《文书档案案卷格式》(新国标)

ICS 01.140.20 A 14 中华人民共和国国家 GB/T XXXX—2008 代替GB/T 9705—88 文书档案案卷格式 The filing forms of administrative records 2008- - 发布 2008- - 实施 中华人民共和国 国家质量监督检验检疫总局 目 次 前言 1范围 2 术语和定义 3 案卷卷皮格式 3.1硬卷皮格式  3.1.1硬卷皮外形尺寸 3.1.2案卷封面项目 3.1.3封面项目的填写方法 3.1.4卷脊项目 3.2软卷皮格式 3.2.1软卷皮外形尺寸 3.2.2软卷皮封面项目 3.2.3软卷皮封二项目 3.2.4软卷皮封三项目 3.3卷盒格式 3.3.1卷盒外形尺寸 3.3.2卷盒封面和卷脊格式 3.4填写要求 4.卷内文件目录格式 4.1目录用纸幅面尺寸 4.2页边与文字区尺寸 4.3卷内文件目录项目 4.4卷内文件目录填写方法 5.卷内备考#表格#式 5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸 5.2卷内备考表项目 5.3卷内备考表填写方法 6 . 案卷各部分的排列格式 7.文书档案案卷格式监制 附录A（性附录） 硬卷皮外形尺寸 附录B（规范性附录） 硬卷皮封面项目 附录C（规范性附录） 硬卷皮卷脊项目 附录D（规范性附录） 软卷皮封面项目 附录E（规范性附录） 软卷皮封二项目 附录F（规范性附录） 卷盒格式 图F.1 卷盒外形尺寸 图F.2 卷盒打开形态 图F.3卷盒关闭形态 附录G（规范性附录） 卷盒卷脊格式 附录H（规范性附录） 卷内文件目录格式 附录I（规范性附录） 档号章格式 附录J（规范性附录） 卷内备考表格式 前 言 本标准从实施之日起代替GB/T 9705—88。 本标准与GB/T 9705—88相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1—2000进行了修改； ——增加了目次和前言； ——修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸； ——增加“归档号”为硬卷皮卷脊项目； ——调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。 本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录J是规范性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局、厦门市档案局。 本标准主要起草人：曹丽、宋扬、朱燕秋、丁德胜。 本标准于1988年9月5日首次发布，2008年X月第一次修订。 文书档案案卷格式 1范围 本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。 本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 2 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 2.1 文书档案 administrative archives 反映党务、行政管理等活动的档案。 3 案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 3.1硬卷皮格式 3.1.1硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用310mm×220mm。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。 本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 3.1.2案卷封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见附录B）。 3.1.3封面项目的填写方法 3.1.3.1全宗名称 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。 3.1.3.2类目名称 类目名称指全宗内分类的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 3.1.3.3案卷题名 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。 3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。 3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 3.1.3.8档号的编制 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 3.1.4卷脊项目 卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸（见附录C）。3.2软卷皮格式 使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 3.2.1软卷皮外形尺寸 软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为310mm×220mm的规格（见附录D）。 3.2.2软卷皮封面项目 软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置（见附录D）。 3.2.3软卷皮封二项目 软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录E）。 软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。 3.2.4软卷皮封三项目 软卷皮封三项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置（见附录J）。 软卷皮封三项目的填写方法同5.3卷内备考表填写方法。 3.3卷盒格式 3.3.1卷盒外形尺寸 采用310mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒（见附录F 图F.1、图F.2、图F.3）。 3.3.2卷盒封面和卷脊格式 卷盒封面为空白面。 卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。 其中起止卷号填写××-×卷，其余项目的填写方法同硬卷皮革是。各项目具体位置、尺寸（见附录G） 3.4填写要求 填写案卷封面及卷脊时一律使用碳素墨水或蓝黑墨水字迹，字迹要求工整。 4.卷内文件目录格式 4.1目录用纸幅面尺寸 采用国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。 4.2页边与文字区尺寸 卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm 卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm 卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm 卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm（见附录H） 4.3卷内文件目录项目 包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录H）。 4.4卷内文件目录填写方法 4.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。 4.4.2文号：文件制发机关的发文字号。 4.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。 机关团体责任者一般要著录全称，在全称字数太多的情况下可以著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”“本局” 。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（ ）”表示。 联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“［等］”表示，两个责任者之间的间隔用“；”。 4.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。 4.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。 4.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。 4.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录I）。 4.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。 5.卷内备考表格式 5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸 均同卷内目录（见附录J）。 5.2卷内备考表项目 包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸（见附录J）。 5.3卷内备考表填写方法 5.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。 5.3.2立卷人：由责任立卷者签名。 5.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。 5.3.4立卷时间：立卷完成的日期。 6 案卷各部分的排列格式 6.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是： 案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底。 6.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面(含卷内文件目录)—文件—封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒保存。 7.文书档案案卷格式监制 7.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。 7.2在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。 附录A （规范性附录） 硬卷皮外形尺寸 附录B （规范性附录） 硬卷皮封面项目 (全宗 名称) (类目 名称) (案卷题名) 自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号 附录C （规范性附录） 硬卷皮卷脊项目 附录D （规范性附录） 软卷皮封面项目 (全宗 名称) (类目 名称) (案卷题名) 自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号 附录E （规范性附录） 软卷皮封二项目 附录F （规范性附录） 卷盒格式 图F.1 卷盒外形尺寸 图F.2 卷盒打开形态 图F.3卷盒关闭形态 附录G （规范性附录） 卷盒卷脊格式 附录H （规范性附录） 卷内文件目录格式 附录I （规范性附录） 档号章格式 全宗号 年度 室编件号 *机构或问题 保管期限 馆编件号 注：标有“*”号的为选择项。 附录J （规范性附录） 卷内备考表格式 220 40 40 220 70±d 70 + d 310 d d d d 1 35 35 40 全宗号目录号案卷号 1 300 15 16 16 16 16 25 220 40 33 33 25 粗黑线2mm 25 20 1 归档号 2 40 粗黑线2mm 2 粗黑线2mm d 案卷号 年度 目录号 全宗号 粗黑线2mm 300 235 180 135 40 25 全宗号目录号案卷号 1 310 15 16 16 16 16 25 220 45 30 30 25 25 20 20 20 备注 布绳 10 页号 日期 题 名 责任者 布绳 文号 顺序号 卷内文 件目录 18 10 210 20 20 15 15 16 粗黑线2mm 布绳 50 442 310 布绳 50 50 50 d 10 20 10 60  20 立卷人 检查人 立卷时间 60  目录号  年度  起至卷号 （全宗名称） 310 230 220 220 10 36 210 297 15 170� 190 210 210 36 297 15 15 15 15 25 15 15 备注 页号 日期 题 名 责任者 文号 顺序号 卷内文 件目录 18 10 20 20 15 15 36 297 15 15 15 15 15 25 30 本卷情况说明 卷内 备考表 15 25 45� 90 单 位：mm 比 例：1:2 d = 10 = 15 = 20 单 位：mm 比 例：1:2 发 布 8 单 位：mm 比 例：1:1 单 位：mm 比 例：1:2 单 位：mm 比 例：1:2 d = 10 = 15 = 20 280 单 位：mm 比 例：1:2 单 位：mm 比 例：1:2 d = 50 = 40 = 30 单 位：mm 比 例：1:2 单 位：mm 比 例：1:2 单 位：mm 比 例：1:2 16 3×15 PAGE 7