Excel技巧课件1

nullExcel 使用技巧Excel 使用技巧Excel使用技巧Excel使用技巧一、管理学生成绩 二、日期与时间的快速处理   一、管理学生成绩一、管理学生成绩一、在输入大量学生成绩时，容易发生误输入，如少打小数点、多打一个零等。为避免这种情况，可以设置“有效性”检查，当输入数据超出0到100的范围时，就会自动提示出错。 二、做完学生成绩后，可把学生的平均成绩分类，大于90分的显示红色，60到90分的显示黄色，60分以下的显示黑色，这样看起来一目了然 三、在处理各班的优秀学生名单时，可把各班的学生名单放在不同的“文件夹”里，需要时就展开，不需要了就合上，非常方便。 有效性检查具体设置如下有效性检查具体设置如下 1. 选定所有需要输入学生成绩的单元格。 　　2. 单击“数据”菜单下的“有效性”命令。 　　3. 单击“设置”标签，在“允许”框中选择“小数”，在“数据”框中选择“介于”，在“最小值”框中输入“0”，在“最大值”框中输入“100”。 　　4. 单击“输入信息”，在“标”框中输入“请输入学生成绩”，在“输入信息”框中输入“成绩介于0到100之间”。 　　5. 单击“出错警告”，在“标题”框中输入“输入出错”，在“出错信息”框中输入“请输入0到100之间的数”。 　　6. 单击[确定]按钮。　　条件格式具体设置如下条件格式具体设置如下　　1. 选定平均分所在单元格区域。 　　2. 单击“格式”菜单下的“条件格式”命令。 　　3. 输入条件1（大于90分）：在第一个下拉列表框中，选择“单元格数据”，在第二个下拉列表框中选择“大于”，在第三个下拉列表框中输入“90”，单击[格式]按钮，把字设为红色。 　　4. 单击[添加]按钮，照上述方法添加上条件2（60~90分）和条件3（60分以下）。 　　5. 单击[确定]按钮。 文件夹具体设置如下文件夹具体设置如下 1. 在A1单元格中输入一班”。 　　2. 选择表中一班的所有学生，单击“数据”菜单的“组及分组显示”下的“组合”命令，这样，相当于是把一班的学生名单放入一个“文件夹”中，“文件夹”的名称为“一班”。 　　3. 照上述方法，把二班、三班等的学生名单，分别放入一个“文件夹”内。二、日期与时间的快速处理二、日期与时间的快速处理1. 任意日期与时间的输入 数字键与“/”或“-”配合可快速输入日期，而数字键与“：”配合可输入时间：如输入“3/25”，然后回车即可得到“3月25日”。又如输入“9:25”，回车即得到“09:25”。 2.当前日期与时间的快速输入 选定要插入的单元格，按下“Ctrl”键与分号键“；”，然后回车即可插入当前日期。而要输入当前时间，同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与分号键，然后回车即可。 3.日期与时间格式的快速设置 如果对日期或时间的格式不满意，可以右击该单元格，选定“设置单元格格式→数字→日期”或“时间”，然后在类型框中选择即可。 快速切换工作表 快速切换工作表 按下Ctrl+Page Up组合键，在不同工作表之间，按工作表顺序从后向前切换（从Sheetn直到Sheet1）。按下Ctrl+Page Down组合键，在不同工作表之间，按工作表顺序从前向后切换（从Sheet1直到Sheetn）。 快速切换工作表 快速切换工作表 按Ctrl＋PageUp组合键可激活前一个工作表，按Ctrl＋PageDown组合键可激活后一个工作表。您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。 快速切换工作簿 快速切换工作簿 对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”菜单选择它的名字即可。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。 快速打开插入对话框 快速打开插入对话框 在Excel中，按下“Ctrl+Shift+=”组合键，则可快速打开“插入”对话框。 快速打开固定工作簿 快速打开固定工作簿 如果你有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作区文件，只要将工作区文件打开，Excel就会打开保存在其中的每个工作簿：先打开需要同时使用的多个工作簿，再根据使用要求调整好窗口的大小和位置。然后单击Excel“文件”→“保存工作区”，输入工作区名称后单击“保存”按钮即可。需要提醒注意的是，对每个工作簿所作的修改必须分别保存，保存工作区并不会保存其中的工作簿。 让Excel自动打开工作簿 让Excel自动打开工作簿 如果你的多个工作簿需要随Excel自动打开，先把它们保存为工作区文件，然后在“资源管理器”中选中工作区文件，按下Ctrl+C键。如果使用Windows 98/Me，则打开C:\Windows\ application data\ Microsoft\xlstart文件夹；如果是Windows 2000/XP，则应打开C:\Program files\Microsoft office\ office\xlstart文件夹。再用鼠标右键单击窗口空白处，选择“粘贴快捷方式”，将工作区的图标放入xlstart文件夹。以后只要运行Excel，工作区中的所有文件就会被打开。 小提示 ：如果要自动打开某个工作簿，只要按相同方法将它的图标放入xlstart文件夹即可。 选择打开多个工作簿 选择打开多个工作簿 打开Excel的“打开”对话框，按住Ctrl键逐个选中要打开的工作簿，最后单击“打开”按钮，所选工作簿就会被全部打开。 Excel 自动保存 Excel 自动保存 单击“工具”→“加载宏”，选中对话框中的“自动保存”，确定后“工具”菜单即可出现一条“自动保存”。单击该命令可打开“自动保存”对话框，并对“自动保存时间间隔”和“保存选项”等进行设置。 如果没有“自动保存”宏可供选择，则请重新运行Office安装程序，选择“添加和删除功能”，并单击展开“Microsoft Excel for Windows”→ “加载宏”→“自动保存”项目，选择“从本机运行”按钮，再顺着向导操作即可。 固定Excel工作簿的栏目标题 固定Excel工作簿的栏目标题 在浏览长篇工作簿时，栏目的标题也会随着滚动消失，这给查看带来了许多不便。这时可冻结窗格来固定栏目标题，选择要固定的单元格，然后单击菜单窗口——冻结窗格。这样任你怎么移动表格，被冻结的窗格始终出现在界面上不会任意移动。 让Excel文件单窗口显示 让Excel文件单窗口显示 在Word 2000中打开多个文件时，每一个文件都会任务栏上显示一个窗口。这样打开文件一多，就会给任务栏很大的负担。不过在Excel中却可以自由设置，单击 “工具” →“选项”，打开“视图”标签，取消选择 “任务栏中的窗口”前的复选框，再单击“确定”按钮即可。 在工作簿中增加默认工作表的个数 在工作簿中增加默认工作表的个数 Excel中默认工作表的个数仅有三个，即：sheet1、sheet2、sheet3当默认的工作表不够时，通常是右键插入工作表，还有一种更为快捷的方法是：选择“工具”→“选项”，然后选择“常规”选项卡，将新工作簿内的工作表数改成一定的值即可。 在不同工作表中输入相同内容 在不同工作表中输入相同内容 先选定需要输入相同内容的相应工作表标签，方法是按住Ctrl或Shift键的同时单击Sheet1、Sheet2、Sheet3等标签，然后在其中任意一个工作表的相应单元格中输入数据或文字，按下回车键后这些内容就分别进入所有被选定的工作表中的同一单元格中。 如果再扩展一下，就可以发现这个技巧并不仅仅局限于在多个工作表中输入相同内容，还能为多个工作表设置成相同的页面、在多个工作表中进行查找/替换/定位操作、在多个工作表中一次性设置相同格式。 在Excel中复制整张工作表的内容 在Excel中复制整张工作表的内容 如果要复制整张工作表（工作簿中的一页），首先打开目标工作簿（复制的目的地）和源工作表，鼠标右击该工作表的标签（屏幕左下方），并在出现的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”。然后在打开的对话框中，再在工作簿下拉菜单中选择已打开的目标工作簿，然后用户还可以在“在下列选定工作表之前”中设置在目标工作簿中的位置，如果用户是复制该工作表而不是移动的话，应当选中“建立副本”，最后单击“确定”按钮，该工作表就被移动或复制到目标工作簿了。 一次选定两张以上工作表 一次选定两张以上工作表 一次选定两张以上相邻的工作表 　　 先选定第一张工作表的标签，然后按住Shift键，再单击最后一张工作表的标签。 一次选定两张以上不相邻的工作表 　　 先选定第一张工作表的标签，然后按住Ctrl键再单击其他工作表的标签。 一次选定工作簿中所有工作表 　　 用鼠标右键单击工作表标签，然后单击快捷→“选定全部工作表”。 一次打印多个工作簿 一次打印多个工作簿 首先，需要打印的所有工作簿必须存放在同一文件夹内。然后选择“文件”→“打开”，按住Ctrl键，再单击选定需要打印的每一个文件名。然后选择“工具”→“打印”。 一次插入多张工作表 一次插入多张工作表 按住Shift键，同时单击并选定与待添加工作表相同数目的工作表标签，然后再单击“插入”菜单下的“工作表”。 生成备份工作薄 生成备份工作薄 对新（老）工作薄执行“文件”→“保存（另存为）”，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，选“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份选项”，确定保存。以后修改该工作薄（a.xls）后再保存，系统会自动生成一份名称为“a的备份.xlk”的备份工作薄，且能直接打开使用。 在工作簿中使用工作表组 在工作簿中使用工作表组 Excel具有鲜为人知的快速编辑功能，当编辑某一个工作表时，工作表组中的其他工作表同时也得到了相应编辑：如果要选择一组相邻的工作表，可以先单击要成组的第一个工作表标签，按住Shift键，再单击要成组的最后一个工作表的标签；如果要选择不相邻的一组工作表，按住Ctrl键，依次单击要成组的工作表标签；如果要选定所有工作表，则可以用鼠标右击任意一个工作表标签，从中选择“选定全部工作表命令”。这时的工作表组就已经建好了，这时在标题行应该看到有工作组字样。 　　 接下来，就可以看一看它的“强大”功能：先打开一个新的工作簿，按照上面的方法建立一个工作表组，再在第一个工作表中（或选定的某一个）一个数据表格，然后单击Sheet2工作表标签，它和Sheet1的内容完全一致。这时，就相当于批量在其中输入了数据，如果有不同的数据要输入，则可以在工作表标签上单击右键，选择“取消成组工作表”，然后将标题作适当的改动，如在本例中将“第一分公司”改为“第二分公司”，以此类推，如果有必要，可以再将三个工作表设置为工作表组。 将单元格文本创建为超级链接将单元格文本创建为超级链接请选择作为超级链接显示的单元格或单元格区域 ,单击“插入超级链接”按钮 ,在“请键入文件名称或Web页名称”输入框中，输入超级链接目标文件的地址 复制或移动超级链接 复制或移动超级链接 1. 如果要选定包含文本超级链接的单元格，单击超级链接旁边的单元格。然后使用方向键移动到包含超级链接的单元格上。  2. 进行“复制”或“移动”操作 。   节约成本之Excel打印技巧节约成本之Excel打印技巧1． 设置打印缩放比例 　　如果对打印内容要求不是太高，可进行表格的压缩打印，即选择在一张纸上打印几页容量的表格。设置时只需打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“缩放比例”单选框，输入需要缩放的比例如“50%”就可以了。 节约成本之Excel打印技巧 节约成本之Excel打印技巧 2． 压缩打印内容调整到一页 　　如果要打印的表格内容超过一页，且第二页中的记录数只有几行，可选择将第二页中的内容打印到第一页上，这样既美观又节约了纸张，何乐而不为呢。方法是将页面设置调整为“1页宽1页高”就可以了。 节约成本之Excel打印技巧 节约成本之Excel打印技巧 3． 打印草稿表格 如果仅仅是将表格打印出来校对，除了可综合运用上述两种技巧外，还可以使用“单色”打印和“按草稿方式”打印，这样既能提高打印速度又能节约打印耗材。该方法特别适合彩色喷墨打印机。如果需要同时打印行号和列标，只需勾选“行号列标”复选框就可以了。 　　提示：若要对多个工作表设置相同的这些页面参数，可在打开“页面设置”对话框前按住Ctrl键先将这些工作表选定，然后再进行相应的设置就可以了。