nullnull安徽移动MIS项目总结汇报2004年9月几个认识的误区几个认识的误区MIS……
---就是财务部的MIS;我们都是在为财务部打工
---上与不上有什么区别?不上我还不是“活得很好”?
---就只有一个“好处”:增加了我的工作量
---电信运营行业,上物流没什么必要关注的重点关注的重点MIS到底是什么?
集团为何上MIS?
对我公司究竟有何好处?到底解决了什么问
?
各部门需要做哪些事?
当前环境下MIS的局限性及遇到哪些困难?提纲提纲MIS项目总况、全国实施情况集团对MIS项目的要求、愿景MIS解决了哪些问题以在建工程管理为例,剖析MIS管理思想系统内各部门涉及的主要职责、操作遇到的问题、出路及未来重点何谓MIS何谓MISMIS是“管理信息系统”(Management Information System)的简称,是中移动对ERP(Enterprise Resources Planning)项目的命名
MIS是公司业务流程的载体,体现了先进的管理思想、规范的业务流程、严格的内控
,是企业提高运作效率、优化资源配置、强化内控能力、辅助领导决策的工具。因此,从本质上讲,MIS更是管理系统。
MIS系统建成后,将成为企业的“经脉”“神经中枢”。
---“经脉一断,武功全废” 。各模块间的关系各模块间的关系采购到付款业务流程
销售到收款业务流程
项目投资成本管理
库
存
管
理项目管理固定资产管理应收帐款管理总
帐
管
理现
金
管
理人力资源管理财
务
分
析
/
商
业
智
能数据稽核数据分析报表展示数据采集网管系统BOSS系统人力
资源
MIS财务
MIS综合统计自主开发Oracle
产品采购管理应付帐款管理MIS系统(组织)架构MIS系统(组织)架构集团公司省公司地市公司库存组织包括合肥营销中心
在内17个操作单位(OU)工程物资、业务用品、
办公用品等库存组织(IO)省公司设置唯一帐套,
全省独立核算单位均在
此帐套内进行核算集团建立报表合并机制,
汇总各省市合并数据
(财务、统计数据)…………MIS系统主要业务流程MIS系统主要业务流程财务帐务方面:
应收账款流程(事务处理、收款核销等)、应付账款流程(发票处理、付款核销等)、日记帐流程、网间结算流程、内部往来流程、月末关账流程、财务报表生成及报送流程,等等。
在建工程及固定资产管理方面:
立项及搭建WBS流程、项目成本归集流程、项目转资流程、固定资产零购流程、资产盘点流程、资产增加/报废/调拨流程、折旧计提/调整流程,等等。
物流方面:
请购流程、采购流程、出/入库管理流程,等等
MIS项目全国实施情况MIS项目全国实施情况老三省由Oracle组织实施:广东、浙江、江苏(1999-2000)
以下二十八省由电讯盈科(PCCW)组织实施:
前十省:北京、上海、天津、福建、河南、河北、辽宁、
山东、海南、广西(2002-2003)
后八省:安徽、重庆、山西、陕西、湖北、湖南、江西、
安徽(2003.09-2004.07)
未上市十省:云南、贵州、黑龙江、吉林、内蒙、青海、
宁夏、新疆、西藏、甘肃(2003.11-2004.10)
MIS共两期;我省一期于去年12月上线;二期于今年6月底上线。
老三省计划重新实施MIS 核算体系不同(如COA 4段;7段);为适应客户需求所做的开发不够;与29省的
不尽统一MIS项目我省实施情况MIS项目我省实施情况MIS共两期:
1、一期于03年9月启动-03年12月上线;
2、二期于04年2月启动-04年6月底上线。
几组数据几组数据
系统内的发票:41,511张(应付)
系统内付款: 36,999张
纳入系统管理的资产: 88,920项,原值82.92亿,净值37.96 亿
纳入系统管理的工程:97个
进入系统的供应商:5,676个
系统内的物料:52,283项
系统内库存业务处理(出/入/转):14,978笔
系统内采购订单:2,529个,313,771,323.07元
系统内请购单:861个,115,753,276.73元
Discoverer报表:132张
人力资源:正式工2,243人,劳务工2,498人
综合统计系统每月月报数据有:72,000条
每天 日报数据有:25,000条
数据庞大,如何应用?
….
本小节需重点关注:本小节需重点关注:MIS的内涵:企业的管理系统
MIS包含了“综合统计”、“财务MIS”、“人力资源”三大项目;“财务MIS”不等于“财务部MIS”
MIS系统的组织架构:集团、全省、各OU(操作单位)、各IO(库存组织)
MIS系统业务流程较多,很多流程相比以前有较大改进提纲提纲MIS项目总况、全国实施情况集团对MIS项目的要求、愿景MIS解决了哪些问题以在建工程管理为例,剖析MIS管理思想遇到的问题、出路及未来系统内各部门涉及的主要职责、操作电信企业IT系统模型电信企业IT系统模型Business Intelligence / DSS 商业智能/决策支援系統MIS / ERPBOSS 营账系统Customer Care
客戶服务CRM
客戶关系管理Network Management 网络管理 集团MIS建设要达到的目标集团MIS建设要达到的目标统一、标准化
信息集成与共享
透明化管理
决策支撑统一、标准化统一、标准化全国MIS实施方案的统一具有残酷性。集团花大力气推行标准业务方案、流程,用心良苦。只有做到标准化,才能实现信息共享,才能“用同一种语言交流”。
在考虑地方特色的基础上, “统一压倒一切”。
集团统一实施方案并非“拍脑袋”的结果,而是:
---考虑了移动现有业务流程,是经过全面、深入调研和严密论证的
---在众多资深专家讨论的基础上形成(其中包括毕马威的专家),考虑了对上市公司的统一要求,兼顾了效率与内控的平衡
---采用了国际先进的管理经验(Oracle软件本身就是国外优秀管理思想的结晶)
---是前10省实践经验基础上总结、完善的结果统一和标准化带来的好处统一和标准化带来的好处数据唯一,口径唯一(“没有语言障碍”)
报表实现逐级合并,自动生成
便于进行同比分析
沟通成本降低,效率增加
省公司、分公司采用了相同的业务流程,监控、管理能力得以加强
有助于领导决策
系统内统一了哪些内容?
会计科目(COA七段)和核算口径
供应商、通知单行(收入核算类型)
各类编码:项目编码、物料编码、科目编码、固定资产编码…
会计与统计口径
各类业务方案、流程信息共享,透明化管理信息共享,透明化管理信息集成与共享体现在:
---共享供应商信息
---共享项目信息
---共享员工信息
等等。
透明化管理体现在:
---操作透明:MIS忠实记录了每笔操作(人员、时间、动作)
---省公司可随时查询分公司各类MIS系统内信息,包括各类人、财、物、业务数据(随时都能出报表!)
---各类实物(业务卡品、备品备件、工程物资、资产)的状态即时可查
---“游戏
”透明化(各种业务规范、业务流程透明;“环环相扣”)
上MIS后,企业的监控能力得以显著增强!总之,MIS实现的目标如下总之,MIS实现的目标如下
为业务部门提供电子平台
为职能部门提供管理支撑
为公司管理层提供决策支持
信息化是企业现代化管理的金钥匙本小节需重点关注:本小节需重点关注:集团MIS建设要达到的目标:标准化;信息集成与共享;透明化;决策支撑
统一的重要性:没有标准化,就没有信息化
透明化管理体现在:信息透明;规则透明提纲提纲MIS项目总况、全国实施情况集团对MIS项目的要求、愿景MIS解决了哪些问题以在建工程管理为例,剖析MIS管理思想系统内各部门涉及的主要职责、操作遇到的问题、出路及未来以前的财务系统…以前的财务系统… 1999-2003,我公司采用“新中大”财务核算系统:
仅是一个电子账簿(手工->电子化)
各核算单位有独立的系统,数据难统一、标准
“帐”和“业务”分离,不能对全业务流程跟踪管理
事后核算,事后反映(预算控制艰难)
财务信息可更改的空间和随意性大(报表!)
信息孤岛(与业务系统脱节,信息共享少)
大量的时间、精力浪费在报表上
安全性低(花点心思,就可将全部财务数据带走)以前的实物管理…以前的实物管理…卡品及业务用品管理:业务部门管理实物,财务部门负责核算。二者难以有机结合(“事后检查”)
实物信息通过人为上报,没有系统支撑,难以及时反映库存的真实性、准确性
资产管理也是如此。资产游离在系统之外,账实不符的情况普遍存在(财务、管理部门成了“睁眼瞎”;“家当”到底有多少?)
资产落实到部门、落实到人进行管理,但执行不力;资产变动(调拨、转移)未能在财务账上反映,或未能及时反映。以前的工程管理…以前的工程管理…建设与采购不分离,存在可操作空间
以前的工程管理较为粗放,管理自由度大。一方面加快了建设速度,满足了市场发展需求,提高了市场应变力,但另一方面也为管理疏漏提供了可能。(市场的决定因素:能力->服务、管理)
各个建设部门分别负责工程物资采购和管理,权利分散,效率低、成本高,缺乏监督
资本开支难以实时监控,预算控制能力相对较弱
手工转资,资产口径不一致由此形成由此形成财务与业务脱节
账实不符
成本意识淡薄
管理粗放
事后控制
……
---并非否定过去,并非人为原因:缺少系统支撑。
企业管理、领导决策缺乏及时、有用、准确的数据。
管理信息系统---“不上就等死!”MIS解决的实际问题MIS解决的实际问题不再是单一的核算系统(财务与业务“接轨”)
---MIS总帐、应收、应付等财务模块实现了与采购、库存、固定资产、项目模块的信息共享、有机结合,全流程管理,为快速、准确的决策提供依据和手段,适应激烈的市场竞争(业务部门的业务处理->财务信息)
MIS解决的实际问题(续)MIS解决的实际问题(续)账实相符
---如五类子库(卡品及业务用品、备品备件、工程物资、杂品)入库、出库时,信息记录、反映到系统;工程预估即作资产管理;资产管理尤为突出
事前控制,事中管理,即时分析
---如项目模块中请购审批就是事前控制;提出物资需求时物流部门查看库存现有量进行合理资源配置,就是事中管理;通过各类系统报表,可进行即时分析MIS解决的实际问题(续)MIS解决的实际问题(续)“物流革命”
---物流“需、供、管”三大职能,实现了物资采购集中、物资管理(供应、调配)相对集中。流程清晰,职责明确,成本降低,效率提升。
粗放型管理向精细化管理转变
---如工程物资按明细管理;固定资产ID化管理
实现行政效率和内控的合理平衡
---我公司已由成长型企业向成熟型企业转变,企业的“可持续发展”离不开内控。这在MIS的业务流程设计思路上均有体现(如发票付款流程;请购采购流程)MIS解决的实际问题(续)MIS解决的实际问题(续)
从“信息真空”到“即时查询”
---在业务规范的前提下,MIS能即时查询各类信息(财务报表、库存余量、资产状态、项目状态……)
为将来“扁平化”新型组织和管理模式打下基础
---上MIS后,流程逐渐优化,效率逐步提高,“扁平化”新型组织和管理模式有了基础
安全性和方便性并存
---安全性:系统保留“蛛丝马迹” (可操作性大大降低) ;没有帐务数据备份权、服务器稳定;方便性:Anytime(任何时候)、Anywhere(任何地点)MIS解决问题的关键点MIS解决问题的关键点财务与业务接轨
账实相符
控制点前移
精细化管理
信息共享,数据可分析系统演示—iBAS(综合统计)系统演示—iBAS(综合统计)iBAS(即“运营信息综合分析系统”:主要是查询上报集团的各类财务报表、统计报表、人力资源报表。定位:为管理层、中层服务)
iBAS-主要财务指标报表iBAS-主要财务指标报表iBAS-主要业务指标报表iBAS-主要业务指标报表iBAS-人力资源统计分析iBAS-人力资源统计分析iBAS-电子地图方式iBAS-电子地图方式系统演示—Discoverer
(智能报表)系统演示—Discoverer
(智能报表)Discoverer(即“智能报表”:取数于MIS各模块,可动态跟踪各类财务指标、库存信息、资产信息、工程信息、公用信息等。定位:为中层、业务骨干和业务员,尤其是财务、物流、计划、建设)Discoverer-采购申请、采购单关联报表Discoverer-采购申请、采购单关联报表Discoverer-采购单明细报表Discoverer-采购单明细报表Discoverer-费用采购报表Discoverer-费用采购报表Discoverer-全省库存量/价值报表Discoverer-全省库存量/价值报表Discoverer-工程项目物资支出报表 Discoverer-工程项目物资支出报表 Discoverer-工程费用支出报表Discoverer-工程费用支出报表Discoverer-科目余额实时查询Discoverer-科目余额实时查询Discoverer-固定资产清册Discoverer-固定资产清册 减少重复报表、减轻人工做表工作量,业务管理、业务分析能力获得强大支撑,时效性也大大增强。
--只要源信息足够细致,可以提供多纬度的报表本小节需重点关注:本小节需重点关注:以前的系统是“电子账簿”,造成业财脱钩、账实不符、成本意识淡薄、事后难以管控
新的信息系统解决的主要问题是:
---财务与业务接轨
---账实相符
---控制点前移
---精细化管理
---信息共享,数据可分析
只要源信息真实、准确,“运营信息综合分析系统”和“智能报表”能提交各类数据,满足管理的多维度需求提纲提纲MIS项目总况、全国实施情况集团对MIS项目的要求、愿景MIS解决了哪些问题以在建工程管理为例,剖析MIS管理思想系统内各部门涉及的主要职责、操作遇到的问题、出路及未来以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想工程立项流程工程设计与WBS维护流程流程设计依据、目标与原则在建工程转固流程
工程
建设
工程采购、物资管理流程工程费用管理流程重点流程设计依据、目标与原则流程设计依据、目标与原则依据:
参考KPMG的BPR流程方案
根据CMCC的管理思想、10省实施和运行经验
结合Oracle系统提供的功能
目标:
保证工程核算更加清晰,准确反映工程项目的业务本质
改变传统的先估列决算时反冲的做法,走向事前、事中控制,随时开通随时转
固,减少反冲工作量,保证帐实相符、及时跟踪工程物资和资产
消除企业管理粗放的环节,对工程建设提供完善的预算、实时查询和评估
保证上线后对项目的预算、执行情况和事后评估有明显的提升
原则:
各国际先进模式为目标、客观可执行性为过渡
平衡操作效率与完善监控的矛盾
积极推动一致性的需求(标准化)以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想工程立项流程工程设计与WBS维护流程流程设计依据、目标与原则在建工程转固流程
工程
建设
工程采购、物资管理流程工程费用管理流程工程立项流程工程立项流程工程立项流程工程立项流程说明:
双线框标注的环节为MIS系统操作内容,系统外的各项工作视具体项目而异
项目是指在质量、资源、时间等条件约束下,为完成特定范围内的目标而组织
进行的工作单位
项目的定义建议根据立项批复而不是投资计划确定
立项批复需列出项目编号、项目名称、立项单位等信息
紧急立项也应该通过计划部分配项目编号,并在系统立项
问题:
诸如房屋装修、迁改类纯费用性工程没有明确的资产,立项时应区分资产类和费用类开支
立项在省公司、分公司承建的诸如配套工程,是否应按一个项目管理以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想工程立项流程工程设计与WBS维护流程流程设计依据、目标与原则在建工程转固流程
工程
建设
工程采购、物资管理流程工程费用管理流程工程设计与WBS维护工程设计与WBS维护说明:
WBS是Work Breakdown Structure的英文缩写,意为工作细分结构;将一个项目分解成具有层次结构的若干管理单元,即任务
WBS结构反应了工程建设对象和建设规模,搭建了工程的核算体系工程设计与WBS维护工程设计与WBS维护工程设计与WBS维护工程设计与WBS维护管理说明:
突出项目经理(工程负责人)的作用,项目经理是管理者,不一定是业务专家
计划部通过MIS系统了解建设对象,监控工程建设规模
项目经理需要控制工程建设对象、建设规模,符合设计要求
设计滞后情况的处理:要求建设部门工程建设到哪,WBS维护到哪
系统操作说明:
WBS任务维护两个途径:a.在MIS系统直接输入
b.按照模板,先在EXCEL中填写,检查无误后导入MIS
运行报表(项目WBS清单)检查信息是否准确 以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想工程立项流程工程设计与WBS维护流程流程设计依据、目标与原则在建工程转固流程
工程
建设
工程采购、物资管理流程工程费用管理流程工程采购流程工程采购流程计划部/采购部工程采购流程工程采购流程管理说明:
能明确采购明细清单的,采购申请填写时务必按明细输入
一个采购单原则上只覆盖一个项目、一个合同。
采购定单按物资明细录入;必须输入项目信息,以便到货接收
系统操作说明:
采购定单可以手工输入,也可以EXCEL中按模板格式整理的数据导入系统生成工程物资管理流程工程物资管理流程工程物资管理流程工程物资管理流程管理目标:
帐实相符,合理使用资源,降低投资成本
在满足需求的情况下,尽量降低库存(啤酒游戏:库存成本、缺货成本)
实现资产使用期内的全程跟踪(从采购到报废)
规范工程余料处理,减少浪费
管理说明:
库存工程物资管理应按项目隔离管理(尽可能为不同项目分配不同货位),项
目间物资借用须履行必要手续并在系统中反应,保证项目核算准确
工程竣工后,根据建设等部门的处理意见,物流部门及时处理工程余料
各相关部门应及时在系统登记物资使用情况,避免帐时不符
建议:公司库存管理能否如卡品一般形成清点制度?
观念:工程物资管理好了,将成为企业新的“经济增长点”!以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想工程立项流程工程设计与WBS维护流程流程设计依据、目标与原则在建工程转固流程
工程
建设
工程采购、物资管理流程工程费用管理流程工程费用管理流程工程费用管理流程工程费用管理流程工程费用管理流程管理说明:
工程费用仅指由建设部门发生的费用,如施工费、设计费、差旅费等
按照在建工程
规定,凡是需要定合同的工程费用,必须通过采购订单
进入系统。没有合同的可以直接财务报账。
以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想以在建工程管理为例
剖析MIS管理思想工程立项流程工程设计与WBS维护流程流程设计依据、目标与原则在建工程转固流程
工程
建设
工程采购、物资管理流程工程费用管理流程在建工程转固流程在建工程转固流程在建工程转固流程在建工程转固流程管理说明:
工程转固前需要建设部门提交系统报表,与现场实物分布核对,确保帐实相符
设备开通及时转资,以符合上市公司财务守则,并按实际资产转资,便于资产
跟踪管理
粘贴资产标签做为建设部门与维护部门移交的标志
操作说明:
资产定义包括手工和自动定义两种手段,其中自动定义的先决条件是物资通过
库存管理发放到施工现场系统内工程维护主要工作系统内工程维护主要工作本小节需重点关注:本小节需重点关注:工程管理关键改进点:搭建WBS;工程物资请购、采购;物资管理;开通即纳入资产管理;明细管理
工程模块包括工程立项流程、工程建设流程(包括WBS搭建;采购;物资管理;费用管理)和在建工程转固流程提纲提纲MIS项目总况、全国实施情况集团对MIS项目的要求、愿景MIS解决了哪些问题以在建工程管理为例,剖析MIS管理思想系统内各部门涉及的主要职责遇到的问题、出路及未来各部门涉及的
主要职责、操作-1各部门涉及的
主要职责、操作-1各部门涉及的
主要职责、操作-2各部门涉及的
主要职责、操作-2各部门涉及的
主要职责、操作-3各部门涉及的
主要职责、操作-3各部门涉及的
主要职责、操作-5各部门涉及的
主要职责、操作-5各部门涉及的
主要职责、操作-6各部门涉及的
主要职责、操作-6涉及到工作职责的几份文件涉及到工作职责的几份文件关于下发《安徽移动通信有限责任公司MIS系统财务模块运行管理制度(暂行)》的通知
关于下发《安徽移动通信有限责任公司在建工程管理制度(暂行)》的通知
关于下发《安徽移动通信有限责任公司物流管理制度(暂行)》的通知
---执行、改进、完善。本小节需重点关注:本小节需重点关注:责任明确、操作清晰、执行有力,才能保证各项流程的顺利进行
先执行,再改进和完善
处理MIS业务流程比起其他工作,更需团队协作精神提纲提纲MIS项目总况、全国实施情况集团对MIS项目的要求、愿景MIS解决了哪些问题以在建工程管理为例,剖析MIS管理思想遇到的问题、出路及未来系统内各部门涉及的主要职责、操作MIS目前的局限性MIS目前的局限性
界面较为“生硬”
因社会外部环境不够成熟,信息标准化程度不高,部分业务的应用遇到障碍(如银行对帐、供应商物料管理、凭证打印、营业厅不在网上,等)
KPMG审计、税务对系统还有适应过程
MIS遇到的问题MIS遇到的问题
需要转变观念:从“文件”到“数据”
存在抵触情绪
项目实施中,遇到最多的问题就是用户反映“不习惯”、“不方便”、“复杂、麻烦”。
MIS是全新的系统,改变的不仅是外观,更是观念、流程、习惯;存在抵触情绪在改革初期是完全正常的。(习惯的养成:至少21遍—《QBQ精神》)
如何打破已习惯的思维和流程?“MIS是置之死地而后生,先有死(过去的流程等)才有生(新的流程)”
“MIS是工作内容的一部分,而不是额外的工作”MIS遇到的问题(续)MIS遇到的问题(续)
工作量加大
财务、物流、市场、计划、建设、资产管理部门…
MIS实施阶段,工作量的陡增是肯定的(上线初期的数据整理;对系统的不熟悉;观念还未转变;习惯还未形成);同时从局部看,MIS对工作流程进行了细分,也带来部分原有工作量的增加。
由上线带来的工作量是暂时的;由精细化管理带来的工作量是必然的---管理需求与系统进步的矛盾。
如何理解“效率”?
--不仅仅从时间上理解
--不仅仅从单部门理解
--效率的“质量”
--效率与内控的平衡MIS遇到的问题(续)MIS遇到的问题(续)
全局与局部的矛盾
从全局考虑问题较少,从局部考虑问题较多;从操作层面考虑多,从管理层面考虑少。
MIS要实现流程全局最优,而非局部最优。
MIS有助于培养全员全局意识。
MIS遇到的问题(续)MIS遇到的问题(续)
团队合作精神有待加强
人的问题:素质;特殊岗位人员调动应考虑管理延续性
对 “外部因素”“人为因素”带来问题的担忧
例外“80/20”
MIS对现代企业管理提出了新的挑战!MIS成功所需的企业精神MIS成功所需的企业精神MIS成功与否取决于:
领导重视,机构保障
观念是否转变
有无执行力
是否服从全局、是否有良好的协调能力
MIS系统 “头痛医头” “整体辩证施治”
对MIS的比喻:
“编草鞋”:MIS不是“皮鞋”,拿来就穿,刚好合脚;MIS推进是“编草鞋”的过程,需要不断编、不断修、不断调整和优化;同时也有支持不断优化的能力。MIS的应用才“刚刚开始”MIS的应用才“刚刚开始” MIS建设初期,因为各种原因,效率不能立即体现出来;尽早使用比推迟使用对公司更有利,回避、抵触是最不明智的做法。
如何制定和MIS流程配套的考核制度,以适应当前的KPI考核体系,需进一步探索。(集团正在讨论)
MIS两期项目建设即将结束,但这并不意味着企业的MIS项目和改革就此结束;相反,“万里长征只走了第一步”。MIS的发展MIS的发展“先执行,再完善;边做,边理解”---坚持不懈执行制定的流程,逐步改进、完善
越多的管理流程纳入MIS范畴,企业的内耗越少,效率越高;管理成本更低,劳动生产率更高
在流程畅通,使用娴熟的基础上,逐渐延伸MIS的应用范围,更好地辅助决策支撑。
具体需要提高的方面具体需要提高的方面
1、继续理顺、简化合同审批、采购审批的流程。尽量减少
先发货再补手续的情况。
2、继续加强预算管理对整个公司运营的指导作用
3、对照三个制度,需要每个单位、每个环节逐个落实。
4、培训:
a、通过虚拟教育学院,加强自我学习的能力。
b、人员调动,必须培训。
5、加强决策支持
a、在集团统一的IBAS上,建立自己的模板。
b、加强Discoverer报表的自行编制能力null谢谢 !
M I S 团 队