Word文档排版

null 2003部分Word 2003部分电子与信息工程学院 徐 莉 2010-5-29内容培训内容Word的文档编辑 Word文档页面设置 Word格式设置 长文档编辑 #格#制作 图文混排 目录的插入与更新 Word名片制作 使用邮件合并制作批量名片 Word套打案例一：业务受理单 —— Word图文混排案例一：业务受理单 —— Word图文混排null知识要点： 插入与编辑图片 插入与设置文本框 插入与编辑表格 双行合一 套打null第一步：页面设置 选择“文件”——“页面设置”，打开“页面设置”对话框的“纸张”选项卡中选择“A4”纸。null第二步：插入页眉处图片并设置其格式1 选择“插入”——“图片”——“来自文件”，在“插入图片”对话框中，定位并选择相应的图片。单击“图片”，弹出“图片”工具栏，点击“版式”按钮，选择“四周型环绕”。这样设置的好处是，可以用鼠标轻易地移动图片到页面的任何位置。null第二步：插入页眉处图片并设置其格式2 选择 “图片”工具栏上的“设置图片格式”按钮，打开“设置图片格式”对话框，选泽“大小”选项卡，取消勾选“锁定纵横比”复选框。这样设置的好处是，可以用鼠标随意改变图片的大小。null第二步：插入页眉处图片并设置其格式3 对图片做好了设置，就可以使用鼠标拖动的方法，对图片的大小和位置进行设置了，调整到页眉位置后，通过点击“图片”工具栏上的“增加亮度” 按钮，为图片增加亮度，设置好后的效果如下图所示。null第三步：插入其他图片 用相似的方法在页眉的图片上再插入另一个图片“联通标志”，如下图所示。null第四步：插入文本框1 用鼠标单击绘图工具栏上的横向文本框 按钮，鼠标箭头变成十字型，拖动鼠标左键在合适的位置拖动出一个文本框，然后输入文本“China”，用鼠标点击文本框的边框，然后右键单击，选择“设置文本框格式”命令，打开“设置文本框格式”对话框。在“颜色与线条”选项卡中将文本框的填充色和线条颜色都设为无，如下图所示。在“文本框”选项卡中将文本框的内部边距均设为0，如下图所示。null第四步：插入文本框2 用同样的方法拖动出另一个文本框，然后输入文本“unicom中国联通”，并对该文本框做相似的设置，完成后效果如下图所示。null第四步：插入文本框3 用同样的方法拖动出另外两个文本框，然后分别输入文本“unicom中国联通”和“业务受理单”，并对该文本框做相似的设置，完成后效果如下图所示。null第五步：插入表格 将光标定位到标题的左下方，选择“插入”——“表格”命令，打开“插入表格”对话框，插入一个2行2列的表格。null第六步：插入表格 用鼠标拖动表格的边线，并输入表格文字，达到如右图所示的效果。null第七步：插入其他文本框 我们要插入如下图所示的文本框（4个），方法跟前面所叙述的相似，不同的是有两个文本框中的文本使用了合并字符的设置。方法是： 在文本框中输入“申请人经办人”，并选中，选择“格式”——“中文版式”——“合并字符”，打开“合并字符”对话框，设置字体和字号后确定。然后利用绘图工具栏上的直线在两行文本之间拖拽出一条直线即可。null第八步：绘制页脚颜色框 我们要插入如下图所示的颜色框，使用一个文本框就可以做到。方法是： 插入一个文本框，调整其大小及位置，让其处于整个页面的底部，然后选中文本框，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”命令，为其设置填充色，并将线条颜色设为无。再插入一个文本框，输入“中国联通 All Rights Reserved”调整其位置、填充色、线条颜色即可。null第九步：设置水印效果 我们要插入如右图所示的水印效果。方法是： 选择“格式”——“背景”——“水印”，打开“水印”对话框，选择“图片水印”单选按钮，点击“选择图片”按钮，选择要作为水印的图片，确定即可。套打套打业务受理单制作完成了，我们会彩印很多张，将它们放入打印机后，我们如何确定将电子文档中各项内容（如客户姓名等）的位置刚好和业务受理单的项目对应。答案就是套打。 方法是： 第一步：用扫描仪把业务受理单扫描成图片文件，在Word中选择“插入”→“图片”→“来自文件”，然后把扫描后的表格文件插入到文件中。（图片大小：高度16.8厘米 ， 宽度11.93厘米）套打套打第二步：选择“文件”→“页面设置”，调整纸张大小与表格文件的原始尺寸一致，上下左右页边距均设为0。 然后右击该图片并选择“设置图片格式”，在弹出的对话框中选择“版式”标签，然后选择“衬于文字下方”，调整图片使其正好覆盖整个页面。 null第三步：接着在需要打印的空栏处插入文本框，调整其大小正好和表格图片的空栏尺寸一致，并将文本框的内边距均调为0。然后右击文本框，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”，设置该文本框的“颜色与线条”为“无线条颜色”。按照上述步骤插入多个文本框，最后选中所有文本框，再单击鼠标右键，选择“组合”将它们组合在一个对象。null第三步：在文本框中单击左键，选择菜单“插入”→“域”，在弹出的对话框中，选择“域名”为MacroButton，宏名为AcceptAll ChangeShown，在显示文字中输入提示文字。 最后将文件中的图片删除，并把新建的文件保存为即可。 下次使用时，调用此模板，将光标移到文本框中，输入相关内容确定后就可以打印了，非常方便。 案例二：Word长文档排版案例二：Word长文档排版电子与信息工程学院 徐 莉 2010-5-12nullnull页面设置页面设置Word所谓的页面设置是纸张大小、边界、页眉与页脚的总称。其作用范围是在一个节中（也可以选择套用于整份文档）。换言之，一份文档可以有多个节，每个节的页面设置都可以不同。正因为如此，我们才能： 让各单元总是始于奇数页 让页码混用罗马数字和阿拉伯数字 让奇偶页有不同的页眉和页脚内容 让脚注于每一章重新编号null分节符简介分节符简介分节符类型分别为： “下一页”：分节符后的文本从新的一页开始； “连续”：新节与其前面一节同处于当前页中； “偶数页”：分节符后面的内容转入下一个偶数页； “奇数页”：分节符后面的内容转入下一个奇数页。 null 论文、书、各种分析报告，往往是洋洋洒洒几十 页。我们一起学习一下长篇文档的排版技巧，使得以 后当我们遇到这样的文档时，可以轻松排版。 对于长文档，要注意以下两点： 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页排版要求排版要求以河职院毕业论文为例，论文要求的格式是： A4纸，要有封面和目录，双面打印； 封面无页眉，目录的页眉为“目录” ，其他的页面：奇数页页眉为页面所在章的章标题，偶数页为“河源职业技术学院毕业论文”； 封面无页脚，目录、摘要的页脚为大写罗马数字连续编页；正文的页脚为阿拉伯数字连续编页；页码一律位于页面底端的中间。开始排版开始排版第一步：页面设置：从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图所示。 null在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图所示。选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，设置“每行37”个字符。 同样，在“行”设置中，设置为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。 null第二步：新建样式 选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如左图所示。 在图中，“显示”为“有效格 式”，则其中的内容即有格式，又有样式。为了清晰地理解样式的概念，可在 “显示”下拉列表中选择“有效样式”，如右图所示 。 新建样式新建样式新建如下三种样式： 一级标题:（中文）黑体、三号、居中，缩进：左，0字符；右，0字符；段落间距：段前0.5行；单倍行距 二级标题： （中文）黑体、小三，缩进：左，0字符；右，0字符；段落间距：段前0.5行；单倍行距 三级标题：（中文）黑体、四号，缩进：左，0字符；右，0字符；段落间距：段前0.5行；单倍行距 正文： （中文）黑体、（默认）Times New Roman、小四，缩进：两端对齐，行距：1.5倍行距，首行缩进：2字符null第三步：应用样式 当样式被创建后，可以输入文档内容了，我们可以选择两种方式将内容应用于样式。 先选中需要应用的样式，然后输入内容； 先输入内容，再应用相应的样式。 请选择一种适合自己的方法将文档的基本内容输入并应用样式。null第四步：插入分节符 对长文档，我们往往需要将不同的章节分布在不同的页面上。通常情况下，我们会敲多个回车键来将光标定位到下一页，但这样往往会存在一些后顾之忧。 比如，如果我们对某一章节的内容进行增删，则会影响到下一章节的起始位置。为了避免这种情况，我们可以用插入分节符的方法来解决。 方法是：将光标定位到一章的结尾处，选择“插入”菜单——“分隔符”命令，在右图的对话框中选择“下一页分节符”。null第五步：插入目录 文档的内容安排好了，我们就可以为其插入目录了。 方法是：在文档的前面用插入分节符的方法插入一页空页，并在此页上输入标题“目录”，并应用一级标题样式，回车。 选择“插入”——“引用”——“索引和目录”，打开如右图所示的对话框。null如果我们直接点击确定按钮，可能会出错，因为默认情况下Word会以应用了样式“标题1、标题2…”的标题生成目录，而我们实际上应用的是自己创建的样式“一级标题、二级标题…”。 所以我们应在“索引和目录”对话框中，点击“选项”按钮，打开如右图所示的对话框，并在应该成为目录的样式中填写相应的级别。null第六步：设置页眉 要求： 目录的页眉为“目录” ，摘要的页眉为“摘要”，其他的页面：奇数页页眉为页面所在章的章标题，偶数页为“河源职业技术学院毕业论文”； （注：前提是目录、摘要、各章要属于不同的节，各章内奇偶页不同） 首先，打开“页面设置”对话框，在“版式”选项卡中勾选“奇偶页不同”复选框。 方法是：① 将光标定位到目录页当中，选择“视图”——“页眉和页脚”（页眉和页脚工具栏被激活），在页眉中输入“目录”，如下图所示。null第六步：设置页眉 ② 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（即摘要页）页面。在默认情况下，“链接到前一个”按钮处于选中状态，我们需要点击一下，取消其选中状态，然后再在页眉处输入“摘要”。null第六步：设置页眉 ③ 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（1 绪论）的奇数页页面。点击“链接到前一个”按钮，取消其选中状态，然后再在页眉处输入“1 绪论”。null第六步：设置页眉 ④ 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（1 绪论）的偶数页页面。点击“链接到前一个”按钮，取消其选中状态，然后再在页眉处输入“河源职业技术学院毕业论文”。null第六步：设置页眉 ⑤ 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（2 相关技术基础）的奇数页页面。点击“链接到前一个”按钮，取消其选中状态，然后再在页眉处输入“2 相关技术基础”。其他的设置雷同，直到“下一项”按钮变成灰色不可点击，就说明需要设置的页眉都设置完成。null第七步：设置页脚 要求：目录、摘要的页脚为大写罗马数字连续编页；正文的页脚为阿拉伯数字连续编页；页码一律位于页面底端的中间。方法是：① 将光标定位到目录页当中，选择“视图”——“页眉和页脚”（页眉和页脚工具栏被激活），在工具栏中点击“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚。null第七步：设置页脚 ② 光标定位到页脚后，点击“插入页码”按钮，页码“1”被插入。选中页码，点击“设置页码格式”，在“数字格式”中选择罗马数字格式，然后将页码居中。null第七步：设置页脚 ③ 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（摘要）页页面。摘要和目录为连续编页，并且页面格式要一致，所以采用默认设置，工具栏上的“链接到前一个”按钮处于选中状态，不需要修改。null第七步：设置页脚 ④ 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（1 绪论）奇数页页面。点击工具栏上的“链接到前一个”按钮，取消其选中状态，选择页码，点击“设置页码格式”按钮，在页码格式中做如下图所示的设置。案例三：名片制作案例三：名片制作null名片效果null第一步： 新建一个文档，单击菜单“插入→对象”，弹出“对象”对话框，选择“Microsoft Word图片”类型。null第二步： 单击“文件→页面设置”，在弹出的“页面设置”对话框中将“纸张”选项卡中的“纸张大小”项设为“自定义大小”，然后输入纸张大小为宽度“8.8cm”、高度“5.5cm”。null第三步：点击切换到“页边距”选项卡设置界面，设置上、下、左、右页边距、装订线均为数字“0”。点击“确定”按钮返回到Word编辑状态后，根据需要设计好名片的内容和样式，如下图所示。 第四步：单击“文件→关闭（c）文档……”菜单项，完成名片的制作。null第一步：新建一个文档，依次点击“文件→页面设置”菜单项，在弹出的对话框中设置“纸型”选项卡中的“纸型”项为“自定义大小”，其中的“宽度”为19.5cm；高度为29.7cm。 现在，只要在名片里写上用户信息，名片的制作就完成了。如果要打印的话，显然一张小小的名片使用一张纸太浪费了，下面我们在一页页面上排版十张名片。null第二步：接着依次点击“工具→信函与邮件→信函与标签”菜单项，在弹出的对话框中点击“标签”选项卡中的“选项”按钮。null第三步：在随即进入的对话框中，设置“标签产品”为“Avery A4和A5幅面”，“产品编号”为“L7413名片”，设置完毕完点击“确定”按钮返回上一步。null第四步：返回到上一步后点击“新建文档”按钮。这样在Word中就出现了十个相同大小的框。 null第五步：返回到上一步后点击“新建文档”按钮。这样在Word中就出现了十个相同大小的框。复制十张名片　　 接着再返回制作单张名片时的Word文档，依次点击“编辑→复制” 。 操作完后切换到有十个框的文档中，单击第一行第一列的那个单元格（即左上角），依次点击“编辑→粘贴”菜单项。 null方法是： 第一步： 打开名片文档和存有员工信息的Excel数据表； 第二步： “工具→信函和邮件→邮件合并”，打开邮件合并面板，文档类型选择“目录”，单击“下一步：正在启动文档”； 做到这里，我们只算设计了一个人的名片，对于一个公司的员工来讲，除了个人信息外，其模板应该是一样的。 下面我们使用邮件合并的方法，使用一个名片模板生成多张名片。null第三步： 选择“使用当前文档”做为主文档，点击“下一步：选取收件人”。null第四步： 在右图所示中选择“使用现有列表”，并点击“选择另外的列表”，通过地址栏打开员工信息所在的Excel工作簿。 null第五步： 打开员工信息所在的Excel工作簿后，出现右图所示的“选择表格”对话框，选择员工信息所在的工作表，如“Sheet1”，点击确定。null第六步： 执行第五步后，邮件合并收件人对话框被打开，确定即可。null第七步： 在邮件合并任务窗格中点击“下一步：撰写信函”。null第八步： 点击如右图所示的“其他项目”命令，打开“插入合并域”对话框，将域插入到主文档的相应位置即可。null第八步完成之后，效果如右图所示。 第九步：在邮件合并任务窗格中点击“下一步：预览信函”。null第九步完成之后，效果如下图所示。 我们可以通过点击“收件人”左右的按钮对名片上的信息进行预览。null第十步：在邮件合并任务窗格中点击“下一步：完成合并”。null第十一步：在邮件合并任务窗格中点击“编辑个人信函”，弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，确定，完成合并。练习：工资条制作练习：工资条制作图1为某单位工资报表，请利用邮件合并功能为每位员工生成一张工资条，如图2所示。图1图2表格制作表格制作