UFO报表讲义

UFO报 ★ 教学目标： 1、 解UFO报表的基本功能 2、 学会应用报表出资产负债表及利润表 3、 学会应用UFO报表自行编制简单的报表 ★ 教学内容： 1、 启用 UFO 帐套及时间初始——选择帐套号；会计年度——确认——用户登陆界面——选择用户名，输入口令——确认 2、 基本概念（UFO报表-1） 1、格式状态与数据状态 格式状态：在此状态下定义报表的格式、如表尺寸、行列宽、单元属性、组合单元、设置公式、关键字设置等。 数据状态：在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。 2、格式状态与数据状态切换方法： a、点击窗口左下角[格式]与[数据]切换按钮 b、编辑菜单——>格式/数据状态 c、快捷键Ctrl+D 3、“行”：行名用1-9999表示，共9999行，行高0-160mm 4、“列”：列名用A-IU表示，共255列，列宽0-220mm 5、“单元格”：单元格是由行与列交差所确定的，是UFO报表中的最小单位，表示方法为该单元格所在的列名加上该单元格所在的行名。蓝框内表示的是红框内所选单元格的表示方法。 6、“关键字”：是特殊的格式，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页，以及以此为依据从总账中进行取数。 在格式状态下设置，在数据状态下录入。关键字包括：单位名称、单位编码、年、季、月、日以及自定义关键字。 三、报表摸板出资产负债表 （一）步骤： 1、文件——新建（或快捷键） 2、格式——报表模板——选择行业（注：这里所做的选择一定要与建立账套时所选择的行业性质保持一致。）——选择资产负债表——确认 3、数据——帐套初始 4、在我的电脑建立一个保存UFO报表的文件夹，以后所有的报表文件都可以存放在这个文件夹内 5、文件——保存 6、数据状态下：数据——关键字——录入——确认——全表重算 7、确认平衡，文件——保存 当我们完成了一个月的工作之后，就可以将报表进行保存，退出。以后我们需要在出资产负债表时，可以通过打开以前所保存的文件进行日常操作，就不需要再新建文件、套用报表模板。 （二）日常操作 1、 打开已保存过的报表 2、 数据状态下：编辑——追加——表页 3、 选中新追加表页 4、 数据状态下：数据——关键字——录入 5、 保存，退出 课 间 休 息 上机资料: 1、格式状态与数据状态的切换 2、通过报表模板生成一张资产负债表 3、用自已建的账套进行账套初始工作 4、进行报表取数，生成资产负债表 四、通过报表模板生成企业的损益表或利润表（课件UFO报表-2） 操作同上 课件中思考题： 1、 格式与数据状态如何进行切换？ 答：一、换切换按钮； 二、菜单下的格式/数据切换； 三、CTRL+D 2、为什么录入下1个月份的关键字之后，上个月的 数据就不见了？ 答：没有追加表页，或是在第一个月份所在表页输入关键字了。 3、套用报表模板，需要注意什么问题？ 答：要注意行业性质一定要与建账时所选的行业性质保持一致。 重 点： ☆ 年中建账的特殊情况 如是要年中建账,例如7月份建账，并且1-6月份有累计发生额，这时在本年累计中没有到6月份中累计发生额，这时我们的操作方法是： a、在格式状态下，剪切本年累计下的所有“公式单元” b、格式——区域画线，将剪掉的线补上 b、选择数据状态，在提示的全表全算中选择“否”不对全表进行重新计算； c、录入关键字，输入上个月即6月，在是否重算中，选择不重算； d、然后手动输入到6月份的期末的各项目本年累计发生额 e、＊输入完成后，一定要注意点选本表页不计算按钮，使本表页以后不再参加以后的计算； f、返回格式状态，将本年累计下的公式单元粘贴回来。 ☆ 注意财务费用取数 在总账中按科目的性质方向进行录入凭证 例：借：银行存款 500 贷：财务费用 500 借：银行存款 500 财务费用 -500 五、自定义报表（UFO报表－3） 通过自定义的方式来绘制一张货币资金表 （一）基本概念： 1、”区域”：是指相领的两个或多个单元格所确定的一个矩形区域 2、”组合单元”：是指将一个区域组合成一个单元格，做为一个单元格来进行使用 3、”单元类型”：数据类型：为缺省单元类型，数据下可以输入数字 字符类型：数据状态下可以输入任何字符，最多31个汉字 表样类型：在格式状态下定义，在数据状态下不可以更改，如在格 式状态下编辑的公式，定义的文字内容都属于表样型 4、组合单元表示方法： 如”B5:E5” （二）手工绘表 行高；列宽；追加行列；组合单元；插入；追加；区域画线；；单元属性；关键字设置、偏移； （三）定义公式 本表他页取数公式select(),例如我们上面讲过的损益表中D6单元格中的公式为 d6=c6+select(d6,年@=年 and 月@=月+1)，其中“年@”和“月@”表示本表页中的年关键字，“年”和“月”表示要取的其他表页的关键字。 例：当前取数日期为2002年7月份，对于7月份的本年累计数应等于2002年6月份的本年累计数+2002年7月份的本月发生数。 d6 = c6 + select(d6, 年@= 年 and 月@ = 月 +1) 本页 本页 + d6 2002 2002 并且 7 6 +1 累计 发生 取数表 本页 取数 本页 取数 数 数 页累计 年度 年度 月份 月份 （四）报表取数（同资产负债表以及损义表取数） 六、课件结束，补充讲解：格式加锁；文件加锁；并总结 思考题： 1、三种单元类型分别是什么？ 答：表样型、数值型、字符型 2、是否可以对一张报表即做格式加锁也做文件加密？ 答：可以 3、关键字向左偏移，需要如何设置？ 答：输入“-”号 总结： 当我们第一次使用报表时，我们需要对报表的格式进行定义，比如说直接调用模版、自定义报表、定义取数公式等。以后我们只需要在每个月或每个想出报表的时间，追加一张新的表页，然后在新表页中录入关键字，进行表页计算，将得出的表格进行打印输出、保存就可以了。