周三 14：00-16：00 部门会议 19：00-21：00 英语课 周四 9：30-11：00 给客户送报价 单，并面议 19：00-21：00 瑜伽课 周五 17：00 回公司开销售总 结会 19：00-21：00 瑜伽课 周六 13：00-17：00 心理学课程 完成下季度及 下月度销售计 划表 周日 14：00 约好朋友沈小姐 去淮海路 备注 本周工作重点在跟踪一个有可能在下一季产生销售量 的大客户，这样下一季的目标就完成了许多。 10 合理制定计划 （4）日计划 周计划已经详细至具体的那一天了，那么日计划就更细致到每一个时 间段。 以下是陈小姐第二季度最后一周的星期一的日计划： 时间 待办事项 9：00-11：00 公司会议 13：00-15：00 打陌生拜访电话，寻找新的客户 15：00-16：00 联系老客户，预约上门拜访的时间 19：00-21：00 英语课 我们可以清楚地看到陈小姐的日计划是以事务的重要度来安排优先顺 序的，并且落实到了具体的时间段。 计划是目标得以实现的基 本保障，是时间得以合理安排 的依据。科学合理的计划使得 我 们 省 却 了 许 多 的“无 用 功”。以时间周期的长短合理 安排计划具有灵活性、可操作 性、协调性。按照已制定计划 的步骤与方法，严格执行计 划，是成功的最主要要素。 << /ASCII85EncodePages false /AllowTransparency false /AutoPositionEPSFiles true /AutoRotatePages /None /Binding /Left /CalGrayProfile (Dot Gain 20%) /CalRGBProfile (sRGB IEC61966-2.1) /CalCMYKProfile (U.S. Web Coated \050SWOP\051 v2) /sRGBProfile (sRGB IEC61966-2.1) /CannotEmbedFontPolicy /Error /CompatibilityLevel 1.4 /CompressObjects /Tags /CompressPages true /ConvertImagesToIndexed true /PassThroughJPEGImages true /CreateJDFFile false /CreateJobTicket false /DefaultRenderingIntent /Default /DetectBlends true /DetectCurves 0.0000 /ColorConversionStrategy /CMYK /DoThumbnails false /EmbedAllFonts true /EmbedOpenType false /ParseICCProfilesInComments true /EmbedJobOptions true /DSCReportingLevel 0 /EmitDSCWarnings false 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