如何使用word2007(快速入门_基础+技巧)

如何使用Word2007 Word2007对文本框作了改进，可以帮您在插入文本框时进行装饰和美观方面的处理。　　笔者对Word2007文本框功能简单试用之后发现其提供的强大的样式库可以制作出变化万千的精美文本框。下面以一个简单的实例来说明Word2007文本框的制作过程，权当是抛砖引玉，希望有兴趣的读者能够举一反三，使用好这个功能。 　　Word2007文本框制作的顺序是: 　　选择文本框类型—输入文字—文本框设计—文本框布局—文本框格式。 　　1、 单击“插入”在“插入”菜单中，“插入”一个文本框。 　　2、 在下拉菜单中，有“文本框模板”、“绘制文本框”、“绘制竖排文本框”命令，“绘制文本框”、“绘制竖排文本框”与以前版本的插入一样的。这里选择一个模板插入。 　　3、 WORD2007提供了多达三十多种样式供选择，主要排版位置、颜色、大小有所区别，你可根据需要选择一种。插入后可看到文本框工具栏已经弹出，输入你所需要的内容，之后对文本进行美化。 　　4、 在“文本框样式”一栏，可对文本框填充颜色、外观颜色进行调整。还可单击下拉小箭头，弹出“设置自选图形格式”对话框，可以设置大小、版式等等。 最近在学习Excel2007的过程中发现在Excel2007中插入页眉和页脚较以前版本很方便直观。 　　相信用Excel以前某些版本中插入页眉和页脚时，对图1所示的插入页眉和页脚的对话框一定不会陌生。 图1 　　以Excel2003为例，在其中插入页眉和页脚就要用到上面的对话框，很是麻烦，且不能直观的看到插入的页眉和页脚，非要用打印预览才可看到页眉和页脚。 　　Excel2007对此功能进行了改进。想在Excel2007中插入页眉和页脚的方法有几个:其一、切换到“插入”标签菜单下，单击其中“页眉和页脚”按钮(以前版本，插入页眉和页脚的菜单项在“视图”下)；其二、单击状态栏右侧的“页面”视图按钮，切换到“页面”视图，“页面”视图中页眉和页脚的位置就可插入页眉和页脚了。……方法还有，不过以上两种是常规且简便的方法。见图2： 图2 　　插入页眉和页脚在Excel2007中的“页面”视图中，直接插入和设置，方便直观。以前版本中关于插入页眉和页脚的对话框上的命令都放在菜单标签栏上了，无需先在对话框中设置，然后再去点“确定”了，省了很多步骤，且直观。在这要提示一下，第一次用切换进“页面”视图的方法时可能并不显示插入页眉和页脚的菜单标签栏，单击菜单标签栏上的“页眉和页脚工具”或“设计”就可了。图3所示的就是插入页眉和页脚时的“页面”视图。 图3 　　如果在用“页面”视图时，不想让“页眉和页脚”等空格占去一些空间，可以用鼠标单击空格的边界来“隐藏空格”，隐藏后单击“显示空格”处可使其显示编辑“页眉和页脚”的空格。见图4: 有不少朋友都已经开始使用Word 2007了，虽说这个版本还只是一个测试版，但无论在功能上还是稳定性方面都已经相当不错了。如今的Word在功能上早已超出一般文字软件的范畴。笔者早就把它当作一个图片编辑器来用了。 　　Word 2007的图片编辑功能很强，可以很轻松地将图片修饰成各种漂亮的效果，下面就是Word 2007的几幅特效作品，怎么样?还不赖吧，如图1所示。 图1 　　【注】 本文所述技巧已于Office 2007 Beta 2简体中文版下测试通过。 　　1. 用格式模板首先生成大体效果 　　在Word 2007中点击“插入”工具栏→“Picture”命令调入原始图片，然后在弹出的“格式”工具栏中选取喜欢的模板先做出个大体的样子，如图2所示。 图2 　　2. 再对初稿进行精细加工 　　等上一步骤完成后，我们的图片已经初显眉目了，但这时的图片可能在一些细节方面还不是非常理想，需要再做一些精细加工。 　　再次点击图片，切换到“格式”工具栏，这时我们可以在格式模板的左右两侧看到一些常用的修饰工具，比如对比度和亮度等等。但Word 2007真正的亮点还不是它们，当我们点击右侧一个名为“Picture Effects”的菜单时，发现里面竟能够对几乎所有的图片特效进行修改。而且，借助于Office优秀的实时预览特性，整个修改过程也会变成非常轻松，如图3所示。 图3 　　3. 将Word图片转成图片文件 　　最终，等图片修饰完成以后，我们就该将它导出了(呵呵，总不能老放在Word文档里让别人观赏吧)。而导出的方法也很简单，我们点击“Word”菜单→“另存为”命令，将文档保存为“网页”格式之后，一份PNG格式的图片便出现在了刚刚生成的网页图片夹，如图4所示。 图4 这篇Office 2007 Beta2 Technical Refresh版的试用由appbeta翻译自国外paul的博客。以下是正文： 　　今年5月份，微软发布Office 2007并公开发布。从那时起，超过350万人下载并安装了这个Beta，这了几件事，主要是人们对微软的下一代Office 产品套件很感兴趣。这些兴趣主要是基于它的创新的新用户界面，而Paul本人就是它坚定的Fans。 　　这350万人也没有保持沉默，它们在几个月的使用过程中也给微软提供了许多有关新UI和新功能的反馈。所以在2006年9月14日，微软发布了Beta 2版的更新版本，称为Beta 2 Technical Refresh(TR)，该版本展示了自Beta 2以来微软所作的改变。 　　一、我们从哪里开始呢? 　　在进入TR中的变化之前，让我们回溯一下，看看实际上发生了什么?在Office 2007种，微软非常引人注目的改变了它的一直经常使用的用户界面风格。但是，并不是全部，而是部分应用程序的变化。如Word、Excel、Access、PowerPoint和比较少变化的Outlook，而其他程序则保留的原来的菜单风格。 　　有些担心是新的UI将会避开企业，因为它将增加受训成本。Paul说他并不能提供任何科学数据来驳倒这个说法，但是根据他对于Office 2007以及TR的体验显示，这不是个大问题，而且基于Ribbon的UI让我们更加容一发阿县以前隐藏的功能。 　　总之，处在Beta 2阶段的Office 2007状态已经很好了，或许在TR中还会更好。 　　二、Office 2007 Beta 2 TR：概览 　　从纯粹的审美角度来看，TR更加漂亮了，图标(图1)和加载图片(图2)已经更新了。 　　回应大量的抱怨，窗口左上角已经被清理的干净了很多。圆形Office按钮现在可以被双击而关闭窗口，这与标准的Windows窗口类似。并且，在鼠标停留其上是显示漂亮的帮助窗口(图3)。 　　Quick Access Toolbar(快速访问工具栏)位于Office按钮右边，也经过了显著的更新。要感谢重新设计的UI，现在更加苗条了，看上去也更加自然了。自定义菜单有了很大的变化，它提供了更多的选择和便利的自定义外观的方式。(图4) 　　当然，Ribbon变化很大，很难说Ribbon不比基于工具栏的UI好。但是，与Office 2003的菜单和工具栏相比较，Ribbon并没有真正占据更多的屏幕空间，但是，感觉很奇怪：认为它真的占据了许多的空间。 　　所以，微软对Ribbon进行了修正。不过，微软并没有让Ribbon更小，只不过它的确实小了一点。而微软所作的是提供一个隐藏Ribbon的方式让用户觉得文本编辑区域才是真正重要的部分，并为此腾出最大空间，这对于生活在办公室里的人们非常有用。 　　如果你想关闭Ribbon只需要双击当前标签或者通过Quick Access Toolbar菜单中的“Minimize the Ribbon”(最小化Ribbon)即可实现。此时，Ribbon就会被隐藏，只剩下标签名称，此时整个Word简单得就像个记事本(图5)，再次单击标签Ribbon就会重现。在最小化模式中，Ribbon会在单击标签时出现，而鼠标操作结束后消失。 　　微软也添加了第三种主题，即除了蓝色(XP风格)和黑色(Vista风格)外还提供了银色主题，与XP的流行银色方案类似。(图6) 在Word 2007 beta2中，只要一按下Alt键，菜单栏之上的按钮或菜单项就会显示各自的快捷方式(图1)。 　　像“文件”、“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”等还有分支(项)的，还可以根据图示按下对应的字母或字母+数字键显示相应的快捷键。比如想要显示“开始”菜单下各分支的快捷键，先后按下Alt、Y及数字1键即可，之后再根据需要选择相应的按键。其它项可以依此类推。在Excel 2007 beta2、PowerPoint 2007 beta2中也可以通过以上方法快速掌握与使用快捷键。 　　·快速启动Microsoft Office 2007组件程序 　　使用Office 2007 Beta2的朋友可能会注意到，它并不像Office 2003那样在安装之后会自动生成各组件程序的桌面图标，于是大家不得不在“开始”菜单的一大堆程序列表中查找点击来启动Office 2007组件程序。 　　其实只要按下Win+R键，输入:winword(或excel、infopath、outlook、powerpnt，图2)可分别快速启动对应的 Word(Excel、InfoPath、Outlook、PowerPoint)。之所以能做到这一点是因为无论是Office 2003还是Office 2007都会在注册表中的[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\App Paths]键下添加各组件程序的具体路径(因此Office 2003也一样可以通过以上方法启动)，有兴趣的朋友也可以效仿添加其它应用程序的快捷路径。 　　·解铃还须系铃人 　　中文版的Microsoft Office 2007 Beta2在安装了英文版的Office 2007 Beta 2 Technical Refresh(技术更新版)补丁后，不仅会出现菜单乱码等现象(图3)，还时不时发生崩溃错误。 　　笔者试图卸载该补丁，却发现“添加删除程序”中显示“无法删除此更新”(图4)，同时该补丁还造成Microsoft Office 2007 Beta2无法卸载，真是进退两难，骑虎难下!不过笔者最后还是找到解决的办法:重新覆盖安装Microsoft Office 2007 Beta2即可。 图4 Word 2007的表格比早先版本有很大的改变，尤其也是在美化方面做了很多改进，操作起来也更加快捷、人性化，使做出来的表格新颖、独特。下面我就介绍一下word2007 的表格功能。 　　1、 点击“插入”，打开“插入”下的菜单。 　　2、 点击“表格”下的小箭头，有一个下拉菜单，有直接设定表格的行和列，还有“插入表格”方式，“绘制表格”和“快速表格”。这里先选择7行7列形式插入一个表格。 　　3、在表格输入文字。 　　4、选中“表格”，出现一个快捷菜单，设定好文字的字号、颜色、字体等。 　　5、在“快速样式选项”中，将“标题行”前的“√”打上，即将表的首行设置为特殊格式，在表格样式中会有多种样式选择，如图所示。 　　6、在“快速样式选项”中，再将“第一列”前的“√”打上，即表的第一列显示特殊格式，显示如下效果。 　　7、在“快速样式选项”中，再将“汇总行”前的“√”打上，汇总行位于表的末尾，用于显示表的汇总。选择一种样式后，可以看到如下效果。 　　8、在“快速样式选项”中，再将“最后一列”前的“√”打上，即在表的最后一列显示特殊格式。如图所示。 　　9、在“快速样式选项”中，将“镶边行”前的“√”打上，使偶数行和奇数行显示不同的格式，使表格更加有可读性。 　　9、在“快速样式选项”中，将“镶边列”前的“√”打上，使偶数列和奇数列显示不同的格式，使表格更加有可读性。 　　10、在“底纹”中，可将表格的底纹改变颜色。 前不久笔者得到一份Office2007简体中文企业版，其与测试版本相比不仅仅组件增多，而且功能也更稳定，下面我们就看看office2007简体企业中文版的一些亮点吧! 　　一、文档转换为PDF不再难! 　　PDF作为一种通用文件格式，在当今的各种应用中非常广泛，但是需要将文档转换为PDF格式，一般都需要通过使用Adobe Acrobat或者其他一些专业的PDF制作软件来完成，而这些软件往往是需要付费的。现在通过office2007的PDF转换功能，就可以直接将Word文档转换为需要的PDF文件格式。 　　在使用Office2007的PDF转换功能之前，必须先要到微软公司office2007的下载网站(http://office.microsoft.com/zh-cn/downloads/CD101950462052.aspx)(图1)，下载一个名为“2007 Microsoft Office 加载项:Microsoft 另存为 PDF 或 XPS ”的插件。 　　将这个插件下载安装后，就可以在office2007的Word 、Excel等八种组件中实现转换PDF功能了。 　　将文档转换为PDF非常简单，比如在Word2007中，打开或者新建一篇文档后，需要转换时，执行“文件→另存为→PDF 或 XPS”菜单命令(图2)，在弹出的“发布为DF 或 XPS”对话框中选择“保存类型”为PDF，单击“发布”按钮(图3)，即可快速将文档转换为PDF格式文件(图4)。 　　小提示: 　　如果只需要转换为文档中的某些页面，则可以单击发布为DF 或 XPS”对话框中的“选项”按钮，在弹出的对话框中，从“页范围”选项中，选择要转换的页面即可，如1～2页(图5)。同样道理在转换Excel工作簿时，可以选择某个工作表或者整个工作簿。 Office Word 2007 有新的外观，新的用户界面 (UI) 用简单明了的单一机制取代了 Word 早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格。新的用户界面旨在帮助您在 Word 中更高效、更容易找到完成各种任务的合适功能、发现新功能，并且效率更高。 　　本文适用于希望在 Office Word 2007 中快速找到自己熟悉的命令的有经验的 Word 2003 用户(技术支持人员、IT 专业人员和已熟知 Word 2003 界面的其他用户)。 　　功能区用户界面 　　在 Office Word 2007 中，功能区是菜单和工具栏的主要替代控件。为了便于浏览，功能区包含若干个围绕特定方案或对象进行组织的选项卡。而且，每个选项卡的控件又细化为几个组。功能区能够比菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、库和对话框内容。 　　 选项卡设计为面向任务。 　　 每个选项卡中的组都将一个任务分成多个子任务。 　　 每个组中的命令按钮执行一个命令或显示一个命令菜单。 　　在需要时出现的选项卡 　　除了每当您启动 Office Word 2007 时在功能区上所看到的标准选项卡集之外，还有另外两种选项卡，这两种选项卡只在可用于您当前执行的任务类型时才会出现在界面上。 　　上下文工具 上下文工具使您能够操作在页面上选择的对象，如表、图片或绘图。单击对象时，相关的上下文选项卡集以强调文字颜色出现在标准选项卡的旁边。 　　 选择文档中的一个项目。 　　 上下文工具的名称以强调文字颜色显示，而且上下文选项卡出现在标准选项卡集的旁边。 　　 上下文选项卡提供用于处理所选项目的控件。 　　程序选项卡 当您切换到某些创作模式或视图(包括打印预览)时，程序选项卡会替换标准选项卡集: 　　菜单、工具栏和其他熟悉的元素 　　除了选项卡、组和命令之外，Office Word 2007 还使用提供完成任务的途径的其他元素。下列元素更类似于您在 Word 的早期版本中已经熟悉的菜单和工具栏。 　　Microsoft Office 按钮 此按钮位于 Word 窗口的左上角，用于打开此处显示的菜单。 　　快速访问工具栏 默认情况下，快速访问工具栏位于 Word 窗口的顶部，使用它可以快速访问您频繁使用的工具。您可以将命令添加到快速访问工具栏，从而对其进行自定义。 　　在 Office Word 2007 中，某些 Word 2003 命令只能从“Word 选项”对话框中的所有命令列表中访问。要在 Office Word 2007 中使用这些命令，请首先将它们添加到“快速访问工具栏”中，如下所示: 　　·单击 Microsoft Office 按钮 ，然后单击“Word 选项”。 　　·在左侧的列表中，单击“自定义”。 　　·在“从下列位置选择命令”下拉列表框中，单击“所有命令”。 　　·在“自定义快速访问工具栏”框中选择“用于所有文档(默认)”或某个特定文档。 　　·单击要添加的命令，然后单击“添加”。 　　·对所有要添加的命令重复以上操作。 　　·单击“上移”和“下移”箭头按钮，按照您希望这些命令在快速访问工具栏上出现的顺序排列它们。 　　·单击“确定”。 　　对话框启动器 对话框启动器是一些小图标，这些图标出现在某些组中。单击对话框启动器将打开相关的对话框或任务窗格，其中提供与该组相关的更多选项。 虽然通过Word自身带的模板“稿纸向导”或安装稿纸插件来实现稿纸文档，但这样的稿纸功能有些地方并不符合中文稿纸行文习惯，不能让我们满意。 　　在新版本Word2007中，我发现其直接提供了稿纸功能，并对这个稿纸功能进行了试用。下面我把我的试用过程简单描述一下，让朋友们对这个功能有一定的了解。 　　第一步，找到稿纸功能在哪。 　　切换到“页面布局”标签菜单下，会发现有个“稿纸设置”按钮。见图1： 图1 　　第二步，建立稿纸文档 　　在应用稿纸功能时，既可以新建空的稿纸文档，也可以向现有文档应用稿纸设置使其成为稿纸文档。 　　这里以新建一个“方格式稿纸”文档为例，步骤如下： 　　1、新建一个文档，然后单击图1所示的“稿纸设置”按钮，这时会弹出“稿纸设置”对话框。在对话框上的“格式”下拉列表中选择方格式稿纸，见图2： 图2 　　2、在“稿纸设置”对话框中设置方格式稿纸的属性，见图3： 图3 　　3、设置好方格式稿纸后，单击对话框上的“确定”按钮即可。 　　这样就新建了一个方格式稿纸文档，当然您也可以根据自己的需要尝试建立和使用其他格式稿纸的文档。 　　要想使现有文档应用稿纸设置，使其成为稿纸文档，直接打开这个文档，然后按照上面的步骤操作就可以了。 　　第三步、对稿纸文档的稿纸设置进行更改和删除 　　单击“稿纸设置”按钮，在弹出的“稿纸设置”对话框中就可以对稿纸文档的稿纸设置进行更改和删除了。 　　对稿纸设置进行更改就不用多说了，在这说说对稿纸设置如何进行删除。在“稿纸设置”对话框山“格式”下拉列表中选择“非格式文档”，然后点击“确定”按钮即可删除文档中的稿纸设置。 　　第四步、中文行文规范试用 　　根据我的试用，发现Word2007稿件功能产生的稿件文档很符合中文行文规范。其中，中文的标点不能出现在行首，在稿纸中，行末标点要跟随行末文字出现在稿纸方格外，这点Word2007产生的稿纸文档也做到了，见图4： 图4 　　在“稿纸设置”对话框上也可自行设置行文格式，见图5： 图5 　　结语：通过我对Word2007稿纸功能的试用，发现这个功能很实用，且产生的稿纸文档质量很高。看完我对我试用过程的简单描述，相信您已经对这个功能有了一定的认识，自己尝试一下吧。 　　告诉您一个好玩的发现!在打开页眉编辑区后，在页眉编辑区中可把稿纸方格选中直接删除达到删除“稿纸设置”应用的目的，也可对稿纸方格进行变形和移动，恶作剧一把。：) 　　看看我的比较酷的稿纸文档，哈哈!见图6： 图6 更改Microsoft Office Word 2007默认保存格式为doc文档 　　Microsoft Office Word 2007默认保存格式为docx文档，虽然比起旧的doc格式文档有体积小等优点。不过低版本的Word(比如Word 2003)却必须通过安装兼容补丁(Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats)后才能识别，因此许多人还是希望能将其默认保存格式更改为doc文档。通过以下步骤可以实现： 　　打开Word 2007，新建一空白文档，不要输入任何内容，依次点击左上角的Microsoft Office 2007徽标→“Word选项”，切换到“保存”标签页，在“将文件保存为此格式”的下拉菜单中选择“Word 97-2003文档(*.doc)”(图1)，“确定”后退出，再关闭该空白文档，以后所有新建文档默认保存格式即更改为.doc文档。此法同样适用于Microsoft Office 2007的其它组件。 　　Microsoft Office Word 2007中添加快速打印按钮 　　与Microsoft Office Word 2007 Beta 2相比，正式版的Microsoft Office Word 2007快速访问工具栏少了个“快速打印”按钮，这给初次使用Microsoft Office Word 2007的新手带来小小的不便，因为往往要费些功夫才能找到有关打印的选项。其实可以通过自定义的方法在快速访问工具栏中添加“快速打印”按钮(图2)，当然还可以根据需要添加“打印预览”等其它按钮。 　　Microsoft Office 2007兼职硬件诊断 　　打开Microsoft Office 2007某一组件，以WORD 2007为例，点击Office徽标按钮，选择“Word选项”，再依次选择“资源”→“诊断” →“继续” →“开始诊断”(如果不能运行 Office 程序，可以单击“开始”菜单，依次指向“所有程序” →“Microsoft Office” →“Microsoft Office 工具”，然后单击“Microsoft Office 诊断”)。 　　在这一诊断过程中，主要测试硬盘及内存的问题，其中硬盘测试主要依赖于硬盘的自监控、分析与报告技术 (SMART) 功能(SMART 是某些磁盘驱动器制造商提供的一种功能，可以预先通知用户硬盘存在潜在故障)。而内存诊断主要验证计算机的随机存取内存 (RAM) 的完整性(图3)。 　　中文输入法状态下也可输入省略号 　　许多人都误以为：在Word中，只有切换到英文输入法状态下才可以输入省略号，否则敲击键盘上的“.”键，就只能输入中文标点符号中的句号而非英文的省略号了。其实不然，在中文输入法状态下只要同时按下“Ctrl+Alt+.”键也可以快速输入省略号。 　　Word中另法输入罗马数字 　　在Word中，用“插入”→“符号”的方法可以输入不大于XII的罗马数字。还有一种方法则是：多次同时按下“Ctrl+Alt+L”键，从第八次起就开始出现连续的罗马数字，用此法输入的罗马数字则没有大小限制。 隐藏工具栏 用户在使用Microsoft Office 97-2003编辑文档时经常会用到“字体”和“段落”中的一些功能，例如“文字加粗”、“字体颜色”、“段落居中”和“字体和字号”等功能，由于频繁操作，用户需要用鼠标上下来回点击，时间一长，易产生厌烦。新发布的Office 2007增加了一个“隐藏工具栏”，当用户将需要修改的文字或段落选中，并把鼠标向选中部分末字符的右上角移动，就会发现在该字符的右上角出现了一个工具栏（如图15），并且随着鼠标箭头的移近，工具栏的透明度逐渐降低。在这个“隐藏工具栏”中包括了用户经常应用的字体和段落工具栏的选项，使用起来方便快捷，可以显著提高用户的工作效率。 图15：隐藏工具栏 审阅选项卡 Office 2007在面板中新增了“审阅”选项卡。在Word 2007之前的版本中，审阅的功能其实是通过“工具”菜单下的“修订”项实现的。在Word 2007中新增的“审阅”选项卡（如图16）中最主要的选项就是“新建批注”和“文档保护”选项。    图16 应用“新建批注”选项，上司可以对下级提交的计划或文案进行批注，下级也可以对工作中的问题和需要请示的事项进行说明。用户只要将需要批注的内容选中，点击“新建批注”选项，就可以将批注内容输入批注栏中。 用户应用“文档保护”选项，可以设置访问权限，可以禁止复制或修改文档中的内容。首先用户需要到Microsoft官方网站上下载Windows Rights Management客户端软件，安装后就可以修改文档访问权限，当然下载的前提条件是使用Microsoft Windows正版产品。 如果想禁止他人浏览自己的文档，可以点击Office图标，在弹出的选项栏中点击“准备”|“加密文档”，给文档设置密码，通过使用“文档保护”和“加密文档”可以大幅度提高用户资料信息的安全性。