销售应收管理

销售应收管理培训资料 目录 21总概和设置 31.1基本设置 51.2客户卡 112.销售报价 112.1销售单据 122.2输入一个报价 132.3转换报价为订单 143.创建销售订单 143.1创建销售订单头 153.2创建销售订单行 193.3销售订单过帐 223.4创建和过帐销售发票 233.5销售过帐流程 244贷项通知单 244.1发布贷项通知单 264.2过帐贷项通知单 275退货管理 286应收款项 286.1输入现金收据 296.2核销现金收据 327定期行动 327.1催询单 337.2财务收费通知单 1总概和设置 在本节中，您将学习销售_应收款项应用区和客户卡的基本设置。 1.1基本设置 在销售_应收款项设置中，您可以根据需要设置系统销售_应收款项的特定参数。 在销售_应收款项窗口中，您可以设置某些特定规则，这些规则将在销售_应收款应用区中用到。 在销售_应收款项菜单中，点击设置->销售_应收款设置。屏幕出现销售&应收款设置窗口。 INCLUDEPICTURE "../task/translation/Local%20Settings/Temp/HS5ClipImage_3f954f6c.jpg" \* MERGEFORMAT 常规 在常规栏，您可以设置一些选项，如怎么进行计算、过帐折扣以及您想设置系统显示哪些警告等。 常规栏包括如下编辑框： · 折扣过帐-设置系统单独过帐的销售折扣类型。 · 贷项警告-设置在创建销售单据时，是否需要系统给出客户状态警告。 · 库存警告-选中此项后，可以设置某个库存物料不足时是否给出警告。 · 发票货物-您可以选中此项，使系统连同销售发票一起自动创建发货。 · 贷项通知单中的收回-您可以选中此项，使系统连同销售贷项通知单一起自动创建销售退货收据。 · 发票舍入-选中此选项时，系统会对销售发票进行精度取舍。您可以在总帐设置中对本币的舍入精度进行设置，而其它货币则在货币表中进行设置。 · 必须的外部单据编号-设置是否必须在如下情况中输入外部单据编号： 销售表头眉的外部单据编号。 普通日记帐行的外部单据编号中，是否单据类型内容是发票，是否贷项通知单或财务收费和帐目类型的内容是客户。 · 货币之间分配-设置销售_应收款项应用模块中允许分录应用在哪些范围使用不同的货币。 · 从总订单将注释复制-设置是否允许系统从总订单中复制注释到销售订单。 · 将注释从订单复制到发票中-设置是否允许系统从销售订单复制注释到销售发票。 · 将注释从订单复制到发货中-设置是否允许系统从销售订单复制注释到发货。 · 将注释从退货单复制到贷项通知单中-设置是否允许系统从销售退货单复制注释到销售贷项通知单。 · 将注释从退货单复制到退货收据中-设置是否允许系统从销售退货单复制注释到销售退货收据。 · 允许VAT差额-选中此项，系统允许手动调整销售单据的VAT金额。 · 计算发票折扣-如果选中此项，系统可以自动把发票折扣连同销售单据一起计算。如果未选中此项，可以在销售_应收款设置中选择计算发票折扣中手动计算发票折扣。 · 按照VAT ID的计算发票折扣-选中此项后，发票折扣会根据每个VAT标志符进行计算。如果未选中此项，发票折扣将在单据合计中计算。 · 必须的反向精确成本-选中此项时，说明系统不允许过帐退货交易，除非销售订单行中的应用-自物料分录中包含分录。此功能在公司结合销售退货采取精确成本回收策略时很有用。这样，销售退货被放回库存时，销售退货将根据最初销售时成本来计算价值。如果当初销售在后来增加了额外的成本，系统将分别更新销售退货的价值。 编号栏 点击编号 在编号栏中，您必须设置客户、销售单据、催询单等需要用到的编号号码串。 设置中其它选项 让我们查看设置中的其它选项。 客户过帐组-这里您可以设置在资产负债表中客户的相关分录过帐到哪些帐目中。 我们可以创建多个客户过帐组。每个客户过账组可有不同的总帐帐目或相同的已分配帐目。同一帐目有不同个组的好处是，可以用其它的方法把客户按类分组，以便于分析。例如，一个报告可能只用于显示国内客户。尽管多个过帐组可以按如上形式创建，但在客户卡中每个客户只分配一个客户过帐组。 物料收费-该窗口用于设置物料费用编码。物料收费编码是用于描述普通产品过帐组、税组代码、VAT产品过帐组和物料收费编码之间的组合关系。您可以建立您所需要的组合。物料收费是不同于实际采购价格的直接成本，如运输、打包等。相关内容后面章节再详述。 付款条件-通过付款条件窗口为每个付款条件设置代码。付款条件表在销售_应收款项和采购_应付款项中都将用到。当设置一个付款条件时，您可以设置付款到期日和折扣日的折扣比例。 付款方法-设置付款方法代码以选择不同的付款方法，如支票、现金、分期付款等。当您收到过期付款的详细分录总概时，您将用到此信息。此外，付款方法允许您给每个付款方法，如现金,创建默认的平衡总帐或银行帐目。此项用于现金销售客户而不适用于一般帐目的可接受程序。 备注 当您给销售订单或销售发票过帐时，系统将创建一个客户发票分类帐分录。如果销售订单或销售发票包含有默认平衡帐目的付款方法，系统也将过帐并完全地把付款客户分类帐分录应用到发票客户分类帐分录。这就是系统如何处理现金销售。 当您过帐一个销售贷项通知单时，系统将创建一个贷项通知单客户分类帐分录。如果销售贷项通知单包含有默认平衡帐目的付款方法，系统将不会过帐并核销退款客户分类帐分录到贷项通知单客户分类帐分录。退款必须通过现金收据日记帐或普通日记帐手动地输入。 催询单条件-用本窗口为催询单条件设置代码。每行就是一个用代码标记的催询单条件。您可以根据需要设置任意多数量的代码。您将在本章后面学到催询单的更多内容。 财务收费条件-用本窗口设置财务收费计算的情况。每行包含一组用代码标记的财务收费条件。您必须设置一个代码来代表每一种财务收费计算情况。您将在本章后面学到财务收费通知单的更多内容。 客户价格组和客户折扣组-您可以为指定客户设置价格组和折扣组。当需要最少化数据录入时，价格组和折扣组提供了很大的灵活性。在财务管理培训资料中您可以学到价格和折扣方面的更多内容。 1.2客户卡 通过客户卡来设置您所有客户的信息。首先您必须为每个客户创建一个客户卡片，用于输入基本信息，如名称、地址、折扣率。 在销售_应收款项菜单中，点击客户，客户卡窗口显示如下： 在客户卡中，我们可以看到一个客户所有的有效信息。注意，每个客户卡片有多个有效栏。这样就可以把相似的信息放在同一栏中而不会使屏幕混乱不堪。当销售单据创建时，销售单据表头中的客户信息将从客户卡片中获得。 客户卡包含客户和销售按钮： · 客户按钮-用于显示该客户的更多信息，如客户维，也用于访问所有客户的清单。 · 销售按钮-用于显示该客户不同销售单据如标准发票折扣、行折扣和以及客户相关的价格等。 常规 在常规栏里，您可以看到客户的一般信息。我们对如下编辑框进行说明： 国家代码是用于设置客户VAT登记号的格式。您也可以用国家代码在客户清单表中对客户进行分类。例如，通过国家代码过滤您就可以看到所有的德国客户。 搜索名称-在此可以设置一个可以用于搜索的客户附加描述名。默认值是系统复制的客户名。 信贷限额（LCY）-您可以为该客户的销售交易设置一个本币的信贷限额。如果有一笔新的交易将超过本信贷限额，系统会出现一个警告。 冻结-该选项冻结该客户的所有交易输入。例如，它可以防止了销售员跟有异议的客户进行订单处理。 服务区域代码-该编辑框包含了客户所在服务区的代码。您可以在服务区表中设置服务区代码。这些服务区把公司的市场按地理位置分成不同的区域。如东部、西部等。 通信 点击通信栏 您可以在通信栏输入客户的通信资料。 在电话号码旁边您可以看到打电话按钮。如果客户在关系管理应用区也作为联系人进行了登记，点击按钮时，将出现打电话向导。当您在向导中点击完成时，系统自动在交互日志分录栏记录电话，以作为交互信息。 在通信栏，您也可以看到电子邮件编辑框，您可以输入客户的电子邮件地址。邮件地址可用于直接传送报价、订单、发票和（或）报表给客户。 您可以在Internet中通过点击超链接按钮来直接访问您所要访问的网站。您也可以在客户、供货商、银行帐目、潜在客户和联系人窗口中的相关编辑框中找到主页的超链接铵钮。 开发票栏 点击开发票栏： 在开发票栏，您将找到与客户销售交易的过帐和开发票相关的编辑框。 票据-到客户编号-有可能当您向该客户发货时，您要把发票开给另一个客户。在这种情况下，在此输入要开发票的客户编码。系统将在报价、订单、发票和贷项通知单中输入此代码，作为默认值，您可以更改该值。 发票折扣代码：当您新建一个客户卡时，系统将自动在此输入该客户编码。您为客户创建的任何标准发票折扣将用该代码来分配。 客户过帐组-该编辑框用于选择过帐组，该过帐组用于决定该客户的销售交易要过帐到的资产负债表的应收款帐目，客户的销售交易将过帐给该帐目。据内部资料，客户过帐组广泛地按客户的地理位置（国内、国外）来划分。 普通业务过帐组-您用此编辑框来选择过帐组，这些过帐组用于决定客户交易要过帐到的收入帐目。通常情况下，普通过帐组可广泛地按客户地理位置来划分（全国性的、欧洲区的、出口）。 VAT业务过帐组-用该编辑框来选择过帐组，这些过帐组用于决定客户销售交易要过帐到的VAT帐目。通常情况下，VAT业务过帐组广泛地按客户地理位置来划分（全国性的、欧洲区的、出口）。. 价格组代码：在物料价格窗口，您可以输入物料的单位价格，它们因不同的价格组而不同。如果客户属于某一特定的价格组，系统将用价格组中适当的单位价格应用于报价、订单和发票，而取代物料的标准单位价格。 允许行折扣-选中此项，当给定价格时系统将计算行折扣。 含VAT的价格-您可以选择在销售行和销售报告中您是否希望该客户的单位价格含VAT或不含VAT。 付款 点击付款 在付款栏中，您可以输入如何处理客户付款的方法和代码。 用应用方法来告诉系统您想如何核销从客户收到的付款。有两个选项： · 手动-只有在您指定了一个单据时，系统才会付款。 · 应用到最早-系统将付款核销到最早的过期发票中。 付款条件代码用于选择时间期间，在此期间内该客户必须付款其过期发票，或选择如果早付款对客户是否会有付款折扣。付款方法代码用于记录该客户是付款现金、支票、银行转帐或其它付款方式。允许付款宽限用于决定当您核销客户付款到其过期帐目时，是否允许一些宽限。 如果您要用催询单和财务收费通知单特性，当生成该用户这些单据时，您也要选择合适的代码来使用。您可以记录是否客户收到已打印的应收款项和上次报表数。 在本章后继中，您将学习如何应用应付款项和建立催询单和财务收费通知单。 发货栏 点击发货栏 要发货栏中，您将看到和发货方法相关的所有信息。 位置代码：如果该编辑框包含了一个位置代码，系统将在您开发票给客户时提示物料来自一个特定的库存位置。 储备-在此，您可以设置是否允许系统为该客户准备预留。 货运通知-选择该客户发货方式是接受订单的分批发货还是一次性发货。 运输代理商服务代码-此项包含作为该用户默认发货代理的代码，用于显示发货代理。 发货时间-此项包含了客户的发货时间。即，从仓库中生成发货订单到订单按客户地址发送到客户的时间。系统用系统时间来计算销售订单的发送日期和承诺发送日期。 外贸 点击外贸 货币代码允许您给供货商设置一个默认货币代码。此数值会被复制到您为该供货商创建的日记帐和单据中。然而，也有可能覆盖单据和分类帐中的货币代码，以用于按多种货币方式给供应商分录过帐。 语言代码用于设置物料文本、催询单文本和其它文本的语言代码。 VAT登记号：输入您客户相应的VAT登记号。系统结合您在系统中设置的国家特定VAT登记号格式来检查该编辑框。 商务端口 点击商务端口栏 在这里，您可以输入和商务端口功能相关的信息。 练习1 新建一个客户 新建一个客户卡并输入如下信息： 客户名 北京克拉斯 地址 1 Rose Street 邮编/城市 GB-B27 4KT/Birmingham 国家代码 GB 搜索名 Furniture 普通业务过帐组 NATIONAL VAT业务过帐组 NATIONAL 客户过帐组 DOMESTIC 应用方法 Manual 付款条件 Net 1 Month/8 days2% 2.销售报价 在本节中，您将学习销售单据，输入一个销售报价并把报价转换为一个销售订单。 在系统中，销售订单可以来源于销售报价建。一个销售报价可以作为销售订单的初始数据来源。同样销售发票可以来源于销售订单。 2.1销售单据 系统的销售单据有两部分-销售单表头和销售单表体。销售单表头是销售单据的上半部分，而销售单表体是下半部分。 销售单表头 销售单表头包含四栏： 常规栏-包含销售单据的客户详细资料和有关日期信息。 根据客户状态，当您输入销售单据时，可能会出现如下警告： · 如果客户当前余额高于客户的信贷限额时，系统将出现信贷限额警告。 · 如果客户出现过期发票，系统将出现一个过期余额警告。 开发票栏-包含销售单据有关开发票的详细资料。当用户选择某一客户时，系统将自动地输入本栏的大部分信息。 发货栏-包含销售单据有关发货的信息。 外贸栏-包含外贸交易的相关信息，如发票的使用币别。 销售单表体 销售单表体包含了该销售单据出售给客户的实际商品或服务。 2.2输入一个报价 下面输入一个报价： 1、 在主菜单中，点击销售_应收款项。 2、 点击报价，出现销售报价窗口。 3、 按F3来创建新的报价，按回车使报价编号由系统自动产生。 4、 在售-至客户编号中，单击帮助按钮，选择编号为20000， James Dailey Pte Ltd 的客户。 此时，如果出现该客户余额过期警告，点击是。 5、 在第一个报价行的类型选项中选择物料类型。 6、 编号中，选择项目号为80100-打印纸，并点击确认。 7、 在位置编辑框，选择仓库GREEN作为您存放打印纸的仓库。 8、 在数量栏中，输入10。 从物料卡得到的销售单价将出现在行中，并和数量和折扣进行总价计算。 现在，您已经创建了一个新的销售报价。 2.3转换报价为订单 当客户决定订购时，您可以把该销售报价直接转成销售订单。 1、 在销售报价窗口，点击制作订单。 2、 点击是，就把一个销售报价转换成一张销售订单了。 3、 点击是，跳过过期金额警告。 转换完成后，您将收到一条消息，告知您该报价已转换成订单以及系统收到的该订单编号。 4、 记住订单号，因为您在今后处理订单时需要用到。 5、 关闭销售报价窗口。 找到我们刚才创建的销售订单: 1、 在销售_应收款项中，点击订单。 2、 按F5显示订单列表。在列表中查看最后一张订单，这就是您刚才转换生成的订单。您可以通过在转换报价时您记住的编号来检查。 3、 点击确认来选择订单。 练习2 创建一个报价并转换成一张订单 现在您将创建客户20000，John Haddock Insurance的报价，用编号为70000 Side Panel，数量为100的报价。 然后把该报价转换成一个订单。 3.创建销售订单 在本节，您将学习订单的相关知识。特别是创建销售订单表头、销售订单表体和如何记录在销售单据中的物料收费。 3.1创建销售订单表头 要输入销售订单，您可以从客户栏获取客户信息，来输入销售订单表头中 ，然后创建订单表体内容。 1、 在销售_应收款项菜单中，点击订单，销售订单窗口如下。 2、 按F3创建一张新的销售订单。 3、 按回车让系统自动分配订单编号。 4、 给此订单分配客户。可以三种不同的方式进行： · 假设您已知道客户编码，您只需在编号框中直接输入客户编号。 · 您可以在售-至客户编号中输入客户查找名的头几个字母。 · 点击售-至客户编号旁边的帮助按钮，用来查看客户列表和您要查询的客户（也可以按F6）。此处客户列表和前面提及的客户卡中的客户列表是相同的。 5、 从客户列表中选择编号为20000，James Dailey Ltd的客户，并确认。 6、 出现警告时，点击是。 7、 系统用工作日期填写单据日期、订单日期和过帐日期。在本例中，这些编辑框将保持原状。 3.2创建销售订单行 销售订单的详细情况将输入在这页的下半部分销售表体中。 一些更重要的编辑框和其用途如下： 类型 输入行类型。 有效类型包括： · G/L帐目-此设置允许该销售行直接从G/L帐目中选择。 · 物料-此设置允许该销售行从库存列表中选择取物料。 · 资源-此设置允许该销售行从资源列表中选择。 · 固定资产-此设置允许该销售行从固定资产列表中选择。 · 费用（物料）-此设置允许销售行从物料费用列表中选择，在本章后面有更详尽的介绍。 如果您保留为空，您可以在说明编辑框输入文本（但不能再使用其它编辑框）。您可以输入最多50个字符。如果您想添加上面销售行的注释，这将十分有用。 本例如下操作： 1、 点击类型旁边的帮助按钮，并选择物料。 编号： 您可以输入总帐帐目编号或物料编号，它决定于您在类型中选择的内容。例如，类型如果是总帐帐目，那么编号编辑框在点击上标箭头后将显示总帐帐目的列表。如果保持类型为空，您也可以用标准文本代码。 2、 在编码编辑框，点击帮助按钮，从物料列表中选择编号是70000的物料，并点击确认。 注意，如果您选择了物料编号，那么，系统已自动完成了说明、度量单位、单位价格和行折扣编辑框。系统基于客户和物料卡中的信息复制或计算出数值。 3、 在数量栏，输入10。 行金额编辑框一旦完成数量输入，也已完成。系统用数量和单位价格来计算该行金额。 您也可以看到当数量输入后，发货数量和开发票数量编辑框也以相同的数量填写。这两个编辑框描述了当订单过账后，待发货或开发票的数量。如果您需要分批为订单发货或开发票，您可以在过账前减少这些数量。一张订单可能需要多次发货和发票来完成订单。在过账订单后，如果订单未完成，已发货数量和已开发票数量两个编辑框将显示实际已完成的订单数量。 4、 以物料7001和数量10输入新的一行。 让我们学习如何分配物料收费给该订单。 物料收费 您已经十分清楚发运已销售物料的所有费用可能对您的公司至关重要，并且也已知道采购物料的固定成本。在系统中，您可以输入物料收费，如输入运费和办理费用到系统中，并把它们和已售物料相联系。这样，您就可以建立销售和运送物料的切确费用，也可以把公司的开支分担到相关的成本区中。 您可以增加物料收费到您的销售订单中。物料收费和销售相联系的例子如从仓库到客户的运费、保险和其它直接与物 料相关的费用。当一张销售订单中已包含了一项物料收费，您需要和客户就销售额外费用承担进行协商。 在增加物料收费到您的销售订单前 ，您必须在物料收费窗口列表中建立物料收费编号。 打开物料收费窗口，在销售_应收款项菜单中，点击设置->物料收费。 用该窗口来建立物料收费编号。 物料收费编号是普通产品过帐组、税组代码、VAT产品过帐组和物料收费编号之间的组合。您可以设置任何所需要的组合。 在组合中，您必须创建有物料收费要过帐到的普通产品过帐组和VAT产品过帐组。 对于已创建的编号为20000的客户销售订单中，我们将为销售订单增加销售运费一行： 1、 在第三行类型中选择收费（物料）。 2、 在编号旁边点击帮助按钮，并选择S-FREIGHT费用。 3、 在数量中选择1。 4、 在单价额外EXCL.GST中输入50.00. 5、 点击待指定数量旁边的帮助按钮，屏幕将出现项目收费分配（销售）窗口。 假定运费只和物料70000的发货有关。 6、 在第一行待指定数量中输入1，关闭窗口。 注意系统用运费金额填写在已指定金额栏中。 7、 关闭窗口。 8、 订单已完成，如下： 在过账前，请再仔细查看该订单的所有内容。 9、 按F9。 该销售订单统计窗口给出了订单的所有总计金额。 10、 按ESC关闭窗口。 现在您就可以过帐该销售订单了，这些内容在下一节中介绍。 订单承诺功能 随着电子技术加快了交易的数量和速度，许多公司发现他们不得不办理一些小订单和一些苛刻和挑剔的客户。在这种情况下，能否给客户提供订单发送的准确信息和正确评估供货商发货的订单收据变得十分重要。 在NA中，日期计算功能和订单承诺特性是管理销售订单的基础。系统将以有效的日期计算，以使发送和发货日期与客户要求的日期相吻合。 系统以两种概念进行操作： · 有效承诺（ATP）和 · 尽力承诺（CTP） ATP是用于与日期计算功能相一起使用的，并且是基于库存存储系统。当ATP功能被使用时，系统根据计划生产、采购、运输和销售退货，进行公司库存的未确认（未授权）部分的有效性检查。根据物料的有效日期，计算客户发货日期。 CTP用于生成“如果将会”的假定情形。如果库存中已经没有库存物料并且没有预计入库订单，系统可以根据正在生产、采购或从其他位置调拨来的计算最早的物料有效日期。根据物料的有效日期，系统计算客户的发送日期，为该日期创建订单行并存储到库存中。CTP功能包括计算中注明的产量约束，并且它可能与生产安排、制造、运输和 采购计划相集成。CTP的水平很大程度以决定于在能力计划引擎中所选择的模式。 通过日期计算功能，公司也可以预计出有关供应商采购订单的期望收货日期。 要学习更多的关于系统支持公司的客户订单承诺和评估采购和运输订单收据，请查阅分销课程。这里只是向您提示NA具有这方面的功能。 3.3销售订单过帐 完成了销售单行项，就可以进行销售订单过账了。 1、 点击过帐 在过帐订单前，可先运行测试报告，您将发现是否在分录处理过程中存在错误。您也可以在过帐时点击过帐并打印来同时打印出一张发票。 2、 点击过帐。 需要作如下设置： Ship-如果您用此设置过帐，更新订单是用来反映物料已确定被送到了 客户但发票尚未发送。系统创建的是已过帐发货。 Invoice-如果您用此选项来过帐，更新订单是用来反映物料已开发票。系统创建的是已过帐发票。您也可以在订单发货后给订单开发票。如果订单都已经开了发票，则该订单将被删除。 Ship and Invoice-如果您用此设置过帐，订单在一项交易中同时完成发货和开发票事务。系统创建的是已过帐发货和已过帐发票。如果订单都已经开了发票，则该订单将被删除。 3、 点击选择Ship and Invoice,并按确认。 如果您给订单都开了发票，过帐后便会被删除。 4、 关闭订单窗口。 通过查看已过帐发货和已过帐发票，您可以看到已过帐发货和已过帐发票的订单。 已过帐发货 在销售_应收款项菜单右边列中，我们将查看选项已过帐发货。 您用该窗口来查看已发货的销售订单。窗口和销售订单十分类似，但它包含发货的附加信息。附加信息栏中它包含了各种发货的信息，和已发货物料的详细行。 1、 点击已过帐发货。 2、 按F5显示已过帐发货列表。 3、 查看列表底部，选择您刚刚创建的已过帐发货，点击确认。 您将看到我们刚创建的发货。 也有一个销售发货统计窗口，用于查看发货数量。 4、 按F9 5、 关闭销售发货统计窗口。 6、 关闭已过帐销售发货窗口。 已过帐发票 用已过帐销售发票窗口可以查看已过帐和已发货的销售发票。窗口和销售发票十分相似。发票附加栏中它包含发票各种类型信息和已开发票物料的详细行信息。您不可以更改窗口中字段信息。 1、 点击已过帐发票，屏幕将显示已过帐销售发票窗口。 2、 按F5显示已开发票的列表。 3、 查看列表底部，选择上次的已过帐发票，点击确认。 如下是刚才您创建的发票。 4、 按F9打开销售发票统计窗口。 您可以看到发票的VAT的详情，以及数量和金额信息。 5、 关闭销售发票统计窗口。 6、 关闭已过帐销售发票窗口。 练习3 创建和过帐销售订单 为客户10000创建销售订单 客户将订购物料70100，数量是100.订单包含销售运费35.00本币。 创建订单后，您必须过帐订单的发货和发票。 过帐日期使用01/25/01。 您可以在附录四中找到练习的实现步骤和。 3.4创建和过帐销售发票 您也可以不用先创建订单就创建发票。 您只能在确认客户要求的物料有库存时才可以这样操作。 1、 在销售_应收款项菜单中，点击发票，系统将显示销售发票窗口。按F3创建新的发票。 创建新发票过程和创建报价、订单类似。在输入发票表头以及行信息后就完成了发票的创建。 2、 发票填写完毕后，点击过帐->过帐来过帐发票。一个已完成的发票如下： 从销售发票窗口中过帐一个发票常创建一个已过帐发票。这只有当销售_应收款项设置窗口中的按发票发货作了标记时，才创建已过帐发货和已过帐发票。在此，没有和订单相关的过帐设置。这是因为您不能给一个未发货的发票过帐。 3.5销售过帐流程 销售订单和发票有一系列的过帐程序，这些过帐程序在过帐其信息给一个或多个分类帐的过帐过程中使用。这些过帐程序的目的就是通过适当的日记帐将一个订单或发票过帐到适当的分类帐。这是通过转换数据到日记账，然后通过自身功能过帐分类帐来完成的。正是由于系统的数据统一结构，过账功能才得以完成。下面图表描述了销售过帐流程： 4贷项通知单 在本节中，您将学习贷项通知单，特别地处理贷项通知单以及过帐贷项通知单。 一个销售贷项通知单可用于由于销售订单处理出错向客户提供的赔偿，以及纠正一张出错发票。贷项通知单通过提供一个反向的对具有错误信息的发票交易的方法，方便您对应收款项的管理。我们可以使用一些有效的功能，使创建贷项通知单更加简单。 4.1发布贷项通知单 1、 在销售_应收款项菜单中，点击贷项通知单，屏幕显示贷项通知单窗口。 2、 按F3和回车创建一个新的销售贷项通知单。 您将发现销售贷项通知单也是一个销售单据，和销售订单、发票具有相同的特点。单据表头信息是公司信息，来自客户卡片。行是从原始交易的已过帐销售发票行信息中复制的。 3、 点击功能->复制单据。 4、 在单据类型中选择已过帐发票。 5、 点击文件编号旁边的帮助按钮。屏幕将出现已过帐销售发票窗口。 6、 选择客户20000 James Dailey Ltd的已过帐发票，编号103007，点击确认。 7、 选中Include Header选项，Recalculate Line保留为空。 复制销售单据窗口如下： 8、 点击确认。 您将看到贷项通知单单据已经用已过帐销售发票中的信息进行了填写。 4.2过帐贷项通知单 在本例中列举一种情况，让我们假设已经订购桌子不是客户真正想要的物料。客户把该物料退回。我们现在过帐刚才创建的贷项通知单。 1、 点击过帐->过帐。 2、 点击是确认您想过帐的贷项通知单。 3、 关闭贷项通知单窗口。 您将看到刚才在已过帐贷项通知单窗口中过帐的贷项通知单。 4、 在销售应收款项菜单中，点击已过帐贷项通知单。 5、 按F5，在列表中选择上次已过帐销售贷项通知单并点击是。 以上便是您刚才创建的贷项通知单。 6、 按F9查看销售贷项通知单统计。 您可以看到贷项通知单的VAT详情以及数量、金额信息。 7、 关闭销售贷项通知单统计窗口。 8、 关闭已过帐销售贷项通知单窗口。 如果一个客户也在关系管理应用区作为一个联系人被记录，并且如果您已在关系管理设置窗口设置了一个销售贷项通知单的交互模板代码，当您点击打印来打印销售贷项通知单时，系统将在交互日志分录表中自动记录一个交互记录。 练习11 创建并过帐一个贷项通知单 对单据编号为103014，客户号47563218，klubben的已过帐发票创建并过帐一个贷项通知单。 您将在附录四中找到本练习的实现步骤和方案。 5退货管理 和贷项通知单相关的是NA的退货管理细则。对于许多批发商和分销商，销售退货是其客户服务策略的标准服务项目，其直接影响客户对服务水平的评价。及时退货信誉、修理/淘汰已损物料和更换弄错的物料，是客户认为应享有良好服务的退货处理项目。让客户感到退货处理程序越周到和越高效，公司就越有可能留住该客户。 从公司的前景来看，退货相关的内部处理程序会显得相当广泛。在大多情况下，公司需要调整客户（或供货商）余额；计算附加成本；更新库存数量和价值。除此之外，他们可能也需要检查退货物料，并把退货物料送回供应商修理等。这些程序范围包括诸多因素，如客户要求、退货原因、物料类型、价值、损坏原因和业务特定流程的操作常识。 程序的处理包含许多不同的环节，这些环节由许多不同部门的员工来完成，他们包括销售人员、仓库职员、薄记员、采购员和检验员等。虽然逻辑上是相关联的，但是这些环节未必操作上互相依赖。例如，在一个已损物料退货前，已损物料的替换品可先给客户发货。类似地，在公司检查到并同意退货前，可以对客户的退货记入贷项。在这种多手续的情况下，问题的挑战就是保证所有的退返相关程序能及时完成，并对可能存在的问题很快地解决。 由于退货程序范围的复杂，公司处理这些程序的费用会很现实。为了控制成本，公司应优化其退货管理程序。 销售退货订单管理和采购退货订单管理细则给公司提供了一个最佳的解决方案，通过最佳性价比的方式处理客户和供应商退货策略来尽力达到及时客户响应服务。特别地，该应用提供了一项功能，其功能如下主要特性： · 快速应对客户要求 · 灵活性 · 可跟踪和浏览 · 至供应商退货程序的自动化 负责与客户接触的人员就可以根据客户登记他们协议的详情了，主要是通过一个分录处理退货和后续退货处理相关的信息。 关于NA退货管理功能的特性的更多资料和更深详情，请参阅分销。以上提及的退货管理内容，只是让您清楚NA中具有此功能。 6应收款项 在本节，将向您介绍系统帐目应收款项的一些特性。您将学习如何输入和核销客户现金收据和进行客户现金退款。本节也包含了应付款折扣的简要介绍。 6.1输入现金收据 当一个客户付款其发票时，系统必须创建一个分录以记录发票已付款。在系统，您可以使用现金收据日记帐来输入客户付款。在此日记帐中，它只是一种但不是必须输入客户付款日记帐方法。您也可以在总帐的普通日记帐中进行此操作。现金收据日记帐窗口和之前您使用的普通日记帐窗口作用相同。 输入一条分录的现金收据（发票）： 1、 在销售_应收款项菜单中，点击现金收据日记帐。屏幕显示现金收据日记帐窗口： INCLUDEPICTURE "../task/translation/Local%20Settings/Temp/HS5ClipImage_3fa287dd.jpg" \* MERGEFORMAT 2、 在批名称编辑框中，选择普通，点击确认。 现在我们把现金收据核销到发票中。 3、 过帐日期，输入01/25/01。 4、 在单据类型中选择付款。 注意 如果您想结合分录核销来让系统计算的应付款折扣，您必须选择应付款。 5、 单据编号是由系统在单据编号中创建。举例中会提及。 6、 帐目类型，既然要付帐款的是客户，选择客户。 7、 帐目编号，输入客户号为20000，James Dailey Ltd. 8、 保持金额编辑框为空。但也可输入已收金额。对于有帐目类型应付款的现金收据日记帐，该编辑框必须输入一个负值。 现在我们需要告知系统哪些总帐帐目可以接收正值或借方 。一般而言，它是一个现金总帐帐目或银行帐目。 9、 平衡帐目类型中，选择银行帐目。 10、 平衡帐目编号中，选择WWB-OPERATING。 6.2核销现金收据 现在我们将处理系统中已有发票的付款。 11、 应用-至单据类型中，选择发票。 12、 应用-至单据编号中，点击旁边的帮助按钮，打开应用客户分录窗口。该窗口包含所有客户的未结清分类帐分录的清单。未结清选项被选中时，客户分类帐分录将被打开。 现在开始给一张发票付款。 13、 选择单据编号为103024的发票分录，点击确认。 在现金收据日记帐窗口中，您将看到发票编号已输入到应用-单据编号编辑框以及金额编辑框已经被填写。既然这是一项应付款，金额为负数。既然金额是负数，客户帐目将被记入贷方，并且银行帐目也将被记入借方。 14、 点击过帐->过帐来过帐该行。 15、 点击接收过帐，并关闭现金收据日记帐窗口。 16、 在销售_应收款项菜单中，点击客户并选择客户20000的客户卡。 17、 按CTRL+F5打开客户分类帐分录窗口。 18、 您将看到应付款的客户分类帐分录已创建。打开栏为空，说明会应付款已核销完毕。 19、 当您查看单据编号为103024的发票分录时，您将看到打开栏未标记。且发票分录也已核销。 20、 关闭客户分类帐分录和客户卡窗口。 当您输入应付款时，金额无需与发票金额相同。您可对发票金额进行分期核销。当您进行此操作时，您必须输入金额并把应付款核销到发票。您也可以核销现金收据到客户分类帐作为一个打开的现金收据，无须指定发票用来核销。以上例子是核销到销售发票付款的最容易的方法。 练习12 收款并过帐 您已从客户30000，John Haddock Insurrance Co.中收到发票00-15的全部应付款。用WWW-operating作为平衡帐目，工作日期作为过帐日期。 您可以在附录四中找到本练习的实现步骤和方案。 输入和核销退款 在上个例子中，我们用一个应付款核销一个未结清的发票分录中。在应付款全部与发票核销完后，发票的客户分类帐分录的打开编辑框将为空。发票不能再核销到其它客户分类帐分录。 假设如下情形发生： 您已向某客户发送了一些物料，并向客户开了发票。客户尚未收到该物料，但很快为了争取应付款折扣先付款了。您输入应付款并核销了发票以使应付款和发票分录不再开放。客户收到物料后，他们发现货物已损坏，并要求退回。在系统中您输入一个贷项通知单来记录退货。如果发票未付款，当您过帐贷项通知单，您将核销贷项通知单到发票。然而，在这种情况下发票已核销并且已不能再核销到贷项通知单。 这种问题可以以两种方法解决： · 贷项通知单在下一个对客户销售之前是保持开放的。贷项通知单然后将核销到新发票中。该做法类似于零售商店提供的物料交换或物料替换的观念。 · 如果客户要求尽快解决问题或可能没有将来销售发生，您可以过帐一个退款并核销到贷项通知单。 退款也是用现金收据日记帐窗口输入的。输入和核销一个退款的流程和输入和核销一个应付款一样，仅有如下差别： · 单据类型必须为退款。 · 在现金收据日记帐窗口中，金额编辑框的内容为正值。这样，客户帐目将被记入借方，并且现金总帐帐目或银行帐目将被记入贷方。 · 在应用客户分录窗口中，您将核销退款到打开的贷项通知单中。 和应付款类似，当输入退款时，金额无须和贷项通知单相吻合。您可以分批核销退款金额到贷项通知单。您也可以过帐一个退款到一个客户分类帐作为开放退款，无须指定一个贷项通知单来核销退款。然而，在退款情形下，最有可能是在他们被过帐时会被核销。 应付款折扣 在您使用系统的应付款折扣特性前，您必须为客户和供应商设置应付款条件和应付款折扣帐目。条件是在付款条件窗口中设置的。帐目在如下方式之一下设置： · 普通日记帐设置窗口中的应付款折扣帐目 或 · 客户过帐组和供应商过帐组中的应付款折扣帐目。 发票应付款如在发票的应付款折扣日期之前被核销并过帐，应付款折扣将生效。 如果您在过帐应付款时，核销应付款到发票中，系统用折扣金额减少在应付款日记帐中的金额。 如果您未核销就过帐应付款，您必须按特定的程序处理才能保证应付款折扣已正确计算。该内容会在后面的财务管理教程中重点提到。 查看特定分录中的应付款折扣是否已计算，您可以用详细客户分类帐分录窗口。该窗口显示了所有已过帐分录和与特定日记帐分录相关的调整的摘要。因此这就是为什么特定的帐目不仅结合折扣，还有精度取舍和货币交换调整来创建某一特定帐目的分录。详细的客户和供应商分类帐分录在财务管理教程中有更详细的介绍。 备注 详细的日记帐分录提供了所有的信息并不会被系统改变。客户和供货商的分类帐分录的跟踪是容易和完整的。客户和供货商分类帐分录之间直接关系就生成了。 7定期行动 在本节中，您将学习定期行动，特别是催询单和财务收费通知单。 7.1催询单 在大多情况下，您需要一个催询系统。因为您不可能指望所有客户都按时付款。催询单就是这样一个单据，用来提醒您的过期的应收帐目的客户。 催询单功能是基于每个客户的核心数据。当为您的客户创建催询单时，系统提供给您广泛选项，如应用大量的预定义文本选项，灵活的利率和其它费用。您也可以选择利息和（或）费用是否过帐给相关的总帐和客户帐目。 让我们试着创建一张催询单： 1、 在销售_应收款项菜单中，点击定期行动->催询单。 在催询单窗口中，点击功能，并选择创建催询单。 2、 在选项栏，选中Only Entries with Overdue Amounts选项。 3、 点击确认。 4、 在催询单窗口，按F5并从已创建列表中选择第一个催询单。 5、 按F9查看催询单统计。 6、 关闭催询单统计 7、通过点击发布->发布该催询单。 8、按确认来发布催询单 9、 关闭催询单窗口。 7.2财务收费通知单 财务收费通知单是一张包含在过期帐目单据上计算利息的单据。用此单据提醒客户过期帐目金额已经按利息有所增长，您可以在催询单中计算并打印利息。 1、 在销售_应收帐款菜单中，点击定期行动->财务收费通知单。 2、 在财务收费通知单窗口中，点击功能->创建财务收费通知单。 3、 点击确认。 4、 按F5并从列表中选择首张财务收费通知单编号。 5、 点击发布->发布，发布财务收费通知单。 6、 点击确认以发布财务收费通知单通知单。 7、 关闭财务收费通知单窗口。 复习问题 现在，您已经对NA的销售_应收款项模块中所含的功能有一个基本的了解。如下是一些问题帮助您复习刚刚涉及的内容。未提供问题的答案，这是作为学习的帮助。 1、 当创建 一项销售订单时，会出现哪三种可能的警告信息，并且每个警告信息设置在哪里出现？ 2、 和客户过帐组相关的主要帐目是___？（填空） 3、 列出6个与销售_应收款项设置可能有关的编号号码串。 4、 如果您输入一个客户的价格组代码，将会发生什么？ 5、 生成一订单，您必须创建报价吗？ 6、 过帐销售订单的三个选项是什么？在什么情况下使用它们？ 7、 您可以不创建订单就开发票吗？ 8、 输入应付款要用到什么日记帐？必须使用吗？ 9、 在您使用应付款折扣特性前，需要先设置什么？ 10、 在客户、供货商分类帐分录和总帐分录之间有没有直接联系？