ERP的“外围管理”

ERP的“外围管理”     　　随着ERP(企业资源管理)在企业管理中不断的应用，其在运行中的一些问也日益显现。企业在ERP的日常运行中一般比较重视系统的管理和内在数据的分析，往往会忽视“外围管理”，从而出现了ERP上线时成功而运行时失败的风险，而且由于不加强ERP“外围管理”可能出现ERP系统核心数据差错，这样就有可能造成企业管理者分析和决策的失误，给企业带来经济损失。笔者在此就有关问题阐述一些自己的看法。   　　一、ERP“外围管理”的概念   　　ERP的“外围管理”是指企业在ERP的日常运行过程中，运用科学合理的和技术，对可能引起ERP系统核心数据出错的各类操作系统地进行严格监控和及时修正，以确保ERP系统中的各种数据流正确的一种日常管理措施。它实质上是实施了ERP的企业的一项重要的日常管理工作，主要包括主数据管理、交易数据管理和业务管理三个方面。   　　二、ERP“外围管理”中存在的问题及对策   　　1、主数据管理方面   　　企业在ERP上线后，往往会将主数据的日常维护工作分配给各业务部门，这对于相互无关联关系的主数据确实不存在什么问题，但对于一些相互有关联的主数据则会存在一定的信息互通问题，例如企业的采购和销售都是由两个不同的部门来负责，因此供应商与客户主数据则往往会分别由采购部门和销售部门来维护，这样面上看似乎没有什么问题，但如果我们仔细考虑一下，当一个客户它同时又是这个企业的供应商时，这样供应商与客户间的关联由谁来维护呢?此外，在供应商与客户主数据维护时会需要一些财务信息，这是采购和销售部门都无法维护的，这样，就需要财务部门的介入。而上述三部门间沟通上的滞后性，必然对ERP数据流的及时性产生影响。另外，对于一些规模较大的企业来说，其业务上的专业分工很细，这样，就会出现几个业务部门共同维护同一类主数据的情况。这种情况下，一旦部门间的沟通不到位，就会产生主数据的重复，造成企业生产经营信息的不正确。鉴于上述情况，笔者认为已实施ERP的企业应抽调熟悉ERP和相关专业的人员建立专门的主数据维护机构或岗位，来负责对主数据的维护和监控。并在企业内部建立统一规范的主数据维护流程，以确保主数据的安全、正确、合理。   　　2、交易数据管理方面   　　在实施了ERP的企业，由于很多业务都是系统自动完成，因此，确保内部数据流的正确性比以往任何时候都突出。如何加强交易数据复核工作也成为了ERP下一些长流程业务的难点。以企业的销售业务为例，以往一般企业由于主管销售的部门负责销·售产品并按照合同，审查客户信用情况后向客户开具提货单，客户凭提货单向仓库提货，仓库管理部门在接到提货单后开具发货(运)单和向客户发货，并将发货(运)单反馈给销售部门，销售部门根据实际发货数量向客户开具销货发票，财务部门在对上述销售业务进行三单匹配后进行账务处理和货物结算。而对于实施了ERP的企业，上述提货、发运的过程是类似的，只不过事先多一个开订单的过程，而一旦销售部门开具发票后，系统就会将有关数据直接过入到财务部门进行一些账务处理，这样对财务部门来说就变成了先账务处理，后三单匹配复核，并且一旦发现数据差错就得从源头开始修改数据。在这种情况下，有些企业可能会采用截断数据流复核的方式，仍以上述业务为例，这些企业会在ERP系统中在财务部门与销售部门的数据出入口处设一断点，销售部门在开具发票后数据不会立即进入财务部门，而在财务人员对三单进行匹配并在系统中进行确认后数据才过人财务部门。这样，尽管数据的正确性可以得到提高，但在这种业务上系统却又成了手工模拟系统，ERP的三流合一和实时性的功能就被人为地破坏了。笔者认为，在这种情况下应该采取复核点外拓的方式，即将复核工作纳入到ERP外围管理的范畴中去。对于复核点外拓主要包括两方面，一方面是将复核点前移，即在销售部门设立专门的发票复核岗位，提前进行三单匹配的复核，以提高进入系统的数据的正确率。另一方面就是将复核点后移，即在财务部门设立专职的复核岗位，实时关注系统数据的正确情况，以确保进入财务模块的数据的正确性。如果将复核点外拓并能够做到复核工作实时到位的话，相信系统数据的正确性是有保障的。这里仅以销售业务为例，对于其他业务，只要在该业务的前后端认真实时地做好复核把关工作，那么整个ERP数据的正确性就有了切实保障。   　　另外，在处理ERP交易数据时还需要输入一些非系统内预定的属性标识的问题，这些标识在使用前必须予以统一规范，以确保其前后的一致性，在这方面，企业也可以将这些标识作为一种特殊的主数据进行管理。   　　3、业务流程管理方面   　　在实施ERP的企业，一般比较注重业务流程的管理，在实施过程中会对业务流程进行重新整理、规范和调整，并会在日常工作中对有关业务流程的不合理之处进行进一步规范。但对于业务人员在按照业务流程对具体业务在ERP系统中实现时，可能就不太关注其实现过程，尤其是当业务人员变更时，前后任人员可能会由于交接上的问题出现对同一业务流程采用不同的实现过程。尽管这样对业务数据可能不会产生太大的影响，但却会给业务分类产生严重的后果。众所周知，ERP下一般是对业务进行分类管理，在财务上体现对不同的业务类别归人不同的会计凭证编码类别，例如付款业务分为一类，清账业务分为一类，总类业务又分为一类，等等。这样在单独查阅会计凭证时，就可以清晰地进行分类业务调阅。但对于某一笔付款业务，它在实现时则不单单在付款板块中可以实现，而是在清账和总账中都可以实现，而一旦在其他板块中实现，就会被归入其他业务类别，如果这样的情况较多，就会使业务分类失去原有的意义，造成业务分类不清，凭证分业务查阅困难。因此，笔者认为企业在ERP上线的同时，还应对各业务流程在系统中的具体实现过程加以明确规定，以书面方式固定下来，并让每一个涉及其中业务的人员都能够清楚相关的过程，从而达到前后一致的目的。而当某些实现过程需要修改时，也应按事先规定的手续和步骤进行修改，并传达给相关的人员。   　　鉴于上述情况，笔者认为ERP外围管理对ERP的成功运行起着极为关键的作用，而作为一种管理措施如果与企业的网络应用结合在一起，就会发挥出其更大的效能。