财务部门规划

财务部门规划 第一部分 财务岗位设臵及工作职责 各岗位工作人员要认真履行岗位职责，严格遵守作息时间和公司制定的请(休)假审批制度，不准迟到早退，未经批准，不 得擅自离开工作岗位。遇有人员调动等工作变动时，负责人要认真安排好交接，财务中心派人参加监交。各岗位人员除完成本职工作外，要完成领导交办的其他工作 事项，全心全意为公司发展服务。 根据工作需要，财务中心设臵以下岗位:财务总监1名，财务经理1名，主管会计3名，出纳1名(兼网管与资产管 理)，分公司设立开票员、收银员、稽核员各1名(业务比较少的，开票员、稽核员合并)，其中:北京分公司编制2人，天津分公司编制3人，塘沽分公司编制3 人，唐山分公司编制2人(现缺1人)，保定分公司编制2人，每个超市、展厅、自营店设终端收银员1名。 财务人员由总部统一招聘，统一培训，统一委派，统一考核，统一管理。 财务中心门应按框架结构建立财务信息上传下达渠道，不得越级报告。但特殊情况下，公司主管会计认为有重大问题需要上报的，可以直接向财务总监反映。 一、财务总监岗位职责 1.遵守会计法、企业会计制度、会计准则以及相关法律、法规，对公司财务进行全面具体管理。 2.建立公司会计核算体系和制度。 3.负责公司财务业绩的核查、考核和监督控制工作。 4.负责公司成本控制、经济情况分析工作。 5.制订财务工作长远规划，跟踪实施情况。 6.督促检查各项预算、结算执行情况，对财务报表、财务报告编制工作严格把关。 7. 负责公司资金管理调度工作。定期对总公司与下属公司现金库存、银行存款等进行安全性、效益性、流动性检查。 8.负责新项目的财务可行性预审、投资效果分析。 9.负责下属公司的资产转让、兼并、整顿、清理工作。 10.负责财务中心岗位设臵、人员调整工作。报请公司领导奖惩、任免下属公司财务负责人。 11.负责协调部门与上级及关系单位的协调工作。 12.监督、检查财务纪律执行情况。 13.完成领导交办的其它工作。 二、财务经理岗位职责 1.根据领导授权负责公司财务计划的编制、年度财务预算、决算的编制以及相关财务文件的起草、修改和落实执行。 2.负责部门会议并担任记录，根据部门会议研究确定的原则，草拟有关财务、资产管理工作长远规划和年度计划。 3.负责部门月度的编制。 4.负责草拟总公司半年、年度财务#工作总结#。 5.负责根据领导授权，加强与有关部门业务工作的联系协调。 6.负责部门业务学习、会议的安排筹备等工作。 7.负责部门有关业务接待安排等事宜。 8.负责财务中心财务总稽核工作。对总部出纳签发的支票要索审查无误后，负责加盖在银行备案的印章。 9. 负责总部及分公司工资计算、审核，按时安排专人负责发放，并予以监督，接受员工薪酬投诉与妥善处理。 10.完成领导交办的其它工作。 三、成本控制岗位职责 1.遵守各项财政法律、法规、企业会计制度，按会计基础工作规范对公司经济业务进行会计核算。 2.负责会计凭证的编制、录入及会计账的登记，保证单据齐全、手续完备，各要素准确无误。 3. 核算公司全部收入、成本、装修、样板等;每日对分公司的收入生成凭证，与日报表核对，收入、资金余额等;月末核算部门利润;对分销客户、承包店、加盟商进行核算管理，计算他们的经营成果、各类嘉奖、补贴;提取固定资产折旧;装修费、运费摊销，处理总部报销业务。 4.负责各种发票的申购、登记、开据与保管以及会计档案的整理。 5. 负责税收管理，按税务部门规定的时间申报纳税。负责公司年检、营业执照变更等工作。 6.负责相关财务报告的编制，保证准确及时。报告包括(但不限于):汇总每日日报表、损益报表(含累计)、品牌销售及利润报表、年度销售任务完成报表、部门利润分析表。 7.负责每月会计凭证的装订，会计资料的统计归档工作。 8.负责督促出纳人员按日做库存现金盘点日报表，并负责核对现金，并在日报表上签字。 9.负责总部及北京分公司工资发放、工资分配。每月工资发放完毕后，将工资汇总表、明细表、试算表以及有关部门提供的通知单装订成册，并在封面注明记账 凭证号，归档;负责积累工资、津贴发放规定和等有关资料，每月将工资发放汇总表，试算表及封面打印，经审签后报公司领导审批。 10.服从领导交办的其他临时性工作。 四、往来管理岗位职责 1.负责与各往来单位的款项结算与对账工作。 2.负责供应商管理:合作供应商(包括美亦等受托代销业务)合同管理、结算、嘉奖提成、广告、装修、补贴、存货进价监控、政策利用、与合作商品供应商、劳务供应商的往来(运费、包装费、委托加工费等)。 3.负责超市管理、核算、对账，按时结算款项。 4.负责存货质量、销售品种分布、滞销商品等分析。 5.负责短期借款、银行贷款、职工集资款的核算与管理。 6.负责保证金、押金、应收预收款的管理。 7.根据工作流程，复核并执行对外汇款通知。 8.负责提交相关财务报表，保证准确及时，报表包括(但不限于):库存报表、商品销售分析表、应付帐款表、月度完成任务表、嘉奖报 表、广告报表、大额资金使用报表、应收帐款报表、其他应收报表、其他应付 款报表等。 9.服从领导交办的其他临时性工作。 五、财务分析岗位职责 1.对公司整体财务运行情况进行分析，做出书面报告。 2.对公司资产、负债、所有者权益情况进行具体量化分析，通过期间比较，发现问题与异常，提出合理化建议。 3.对预算执行情况、费用开支、资金收支计划进行分析，甑别异常情况，提出改进建议。 4.负责提交相关财务报表，保证准确及时，报表包括(但不限于):资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、费用分析表、趋势分析表等。 5.分析公司收入、利润实现情况，提出增收合理化建议。 6.对公司内控制度等执行情况进行分析总结，提出改进建议与措施。 7.完成领导交办的其它工作。 六、总部出纳(分公司收银员)岗位职责 1.负责根据审核过的支票领用单，签发支票，并在支票领用单上填写支票号，交稽核岗加盖预留银行印章。 2.负责根据审核过的借款单，填制银行汇款凭证，由稽核岗盖预留银行印章后，负责及时送交银行。 3.负责根据主管会计提供的转账支票填制进账单负责送存银行。 4.负责办理的银行汇款回单、银行进账单回单等各种收付款凭证。 5.负责及时到银行取回结算票据交主管会计处理。 6.负责对每月的记账凭证号进行排序整理，并在现金日报表中标注本号及起始凭单号。 7.负责人民币现金、外汇现金、银行定期存款存单、有价证券、贵重物品的管理。 8.负责现金日记账逐笔登记，根据记账凭证编制现金报表，并经主管会计审签。每天下班前盘点库存现金，做到日清月结，发现差错查找不过夜，对不按现金管理规定进行盘点清查而造成的资金损失，由个人负责赔偿。 9.不超限额保存现金，不私借、挪用公款，不用开支单据和“白条”顶替库存现金，不为其它单位、部门用支票套取现金。 10.负责认真执行银行账户管理和结算规定，不向外单位和个人出租出借银行账户，严格执行票据法规定，支票使用必须按规定要素填写。不利用银行账户搞非法活动。 11.负责现金、银行存款账的对账工作，做到账款相符、账账相符，及时编制“银行存款余额调节表”，做好未达账项的清理工作，防止呆账项形成。定期不定期地接受财务负责人、主管会计对现金、银行账的抽查。 12.负责填写银行结算票据和现金日记账记载，字迹要工整规范。 13.完成领导交办的其它临时性工作。 七、稽核员岗位职责 1.负责对部门借款审核，对出纳签发的支票要索审查无误后，负责加盖在银行备案的印章。 2.负责审核各项财务收支，严把财务关，做到按计划列支，控制费用开支，杜 绝非正常开支。 3.负责会计凭证的审核，保证每一笔凭证内容真实、手续完备、数字准确、会计科目正确。审核编号连续、附件票据合规、戳记完备、签章齐全。 4.登记应收帐款手工帐并于电脑帐核对。 5. 按照正常审批程序，负责各类客户的装修返点计算、促销返点计算、嘉奖返点计算、差价返点计算支付等。 6.负责申请分公司资金;执行对外汇款;交纳本地按揭款;核算费用;核算与管理各类租赁合同(含租入租出)、押金、保证金;摊销租金;管理工程合同;核算工程利润;统计、监控资金流量等。 7.协助财务经理计算分公司工资，并根据审核过工资表负责及时发放。 8. 负责提交相关财务报表，保证准确及时，报表包括(但不限于):每日日报表、月度费用报表、各类返点报表、工程报表、资金流量表、租赁报表、应收款报表等。 9. 装订、管理本部门财务档案。 10.负责领导交办的有关文件打印、发放、统计工作。 11.完成领导交办的其它工作。 八、开票员岗位职责 1.负责管理委托代销票据。 2.负责销售出入库、调拨出入库、样板出入库、委托代销出入库以及其他出入库票据的开具。 3.负责库存报表、库存核对、空白销售票的管理(领用、核销)、空白仓存卡的领用、核销。 4.执行价格政策(促销、处理)。 5.掌握价格体系(分销商、超市、家装)商品信息。 6.完成领导交办的其它工作。 九、资产管理岗位职责(总部由出纳兼任，分公司由稽核员兼任) 1.负责房产、设备档案的建立及管理工作。 2.负责固定资产的核算管理。 3.负责对新购仪器设备报账完毕后，及时建立固定资产、低值易耗品等账目，负责贴牌，做到账卡相符。 4.负责按规定的审批程序和手续对购臵仪器设备的验收、登记工作。 5.负责固定资产总账与明细账的查对，发现差错，及时进行更正账务处理。 6.负责定期与存货管理人员对库存物品进行清查，做到账账一致，账表一致。对盘盈、盘亏的存货，及时查明原因并提出处理意见报批，根据批复及时进行账务处理。 7.负责材料总账与明细账的核对，对材料采购余额表进行核对， 发现错误进行调账处理，并对余额表进行调整。 8.负责对仪器设备报废和处理的审查核对报批工作，协助领导做好报废设备的变价处理等日常工作。 9.负责人员调动、调离时办理物品保管人变更登记工作。 10.完成领导交办的其它工作。 十、财务网络管理员岗位职责 1.负责财务会计电算应用软件使用和年度帐目设臵、科目设臵变更、新旧年度会计科目结转等工作，对会计电算备份的软盘资料负责管理。 2.负责岗位权限设臵、所有客户、商品类别、仓库等标准编码建立，价格设臵。 3.负责财务主工作站的管理，督促有关结算站点做好日常数据备份，严格按照会计电算化要求进行管理。 4.网络数据安全备份、维护。 5.软件操作纠错。 6.完成领导交办的其它工作。 第二部分 公司会计制度 一、总则 1.会计年度自公历1月1日起至12月31日止。 2.会计核算以公司发生的各项经济业务为对象，记录和反映公司本身的各项经营活动。 3.会计核算以公司持续、正常的经营活动为前提。 4.会计核算划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。会计期间分为年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公历起讫日期确定。半年度、季度和月度均称为会计中期。本制度所称的期末和定期，是指月末、季末、半年末和年末。 5.会计核算以人民币为记账本位币。 6.会计记账采用借贷记账法。 7.会计记录的文字使用中文。 8.会计核算以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果。 9.会计信息符合国家宏观经济管理的要求,满足有关各方了解公司财务状况和经营成果的需要，满足公司加强内部经营管理的需要。 10.会计核算按照规定的会计处理方法进行，会计指标口径一致、相互可比。 11.会计处理方法前后各期一致，不得随意变更。如确有必要变更，将变更的情况、变更的原因及其对公司财务状况和经营成果的影响，在财务报告中说明。 12.会计核算及时进行。 13.会计记录和会计报表清晰明了，便于理解和利用。 14.会计核算以权责发生制为基础。 15.收入与其相关的成本、费用相互配比。 16.会计核算遵循谨慎原则的要求，合理核算可能发生的损失和 费用。 17.各项财产物资按取得时的实际成本计价。物价变动时，除国家另有规定者外，不得调整其账面价值。 18.会计核算合理划分收益性支出与资本性支出。凡支出的效益仅与本会计年度相关的，作为收益性支出;凡支出的效益与几个会计年度相关的，作为资本性支出。 19.财务报告全面反映公司的财务状况和经营成果。对于重要的经济业务，单独反映。 二、资 产 20.资产是公司拥有或者控制的能以货币计量的经济资源，包括各种财产、债权 和其他权利。 21.资产分为流动资产、长期投资、固定资产、无形资产、递延资产和其他资产。 22.流动资产是指可以在一年或者超过一年的一个营业周期内变现或者耗用的资产，包括现金及各种存款、短期投资、应收及预付款项、存货等。 23.现金及各种存款按照实际收入和支出数记账。 24.短期投资是指各种能够随时变现、持有时间不超过一年的有价证券以及不超过一年的其他投资。有价证券应按取得时的实际成本记账。当期的有价证券收益，以及有价证券转让所取得的收入与账面成本的差额，计入当期损益。短期投资以账面余额在会计报表中列示。 25.应收及预付款项包括:应收票据、应收账款、其他应收款、 预付货款、待摊费用等。应收及预付款项按实际发生额记账。应收账款可以计提坏账准备金。坏 账准备金在会计报表中作为应收账款的备抵项目列示。各种应收及预付款项及时清算、催收，定期与对方对账核实。经确认无法收回的应收账款，作为坏账损失，计 入当期损益。待摊费用按受益期分摊，未摊销余额在会计报表中单独列示。 26.存货是指公司在经营过程中为销售或者耗用而储存的各种资产，包括 商品、产成品、半成品、在产品以及各类材料、燃料、包装物、低值易耗品等。各种存货按取得时的实际成本核算。各种存货发出时，使用加权平均法确定其实际成 本。各种存货定期进行清查盘点。对于发生的盘盈、盘亏以及过时、变质、毁损等需要报废的，及时进行处理，计入当期损益。各种存货在会计报表中以实际成本列 示。 27.长期投资是指不准备在一年内变现的投资，包括股票投资、债券投资和其他投资。长期投资在会计报表中分项列示。一年内到期的长期投资，在流动资产下单列项目反映。 28.固定资产是指使用年限在一年以上，单位价值在2000元以上，并在使用过程中保持原来物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工 具器具等。固定资产按取得时的实际成本记账。在固定资产尚未交付使用或者已投入使用但尚未办理竣工决算之前发生的固定资产的借款利息和有关费用，计入固定 资产价值;在此之后发生的借款利息和有关费用及外币借款的汇兑差额，计入当期损益。固定资产折旧根据固定资产原值、预计净残值、预计使用年 限，采用年限平 均法计算。固定资产的原值、累计折旧和净值，在会计报表中分别列示。为购建固定资产或者对固定资产进行更新改造发生的实际支出，在会计报表中单独列示。固 定资产定期进行清查盘点，对于固定资产盘盈、盘亏的净值以及报废清理所发生的净损失计入当期损益。 29.无形资产是指公司长期使用而没有实物 形态的资产，包括专利权、非专利技术、商标权、著作权、土地使用权、商誉等。购入的无形资产，按实际成本记账;接受投资取得的无形资产，按照评估确认或者 合同约定的价格记账;自行开发的无形资产，按开发过程中实际发生的支出数记账。各种无形资产在受益期内分期平均摊销，未摊销余额在会计报表中列示。 30.递延资产是指不能全部计入当年损益，在以后年度内分期摊销的各项费用，包括开办费、租入固定资产的改良支出等。公司在筹建期内实际发生的各项费 用，除应计入有关财产物资价值者外，作为开办费入账。开办费在公司开始经营 以后的一定年限内分期平均摊销。租入固定资产改良支出在租赁期内平均摊销。各种 递延资产的未摊销余额在会计报表中列示。 31.其他资产是指除以上各项目以外的资产。 三、负债 32.负债是公司所承担的能以货币计量、需以资产或劳务偿付的债务。 33.负债分为流动负债和长期负债。 34.流动负债是指将在一年或者超过一年的一个营业周期内偿还的债务，包括短期借款、应付票据、应付账款、预收货款、应付工资、应交税金、应付利润、其 他应付款、预提费用等。各项流动负债按实际发生数额记账。负债已经发生而数额需要预计确定的，合理预计，待实际数额确定后，进行调整。流动负债的余额在会 计报表中分项列示。 35.长期负债是指偿还期在一年或者超过一年的一个营业周期以上的债务，包括长期借款、应付债券、长期应付款项等。将于一年内到期偿还的长期负债。在流动负债下单列项目反映。 四、所有者权益 36.所有者权益是公司投资人对公司净资产的所有权，包括公司投资人对公司的投入资本以及形成的资本公积金、盈余公积金和未分配利润等。 37.投入资本是投资者实际投入公司经营活动的各种财产物资。投入资本按实际投资数额入账。 38.资本公积金包括股本溢价、法定财产重估增值、接受捐赠的资产价值等。 39.盈余公积金是指按照国家有关规定从利润中提取的公积金。盈余公积金按实际提取数记账。 40.未分配利润是公司留于以后年度分配的利润或待分配利润。 41.投入资本、资本公积金、盈余公积金和未分配利润的各个项目，在会计报表中分项列示。如有未弥补亏损，应作为所有者权益的 减项反映。 五、收入 42(收入是公司在销售商品或者提供劳务等经营业务中实现的营业收入。包括基本业务收入和其他业务收入。 43.公司合理确认营业收入的实现，并将已实现的收入按时入账。公司在发出商品、提供劳务，同时收讫价款或者取得索取价款的凭据时，确认营业收入。 44.销售退回、销售折让和销售折扣，应作为营业收入的抵减项目记账。 六、费用 45.费用是公司在经营过程中发生的各项耗费。 46.直接为提供劳务等发生的直接人工、直接材料、商品进价和其他直接费用，直接计入经营成本;发生的各项间接费用，按一定标准分配计入经营成本。 47.公司行政管理部门为组织和管理经营活动而发生的管理费用和财务费用，为销售和提供劳务而发生的进货费用、销售费用，作为期间费用，直接计入当期损益。 48.本期支付应由本期和以后各期负担的费用，按一定标准分配计入本期和以后各期。本期尚未支付但应由本期负担的费用，预提计入本期。 49.成本计算一般按月进行。 50.公司按实际发生额核算费用和成本。采用定额成本或者计划 成本方法的，合理计算成本差异，月终编制会计报表时，调整为实际成本。 51.公司正确、及时地结转当期损益。 七、利润 52.利润是公司在一定期间的经营成果，包括营业利润、投资净收益和营业外收支净额。 53.公司发生亏损，按规定的程序弥补。 54.利润的构成和利润分配的各个项目，在会计报表中分项列示。 八、财务报告 55.财务报告是反映公司财务状况和经营成果的书面文件，包括资产负债表、损益表、现金流量表、附表及会计报表附注和财务情况说明书。 56.资产负债表是反映公司在某一特定日期财务状况的报表。 57.损益表是反映公司在一定期间的经营成果及其分配情况的报表。 58.现金流量表是反映在一定会计期间现金收入和支出情况的会计报表。 59.会计报表可以根据需要，采用前后期对比方式编列。采取前后期对比方式编列的，上期的项目分类和内容与本期不一致的，将上期数按本期项目和内容，调整有关数字。 60.会计报表根据登记完整、核对无误的账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。 61.公司对外投资如占被投资公司资本总额半数以上，或者实质上拥有被投资公司控制权的，编制合并会计报表。 62.会计报表附注是为帮助理解会计报表的内容而对报表的有关项目等所作的解释，其内容主要包括:所采用的主要会计处理方法;会计处理方法的变更情况、 变更原因以及对财务状况和经营成果的影响;非经常性项目的说明;会计报表中有关重要项目的明细资料;其他有助于理解和分析报表需要说明的事项。 第三部分 会计内部控制制度 1.会计内部控制是指本公司为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。 2.本制度适用于分公司、各部门。 3.会计内部控制基本目标 (1) 确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。 (2) 规范公司会计行为，保证会计资料真实、完整。 (3) 堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护公司资产的安全、完整。 4.会计内部控制基本原则 (1)会计内部控制遵循国家有关法律法规，符合公司的实际情况。 (2)会计内部控制约束公司内部涉及会计工作的所有人员，任何 个人都不得拥有超越会计内部控制的权力。 (3)会计内部控制涵盖公司内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位，并针对业务处理过程中的关键控制点，落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。 (4)会计内部控制保证公司内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设臵及其职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。 (5)会计内部控制遵循成本效益原则，以合理的控制成本达到最佳的控制效果。 (6)会计内部控制随着外部环境的变化、公司业务职能的调整和管理要求的提高，不断修订和完善。 5.会计内部控制的内容主要包括:货币资金、实物资产、对外投资、项目、采购与付款、筹资、销售与收款、成本费用、担保等经济业务的会计控制。 6.公司对货币资金收支和保管业务建立严格的授权批准制度，办理货币资金业务的不相容岗位分离，相关机构和人员相互制约，确保货币资金的安全。 7.公司建立实物资产管理的岗位责任制度，对实物资产的验收入库、领用、发出、盘点、保管及处臵等关键环节进行控制，防止各种实物资产被盗、毁损和流失。 8.公司建立对外投资决策机制和程序，通过实行重大投资决策集体审议联签等责任制度，加强投资项目立项、评估、决策、实施、 投资处臵等环节的会计控 制，9.公司建立项目决策程序，明确相关机构和人员的职责权限，建立项目投资决策的责任制度，加强项目的预算、招投标、质量管理等环节的会计控制，防范决 策10.公司合理设臵采购与付款业务的机构和岗位，建立和完善采购与付款的会计控制程序，加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的会计控制， 堵塞采购环节的漏洞，减少采购风险。 11.公司加强对筹资活动的会计控制，合理确定筹资规模和筹资结构、选择筹资方式，降低资金成本，防范和控制财务风险，确保筹措资金的合理、有效使用。 12.公司在制定商品或劳务等的定价原则、信用标准和条件、收款方式等销售政策时，充分发挥会计机构和人员的作用，加强合同订立、商品发出和账款回收的会计控制，避免或减少坏账损失。 13.公司建立成本费用控制系统，做好成本费用管理的各项基础工作，制定成本费用标准，分解成本费用指标，控制成本费用差异，考核成本费用指标的完成情况，落实奖罚措施，降低成本费用，提高经济效益。 14.公司加强对担保业务的会计控制，严格控制担保行为，建立担保决策程序和责任制度，明确担保原则、担保标准和条件、担保责任等相关内容，加强对担保合同订立的管理，及时了解和掌握被担保人的经营和财务状况，防范潜在风险，避免或减少可能发生的损失。 15.会计内部控制的方法主要包括:不相容职务相互分离控制、 授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制等。 16.不相容职务相互分离控制要求公司按照不相容职务相分离的原则，合理设臵会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。 不相容职务主要包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。 17.授权批准控制要求公司明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容，公司内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务。 18.会计系统控制要求公司依据《会计法》和国家统一的会计制度，制定适合本公司的会计制度，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法，实行会计人员岗位责任制，充分发挥会计的监督职能。 19.预算控制要求公司加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理，明确预算项目，建立预算标准，制度预算的编制、审定、下达和执行程序，及时分析和控制预算差异，采取改进措施，确保预算的执行。 预算内资金实行责任人限额审批，限额以上资金实行集体审批。严格控制无预算的资金支出。 20.财产保全控制要求公司限制未经授权的人员对财产的直接接 触，采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施，确保各种财产的安全完整。 21.风险控制要求公司树立风险意识，针对各个风险控制点，建立有效的风险管理系统，通过风险预警、风险识别、风险评估、风险分析、风险报告等措施，对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。 22.内部报告控制要求公司建立和完善内部报告制度，全面反映经济活动情况，及时提供业务活动中的重要信息，增强内部管理的时效性和针对性。 23.电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立会计内部控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保会计内部控制的有效实施;同时要加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。 24.公司重视会计内部控制的监督检查工作，由专门机构或者指定专门人员具体负责会计内部控制执行情况的监督检查，确保会计内部控制的贯彻实施。会计内部控制检查的主要职责是: (1)对会计内部控制的执行情况进行检查和。 (2)写出检查报告，对涉及会计工作的各项经济业务、内部机构和岗位在内部控制上存在的缺陷提出改进建议。 (3)对执行会计内部控制成效显著的内部机构和人员提出表彰建议，对违反会计内部控制的内部机构和人员提出处理意见。 25.公司聘请中介机构或相关专业人员对本公司会计内部控制的 建立健全及有效实施进行评价，接受委托的中介机构或相关专业人员对委托公司会计内部控制中的重大缺陷提出书面报告。 26.财务中心对会计内部控制的执行情况进行监督检查。 第四部分 资金内部控制制度 1.货币资金是指公司所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。 2.公司经理对本公司货币资金内部控制的建立健全和有效实施以及货币资金的安全完整负责。 3.财务中心建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 4.出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。 5.不得由一人办理货币资金业务的全过程。 6.办理货币资金业务，配备合格的人员，并根据公司具体情况进行岗位轮换。 办理货币资金业务的人员具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法，客观公正，不断提高会计业务素质和职业道德水平。 7.财务中心对货币资金业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措 施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。 8.审批人根据货币资金授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 9.财务中心按照规定的程序办理货币资金支付业务。 (1)支付申请。公司有关部门或个人用款时，提前向审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明。 (2)支付审批。审批人根据其职责、权限和相程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人拒绝批准。 (3)支付复核。复核人对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式是否恰当等。复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。 (4)办理支付。出纳人员根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。 10.公司对于重要货币资金支付业务，实行集体讨论和总经理审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。 11.严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货 币资金。 12.财务中心加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金及时存入银行。 13.财务中心必须根据《现金管理暂行条例》的规定，结合本公司的实际情况，确定本公司现金的开支范围。不属于现金开支范围的业务通过银行办理转账结算。 14.现金收入及时存入银行，不得用于直接支付公司自身的支出。因特殊情况需坐支现金的，事先报经公司总经理审查批准。 借出款项必须执行严格的授权批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金。 15.取得的货币资金收入必须及时入账，不得私设“小金库”，不得账外设账，严禁收款不入账。 16.严格按照有关规定，加强银行账户的管理，严格按照规定开立账户，办理存款、取款和结算。 定期检查、清理银行账户的开立及使用情况，发现问题，及时处理。财务中心加强对银行结算凭证的填制、传递及保管等环节的管理与控制。 17.严格遵守银行结算纪律，不准签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用;不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据，套取银行和他人资金;不准无理拒绝付款，任意占用他人资金;不准违反规定开立和使用银行 账户。 18.财务中心指定专人定期核对银行账户，每月至少核对一次， 编制银行存款余额调节表，使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。如调节不符，查明原因，及时处理。 19.财务中心定期和不定期地进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因，作出处理。 20.财务中心加强与货币资金相关的票据的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。 21.财务中心加强银行预留印鉴的管理。财务专用章由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。 按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务，必须严格履行签字或盖章手续。 22.财务中心建立对货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期和不定期地进行检查。 23.货币资金监督检查的内容主要包括: (1)货币资金业务相关岗位及人员的设臵情况。重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。 (2)货币资金授权批准制度的执行情况。重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。 (3)支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。 (4)票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是 否健全，票据保管是否存在漏洞。 24.对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，及时采取措施，加以纠正和完善。 第五部分 资金管理办法 1. 管理机构 财务中心负责公司的资金结算、借贷、往来调剂等管理工作，并指导、监督分公司的资金运行。分公司财务负责其所在公司的资金结算、往来等管理工作。 2. 账户管理 开立、变更账户，须经总经理同意，由财务中心门具体执行。原则上各公司只能在便于开展业务的银行开设一个存款账户，办理各种结算业务。开设账户情况及变更情形及时向财务中心书面呈报、备案。 3.支票管理 (1)支票由出纳人员或财务中心门指定专人保管。支票与财务印鉴由不同人员分开保管。 (2)支票领用时按要求逐项认真填写“支票领用单”，由所在部门负责人审核，经财务负责人批准签字后，到财务中心门领取支票。 (3)原则上不允许各业务部门领取空白支票。特殊情况，经公司总经理审批。各部门累计领取支票不得超过三帐，超过三张未报帐的，财务中心门暂时停封该部门借款业务。财务中心门及时催促各业务部门及时办理结算报销手续。 (4)支票付款后及时办理报销手续，购臵物品时需要物品保管人员或使用人员验收签字后方可报销。 (5)收到支票后，及时送存银行，不拖不压。 6)收付业务款发生时出纳人员及时登记日记帐。做到先登帐后付款，先收 ( 款后登帐。出纳人员按月对帐，并编制“银行存款余额调节表”，书面呈报财务中心经理。 (7)每周五下班前各公司出纳人员将银行存款金额书面或电话报告财务中心经理，为资金筹措、安排、调度提供及时、准确的决策依据。 4.现金管理 (1)下列范围内可以使用现金:职员工资、津贴、奖金;个人劳务报酬;出差人员必须携带的差旅费;结算起点以下的零星开支;公司总经理批准的其他开支。结算起点暂定为1000元，如需调整由总经理确定。 (2)公司购臵固定资采取转帐结算方式，不得使用现金。购臵办公用品、劳保福利及其他物品价款一次超过1000元的，采取转帐结算方式，不得使用现金;采购价款一次低于800元的，可以使用现金结算，也可以使用支票结算。 (3)库存限额经总经理审批核准，现金超额部分送存银行。 (4)收入现金及时入帐，送存银行。财务人员支付现金，可以从公司库存限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付，即不得坐支。 (5)财务人员从银行中提取现金，当填写“现金支票领用单”，并写明用途和金额，由财务负责人签字批准后提取。 (6)公司职员因工作需要借用现金，需填写“借款单”，由部门领导签字确认，报财务负责人审批，经会计审核，到出纳人员处领取。 (7)报销时凭发票、差旅费单据及公司认可的有效报销或借款凭单，经办人签字，会计审核，财务负责人批准，到出纳人员处冲抵以前借款、领取现金。付款后加盖付款标志及经办人戳记。 (8)工资由财务人员依据总经理提供的核发工资资料按月编制工资表，交财务负责人审核，总经理签字，财务人员按时提款，月末发放工资，填制记帐凭证，进行帐务处理。 (9)办理款项汇兑时，财务人员经审核“汇兑通知单“及有关凭证，分别由经办人、部门负责人、财务负责人、公司总经理签字，出纳人员到银行办理。 (10)出纳人员当建立健全现金帐目，逐笔按顺序记载现金收付，帐目当日清月结，帐实相符。 (11)不准超范围、超限额使用现金。 (12) 不准白条抵库。 (13) 不准挪用现金。 (14) 不准利用账户替他人或其他单位套取现金。 (15) 财务负责人不定期对库存现金进行抽查。主管会计经常与出纳核对库存现金情况。 (16) 每个季度财务负责人至少会同主管会计抽查一次库存现金对差异情况进行分析，形成库存现金盘点报告，提出改进意见，以书面形式呈报财务中心经理。 5.备用金管理 (1)各部门由于业务工作性质，需要备用金的，书面提出申请，经公司总经理批准。 (2)根据公司总经理通知，部门领取备用金时，填写借款单，财务负责人审核，由出纳人员依凭证付款。各部门指定专人负责备用金管理，并将人员名单报送各公司财务中心门备案。 (3)部门领取备用金累计一般不超过2000元。 4)备用金管理人员每周与财务中心门结算一次，及时补充备用金。财务中 ( 心门按时催促备用金管理人员办理财务报销手续。 (5)因业务发展或部门调整，不再需要使用备用金的部门及时办理相关手续，归还备用金。 第六部分 财务支款及报销办法 一、目的:为了使财务支款及报销流程明晰化、规范化。 二、范围:适用于总部、分公司、各部门。 三、支款办法 ?支款范围 商品类采购(指商品等)、办公用品类采购(包括文化用品、劳保用品、花卉等)、固定资产采购(包括汽车、电脑、打印机、办公家具 等)、图书音像资料、差旅费、运费、广告费、其他(如业务招待费、伙食费、零星支出等)。 ?支款凭证 支款时应提供购货合同书、购货协议书、购货订单、物品申购审批单、出差申请审批表及其他相应资料。 3.支款流程 ?支款人填写借款单或报销单，经部门经理签认后，送财务负责领导、公司领导进行签核，至出纳员处领款，交财务中心会计账务处理。 ?流程图 支款人?部门经理?财务总监?财务顾问?公司领导?出纳员?会计 4.特别规定 (1)员工因公出差可以借差旅费。由出差人填写“借款单”，注明出差地点、时限、事由，并由部门主管批准，人力资源部备案，由财务中心批准，到出纳处办理借款。 (2)出差较为频繁(如外围业务员)及业务费较多(如分公司经理)，可采用定额备用金方式。其中分公司经理、品牌经理不超过1000元，外围业务员不超过800元，当其岗位变动时或年终放假时扣回。 (3)当月连续几次出差，在上次借款未还清的，不予再借款。试用期不足一月人员单独出差，不予借差旅费。特殊情况经部门主管 同意可借不超过本人半个月的工资。 (4)借款人员终结事务，在报销时扣回借款，当时不能扣回的，在本月开资时就借款总额一并扣回。 (5)大额借款(达到3000元)需经总经理批准。 四、报销办法 1、差旅费报销办法 (1)员工出差交通工具标准为:火车硬坐、汽车普客、轮船三等舱位。 在晚上8:00到次日7:00之间出差，乘车船超过6小时，可以乘坐火车卧铺、汽车卧铺或豪华空调、轮船二等舱。但同时扣减一夜住宿费补贴。 员工符合乘坐卧铺或豪华空调，轮船二等舱的，非主观原因未能乘坐的，可按硬坐车票或三等舱票价的40%发给补贴。 (2)公司领导(含正副经理、总监)因公出差，所发生的招待费、车资费、住宿费等合理费用凭票据报销;远距离出差，可乘坐火车硬卧或经总经理批准可以乘坐飞机普通舱。 部门主管出差期间发生的车费、住宿费等合理费用可凭票报销，远距离出差可乘座火车硬卧，特殊情况下，经总经理同意可乘坐飞机普通舱。 如果员工与公司领导一起出差，所有与业务相关的开支均由公司统一支付。 (3)出差期间补助标准:公司领导为早餐10元、中餐30元、 晚餐20元，即伙食补助60元/天，住宿标准60元/天; 部门主管为早餐5元、中餐25元、晚餐20元，即伙食补助50元/天，住宿标准50元/天; 普通员工伙食补助标准为早餐5元、中餐20元、晚餐15元，即伙食补助40元/天，住宿标准40元/天，公交车补15元/天(不得报销出租车费)。 出差到经济发达地区如深圳、广州、上海、南京等地，住宿标准可上浮30元/天。 出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在20公里以内(含市内)，不享受伙食补助。 如果在公司食堂(含分公司食堂)就餐或在标准内报销餐费(不含对外宴请，宴请需要直接领导批准)，则不享受对应伙食补助。 多人共同出差，同住一间房的，可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费。 (4)出差人员出差回来，凭有效车船票据实报销。有效车船票指出发点到目的地区间车票，时间上符合出差时限，中途不得绕路办其他事宜。 外联业务员可每月报销当地城市郊区公交车月票(或磁卡月票)一张(由公司统一办理)，并发放交通补助50元(打入个人工资)，不再报销其他交通费用。 应优先选择出差地分公司宿舍住宿，当不能解决时凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费，超过部分自负。 2、办公用品、低值易耗品报销办法 (1)每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品使用计划表”，交公司办公室汇总，提请公司领导审批后购买。专业性、技术性强的物品，可委托相关人员购买。 (2)所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法。 (3)购买后由办公室有关经办人按财务规定粘贴有关报销单据，经有关领导签字批准、财务审核后，予以报销。 3、固定资产购臵费用报销办法 (1)由有关部门提出书面申请，并做出可行性分析报告，经公司领导批准后，到财务中心开据支票购买。 重大项目固定资产(10万元以上的)，得经过公司领导集体研究决定后组织购 买。 (2)固定资产购买、安装、调试、验收合格后，主管部门应尽快将有关单据到财务中心办理报销手续。 (3)所购固定资产纳入公司，统一管理。 、业务招待费报销办法 4 公司因工作、业务需要，经公司领导安排，接待客户及相关人员，本着不浪费的前提下，所发生的招待费，经办人应在招待费发票上背书其招待人员及人数，经部门领导审核，报财务顾问签字，总经理批准后，予以报销。 5、交通费报销办法 (1)原则上应优先坐公交车，特殊情况经部门经理以上(含)事先批准，可以乘坐出租车。 (2)车票上需背书从哪里到哪里，做什么事，经部门领导审核，报主管领导签字批准后，予以报销。 6、通讯费报销办法 (1)手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销。凡由公司委托银行代扣手机费的，在其工资中自动扣减相关费用。 (2)固定电话实行定额制。具有IP功能电话拨打长途时必须使用IP功能，如查出未使用IP功能，本次通话费全额扣除，自己负担。 (3)每月电话费交纳后由行政部抽查某些电话费明细，定额内个人电话费超过30元以上的部分从工资扣除，并予以处罚。 (4)非承包自营店通讯费执行“定额+销量提取数”，最高限额为300元。超额时由部门工资中扣回。 7、广告费(不含公益性广告)报销办法 (1)根据年度广告预算与计划，由各业务经理或宣传策划部提出申请，注明广告方式、内容、预期效果、预算金额，由总经理批准实施。 (2)临时性单项广告，由总经理批准实施。 (3)原则上广告费用由总部负担。单项不超过2000元的，列支分公司费用。 (4)由总部宣传策划部承办相关手续，并保存相关资料。 8、其它费用报销办法 (1)采购物品报销时，除提供费用报销单外，还应提供经物品管理人员签字的验收单或入库单。 (2)未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由公司领导酌情处理。 四、核签流程 经办人将相关的报销凭证备齐，经部门经理核签后，送至财务中心会计处进行稽核，然后送财务中心负责领导、财务顾问、公司领导进行核签，最后出纳员付款。 领款人?部门经理 ?会计?财务总监?财务顾问?出纳员 五、注意事项 1、凭证填写要求 (1)应用蓝色或黑色签字逐项填写，禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔; (2)字迹要清晰，不得涂改。 2、发票规定 (1)通过银行结算(如:转账支票、电汇等)的款项，申请人在申请款项同时需向财务中心提供详细的收款单位名称、帐号、开户行。 (2)公司员工采购商品所取得的发票必须符合税务局相关规定。发票取得人应对其所取得发票的真实性、合法性负责。对不符合财务规定的票据，财务人员有权拒绝接受，予以退回，并向有关领导报告。 (3)购货单位:要填写全称，应准确无误或者可以不填。 (4)发票日期:应如实填写。 (5)金额:大小写数字应一致、无误。 (6)发票上应清楚盖有“发票专用章”或“财务专用章”。如是增值税专用发票，必须符合国家有关规定。 3、结算规定 (1)财务总监对所有公司经济业务负审核和签署责任，分公司经理对分公司经济业务负审核和签署责任。当其超越权限或不符合制度规定签署时，财务人员有权拒绝报销付款，并以适当渠道反映。 (2)公司员工在其编制机构报销，对于新调人员，调入机构除调遣差旅费外不得报销调入人员调入前发生的一切费用。 (3)原则上由经办人本人报销费用，一事一报，严禁混合报销、伙同报销或代替报销。 (4)报销时须注明费用发生原因、地点，准确计算金额和单据张数或联系方式。 (5)费用报销在终结事由三个工作日内办完签字手续，固定时间财务报销。 (6)3000元(含)以上的费用需向总经理报告，按总经理的指示处理。 (7)严格遵守一支笔制度，未按规定执行的，财务中心不予以支款和报销。 第七部分 资产管理办法 1.本办法所称资产系指公司拥有的实物资产，主要指固定资产与存货。固定资产指使用期限在二年以上，单位价值在2000元以上的资产，包括房屋 建筑物、机器设备、运输设备、电器设备、通讯设备、办公设备、工具器械、食堂设备等。存货是指公司在生产经营过程中为销售或耗用而储备的各种物品，包括产 品、半成品、原材料、燃料、包装物、低值易耗品等。 2.公司固定资产的购臵、使用、内部转移、报废、转让、变卖、出租、抵押、赠送、盘盈、盘亏等应履行登记和报账手续。 3.实物管理部门 (1)房屋建筑物、电气设备由公司总经理办公室指定专人负责管理。 (2) 机器设备、工具设备、办公设备由使用部门指定专人负责管理。 (3) 所有物品档案材料由公司总经理办公室指派专人负责，定期归档。 (4) 财务中心指定专人(暂由出纳岗位兼任)就各公司资产进行汇总管理，主管会计应定期进行盘点，并就盘点情况做出书面报告，财务中心不定期派人抽查。 (5) 每年财务中心安排专人进行专项财务检查时，资产核实是其中一项重要内容。 4.固定资产编号 固定资产取得后即归资产管理部门管理，财务中心依其类别及会 计科目关系，予以分类编号，并粘贴标签。 5.固定资产购臵及登记 (1)购臵手续 各公司、业务部门因工作业务需要，添臵固定资产，应提出书面申请，报总经理审批，按审批后的标准、数量，由商务部具体执行。购臵后由使用部门或保管部门验收签字，报财务中心结算。 (2)登记 财务中心在入账同时，应同时登记“固定资产卡片”，逐项目填列，并请验收人、保管人签字，由财务中心存档保管。 6.固定资产修理 各公司固定资产需要修理的，由使用部门提出申请，部门负责人签署意见，报总经理审批。修理完毕，经验收合格，财务中心予以付款。 7.固定资产减损报废 固定资产由于减损而报废的，由使用部门填写报废申请单，注明报废原因，送财务中心签注处理意见，报总经理批准。财务中心据此进行相应财务处理。 8.存货的购进 业务部门根据业务需要购进原料、商品等，应向公司提出书面申请，经部门负责人签署意见，报总经理审批后，由采购部门执行。财务中心根据合同约定进行付款。 9.存货的入库 购进的存货，入库前应办理验收入库手续: (1)核对实物规格、型号、生产单位是否与合同一致。 (2)观察包装是否完好。 (3)清点实物数量。 (4)完成品质检测。 (5)填制“入库单”，记录实物账卡。 10.存货的出库 (1)根据公司领导指令发出存货前，领货人必须填制“出库单”。出库单是报告存货保管人已按发货指令将存货发出，并办妥交接签字手续的程序性凭据。凡未办理出库单手续者，一律不得发货;禁止以白条抵库。 (2)出库单以存货保管人为主体，分年度编号和按顺序标号。 (3)按规定填写出出库单全部内容，空白行应盖“以下空白”章，或划线。 (4)存货发出并经清点完毕，应盖“存货已发出”章。 11.存货的仓储 (1)存货存放地点应符合防火、防盗、防潮、防尘标准，大宗商品仓储如有货架应达到安全要求。 (2)仓储商品应严格按照规定存放，有条件的应分类挂卡。 12.保管人员应履行以下基本职责: (1)应妥善保管公司资产。 (2)若资产存放于公司仓库的情况下，应禁止无关人员进入仓库， 并保持库房的清洁、卫生，库容整齐。 (3)向公司申请配备适当的消防器材，并定期检查，杜绝隐患。 (4)经常核对账、卡、物，发现异常情况，及时上报处理。 13.存货减损处理 (1)存货在保管期间，由于各种原因发生毁损、变质、溢缺，应认真填制“毁损报告单”，上报审批。 (2)根据审批意见，存货保管人员作减少实物处理，财务中心分别不同情况进行财务处理。 14.实物账册管理 (1)存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册，应按品种、规格登记，并妥善保管，年终装订成册，至少保管5年; (2)记账应有合法凭证，凭证应完整，并遵守以下规则: ?根据入库单记收入，根据出库单记发出，有关资料作为其附件，分别按顺序编号，作为记帐索引号，按月装订成册，以便月后查询。 ?账面不准撕毁，遇有差错，可以划红线加盖私章校正。账面记帐严禁挖、补、刮、擦和用涂改液。 ?账面记录采用永续盘存制，每次发生增减变动，及时结存余额。 ?启用帐簿，应在帐簿封面载明公司名称、年度，在启用页上载明帐簿名称、启用时间，由记帐人员签名或盖章，并加盖公章。 ?调动工作岗位时，应注明交接日期，并由移交人、交接人签名或盖章。 15.财产盘点方式 (1)年终盘点 财务中心会同管理部门及相关部门于年度终了一个月内对固定资产、存货、货币资金等进行全面清查盘点。 (2)年中盘点 财务中心会同管理部门于每年6月30日对公司资产进行盘点一次。 (3)月末盘点 财务中心会同管理部门于月份终了对公司贵重物品及常用财务进行盘查清点。 (4)不定期抽点 由财务中心及公司指定部门，经领导批准，对公司财产进行不定期随机抽查。不定期抽点，以不预先通知为原则。 16.盘点人员及其职责 (1)总盘人:由公司总经理担任，负责年度盘点工作的总指挥、督导盘点工作的进行及异常事项的裁决。 (2)主盘人:由财务总监担任，负责年中、月份盘点工作的推动及实施。 (3)复盘人:由财务总监根据需要指定专人担任，负责盘点工作的监督。 (4)盘点人:由公司财务中心指派专人担任，负责点计数量。 (5)会点人:由物流中心指派，负责会点及记录，与盘点人核对，确实数据工作。 (6)协点人:由仓储经理指派，负责盘点时料品搬运及整理工作。 (7)所有参加盘点工作的人员，应充分了解本身工作职责及应注意事项。 17.盘点准备 (1)盘点编组:由财务中心负责人于每次盘点前，依盘点种类、项目编排“盘点人员编组表”，呈公司总经理核定后，公布实施。 (2)盘点物品准备 保管部门与保管人应将准备盘点的物品整理准备妥当。存货应堆放整齐、集中、 分类，并臵标示牌。现金、有价证券等应按类别整理并列清单;各项财务帐册应于盘点前登记完毕;盘点期间已收到料件而未办妥入帐手续的，应分开存放，并予以标示。 18.盘点实施 (1)财务中心应就年度、年中，抽查项目、部门、时间等情况呈报总经理，经核准后，签发盘点通知，并负责召集各部门盘点负责人召开盘点协调会，拟订盘点计划，限期办理盘点工作。 (2)盘点期间，除紧急情况外，暂停收发物品。至于生产需用品，经批准可不移动，但应标示出。 (3)盘点应精确计量，避免主观臆断，避免目测方式。 (4)盘点过程应按指定顺序进行，不得遗漏、重复。 (5)盘点时，会点人应依据盘点人实际盘点数，详实记录于“盘点统计表”，核对无误的，在表上互相签名确认。 (6)盘点完毕，盘点人员应把“盘点统计表”汇总编制“盘存 表”，一式两份，一份由保管部门自存，一份送交财务中心，供核算盘点盈亏金额。 19.盘点报告 (1)财务中心应依“盘存表”编制“盘点盈亏报告表”，填写差异原由，说明情况，提出处理意见及对策，报总经理签核。 (2)盘点报告应于盘点结束后一周内呈报上级核阅。财务中心依据审批后意见进行帐项调整。 20.盘点工作奖惩 (1)盘点工作人员要依据规定，尽职尽责，认真做好盘点工作，表现优异者，经由主盘人签报，经公司总经理批准，给予相应嘉奖。 (2)违反规定，阻碍盘点的，视情节轻重，由主盘人签报公司有关部门给予处理。 第八部分 物资采购管理办法 一、 适用范围 1. 本《办法》适应各部门、各分公司的商品采购。 2. 单项采购或批量采购金额达到公司规定的限额标准(一次性采购2000元，单件采购1000元)以上的采购项目，应当上报采购部审批。 3. 低于限额标准采购项目的采购方式及管理办法，遵照财务借款与报销办法执行。 二、 组织机构与管理 采购部是为组织实施采购活动而设立的专职机构及管理部门。主要职责是: 1. 组织实施集中采购; 2. 组织由公司拨款的大型采购活动; 3. 受各公司的委托，代其组织采购事宜; 4. 负责的管理; 5. 拟定公司采购政策; 6. 管理和监督公司采购活动; 7. 审批管理进入采购名单的供应商资格; 8. 审批取得公司采购业务的代理资格; 9. 拟定并调整公司集中采购目录和公开招标采购范围的限额标准。 三、采购方式管理 公司采购方式主要是公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价议标和单一来源。 1.凡纳入公司采购计划资金超过10万元以上的采购项目，原则上应实行公开招标。 2.能从有限范围的供应商处采购的或者公开招标时间长、费用高，不能达到节约的目的，经总经理批准可采用邀请招标。 3.符合下列情况之一的，经总经理批准可采用竞争性谈判方式采购。(1)招标 )投标文件的准备需较长应后没有供货急需采购，而无法按招标方式得到的;(3 商投标或者没有合格标的;(2)出现了不 可预见的的时间才能完成或投标文件需要高额费用;(4)有特别要求的。 4(采购的货物符合规格、标准统一，现货货源充足，价格弹性较小，售后服务好，经总经理批准可采用询价议标采购。 5. 下列情况可采用单一来源方式采购。 (1)只能从唯一供应商处获得，或供应商拥有专利权，且无其他合适替代标的; (2)因原采购项目的后续维修、零配件供应、更换或扩充等一致性和兼容性要求，必须继续从原供应商处采购; 四、 物资采购审批程序 1(公司采购管理程序包括下列主要步骤: (1)编制公司采购预算; (2)编制并批复公司采购计划; (3)确定采购方式; (4)订立及履行采购合同; (5)验收; (6)结算。 2( 采购单位的采购计划按以下要求报送: (1) 采购计划的报送。 各品牌经理报送采购计划时，填报《采购计划表》(以下统称《计划表》)，本表一式两份，部门留存一份，采购部一份。采购部对《计划表》进行审查，财务中心把关，并于2日内将审查意见(附《计划 表》)送采购单位。 (2)采购单位报送的月份执行计划，应是本月已经确定要购臵且采购资金已经落实的项目，按规定应办理审批的采购项目，应办理审批手续。 (3)没有审批手续，不能下达采购月份执行计划。 3(采购部要根据批准的采购计划，对采购清单审核无误后，确定具体采购方式。其中，属于集中采购的项目，由采购部按要求统一进行采购。 4.合同内容一经确定，采购单位应将合同草案的有关文件报采购部。采购部收到合同草案经财务中心审批后，方可签订合同。 5.购合同订立后3日内，采购部应将合同副本报财务中心备案。 6.采购部应对合同履行时的采购情况进行监督检查。 7.采购合同需要变更或终止的，采购单位应将变更或终止的理由及时书面上报 采购部。 8.资金划拨程序: (1)供应商供货完毕，采购部填报《采购资金支付申请书》(以下统称《申请书》)，持《申请书》、《质量验收报告》和合同及合同约定的付款条件所要求的 全部文件副本，向财务中心提出资金支付申请。财务中心的主管领导，根据合同、《验收单》和《申请书》等必要的结算手续，审核无误后，按公司《财务支款及报 销办法》支付款项。 (2) 应急采购项目，经总经理批准后，可由采购单位先行采购， 但应在采购活动发生之日起,日 公司主要实行综合收入月薪制。 一、综合工资 综合工资为员工月综合收入，主要由标准工资、补贴、绩效考核 三部分组成。综合工资是按员工技术、营销、管理职别岗位而确定的。公司员工的职别待遇与月综合工资的对应关系如下(每人定的月综合工资及协议工资另行存档，不公开)。 标准工资(可以对外公开)仅适用于执行综合工资制度的员工，在国家政策规定享受的假期范围内工作而确定工资的一种标准基数，按下列对应表确定: 员工职别与标准工资对应表 月综合岗 位 工资职 别 - 元 - 元 - 元 管理职务 总裁、总监 部门经理 一般管理人员 研发职务 研发总监 研发经理 一般研发技人员 营销职务 营销总监 营销经理 一般营销业务员 二、综合工资的确定方式 1(综合工资制度:根据公司所需管理人才的特征以及应聘人员的能力，结合人员从事岗位工作属性等各方面的综合因素，以谈判方式确定员工某一阶段的综合工资。 2(计时、计件、绩效考核工资制度:对于从事生产按时、按件与任务额度完成的某项工作，以定额计发的一种工资制度。 三、工资的发放办法 1(综合工资按月发放，次月10日前发放完毕;计时、计件、包干工资、协议工资经经营核算后，按季度发放。 2(标准工资由财务顾问按月造表，公司领导审核批准后发放。 3(公司员工按规定享受正常的探亲假、婚假、丧假、产假等，休假期间按本人标准工资支付假期待遇。 4(公司员工病假须有医院证明，三天以内(含)的病假不扣发本人标准工资;三天以上不满五天(含)的病假期间，发放本人标准工资的75%;五天以上不满 七天(含)的病假期间，按本人标准工资的50%发放;七天以上不满十天(含)的的病假期间，按本人标准工资的25%发放;十天以上的病假期间，停发标准工 资。 低于公司所在地最低工资标准的按最低工资标准发放。 5(公司员工因工作需要由公司安排加班的，按本人标准工资计发加班费。目前只限普通员工，且需要部门经理审批。以本人实际加班天数，按本人日标准工 资的100%计发加班费。其他人员暂不执行。 6(补贴是综合工资除去标准工资后的余额。补贴的发放基本与标准工资发放同步，由公司提取奖酬金及其它收入中支付，不公开，并由公司指定人员负责发放。 7(补贴只限员工在公司岗位上班期间才享受，离岗休假期间停发、不享受。要求各分公司要严格考勤制度。 第十部分 财务保密制度实施细则 1.会计凭证、账薄、报表、财务情况说明书(财务会计报告)，经营意向、决策资料，财务安排、关系客户资料、财务会议记录，公司有关财务规章制 度、证件、印章，会计数据、会计资料及其会计载体(包括计算机、税控装臵及程序、电算化程序、备份文字数据的 软盘、光盘及移动硬盘等)，财务设备等各种资 源管理，均适用保密制度及本实施细则，未涉及事项依有关规定或参照本实施细则执行。 2.公司财务人员在其职责范围内对本实施细则第二条所列各种资源享有不同职别相应的知情权和管理权。 3.各主管会计在其职责范围内，按会计核算期准确及时地填制会计凭证、登记会计账薄、编制并报送各种报表、编写财务会计报告，定期将其整理装订成册进行 临时性保管，两个会计年度后，各主管会计必须及时移交给会计档案管理部门按《会计档案管理办法》进行管理。在临时保管期间，财务总监有权现场查阅和审查凭 证、账薄、报表及报告。其他任何人不得在未经财务总监批准的情况下出借或复印会计凭证、账薄、报表及报告。 4.各财务人员及其负责人不得在未经公司主管领导同意的情况下将其掌握的经营意向、决策资料，公司有关规章制度，证件及会计载体等出借、出租或复印、拷贝给任何人使用。 5.对于财务专用计算机，由财务总监指定专门人员设臵使用密码。其他人员只能通过专人或财务总监开机或同意后方可使用计算机，专人和财务总监对该计算机的安全与操作承担责任。 6.财务人员操作计算机时在未经他人允许的情况下，只能使用自己的文件夹及子文件夹。文件夹必须存放在C盘以外各盘的根目录下，统一按自己的姓和名称的汉语拼音字头命名，对于特殊文件，操作人员可以加密保护，但必须到财务总监处和技术管理部门备案。 7.对于计算机程序、税控程序、电算化程序、各种申报表程序等等，各责任人必须在其职权范围内操作并要将其职责范围内相应的操作密码及时书面报送公司财务主管领导和技术管理部门负责人备案。 8.财务人员对于重要的文字数据必须及时备份，备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等各种会计载体由财务主管领导会同公司高层领导指定专人统一负责保管。其他人如需使用必须经主管领导会同技术管理部门有关负责人一起进行签字登记后方可借用并及时退回。 9.对于印章的使用，其专门负责人在职责范围内按程序进行使用和登记，对于特殊事项，必须经公司领导签字批准后方可使用，并进行相应登记。 10.对于财务保险柜、文件保密柜等财务专用设备，其使用人必须牢记使用密码，专人专用，但使用人必须将其操作密码和一把备份钥匙交财务主管领导封存保 管，主管领导只有在非常特殊情况下，并至少要会同两位领导或使用人在场方可开封取出钥匙开启保险柜或保密柜。 11.凡违反上述规定者，视其情节严重程度，给予相应处罚。 第十一部分 会计档案管理办法 一、会计档案 1.会计档案的范围包括会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其它凭证;会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、固 定资产卡片、辅助帐簿、其它会计帐簿;财务报告类:月度、季度、年度财 务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其它财务报告;其它类:银行存款余额 调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册;财务管理规定类:制度、办法、规定;文书 类:经济合同、工作计划、总结等。 2.形成的各种会计档案应按排列顺序，依次在右上角编写页号，按年度立卷，移交专人保管。 3.对破损的会计资料应按裱糊技术要求托裱，字迹己扩散的应复制并与原件一并立卷。 4.磁性介质会计档案包括:磁盘、光盘、硬盘等。 5.卷内封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名简明，能确切反映案卷内容，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 6.案卷采用三点一线的方法装订。 7.归档的会计档案均应保持齐全完整。 8.每年形成的会计档案，由专人负责整理、立卷、装订成册，并编制会计档案保管清册。 9.会计凭证于每周度五移交总部财务中心;会计报表、会计帐簿等会计档案于月度终了2日内移交总部财务中心。所有档案移交时，必须填写移交清单，各会计主管与档案管理员办理交接手续。移交清单按年统一装订。 10.移交档案室的会计档案，应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案管理人员应会同主管和经办人员共同拆封整理， 以分清责任。 二、档案保管 11.归档的会计档案按年、月依次排列，分公司编写页号、卷号，起止年度和保管期限。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。 12.案卷目录应区别不同保管期限，分年度编制目录号，案卷目录号不得重复。 13.档案管理人员应设臵归档登记簿、档案目录登记簿、档案查阅登记薄，严防会计档案毁损、散失和泄露。 14.对于多柜存放会计档案，应绘制案卷存放示意图，以便对档案管理状况进行全面清查。 15.会计档案管理人员应定期对档案管理状况进行清查，对于清查中出现的问题应及时向主管领导汇报，并采取积极有效的措施，保护档案的安全。 16.会计档案管理人员要严格执行安全和保密制度，不得将会计档案随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 17.会计档案室要做到防水、防火、防尘、防潮、防虫。 三、档案查询 18.档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，对归档的会计档案必须编制《案卷目录》以及《会计档案归档登记簿》，以利于有关公司的查阅利用。 19.外部查阅会计档案，应持公司正式介绍信，经公司领导和主管领导批准后，方可办理查阅手续但不得复制。 20内部人员查阅会计档案，应经档案管理员批准，方可办理查阅复制手续。 21.凡是需要查阅会计档案的人员都应按规定办理查阅手续，认真填写《档案查阅登记簿》。 22.会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，需经公司领导和主管领导批准，方可借阅。借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续 。 23.查阅或者复制档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封、标记、抽换。 24.查阅会计档案时，会计档案管理员必须现场监督 四、档案移交 25(会计档案管理员工作变动时，要办理会计档案移交手续。 26(移交时，由原管理员编制会计档案移交清册，列明会计档案所属会计档案名称卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、己保管期限等内容。 27(交接双方应就移交清册所列内容逐项清查无误后办理交接，并由分管领导负责监交。 28(交接完毕，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上鉴名或盖章。 29(档案管理人员工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开工作岗位。 五、档案销毁 30.会计档案保管期满由档案管理人提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册。 31.会计档案要销毁时，报领导批准后销毁。 32.销毁会计档案，由公司共同派员监销。 33.监销人在销毁会计档案前，要按会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。 34.销毁后，监销人应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。 35.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁。应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 第十二部分 财务网络管理系统设备管理维护职责制度 一、网络中心对财务网络平台(服务器)管理维护职责 根据网络管理要求和有利于网络路由管理、维护，财务计算机网络平台(服务器)由信息部负责管理与维护，其管理维护职责: 1、负责网络建设。根据财务管理总体目标，网络建设本着科学合理、安全可靠、经济实用的原则，网络一次建设，软件逐步升级，功能完善。在网络建设中，充分考虑未来财务管理的需要，留有足够的功能开发和发展空间。 2、负责财务网络平台系统设臵。财务专用主服务器采用方正 DELL服务器，128m内存，热插拔硬盘，提供数据热备份，配臵财务网络互 联:)机，将所有 分公司、店面、超市终端计算机并入统一的财务管理计算机网络之中，直接接入中心:)机，实现财务互联、跨网段、跨平台管理。在网络拓朴结构上既自成体系。 财务网络系统的安全可以通过网络的防火墙实现抵御外来非法入侵，确保财务管理系统实现财务实时互联、实时结算、实时查询，真正做到安全可靠、正常运行。 3、指定专人负责网络系统的维护管理。网络系统的维护管理是确保网络安全可靠运行的基本保障，财务管理系统的网络设备(服务器)及网络干线的安全、可靠畅通的日常维护管理由信息部负责，确保网络系统的正常运行。 4、负责对财务中心网管人员提供培训和技术支持。财务网络服务器的开机及使用密码，由财务中心指定专人负责设定、变更。信息部在技术上提供安全防范措施，确保财务专用服务器未经财务中心主管允许，任何人无法进行有关维 护、操作。 5、如有违反上述制度规定、占用服务器资源等等现象，造成财务网络系统不能正常运行、财务数据丢失、泄密的，要追究有关人员的责任。 二、财务中心对财务管理系统软、硬件设备管理维护职责 1、负责财务管理系统用户身份的建立、登录、确认，实行两级管理，即:网络用户身份管理和财务软件用户身份管理。 2、财务总监领导授权专人负责用户身份的管理、维护，并对用 户身份有关的安全管理负责。由财务总监授权的专门管理人员，经信息部培训后，进行财务管理系 统用户身份管理及有关财务软件的维护、管理，未经财务总监批准，任何人员不得进入信息部机房，不得在财务主服务器上进行任何操作。 3、负责对各终端操作人员的业务培训及终端设备的管理维护，各终端通过已建立的通道和各自权限修改及查询财务数据，客户终端IP地址配臵、计算机编号、使用人员以及财务分工权限的设臵由财务总监确定，变更必须经财务总监批准。 4、各终端使用人员初次登录时可在授权范围内自行修改自己的登录密码及口令，做好登录口令的保密。当修改自己的密码时，切忌用电话号码、出生日期、姓名等易被他人破译的数字符号作密码，以防他人盗用，确保系统安全。 5、财务管理系统硬、软件设备站点由各分公司统一管理使用，各站点终端设备专门用于结算制单、帐务处理、报表处理，任何人员不得进行游戏和处理会计业务以外的事务，凡不按规定使用造成财务管理系统不能正常运行的，要追究有关责任人的责任。 6、严格设备管理，责任到人。为确保系统软、硬件设备不受病毒干扰，所用软盘必须在进行病毒检测、消除病毒后方可进行操作。下班时，各站点应关闭设备电源，检查关闭各项电源开关。 三、严格按照财务权限设臵，调整完善电算岗位职责 1、各分公司财务结算、制单、审核岗位必须严格按照制单、审核、查询、系统维护岗位权限设臵进行操作，各岗位操作人员不得擅 自更改系统设臵。如因工作需 要，需涉及他人权限设臵范围的，须经财务总监批准。杜绝以窃取他人口令的方式进入他人权限系统操作。各岗位要做到当天的业务当天处理完毕，日清月结。制单 凭证摘要规范、凭证审核无误方可入帐。结算制单岗位要严格按预算掌握各项经费结算报销，防止赤字。 2、每天除在服务器硬盘备份外，每月结帐后，都必须将当月数据用移动硬盘双备份，分类妥善保管。月末，根据需要，打印出各类总帐、明细帐、日记帐。 3、出纳收银岗位要充分利用金蝶软件的出纳管理功能，强化对货币资金的控制。完成现金、银行日记帐的登记和查询，出纳岗位每天下班前要打印出现金日报表，并与库存现金核对一致，现金与帐不符时，必须查清方可下班。进行银行自动和手工两种方法对帐，对未达帐款跟踪检查。 4(工资核算站点结合自己工作，要按上述各站点要求进行帐务处理，并密切同其他部门的联系。 5、完成经费计提、分摊、成本结转、往来结算的站点(岗位)要及时完成当月的业务处理。 6、各岗位上机要严格按操作程序进行，业务操作结束后，应通过“注销命令”退出网络系统，以防他人冒用。 7、各岗位要根据财政部对会计电算化管理的规定和要求，进一步建立完善会计工作电算操作管理、维护管理、帐务处理、档案管理等制度。 第十三部分 经济合同管理办法 一、总则 1.凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。 2.订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。 3.本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。 4.除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。 5.原则使用公司制定的标准合同文本签订经济合同。 6.由公司法律顾问根据总经理的授权，负责合同管理工作，指导，财务中心负责监督合同的履行、合同文本保管与结算工作。 二、合同的订立 7.与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。 8.订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。 9.除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。 10.对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。 11.授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理 登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。 12.符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同: (1) 单笔业务金额达一万元的; (2) 有保证、抵押或定金等担保的; (3) 我方先予以履行合同的; (4) 有封样要求的; (5) 合同对方为外地单位的; 13.经济合同必须具备标的(指货物、劳务、工程项目等)、数量和质量、价款或者酬金、履行的期限、地点、和方式、违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。 14.对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。 的额不满一万元，按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合 15.合同标 同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意，否则该业务不能成立，并追究相关人员责任。 16.每一合同文本上或留我方的合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总经在我方所留的合同上签字同意。 17.合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经各业务 部门、法律顾问、财务中心等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。 18.总经理对合同的订立具有最终决定权。 19.流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上，合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。 20.对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章;如有例外需要，须总经理特批。 21.单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 22.合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。 23.合同文本原则上我方应持单份，合同文本及复印件由法律顾问、具体业务部门等各部门分存，原件由财务中心留存。 24.非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。 三、合同的履行 25.合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行， 26.业务部门和财务中心应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。 27.有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。 28.财务中心依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务， 应当拒绝付款: (1)应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的; (2) 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。 29.付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务中心应当督促付款单位出具代付款证明。 30.在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字 认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。 31.合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。 四、合同的变更和解除 32.变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务中心、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。 33.我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。 34.有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在当天向公司总经理汇报并通知法律顾问。 35.变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。 36.变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与 原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。 37.合同变更后，合同编号不予改变。 五、其他 38.合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。 39.业务部门、财务中心应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由财务中心据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。 40.各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等)按合同编号整理存档，不得随意处臵、销毁、遗失。 41.公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。 42.凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。 43.因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。