沟通技巧+如何有效沟通

沟 通 的 技 巧 2 游 戏 沟 通 的 定 义 及 重 要 性 沟 通 障 碍 分 析 提 高 沟 通 效 果 的 途 径 分 组 讨 论 沟 通 心 得 3 我们的困惑 ‰为什么同样的事情不同的人去做效果完全不同？ ‰为什么同样的谈话听者的结论完全相反？ ‰为什么汇报同样的工作，不同的人得到的支持相差悬殊？ ‰为什么指派别人做事，结果与预期相差甚大？ 让我们关注沟通的过程和技巧，让所有的一切更加开心和顺畅 请大家讨论你在沟通时的主要难题和心目中的沟通高手 4 沟 通的重要性 信息时代的到来，使沟通能力更加重要。 信 息 爆 炸 无所适从 • 电脑不能取代人脑： 电脑的出现，使人类可以处理更多的信息，但电脑解决不了人与人之间的深层次沟通问题； • 组织内部沟通： 组织内部良好的沟通可以使成员认清形势，使决策更加有理、有效，可以稳定员工情绪，统一行动； 良好的沟通能力是构成事业基础的一个要项。能简明、有效的交代自己的意思，又能清楚地了解别人的 用意，就拥有最好的机会。 —— 美国保德信人寿保险公司总裁 Robert Beck 5 据 成 功 学 家 们 的 研 究 表 明 ， 一 个 正 常 人 每 天 花 60 - 80% 的 时 间 在 “说 、 听 、 读 、 写 ” 等 沟 通 活 动 上。故 此 ， 一 位 智 者 总 结 到 ：“ 人 生 的 幸 福 就 是 人 情 的 幸 福 ， 人 生 的幸 福 就 是 人 缘 的 幸 福 ，人 生 的 成 功就 是 人 际 沟 通 的 成 功 。” 还不重要吗 ？ 专家研究表明：20%的沟通是有效的，80%是无效的 6 沟通是一种信息的双向甚至多向的交流；是一个参与者们无一不尽己所能期 望自己的信息被正确地理解同时对方的信息被准确地把握的过程。 反应反馈 发出方 接受方 编码 渠道 译码 什么是沟通行为 7 案例欣赏 [我们家大伟从不让我操心，成绩好得不得了。今年又拿书卷奖，你知道在医学院 里拿书卷奖不容易啊]！ [是啊！我们家小莉也是一样，那天她的系主任还当我的面夸她，说小莉是他较的 学生中最出色的一个。] [大伟这孩子平时太用功了，经常在图书馆念到十一、二点。那么晚回家车不好 等，又危险，现在坏人又多。所以我准备帮他买辆车，这样我比较放心。而且， 我看医学院学生很多都开车的。] [喔！小莉这个假期都不在家，她要去意大利游学。你知道的，她是学建筑的，最 喜欢到意大利那面看房子。叫什么斯洛伐克式还有什么歌德式的建筑艺术，这孩 子真是有志气。] [真巧，去年我们大伟也到欧洲玩了15天，走了十几个国家，意大利威尼斯就是其 一。对了大伟快毕业了，我准备帮他开业，医学院出来的最大好处就是不愁出路 问题。] [是啊，没有比当医生更好的啦！我们家小莉的男朋友中就有一个是要当医生 的，就是不晓得小莉是否看得上。现在的孩子都有主见，做父母的也不好干涉。] 张太太： 张太太： 张太太： 李太太： 李太太： 李太太： 现代沟通就是一场竞争激烈的口腔运动 8 沟通的目的是什么 工作中：传递信息，解决问题 生活中： 沟通最主要的障碍是什么 1、倾听的障碍 2、表达的障碍 3、回馈的障碍 有效沟通的要点是什么 1、让对方听的进去（时机、场合、如何让对方对话题感兴趣） 2、让对方乐意听（互利的双赢的） 3、让对方听得合理 9 沟 通 画 图 游 戏 —— 10 自我检查自我检查 想想你是怎样沟通的，并回答下列问题： 9我是否总是喜欢假设别人总能理解我所说的话？ 9我是否没能清晰而又未有逻辑性的思考欲以沟通的信息？ 9每当我想赢得别人的注意力时，我是否偶尔忽视了把他们的利益 和需求考虑进去？ 9我是否没有足够的估价自己行为的后果而给人们以错误的印象？ 9我是否总是喜欢听到自己想听的内容？ 9我是否总是把自己想说的话留给别人去揣度呢？ 如果上述问题的部分或全部都是“是的”，那么，你或许需要仔细检查你的沟 通方式了。 11 改善之道改善之道 9你承认听者会经常误解你所说的话。 9你打算在沟通前更加具体和富有逻辑地思考。 9你意识到充分考虑别人的利益和要求的重要性以赢 得他们的注意。 9你意识到树立正确的印象只是保证沟通内容获得注 意的第一步。 9你下定决心更加不遗余力地去倾听。 9你理解到正确传达自己意思的必要。 12 沟通的过程模式—— 星型 Y型 环型 ○ ○ ○○ ○ 全通道型 ○ ○ ○○○ 链型 沟通的种类—— 正式沟通：指组织系统依据组织原则、程序、规定所进行的信息传递和交通。 如：公函、会议、情报、参观访问、调查研究等 非正式沟通：指正式沟通渠道以外的信息交流 如：私下交换意见、传播信息、谈话、聊天等 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○○ ○ 13 沟 通 障 碍—— 沟通内容和接受内容之间的差别。 1、如果您意下如此，那为什么不把话说明白点？ 2、我不敢肯定自己该做些什么？ 造成沟通障碍的原因： 1、沟通的目的性不明确，没有正确阐述信息；（例1、2） 要把沟通思想转化为信息： 整理思想：整理发出信息的重点和关键，并组织信息； 清晰发送：使用正确语言。什么样的词与思想本身同样重要； 使用图片：一图抵万言； 2、给人以错误印象； 外表、措辞、拖沓； 如果迟到，总给人感觉沟通内容无关重要； 14 沟 通 障 碍 （续） 3、没有选择合适的渠道； 4、接受信息的障碍：判断、偏见、情绪 • 没有仔细的聆听； 学生在课堂上神游。老师说了什么，可以重复，但没有理解； • 根据自己需要吸收信息或只注意感兴趣的信息； • 自我感知导致主观非客观解释信息； • 自己期望某种事物，而非客观存在的事物； 15 如 何 提 高 沟 通 效 果 • 高度重视 你对传达思想付出的关心程度决定了你所传达的是有意义的蒸汽或是无用的热空气。 • 树立正确形象是沟通内容获得注意的第一步。首先让人喜欢你。 • 沟通前清晰、富有逻辑地思考。 例如当要表达“我们需要信封”时却说“信封用完了” • 充分考虑对方的利益和需求的重要性，以赢得他们的注意。（ex) • 不遗余力地聆听。 • 多采用双向沟通，尽量少用单向沟通 16 沟通的核心技能 •有效地表达 •积极地倾听 •适当发问 •回顾确认 17 表达影响力的比较 55%38% 7% 身态 文字 声调 18 沟通技巧--交 谈 “鸟不会被自己的双脚绊住，人则会被自己的舌头拖累” 交谈分三种类型： 社交谈话：通过语言接触，分摊感觉。 是建立社交关系的闲聊。“…怎么样？…” 感性谈话：分摊内心感受，卸下心中重担。 属宣泄沟通，是人际关系的润滑剂。“。“我爱你…” 知性谈话：传递资讯。 象一场乒乓球比赛，你来我往，双向沟通。 19 交 谈 技 巧 信心百倍，认真诚恳 • 以提出问题代替批评 • 惩罚赢家 • 使用您的声音； 语音与语调、语速、强调； • 使用眼睛；（ex) 声音与视觉协调一致； 据调查分析，从交谈中获取信息中，视觉占55%，声音占38%，语言占7%；S • 使用面部与双手； 露出开朗、机警的微笑； • 使用身体； 身体姿势、泄露信息、身体距离 • 让对方开口； 鼓励别人谈论观点。多用开放式问题。记住乒乓球比赛。“您觉得怎样？” 20 交谈中的禁忌—— 不可随便看手表（ex) 看手表在特定的社交、办公等环境内已经富裕的特定的内容，尤其在工作繁重的企 业中，看手表则表示你的时间很紧张，还有其他重要的事要做。当你与他人尤其是上司 谈工作时最忌讳不停的看手表，表示你比上司还要赶时间。Ex1 双手的位置不可随便放 双手抱胸表示的是“敌意”也是“不安”；双手负背则表示自信（ex2） 脖子不可随便转（练习） 脖子也就代表头，脖子的转动要随着身子的转动而转动。当你身体完全不懂，只把 头扭过去看，表示你怀疑、傲慢、姑且听之的态度。当你把身子同时转向对方的时候， 则表明你很重视对方所说的，转过身来看着，要好好听清楚。 眼神不要游移不定 一方面表现你对所谈的内容没有信心，另一方面是对对方的不尊重。 21 公 司 内 部 聆 听 • 上级要听下级； • 公司要听客户； 美国最大的家电公司惠而浦公司为例：S 董事长拍片； 顾客免费静候专线： 22 聆 听 与 交 谈 上天赋予我们一根舌头，却给了我们一对耳朵，所以，我们听到的话可能比我们说的话多两 倍； 倾听：取得智慧的第一步；有智慧的人都是先听再说。 医学研究表明：婴儿的耳朵在出生前就发挥功用了。 倾听是首要的 沟通技巧 倾听是首要的 沟通技巧 23 倾听的重要 ‰ 倾听是最有效的沟通方式，但常被忽略 ‰ 倾听别人的意见，比如何说话要重要得多 ‰ 倾听使我们学习如何了解别人的需要 ‰ 倾听，让别人知道您多么尊重他 ‰ 对他人不能倾听的人，就好比表明了告诉人家，“您对我来说，并不 重要”，你想结果会如何 倾听的要点 ‰ 少说多听 ‰ 听对方的心意 ‰ 鼓励对方发言 ‰ 要有耐心听完全程 ‰ 同理心 24 1、去除干扰讯息接收的障碍； 。采取正确态度； “我会喜欢听他讲，我会从中学到有用的东西。” 。用信号表明你有兴趣； 保持视线接触；不时表示赞同； 。别让理性因情绪失控； 。保持意志集中； 。让人把话说完，避免打断别人； 。从说话者的立场看事情： “穿别人的靴子走一里路，才能看穿他的心事。”——谚语 “靴子怎样，只有脚知道。”——刘晓庆 倾 听 的 技 巧 25 2、积极倾听：找到有意义的地方，得到益处，提高理解深度。 （听与倾听的差别；断章倾听与批判倾听） 3、反复思考听到的讯息； • 从琐碎的事情中，挑出有用的； • 语言背后的感受； • 把握话题背后的重点； • 自己作判断：这是事实吗？这是好建议吗？听信这些话会有什么后果？ 4、勇于发问，检查理解力； 5、增强记忆：做笔记； 倾 听 的 技 巧 （ 续 ） 26 有效发问是沟通的关键技巧 发问的种类：开放式的问题、封闭式问题 封闭式问题的特点 1、有助于将谈话内容局限在某个范围内，同时有利于获得特定的信息 2、有利于人们以问题来控制谈话内容 3、更节省时间 4、可能会错过更重要的资料 5、会抑制开放的讨论 封闭式问题的例子： 你今天过得好吗？ 这可行吗？ 你还要犯错误吗？ 这有任何问题吗？ 这样能准时到达吗？ 你打过太太吗？ 27 开放式问题特点： 1、鼓励交流更多的心得 2、更深入了解人或问题的复杂性 3、使用过度会导致太多的信息，话题混杂和浪费时间 4、太多的资讯会使问题失去特点，优先顺序或关联性 例子： 你今天过得如何 这为什么是个好计划 你从这件事学到什么？ 这会有什么问题 这要花多少时间 你的家庭如何？ 28 说明：先问广泛的问题，再问较明确的问题，以逐渐理清对 方真正的状况或需求 开放式问句：比较广泛的问题 ex：你认为做个成功软件开发人员有哪些重要的原则？ Ð 开放式问句：（明确的问题） ex：所以，在和客户沟通的时候，要注意哪些事？ Ð 封闭式问句： ex：那么，你刚刚有没有跟客户说明这个问题？ ps：（如果回答的内容不 利，就须展开另一套问题 ，回到另一漏斗的顶端） 29 漏斗式沟通策略漏斗式沟通策略 认同情感 鼓励发言 了解想法 发问探索 告知 指导 批评 对方 反馈 自己分 析说明 30 分享并确认你得到的信息 •确认你是否理解原意 •确认你的建议//步骤 •确认下一步的关键 没有回馈就无法知道沟通是否真的有效 进行，这是避免你犯重大错误的关键步骤 31 JOHARI窗口 我知道的东西 我不知道的东西他们知道的东西 他们不知道的东西 管理者的周哈里窗口 公共区 •任务是什么？ •行动计划 •表扬/建设性批评 不明区 •关于下属能力的问题我 如何表达 情感？ •我对任务的重要性或缺乏重要性的 看法 •（在这个区里，下属的反馈会有帮 助 私人区 •我对下属能力有什么怀 疑？ •为什么我在这个时候对 下属进行指导？ •为什么我选择把这项 任 务角给下属？ （在这个区里，对下属暴 露情感会有帮助 未知区 •失败的影响 •成功/失败对组织机构的影响/后 果 •我对人品的看法 反 馈 和 暴 露 是 影 响 窗 口 形 状 的 两 个 过 程，管 理者 要 有 两 个 目 标 ：缩 小 不 明 区 和 私 人 区 32 JOHARI窗口 我知道的东西 我不知道的东西他们知道的东西 他们不知道的东西 下属的周哈里窗口 公共区 •任务是什么？ •行动计划 •我的问题 不明区 •我对任务的感情反应表达 •我对任务的兴趣/重要性的看法的 非语言表达 （在这个区里，管理者给予的反馈 会有帮助 私人区 •我对任务的真正理解 •如果我不能做这件工作 （害怕失败），情况将会 怎么样？ （在这个区里，对管理者 暴露情感会有帮助 未知区 •失败的影响 •成功/失败对组织机构的影响/后 果 •对我的职业前途的影响 反 馈 和 暴 露 是 影 响 窗 口 形 状 的 两 个 过 程，管 理者 要 有 两 个 目 标 ：缩 小 不 明 区 和 私 人 区 33 用 心 察 看 • 留心捕捉脸部表情 练习：关掉声音，看电视； • 洞察眼睛的变化 从瞳孔见好恶； • 肢体动作可以增添色彩与气氛 可以：加强、重复、替代； • 距离代表亲疏 S 密友：0.5M以下; 一般：0.5_1.2M; 商务：1.2_2.4M; 公开演讲：3.6M以上; • 暗示地位的非语言信号 开会时最能体现。干劲不足的人老习惯坐在会议桌的边陲； 34 自我检查自我检查 9我是否已完全理解了视觉与有效沟通的巨大影响。 9我是否理解，如果我的话要让人相信，我的身体语言必须与我 的语言相一致？ 9我是否已经意识到，在树立自己可信度时视觉接触的威力？ 9我是否理解，我应该怎样使用自己的声音，以确保发送信息时 充满信心？ 9我是否知道，我必须保持视觉接触以让人知道我是在专心聆 听？ 9我是否提出问题以确保自己已经完全理解正在进行沟通的内 容？ 9我是否意识到，聆听是一个积极主动的过程，需要投入精力？ 35 改善之道改善之道 ☎你自己理解自己的手势和表情能产生巨大的影响。 ☎你确定你自己的身体语言与语言信息相匹配。 ☎你在沟通时保持视线接触。 ☎你使用自己适当的声调以确保别人聆听时饶有兴 趣。 ☎你看着对方并赞同对方的说话内容，这样就能使对 方知道你在聆听。 ☎你提出问题以检查自己是否完全理解沟通的内容。 ☎你积极主动的聆听别人告诉你的内容。 36 写 先写下再说。 • 写的长处： 可以永久记录； 可以很好地组织复杂的材料，易于理解，可以事后阅读； • 如何写？ 想清楚，再下笔； 简洁; 用字铿锵有力，使用空格、段落、标题、字体、图片等； • 写的基本原则 • 写技巧 37 书面沟通的技巧书面沟通的技巧 纸上沟通的技巧就是设法使读者有欲望读下去： • 先记下，后修改 无论记成什么样子，先记下，然后再花时间去润色希望表达的内容 • 使用空格、标题、段落和段首缩字 这些项目是视觉和声音信号卓有成效的替代品，能起到强调、激发兴趣 和刺激的作用。 • 做大字标题并选择不同字体 这些都可作为“路标”使读者易于寻找 书面沟通要求你必须时时把读者放在心上。好的书面表达大大有助 于更易理解书面材料，而且，当读者能理解写下的内容时，他们就获得 了继续往下读的动力。只要你写的简单易懂，就能抓住读者的心，使他 感觉到你写的东西值得一读，也值得重读。 • 要记住，规则就是“简洁为贵” • 善用图形表达（一图抵万言） 38 自我检查 想一下自己的书面沟通，然后回答下列问题： ☺我是否以不辞劳苦的方式按该写的方式来写？ ☺我是否已把写下的文字润色了许多遍？ ☺我是否能肯定已写下的文字既清晰又简洁？ ☺我的书面沟通文字是否易于理解？ ☺我是否可以肯定文中有可以指导读者的足够标题和各种编排？ ☺我是否使用了最简洁的语言来表达我的意思？ 39 改善之道 ☻你先把东西记下来，然后润色。 ☻你知道阅读关系到由选择的寻找信息。 ☻你合理组织材料以便能产生最大的冲击力。 ☻你使用恰当的语言以便读者易于理解你的材料。 ☻当简洁的词语能更好的进行表达时，你避免使用复杂的词 句和词组。 ☻你意在使自己的书面表达值得阅读。 40 上下沟通的重要 1、上司、部属两情不通，就很难沟通 2、上情不达于下，则人惑；下情不通于上，则有疑 3、上司怀疑部属，部属就不服从，做起事来不尽心尽力 4、通上下之情，彼此有默契，一切好商量 5、沟通是上下、左右、前后的情 41 上对下沟通的要领 1、多说小话，少说大话 2、不要急着说，先听听看 3、多用问句，少用叙述句 4、不说长短，不商和气 5、利用每次机会，激励士气 6、广开言路，接纳意见 42 下对上沟通的要领 1、用上司能接受的方式表达 2、看法不同时，应虚心学习，多请教 3、看法一致时要热烈响应 4、有意见补充时，用引伸式 5、不可争辩不休 43 怎样与上司沟通 准备： 1、了解上司的立场和原则（弄清事实，而非假设） 2、建立你沟通的架构 3、形成你的沟通文件 4、准备关键的支撑 与上司沟通最容易出现的伤心状况是什么？ •‘精心力作’被全面否决 •被问的哑口无言 •总是得不到发自内心的欣赏 •每次都不知道为什么是这样 ？为什么•• • 44 怎样与上司沟通 •不要把你的领导放到不利的位置 •和你的领导分享足够的信息 •和你的领导分享你的框架和原则 •分享领导的信息和框架原则 45 •已经决定的事情，不能因为自己有不同的观点而不执行 •对所有的承诺要有结果的回馈，否则会失去信任 •要掌握好工作汇报的程序和原则（越级报告要处理好） •确保事态的发展在你的上司可控的范围内（如何保证） •提交解决方案时，说明自己将如何处理 •请求指示时，准备好充分理由得到他的批准 怎样与上司沟通 46 结束语 以退为进的沟通哲学 1、沟通==我说给你听 2、我说给你听，你未必肯听 3、我说的很正确，你不一定十分了解 4、就算真的了解，不保证会采取我预期的行动 5、不要存心说给人听，这样可能沟而不通 6、要对自己有沟通的观念和勇气 7、要有被沟通的雅量和准备 8、要感谢别人愿意和我沟通 47 结束语 金玉良言 少说抱怨的话 多说宽容的话 抱怨带来记恨 宽容乃是智者 少说讽刺的话 多说尊重的话 讽刺表示轻视 尊重增加了解 少说拒绝的话 多说关怀的话 拒绝形成对立 关怀促进友谊 少说命令的话 多说商量的话 命令强迫接受 商量彰显领导 少说批评的话 多说鼓励的话 批评招来阻力 鼓励产生助力 48 前人的经验之谈 沟通：是一门生存的技巧，学会它、掌握它、运用它… —— 拿破伦. 希尔 沟通：成功人生的通行证。即或是上帝，也有求于关系的时候。 —— 马克. 吐温 营造一张和谐舒适的人际关系网络，是您打开成功之门的钥匙。 —— 李嘉诚 一身亮丽的着装，一个灿烂的笑容、一种得体的关怀，便可让您博得异性的青昧。 —— 莎士比亚 幻灯片编号 1 幻灯片编号 2 幻灯片编号 3 幻灯片编号 4 幻灯片编号 5 幻灯片编号 6 幻灯片编号 7 幻灯片编号 8 幻灯片编号 9 幻灯片编号 10 幻灯片编号 11 幻灯片编号 12 幻灯片编号 13 幻灯片编号 14 幻灯片编号 15 幻灯片编号 16 幻灯片编号 17 幻灯片编号 18 幻灯片编号 19 幻灯片编号 20 幻灯片编号 21 幻灯片编号 22 幻灯片编号 23 幻灯片编号 24 幻灯片编号 25 幻灯片编号 26 幻灯片编号 27 幻灯片编号 28 幻灯片编号 29 幻灯片编号 30 幻灯片编号 31 幻灯片编号 32 幻灯片编号 33 幻灯片编号 34 幻灯片编号 35 幻灯片编号 36 书面沟通的技巧 幻灯片编号 38 幻灯片编号 39 幻灯片编号 40 幻灯片编号 41 幻灯片编号 42 幻灯片编号 43 幻灯片编号 44 幻灯片编号 45 幻灯片编号 46 幻灯片编号 47 幻灯片编号 48