酒店会议安排一览表

酒店会议安排一览表 2009年08月04日      来源：《会议》杂志    点击：1951 文 | Milton T Astroff  James R Abbey | 编译 | 宿荣江 　　 　　 　　１、出席人数 　　 会议预计出席总人数 　　２、日期 　　 □ 团队到会日期 　　 □ 团队离会日期 　　 □ 最后订客数目确定期限 　　３、住宿 　　 □ 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房 　　 □ 与会者的客房入住价格 　　 □ 客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间 　　 □ 客房预订复印文件 　　４、免费设施与套房 　　 □ 会议接待室－价格 　　 □ 酒吧、小吃部等的开放时间及日期 　　 □ 预订会议接待室客人的姓名、地址及电话 　　 □ 检查房间、小费 　　５、宾客 　　 □ 是否已邀请地方要人并收到回函 　　 □ 随邀请函赠送入场券 　　 □ 安排发言者及当地要人的交通往返 　　 □ 是否提醒每位发言人做好发言准备 　　 □ 安排迎接贵宾入场 　　６、设备及设施 　　 □ 置于贵宾席上的专用便笺 　　 □ 饭店提供的设备名单及使用价格 　　 □ 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志 　　 □ 照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员 　　 □ 舞台－面积大小 　　 □ 黑板、法兰绒板、磁板 　　 □ 图表架及板架 　　 □ 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板 　　 □ 扩音设备－麦克风，其型号及数量 　　 □ 录音设备、操作人员 　　 □ 幻灯设备、灯光控制、操作人员 　　 □ 特殊花卉及植物 　　 □ （已调好音调的）钢琴、风琴 　　 □ 电唱机、唱片 　　 □ 打印服务 　　 □ 表演者化妆室 　　 □ 停车及修车设施 　　 □ 装饰品－检验其是否符合消防要求 　　 □ 特殊设备 　　 □ 额外服务的总体价格书 　　 □ 电话 　　 □ 摄影师 　　 □ 速记员 　　 □ 旗帜、横幅、标语 　　 □ 广播及电视 　　 □ 实况转播及操作费用 　　 □ 闭路电视 　　７、会议 　　 （会议前检查事项） 　　 □ 提供会场平面示意图 　　 □ 每次会议的正确日期和时间 　　 □ 每一次的会议室：其租金数额 　　 □ 会务筹委会总部 　　 □ 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌 　　 □ 错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅 　　 □ 演讲台－大小 　　 □ 每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对） 　　 □ 其他特殊要求（即将开会前核对以下事项） 　　 □ 确保会议室已开放并配备了工作人员 　　 □ 座位已按要求摆放 　　 □ 会场座位充足 　　 □ 制冷、加热糸统运转正常 　　 □ 扩音设备正常运转、话筒齐备 　　 □ 录音设备正常运转 　　 □ 麦克风－数量、类型齐备 　　 □ 演讲台就绪、照明设施良好 　　 □ 小木槌、模具 　　 □ 讲台上水瓶、水、水杯 　　 □ 与会者用水瓶、水、水杯 　　 □ 入口处警卫执勤 　　 □ 烟灰缸、衣架、火柴 　　 □ 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命 　　 □ 演讲提示机正常运转 　　 □ 铅笔、笔记本、纸页 　　 □ 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪 　　 □ 钢琴、风琴 　　 □ 标记、旗帜、横幅 　　 □ 照明设施齐备 　　 □ 特殊花卉、植物齐备 　　 □ 其他特殊设施 　　 □ （若会议室不易找寻）指向标记齐备 　　 □ （若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴 　　 □ 速记员到会 　　 □ 摄影师到会 　　 （会议结束后、立即分配人员办理以下事项） 　　 □ 移走主办单位设施 　　 □ 检查是否有被遗忘财物 　　８、展览信息 　　 □ 展览数目及平面示意图 　　 □ 展览开放时间 　　 □ 开展日期 　　 □ 闭展日期 　　 □ 展览地点 　　 □ 参展商名称 　　 □ 日租金 　　 □ 指向标记 　　 □ 劳务收费 　　 □ 电工及木工服务 　　 □ 电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务 　　 □ 电费 　　 □ 屏风、背景幕布 　　 □ 托运货箱的存放 　　 □ 保安措施 　　９、报到 　　 □ 报到时间 　　 □ 登记表，其和份数 　　 □ 登记桌，数量及大小 　　 □ 坐椅 　　 □ 烟灰缸 　　 □ 打字机，数量及型号 　　 □ 工作人员－饭店或会务机构人员 　　 □ 水瓶、水杯 　　 □ 照明设施 　　 □ 布告牌，数量及大小 　　 □ 标牌 　　 □ 便笺、钢笔、铅笔以及其他文具 　　 □ 收银柜，数量大小 　　 □ 文件柜，数量及大小 　　 □ 保险柜 　　 （报到即将开始前检查以下事项） 　　 □ 工作人员是否到位、是否熟悉报到程序 　　 □ 文件柜，数量及大小 　　 □ 收取支票的指导原则 　　 □ 退款规定 　　 □ 登记表应包含的内容 　　 □ 代表证上的内容 　　 □ 票券价格、相关规定 　　 □ 客人及贵宾的接待 　　 □ 节目及其他材料就绪 　　 □ 单程票销售 　　 □ 应急客房供给 　　 □ 接待处 　　 □ 废纸篓 　　 □ 印刷的报到名单 　　 （如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项） 　　 □ 接待站旁另设桌椅 　　 □ 登记表、铅笔就绪 　　 □ 填表说明张贴在易于填表人查询的位置 　　 □ 填表桌要照明适度 　　 （登记处应有人负责以下事项） 　　 □ 能够做出原则性决定 　　 □ 在登记结束时核对款额 　　 □ 为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿 　　10、音乐 　　 □ 招待会播放录音或者现场演奏 　　 □ 宴会播放录音或者现场演奏 　　 □ 特别活动播放录音或者现场演奏 　　 □ 演出播放录音或者现场演奏 　　 □ 表演者和管弦乐团的预演 　　 □ 乐队或乐团的乐谱架 　　11、其他 　　 □ 是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目. 　　 □ 是否安排有临时照看小孩者 　　 □ 是否提供租车服务 　　12、新闻宣传 　　 □ 新闻中心、打字机、电话 　　 □ 是否建立了强有力的宣传委员会 　　 □ 亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导 　　 □ 准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目 　　 □ 准备有新闻价值的出版物 　　 □ 为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备 　　 □ 预先印制发言稿 　　  　　 ■《会展管理与服务》