文件存档方法

文件存档方法 1、分类 各部门在做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开: (1)分年度:将文书材料按其形成或针对的年度分开。 (2)分类别:将文书材料按其内容所反映的问题分开。 2、编目 (1)卷内文书材料排列 卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。排列时，根据文书材料的形成时间和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后;正件在前，附件在后。 (2)编页号 卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。 (3)编卷内文件 卷内首页为文件目录表，以便查询相关文件 卷内文件目录的式样如图所示: 卷内文件目录 序号 文号 题名 日期 份数 备注 1 15--1 学生申诉实施办法 2009.9 1 2 15--2 信封投诉案件处理通知书 2009.11 1 3 4 填写方法是: 序号:卷内文书材料依其排列先后填写序号,其卷内文书材料的件号应与序号一致。 文号:填写卷内文书材料上标注的发文字号。 题名:即文件标题，一般照实抄录。 日期:填写形成文书材料的年、月、日。 份数:卷内每份文书材料的保存份。 备注:对卷内文书材料作必要说明。 (4)编制卷内备考表 卷内备考表的式样如图所示: 卷内备考表 本卷情况说明: 立卷人: 立卷时间: 填写方法是: 本卷情况说明:填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。 立卷人:完成立卷后，由责任立卷者签名。 立卷时间:填写立卷完成时间。 (5)填写档案盒封面 填写方法是: 档号:各处室根据现有文件自行编号。 档案馆(室)号:各部门的档案在整个学院的编排序号。 缩微号:一般不填。 案卷题名:准确概括本卷文书材料和文种。标示主要内容时，要准确、简明;文种即卷内文书材料的名称。 编制单位:制作本档案部门的全称。 编制时间:填写卷内最早一份和最迟一份文书材料的形成日期。 保管期限:长期。 密级: (7)填写档案盒书脊 填写方法是: 为了使字体清晰，便于查找，加强统一性，书脊的所有填写字样一律为打印，不得手写。 档号:各处室根据现有文件自行编号，要与档案盒封皮的档号、卷内文件目录的编号相一致。(打印字体为黑体，小一) 案卷题名:标示主要内容时，与档案盒封皮的案卷题名相一致。(打印字体为黑体，一号，且用矩形框包围，矩形框的大小为长5厘米，宽10.5厘米)