5会计账簿

第五章　会 计 账 簿 第一节 会计账簿概述 一、会计账簿的概念 会计账簿是指由一定格式、互有联系的若干账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、序时、分类记录和反映各项经济业务的簿记。各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。 二、会计账簿的分类 （一）按用途分类 1.序时账簿：又称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，分为普通日记账和特种日记账。库存现金日记账、银行存款日记账和转账日记账为特种日记账。 2.分类账簿：对全部经济业务按总分类账和明细分类账进行分类登记的账簿。 　 3.备查账簿：辅助帐簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。如临时租入的固定资产、受托加工材料登记薄、已经贴现的应收票据应登记在备查簿上。　　 　　注意：备查簿可以跨年度使用、融资租入固定资产不在备查簿上登记。 （二）按账页格式分类 1.两栏式账簿：指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿，用于普通日记账和转账日记账。很少用实际生活中 2.三栏式账簿：设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。常用于总账、日记账、资本、债权债务等明细账 3.多栏式账簿：在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿。常用于收入、费用、成本、利润等明细账。 4.数量金额式账簿：数量金额式账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏。常用于原材料、库存商品、产成品等明细账 （三）按外型特征分类 1.订本账：启用之前就已将账页装订在一起，并对账页进行了连续编号的账簿。这种账簿一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。 　　2.活页账：适用于各种明细分类账。 　　3.卡片账：固定资产明细账常采用。 三、会计账簿与账户 （一）账户的概念 账户是根据会计科目设置的，具有一定格式和结构，用于分类反映会计要素增减变动情况及其结果的载体。 设置账户是会计核算的重要方法之一。由于账户按照会计科目命名，两者完全一致，所以在实际工作中，会计科目与账户常被作为同义词理解，互相通用，不加区别。 （二）账户的格式 简化格式：即“T”字型账户或“丁”字型账户。如图所示。 标准格式：既书面格式，它是实际工作中，各单位按照《会计法》和国家统一的会计制度的要求，必须使用的正规的会计账户。其格式如表所示。 （三）账簿与账户的关系 账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在；账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此，账簿只是一个外在形式，账户才是它的真实。 　　账簿与账户的关系是形式和内容的关系 第二节 会计账簿的内容、启用与登记规则 一、会计账簿的基本内容 （一）封面：主要标明账簿的名称。 （二）扉页：主要列明科目索引、账簿启用和经管人员一览表。 （三）账页：是账簿用来记录经济业务事项的载体，包括账户的名称、登记账户的日期栏、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏、总页次、分户页次等基本内容。 二、会计账簿的启用 1、启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表。 2、启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。 　 3、使用活页式账页应当按账户顺序编号，并须定期装订成册；装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次  三、会计账簿的登记规则 1．准确完整 2．注明记账符号：登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号表示已经记账。（打钩） 3．书写留空：账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。 4．正常记账使用蓝黑墨水： 登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或铅笔书写 5．特殊记账使用红墨水：下列情况，可以用红色墨水记账： 　　①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录； 　　②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数； 　　③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额； 　　④根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。 6．顺序连续登记：如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明"此行空白"、"此页空白"字样，并由记账人员签名或者盖章。 　　7．结出余额：凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在"借或贷"等栏内写明"借"或者"贷"等字样。没有余额的账户，应在"借或贷"栏内写"平"字，并在"余额"栏用"0"表示 ，应当放在“元”位。库存现金日记账和银行存款日记账必须逐出结出余额。 8．过次承前： 每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明"过次页"和"承前页"字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明"承前页"字样。 9．定期打印 第三节  会计账簿的格式和登记方法 一、日记账的格式和登记方法 （一）现金日记账的格式和登记方法 1．现金日记账的格式 现金日记账：三栏式和多栏式两种，必须使用订本账。 登记现金依据的凭证是现金收款凭证和银行付款凭证 2．现金日记账的登记方法 库存现金日记账由出纳人员根据同现金收付有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记，并根据"上日余额+本日收入-本日支出=本日余额"的公式，逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。 （二）银行存款日记账的格式和登记方法 银行存款日记账：三栏式和多栏式两种，必须使用订本账。 二、总分类账的格式和登记方法 总分类账的格式：三栏式（最常用）和多栏式，订本式。 登记方法：取决于单位所选择的账务处理程序。 三、明细分类账的格式和登记方法 1．明细分类账的格式：活页式或卡片式（固定资产）。 三栏式：资本、债权债务等明细账 明细分类账 多栏式：涉及收入、费用、成本、利润明细账 数量金额式：原材料、库存商品、产成品等存货明细账 2．明细分类账的登记方法 1）根据原始凭证登帐 2）根据汇总原始凭证登记 3）根据记账凭证登记 注意：固定资产、债权债务明细账应逐日逐笔登记，不能汇总登记。 第四节 对账 一、账证核对 二、账账核对 （一）总账有关账户的余额核对 （二）总账与所属明细账核对 （三）总账与序时账簿核对 库存现金日记账和银行存款日记账的余额与其总账余额是否相符 （四）明细分类账簿之间的核对 会计部门有关财产物资明细账余额与财产物资保管、使用部门的有关明细账应定期核对，以检查余额是否相符。 三、账实核对 （一）现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符 （二）银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符 （三）各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符 （四）有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符 第五节  错账更正方法 一、划线更正法（红线更正法） 在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，采用划线更正法。主要适用于账簿记录错误，但其所依据的记账凭证没有错误，即纯属过账上的错误导致文字或金额出错。 更正时：可在错误的文字或数字上划一条红线，在红线的上方填写正确的文字或数字，并由记账及相关人员在更正处盖章。对于错误的数字，应全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分      例：把23400误记为32400，应将32400全数用红线划去，在上方更正为23400，不得只32两个数字。     具体操作：              23400              32400 二、红字更正法（红字冲销法） 在记账后在当年内发现记账凭证所记的会计科目错误，或者会计科目无误而所记金额大于应更正方法：     1、记账凭证会计科目错误时，用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记账凭证，然后用蓝字填写一张正确的记账凭证，并据以记账；     2、记账凭证会计科目无误而所记金额大于应记金额时，按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以冲销多记的金额，并据以记账。     例：生产车间生产产品领用材料一批，投入生产，计25000元，误将"生产成本"科目写为"制造费用"科目，并已登记入账。   (1)原错误的会计分录如下：     借：制造费用 　　 25000     　贷：原材料 　　 25000    (2)发现错误时，先用红字金额填制一张记账凭证，并登记入账     借：制造费用 　　 25000     　贷：原材料 　　 25000     (3)再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并登记入账。     借：生产成本 　　 25000     　贷：原材料 　　 25000     上述分录过账后，有关账户的记录如下所示： 　 三、补充登记法 在记账后发现记账凭证填写的会计科目无误，只是所记金额小于应记金额时，采用补充登记法。 更正方法是：按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以补充少记的金额，并据以记账       例：从银行提取现金54000元，准备发放工资，原编会计分录把金额误写成45000元，并已登记入账。     (1) 原错误分录如下：     借：库存现金 45000     　贷：银行存款 　　 45000     (2) 发现错误后，将少记金额9000元用蓝字填制一张记账凭证，并登记入账。     借：库存现金 9000     　贷：银行存款 　　      9000     上述会计分录过账后，有关账户的记录如下所示：      例：记账凭证无误，账簿记账出现金额错误，且错误金额小于正确金额，采用 划线更正法 。 例：记账凭证中应借应贷科目出错，金额也错，错误金额小于正确金额采用 红字更正法 。 第六节  结账   所谓结账，就是把一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上，结算出本期发生额和期末余额，并将期末余额结转至下期的一种方法。     结账分为月结、季结和年结 结账的内容：1）结转损益类账户，计算当期利润；2）结清资产、负债、所有者权益类账户，计算本期发生额和余额。 一、结账的程序 （1）将本期发生的经济业务事项全部登记入账，并保证其正确性；     （2）根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用     （3）期末分配结转有关成本费用     （4）计算各账户本期发生额和期末余额，将期末余额结转至下期。 二、结账的方法 1.对不需按月结计本期发生额的账户，如：债权、债务和各项财务物资明细分类账等，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务事项记录之下划通栏单红线，不需要再结计一次余额。     2.库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明"本月合计"字样，并在下面划通栏单红线。     3.需要结计本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，应在"本月合计"行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明"本年累计"字样，并在下面划通栏单红线。12月末的"本年累计"就是全年累计发生额，全年累计发生额下划通栏双红线。     4.总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明"本年合计"字样，并在合计数下通栏划双红线 （双红线表示封帐，又称为结束线）。     5.年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏注明"结转下年"字样；在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明"上年结转"字样。 第七节  会计账簿的更换与保管 一、会计账簿的更换 会计账簿的更换通常在新会计年度建账时进行。总账、日记账和多数明细账应每年更换一次，部分明细账，如固定资产明细账等年初可以不必更换账簿，但在“摘要”栏内要加盖“结转至下年”戳记。各种备查账簿可以连续使用。 二、会计账簿的保管 1、装订成册 2、会计账簿暂由本单位财务会计部门保管1年，期满之后，由财务会计部门编造清册移交本单位的部门保管。 一般情况下，企业的普通日记账、总分类账、明细账要保管15年，库存现金日记账和银行存款日记账要保管25年，重要的会计账簿要永久保存。